仲新愛

保定市計(jì)劃生育藥具管理站

事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化

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在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的背景下，機(jī)構(gòu)的檔案管理水平有了很大的提高，但由于單位性質(zhì)本身固有的模式等原因的限制，檔案管理機(jī)構(gòu)仍然存在著很多的不足，需要各種措施來解決他們的要求。為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要以及當(dāng)下緊迫的管理趨勢(shì)，提高檔案管理水平迫在眉睫。我們必須加快電子檔案管理和建設(shè)單位的現(xiàn)代化進(jìn)程，這樣才能為社會(huì)提供現(xiàn)代化檔案并且使電子文件管理更方便。

事業(yè)單位；檔案管理；改善途徑；信息化；電子化

1　前言

檔案記錄了事業(yè)單位的日常工作，對(duì)提高工作效率有著不可忽視的作用。文件很重要，它的管理也是非常重要的。因此，如果能進(jìn)一步提高檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化進(jìn)程，這樣將使得檔案管理工作得到有效而快速的發(fā)展。

2　現(xiàn)代化和電子化檔案管理的特點(diǎn)及優(yōu)點(diǎn)

檔案管理現(xiàn)代化是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)。文件管理不再是一個(gè)簡(jiǎn)單的紙質(zhì)媒體，而是一個(gè)綜合應(yīng)用的各種文件管理工具。檔案管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)檔案管理管理水平的一個(gè)重要方面。在收集、檢索和應(yīng)用檔案功能的同時(shí)，檔案管理的現(xiàn)代化也反應(yīng)出了傳統(tǒng)檔案管理模式的不足。

3　我國(guó)目前檔案管理的現(xiàn)狀及不足

相比較于傳統(tǒng)檔案管理模式，現(xiàn)代化的電子檔案管理方法有著無法比擬的優(yōu)勢(shì)，但這種檔案管理模式仍存在許多問題。主要的問題是標(biāo)準(zhǔn)化。中國(guó)目前的現(xiàn)代化和電子文件管理模式不規(guī)范。具體表現(xiàn)在工作人員處理電子文件的方式。提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)是非常迫切和重要的，加強(qiáng)員工培訓(xùn)學(xué)習(xí)，確保他們了解檔案管理的重要性，應(yīng)提高警惕，防止丟失或泄露檔案，改變傳統(tǒng)檔案的概念，使工作人員能夠跟蹤檔案管理和電子過程現(xiàn)代化。另一方面，為了跟上現(xiàn)代化和電子檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，為了提高機(jī)構(gòu)的工作效率，機(jī)構(gòu)需要加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)新的方法和思路，讓他們認(rèn)識(shí)到檔案管理不僅僅是一個(gè)簡(jiǎn)單的檔案的歸納整理工作，而是一項(xiàng)重要的科研和管理工作。要從根本上改變檔案管理人員的工作態(tài)度，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。上述討論提到的電子文件的安全問題，一是檔案管理人員的問題，二是電子技術(shù)本身，一些存在的問題和漏洞。有些機(jī)構(gòu)沒有思想觀念，不及時(shí)更換舊的電子儲(chǔ)存裝置，這就很容易造成電子設(shè)備一旦出現(xiàn)問題和故障，那么存放在電子檔案館里面就會(huì)遭到損壞和丟失。計(jì)算機(jī)硬件更新不及時(shí)后就會(huì)導(dǎo)致文件處理處理速度慢，這勢(shì)必會(huì)影響文件數(shù)據(jù)管理的效率。此外，計(jì)算機(jī)軟件不更新，導(dǎo)致一些文件數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。人事檔案管理人員應(yīng)該具備更加先進(jìn)的專業(yè)知識(shí)，用先進(jìn)的理論以及人力資源管理活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行有效的操作指導(dǎo)，讓人事檔案管理發(fā)揮出最重要的效能。重視老員工的培養(yǎng)，勇于突破傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理模式，使老員工盡可能的用專業(yè)知識(shí)來指導(dǎo)非專業(yè)人員盡快掌握檔案管理工作的要點(diǎn)。各級(jí)人事管理工作應(yīng)更加專業(yè)化、知識(shí)化、智能化，提高事業(yè)單位的綜合實(shí)力和人事管理，促進(jìn)人力資源的開發(fā)和管理，最終達(dá)到目標(biāo)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

