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新形勢下高校二級學(xué)院教務(wù)管理工作現(xiàn)狀分析

鄔迪1袁偉2

（1山東大學(xué)（威海）文化傳播學(xué)院；2山東大學(xué)（威海）教務(wù)處，山東威海264209）

隨著校院兩級管理體制和完全學(xué)分制的推行，二級學(xué)院作為辦學(xué)主體，教務(wù)管理工作難度加大。通過分析新形勢新背景為二級學(xué)院教務(wù)管理工作帶來的影響，全面闡述二級學(xué)院教務(wù)管理工作面臨的現(xiàn)狀與存在的問題，為進(jìn)一步優(yōu)化學(xué)院教務(wù)管理提出方向與路徑。

二級學(xué)院教務(wù)管理現(xiàn)狀分析

引言

教學(xué)工作是高校的中心工作，教學(xué)管理水平的高低直接影響高校教學(xué)運行和人才培養(yǎng)。而教學(xué)管理水平在很大程度上取決于教務(wù)管理隊伍的整體結(jié)構(gòu)和教務(wù)人員的素質(zhì)。近年來，由于高等教育體制改革的深入及高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，多數(shù)院校實施和推進(jìn)校院兩級管理體制，學(xué)院教學(xué)管理權(quán)限的下放給學(xué)院教務(wù)管理提出了更高的要求。加上學(xué)分制管理模式的引入和全面推進(jìn)，學(xué)院教務(wù)管理工作不斷面臨新的挑戰(zhàn)。因此，分析新形勢下二級學(xué)院教務(wù)管理面臨的現(xiàn)狀與存在的問題，是理順校院兩級教務(wù)管理關(guān)系，提高二級學(xué)院教務(wù)管理水平的重要前提。

一、二級學(xué)院教務(wù)管理工作面臨的新形勢

1.校院兩級管理體制下校院職能劃分不合理。

目前，我國高等學(xué)校普遍實行校院兩級管理的辦學(xué)體制。隨著學(xué)校分權(quán)和教學(xué)管理重心的下移，學(xué)院成為辦學(xué)主體。與學(xué)校教務(wù)處的工作相似，學(xué)院教學(xué)管理工作承載了課務(wù)管理、考務(wù)管理、學(xué)籍管理、成績管理等工作，全面負(fù)責(zé)管理所在學(xué)院的教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、檔案資料管理等多項工作［1］。因此，推行校院兩級管理體制后，學(xué)院教務(wù)管理工作量加大，但在推行校院兩級管理體制的進(jìn)程中，由于受傳統(tǒng)管理模式的影響，校院兩級教務(wù)管理之間存在許多重疊區(qū)域，權(quán)責(zé)劃分不合理，造成管理模式僵化，教學(xué)管理效果降低，教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控效率低下。因而，理順學(xué)校教務(wù)處和二級學(xué)院教務(wù)管理之間的關(guān)系，建立并完善校院兩級教學(xué)管理機(jī)制，是提高辦學(xué)水平和辦學(xué)效益，實現(xiàn)學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。

2.學(xué)分制的實行為學(xué)校教務(wù)管理工作帶來新挑戰(zhàn)。

完全學(xué)分制是以選課制為基礎(chǔ)，把必須取得的畢業(yè)總學(xué)分作為畢業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的一種教學(xué)管理制度。要求以學(xué)分為單位計算學(xué)生的學(xué)習(xí)量，以累計平均學(xué)分績點為尺度，衡量學(xué)生的學(xué)業(yè)成績［2］。深受傳統(tǒng)教務(wù)管理理念的影響，許多教務(wù)人員對學(xué)分制條件下教學(xué)管理的本質(zhì)、內(nèi)容、方法、特點和規(guī)律缺乏深入的了解，不能結(jié)合工作實際對傳統(tǒng)教學(xué)管理制度進(jìn)行改革和創(chuàng)新，以管理為主導(dǎo)的觀念仍是工作中的主流價值取向。高校實施完全學(xué)分制改革后，高校教學(xué)管理工作更加復(fù)雜，教務(wù)工作量成倍上升。隨著學(xué)分制的不斷深入，目前學(xué)年制下二級學(xué)院的教務(wù)管理模式已不能適應(yīng)其要求。那么，學(xué)分制下學(xué)院教務(wù)管理現(xiàn)狀如何，我們又該如何解決呢？

