歐陽鳳平 魏 紅

湖南廣播電視大學(xué)

淺談高校會計檔案管理

歐陽鳳平 魏 紅

湖南廣播電視大學(xué)

高校會計檔案管理的規(guī)范與否及管理水平的高低直接影響到高校會計檔案的利用價值，筆者根據(jù)自己高校會計檔案管理工作實踐，就如何做好高校會計檔案的管理工作，從會計檔案的合理整理、內(nèi)容規(guī)范、管理手段先進(jìn)、鑒定及銷毀理性等方面來談?wù)勛约旱捏w會。

高校；會計檔案；管理

高校會計檔案是指在會計核算活動中直接形成的具有保存價值的文字材料、會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位財務(wù)的的重要史料和證據(jù)。會計年度終了后，應(yīng)將會計檔案裝訂成冊，并進(jìn)行整理立卷，規(guī)范管理使之充分服務(wù)于高校的管理。

一、要合理地整理高校會計檔案

1、會計檔案分類立卷的基本要求。會計檔案按材料的類別，分類組成相關(guān)聯(lián)的類型立卷，將立卷按順序編號。會計檔案按年立卷，統(tǒng)一格式的標(biāo)簽貼在裝訂賬簿歸檔冊上，活頁賬上要加封面，要按會計類別逐項填寫清楚，簽字蓋章都要求齊全，賬簿使用登記表要按財務(wù)會計類別逐項填寫齊全，高校會計的有關(guān)輔助賬、登記本、賬、冊也應(yīng)該按照會計規(guī)定整理裝訂、認(rèn)真編制立卷清單，要按照會計規(guī)定統(tǒng)一歸檔，裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

2、高校會計憑證整理。每月末將會計憑證裝訂成冊，案卷的目錄要統(tǒng)一登記，每月末要立卷一份。會計憑證要根據(jù)原始憑證的多少，分類、分項裝訂，會計憑證裝訂要做到整齊和牢固，財務(wù)會計人員月末將會計憑證整理，按類型順序排列，按統(tǒng)一要求裝訂成冊。

3、高校的基本建設(shè)項目的會計檔案整理。項目竣工驗收后，基建會計結(jié)轉(zhuǎn)完交付使用，并且結(jié)轉(zhuǎn)完債權(quán)、債務(wù)款項及其他未結(jié)算完款項之后，才能進(jìn)行基建會計檔案的立卷歸檔。在移交的會計檔案封皮正面及冊背上應(yīng)注明憑單名稱，卷號，封皮注明冊數(shù)、起止年度和檔案編號，會計檔案歸檔手續(xù)要完備。

4、高校會計賬簿的裝訂順序。會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂頁→會計裝訂封底。會計賬簿裝訂后應(yīng)牢固，應(yīng)該很平整，不得出現(xiàn)賬簿有折角、掉頁的現(xiàn)象。會計賬簿裝訂的封口處，裝訂人應(yīng)加蓋印章。會計賬簿裝訂后，要按會計規(guī)定注明所屬的賬簿名稱、年度及編號。高校會計賬簿編號應(yīng)該為一年一編，編號順序應(yīng)該為總賬、分戶、分類、分項明細(xì)賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶、分類輔助賬。

5、其它會計檔案整理。高校會計報表及其它會計資料分類按年裝訂，編號要統(tǒng)一，目錄要認(rèn)真編寫，月報表和年報表，要按月份和年度分開組卷，歸檔保管的會計檔案盒要統(tǒng)一，涉及到外事的會計資料應(yīng)分類按年單獨(dú)裝訂，包括：會計的移交清單、會計檔案的保管清單、鑒定及銷毀的清單，都要統(tǒng)一編號，并要加封面，分類編寫目錄，統(tǒng)一歸檔保管。

二、要規(guī)范高校會計檔案的內(nèi)容

1、會計檔案的內(nèi)容要求。會計檔案首先是高校的所有相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動的歷史記錄，其次，又是會計檔案資料管理的重要組成部分，是高校重要的經(jīng)濟(jì)信息資源。會計檔案的精確性、完整性以及會計檔案的真實性，都將直接影響到會計檔案管理的發(fā)展。所以規(guī)范會計檔案的內(nèi)容就顯得尤為重要。只要具有保管價值的所有高校會計事項記錄的資料、核算的資料、財務(wù)會計管理類的資料，都要認(rèn)真、細(xì)致、及時地收集，不應(yīng)該有缺少。如果發(fā)生了缺少，要立即向經(jīng)辦人追回，確保會計檔案材料的完整性。會計檔案管理人員工作調(diào)崗時，要按要求填寫“工作交接明細(xì)單”存檔，以保證會計工作的連續(xù)性。