3.1加快人事管理信息化建設(shè)的進(jìn)度

加快人事管理信息化建設(shè)進(jìn)度，加強(qiáng)輔助決策功能，使資源管理、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)、綜合信息和研究分析功能有效地結(jié)合起來，成為一項(xiàng)更為緊迫的任務(wù)。只是一個(gè)平臺(tái)是不夠的，我們還應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)擴(kuò)展應(yīng)用范圍，一個(gè)集政策宣傳、建立績(jī)效考核、選拔任用干部和人才在一個(gè)更加開放的人事管理功能更全面的互動(dòng)平臺(tái)。

3.2加強(qiáng)考核

在實(shí)際工作中，創(chuàng)新人才管理的新思路一切都是以實(shí)力為基礎(chǔ)的。企業(yè)發(fā)展如果不能夠及時(shí)更新理念與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部的考核力度不夠，不能對(duì)其形成一種無形的壓迫感的話，那么企業(yè)就會(huì)止步不前。建立健全企業(yè)現(xiàn)有職工的檔案機(jī)制，加強(qiáng)考核，注重挖掘企業(yè)員工的潛力以及性卻的培養(yǎng)。在如今高速發(fā)展的社會(huì)，企業(yè)更應(yīng)該注重社會(huì)人才的檔案工作，引進(jìn)具有更加經(jīng)驗(yàn)豐富的員工，并且使現(xiàn)有職工產(chǎn)生一種緊迫感。將企業(yè)的考核作為一種激勵(lì)措施，發(fā)揮職工的激情與積極性，從而為企業(yè)更好更快發(fā)展提供強(qiáng)有力的人才儲(chǔ)備。

4　提高檔案管理水平的方法

我們必須要了解，即使是一個(gè)現(xiàn)有的電子化檔案，我們也需要文件管理人員對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理分析。當(dāng)今社會(huì)是信息化和電子化的時(shí)代，檔案管理也必須加強(qiáng)信息和電子化。提高檔案管理人員對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理的能力，是提高事業(yè)單位工作效率的最重要的任務(wù)。電子設(shè)備相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件方便快捷，但一旦電子設(shè)備的故障，文件信息和數(shù)據(jù)具有毀滅性的破壞。因此，檔案信息的安全必須被視為一項(xiàng)基本任務(wù)。首先，要保證文件信息和數(shù)據(jù)安全，從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識(shí)。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，使他們學(xué)習(xí)如何全面分析數(shù)據(jù)處理，如何保持文件信息，而電子存儲(chǔ)設(shè)備的故障應(yīng)該如何處理知識(shí)。第二，提高電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的時(shí)效性。要經(jīng)常及時(shí)更換舊的電子儲(chǔ)存裝置，應(yīng)用最新的軟件，及時(shí)更換所需的硬件設(shè)施，確保電子設(shè)備的運(yùn)行，滿足日常工作的需要。這就需要機(jī)構(gòu)提高工作管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的各個(gè)方面的投入，努力提高現(xiàn)有的文件存儲(chǔ)環(huán)境和處理數(shù)據(jù)的局限性。文件管理在日常工作中的重要地位，保證了文件信息數(shù)據(jù)的及時(shí)有效應(yīng)用。

5　結(jié)語

檔案管理工作雖然復(fù)雜，但它是不可缺少的，對(duì)于事業(yè)單位來說是優(yōu)先考慮的。隨著現(xiàn)代化和電子檔案管理方法的快速發(fā)展，機(jī)構(gòu)必須提高電子檔案的管理和分析能力，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高檔案信息數(shù)據(jù)的安全。為了及時(shí)維護(hù)電子存儲(chǔ)設(shè)備，保證事業(yè)單位日常工作的效率和有序進(jìn)行。檔案管理時(shí)代要求機(jī)構(gòu)與時(shí)俱進(jìn)，確保檔案工作的穩(wěn)步發(fā)展。我國(guó)現(xiàn)行檔案管理機(jī)構(gòu)呈現(xiàn)出現(xiàn)代特點(diǎn)與發(fā)展電子政務(wù)，這是在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展，檔案管理的必要手段，開展檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展對(duì)各個(gè)方面都具有十分重要的意義。事業(yè)單位檔案管理的電子化發(fā)展是滿足市場(chǎng)發(fā)展需要的一項(xiàng)必要措施。為中國(guó)檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，由于檔案管理和電子發(fā)展特點(diǎn)的現(xiàn)代化，為了不斷完善我們的機(jī)構(gòu)和發(fā)展檔案的管理水平，所以有必要進(jìn)一步實(shí)施現(xiàn)代管理，為促進(jìn)單位的事業(yè)建設(shè)做出積極的貢獻(xiàn)。

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