二、二級學(xué)院教務(wù)管理工作現(xiàn)狀分析

二級學(xué)院教務(wù)管理隊伍是由學(xué)院院長、分管教學(xué)工作的副院長、系（教研室）主任和教務(wù)員組成的。從地位上看，二級學(xué)院教務(wù)管理是實施學(xué)院內(nèi)部教學(xué)管理的主體，發(fā)揮執(zhí)行、組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督等工作職能，是二級學(xué)院教學(xué)工作成功的關(guān)鍵因素；從作用上看，二級學(xué)院教務(wù)管理在學(xué)院內(nèi)部教學(xué)管理中發(fā)揮了管理和服務(wù)作用，其工作成效決定著學(xué)院的教學(xué)管理水平［3］。從這個意義上說，二級學(xué)院教務(wù)管理隊伍的狀況和管理人員的素質(zhì)，直接影響二級學(xué)院的教學(xué)運行和教學(xué)管理水平。

1.工作強(qiáng)度大，任務(wù)重。

二級學(xué)院教務(wù)管理的工作內(nèi)容決定了教務(wù)管理者尤其一線教務(wù)員的工作是繁瑣的，每學(xué)年周而復(fù)始地進(jìn)行各項日常教學(xué)活動，工作強(qiáng)度大。在部分高校二級學(xué)院行政編制上教務(wù)員掛靠學(xué)院辦公室，沒有獨立建制，既受學(xué)院教學(xué)院長的領(lǐng)導(dǎo)，又受院辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)，既要從事教務(wù)管理工作又要從事行政秘書事務(wù)，既是學(xué)校教務(wù)處在二級學(xué)院的聯(lián)絡(luò)員，需聽從學(xué)校教務(wù)處各科室的工作安排，同時又是直接聯(lián)系師生服務(wù)師生的紐帶，負(fù)責(zé)各項教學(xué)工作通知的上傳下達(dá)。因此，一線教務(wù)員往往身兼數(shù)職，事務(wù)繁多。尤其學(xué)分制推行以來，學(xué)院教務(wù)管理工作難度相應(yīng)增加，教學(xué)信息的傳達(dá)和教學(xué)計劃的執(zhí)行難度加大，同時，與學(xué)分制相匹配的新的管理制度的引入使教務(wù)管理工作的內(nèi)涵更加豐富，這些都大大增加了教務(wù)管理工作的內(nèi)容，加重了教務(wù)管理工作的任務(wù)。

2.隊伍不穩(wěn)定，結(jié)構(gòu)不合理。

目前高校二級學(xué)院教務(wù)管理隊伍中，專業(yè)管理人員嚴(yán)重缺少。以某重點高校為例，據(jù)調(diào)查了解，二級學(xué)院教務(wù)員的組成主要有：引進(jìn)高層次人才需要照顧的配偶及子女，約占20%；非事業(yè)編制人員、臨時聘用的約占30%。另外，在所有教務(wù)管理人員中，科班出身或從事過教學(xué)一線工作的人員極度缺乏。絕大多數(shù)人沒有接受過系統(tǒng)的高等教育管理理論知識，對二級學(xué)院各專業(yè)知識體系更無從了解，對工作中出現(xiàn)的問題難以做出理性思考，更談不上管理創(chuàng)新。雖然他們有熱情，也有責(zé)任心，但是由于缺乏管理知識，缺乏創(chuàng)新意識，無法高效應(yīng)對發(fā)展變化著的新形勢和新問題。