2、會計檔案資料分類。高校財務(wù)根據(jù)《會計檔案管理辦法》，將會計檔案資料按性質(zhì)分為：第一，《會計制度》規(guī)定和主管部門臨時通知編報的主要財務(wù)指標(biāo)快報、月報、季報、年度會計報表，報表附注及財務(wù)會計情況說明書，上級主管部門對報告的批復(fù)及社會審計的審計報告。第二，會計總賬、會計明細(xì)賬，會計現(xiàn)金日記賬和銀行存款(借款)日記賬、固定資產(chǎn)卡片、會計的各種輔助登記簿等。第三，會計原始憑證，包括外來的原始憑證、自制的原始憑證、會計原始憑證的匯總表、會計記賬憑證、會計記賬憑證的匯總表。涉及對外對私改造資料，匯總憑證及其他會計憑證，銀行存款(借款)余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)保存的會計核算專業(yè)資料，年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。第四，會計檔案保管、經(jīng)濟(jì)分析報告和總結(jié)報告、會計制度、經(jīng)濟(jì)合同、內(nèi)部以及外部審計資料、凡與會計核算緊密相關(guān)的，由會計部門負(fù)責(zé)辦理的有參與價值的數(shù)據(jù)，會計移交清冊單、資產(chǎn)評估報告、驗資的報告、所有專用發(fā)票、鑒定及銷毀清冊單等資料。第五，電算化會計檔案的收集，是指在一定的期限內(nèi)，會計電算化的一切數(shù)據(jù)資料，把計算機(jī)會計軟件系統(tǒng)中，所有的會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)或磁盤、光盤上，成為脫離于原計算機(jī)系統(tǒng)的高校會計檔案。

三、利用先進(jìn)管理手段管理高校會計檔案

要用信息化手段來管理高校會計檔案。會計檔案工作，已經(jīng)從原始的紙質(zhì)會計檔案，發(fā)展到電子的會計檔案，由于電子系統(tǒng)財務(wù)會計的數(shù)據(jù)易被修改，所以，要嚴(yán)格地執(zhí)行計算機(jī)的授權(quán)權(quán)限，嚴(yán)格執(zhí)行高校會計管理人員的審批制度。會計檔案除原始會計憑證需紙化歸檔以外，還應(yīng)該充分利用現(xiàn)代計算機(jī)及信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對電算化高校財務(wù)會計資料進(jìn)行分類、歸檔整理。會計資料應(yīng)充分利用優(yōu)質(zhì)的光盤、硬盤等先進(jìn)存儲介質(zhì)，存儲高校會計賬簿、會計報表。對存儲的介質(zhì)要進(jìn)行一一編號，標(biāo)明存儲的時間、標(biāo)明存儲的內(nèi)容。要按高校會計分類、分項的類別進(jìn)行管理，要充分利用壓縮的存儲空間，減少會計檔案存儲的成本。目前在計算機(jī)辦公自動化、無紙化的計算機(jī)技術(shù)安全支持下，既要保證會計檔案資料的及時、準(zhǔn)確、完整，又要提高其管理工作的效益，更為及時查找高校會計檔案保管期內(nèi)的所有會計資料提供極大的方便。

四、要理性地看待高校會計檔案的鑒定及銷毀

會計檔案的鑒定及銷毀要按照財政廳、國家檔案局《會計檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定，要根據(jù)學(xué)校財務(wù)會計工作中的實際情況，制定出適合會計檔案鑒定及銷毀的規(guī)章制度，并且編制會計檔案鑒定及銷毀清單。

1、會計檔案保管期滿，需要銷毀時，檔案部門提出詳細(xì)的鑒定及銷毀清單，并與高校會計部門共同鑒定后進(jìn)行銷毀。檔案、財會、審計、保衛(wèi)等部門要共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀財務(wù)會計檔案前，高校負(fù)責(zé)人在財務(wù)會計檔案銷毀清冊上必須簽署意見，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，方可進(jìn)行銷毀。要認(rèn)真清點(diǎn)、核對，銷毀后，審計、保衛(wèi)監(jiān)銷人員應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況書面報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，從而保證會計檔案銷毀制度的嚴(yán)肅性。對其中會計未結(jié)算的債權(quán)、債務(wù)的會計原始憑證，應(yīng)該單獨(dú)立卷，并且要由檔案部門保管到會計結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時為止。正在建設(shè)期間的項目建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

2、保管期滿但未結(jié)算清的債權(quán)、債務(wù)原始憑證和涉及其他未結(jié)算事項的原始憑證，不得銷毀。應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未結(jié)算事項完結(jié)為止。單獨(dú)抽出立卷的高校會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計保管清冊中列明，要使會計檔案鑒定和銷毀工作有據(jù)可依。按照會計檔案規(guī)章制度規(guī)范實行，要嚴(yán)格執(zhí)行會計制度往來款項債權(quán)、債務(wù)的管理，對于超過一定期限的會計的未能追償款項，高校會計管理人員應(yīng)提前做好單獨(dú)立卷管理，審計部門要大力加強(qiáng)審計的力度，使得高校會計人員及時發(fā)現(xiàn)問題，及時改善發(fā)現(xiàn)的問題，做好高校會計檔案的鑒定和銷毀工作，最大限度合理的利用存儲的空間，節(jié)約人力、物力資源。各種會計檔案保管期限：高校會計憑證要保管15年；高校會計賬簿要保存15年，其中，高校會計的現(xiàn)金日記賬、銀行存款(借款)日記賬要保存25年；高校會計報表要保存10年，其中，高校會計年度決算報表要永久保存；收、發(fā)貨等發(fā)票要保管5年；采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存的會計檔案，按照財政廳有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

結(jié)論：

根據(jù)自己在高校擔(dān)任會計工作及會計檔案管理工作的實踐經(jīng)驗，從合理整理會計檔案、規(guī)范會計檔案內(nèi)容、采用先進(jìn)管理手段和理性科學(xué)的鑒定及銷毀會計檔案等方面來談?wù)勎覀兊捏w會。以期更好地管理高校會計檔案，使會計檔案的價值得以發(fā)揮，更好地為高校管理提供服務(wù)。