近年來，學(xué)校招生數(shù)量不斷擴(kuò)大，教師數(shù)量逐年增加，唯獨教務(wù)員數(shù)量長期不足，以某學(xué)院為例，一個擁有150多名教職員工、3300余名學(xué)生、8個本科專業(yè)的學(xué)院，只有區(qū)區(qū)3名教務(wù)員，導(dǎo)致教務(wù)員在工作上長期疲于奔命，窮于應(yīng)付，沒有精力和時間潛心研究如何提高工作水平。隊伍結(jié)構(gòu)與人員素質(zhì)長期不能適應(yīng)教學(xué)管理和學(xué)生培養(yǎng)的要求，教務(wù)人員得不到應(yīng)有的地位和重視。許多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為教務(wù)管理崗位是輔助崗，是安置人員的崗位，由此阻礙高素質(zhì)管理人才的配備。這也是高校教務(wù)員流動性大甚至缺編的原因之一，而教務(wù)員隊伍的不穩(wěn)定直接影響日常教學(xué)管理工作的成效。

3.職責(zé)劃分不清，制度不完善。

大多數(shù)高校對教務(wù)員的工作職責(zé)范圍規(guī)定得較寬泛，職責(zé)不明晰，教務(wù)員除了承擔(dān)教學(xué)管理工作，還要承擔(dān)許多行政事務(wù)工作，諸如教師遇到方方面面的問題，最先找到的是教務(wù)員，導(dǎo)致教務(wù)員工作頭緒多、任務(wù)繁重，影響教務(wù)員的工作效率，不利于教學(xué)工作的開展和教學(xué)管理水平的提高［4］。受傳統(tǒng)教學(xué)管理模式的影響，校院關(guān)系沒有理順，權(quán)責(zé)劃分不清，導(dǎo)致學(xué)院教務(wù)員處于“事事請示”的被動式管理，常常陷入機(jī)械、反復(fù)、低效的工作局面，激發(fā)不出教務(wù)員主動創(chuàng)新的熱情及自主發(fā)展的欲望。而所有問題的根源都在于沒有明晰的職責(zé)劃分，制度不完善。教務(wù)員是高校教學(xué)管理最基層的管理者，受教務(wù)處和學(xué)院的雙重領(lǐng)導(dǎo)，是學(xué)校和學(xué)院教學(xué)制度的執(zhí)行者，因此，明晰職責(zé)、理順關(guān)系是二級學(xué)院做好教務(wù)管理工作的前提。

4.缺少培訓(xùn)與晉升，缺少激勵機(jī)制。

教務(wù)員上崗前一般沒有接受過業(yè)務(wù)培訓(xùn)，基本是邊工作邊摸索，對教務(wù)管理崗位的職能、相關(guān)學(xué)校條例和規(guī)章制度的認(rèn)識不是很清晰，對課程體系培養(yǎng)方案吃不透。在處理師生遇到的日常問題時顯得力不從心，常常將本可以由學(xué)院層面及時解決的問題轉(zhuǎn)至學(xué)校教務(wù)處處理，無形中增加了師生跑腿的次數(shù)，影響了辦事效率。甚至部分教務(wù)人員計算機(jī)操作能力不夠，在操作一些基本表格數(shù)據(jù)時存在困難，直接影響教務(wù)管理的工作效率。同時，由于缺少培訓(xùn)，一些教務(wù)員在政策解釋中還存在偏頗、誤導(dǎo)現(xiàn)象，不能做到上令下達(dá)及時準(zhǔn)確、下情上報客觀公正。因此，要使教務(wù)員更高效率地開展工作，崗前培訓(xùn)和日常培訓(xùn)顯得很重要。

教務(wù)員在個人晉升渠道上缺少發(fā)展空間。有些教務(wù)員干一輩子最后做到科級教學(xué)秘書，科級教學(xué)秘書的待遇還不如剛畢業(yè)參加工作的年輕講師，而教師可以按照講師-副教授-教授一步步進(jìn)階；教務(wù)員與既可以走行政級別這條路又可以走教師職稱這條路的輔導(dǎo)員相比，晉升渠道和空間上亦相差巨大。晉升空間的不足會引起教務(wù)人員的心理不平衡，影響工作熱情。另外，學(xué)校對教務(wù)人員的表彰和獎勵少之又少，這些都影響著教務(wù)人員的工作積極性和主動性，導(dǎo)致部分教務(wù)員把教務(wù)管理崗位作為過渡，對工作缺乏熱情，積極性不高，想方設(shè)法通過轉(zhuǎn)崗離開，造成教務(wù)管理隊伍的不穩(wěn)定。

5.信息化落后，管理方法較傳統(tǒng)。

目前，高校教務(wù)管理系統(tǒng)大都由學(xué)校教務(wù)處牽頭研發(fā)，系統(tǒng)基本滿足了學(xué)校層面教務(wù)管理工作的需要，但仍無法滿足學(xué)院層面教務(wù)人員的具體工作需要。尤其一線教務(wù)人員與教師、學(xué)生的信息傳達(dá)方面，信息管理技術(shù)仍顯滯后，工作中基本采用電話一一通知的傳統(tǒng)方式，無法借助先進(jìn)的信息技術(shù)實現(xiàn)信息的傳達(dá)，管理方法的落后耗費了教務(wù)員大量的寶貴時間。究其原因，學(xué)校在教務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)和使用中，沒有建立起學(xué)院與教務(wù)處、網(wǎng)絡(luò)中心等職能部門的有效溝通，導(dǎo)致學(xué)院層面許多本可以借助系統(tǒng)完成的工作無法高效完成。特別實行學(xué)分制教學(xué)管理之后，學(xué)院的教務(wù)工作量大大增加，教學(xué)管理不能再依賴傳統(tǒng)手工操作，無論是學(xué)校層面還是學(xué)院層面都應(yīng)采用現(xiàn)代化管理手段和現(xiàn)代信息技術(shù)手段將教務(wù)信息集中管理，實現(xiàn)全校信息共享。

結(jié)語

新的背景之下，高校教務(wù)管理工作面臨越來越嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。高校管理部門必須充分認(rèn)識教務(wù)管理工作在教學(xué)運行和人才培養(yǎng)中的重要性，積極轉(zhuǎn)變觀念，提高教務(wù)管理人員的素質(zhì)和服務(wù)意識，從而保障教學(xué)管理工作的正常運行；為保證學(xué)分制的順利推行，必須理順校院兩級教務(wù)管理之間的關(guān)系，明晰責(zé)任主體，落實職責(zé)分工，完善制度建設(shè)，堅持按規(guī)章制度辦事，加強(qiáng)部門監(jiān)管，實現(xiàn)教務(wù)管理規(guī)范化、制度化；必須加強(qiáng)一線教務(wù)員的職業(yè)生涯規(guī)劃，為其提供進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會和個人發(fā)展的空間，建設(shè)高效穩(wěn)定的教務(wù)管理隊伍；在學(xué)分制條件下，二級學(xué)院教務(wù)管理人員需加強(qiáng)創(chuàng)新意識，轉(zhuǎn)變教務(wù)管理觀念，堅持“以人為本”，建立以服務(wù)為導(dǎo)向的工作模式；學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)，研發(fā)符合工作實際的人性化教務(wù)管理系統(tǒng)，減少教務(wù)人員重復(fù)性的勞動，提高管理效率和管理水平，保證高校教務(wù)管理工作有條不紊地開展與進(jìn)行。

［1］［4］紀(jì)霞，高成.高校二級學(xué)院教務(wù)管理工作現(xiàn)狀探析［J］.黑龍江教育（高教研究與評估），2012（10）.

［2］王俊.完全學(xué)分制下高校二級學(xué)院教務(wù)管理工作的實踐與探討［J］.職業(yè)教育，2010年第11期.

［3］王瑞萍.二級學(xué)院教務(wù)管理的科學(xué)化運作［J］.重慶教育學(xué)院學(xué)報，2010年第23卷第5期.

本文為山東大學(xué)（威海）2015年度教學(xué)改革項目（項目編號：B201504）研究成果之一。