■李鴿伶

談規(guī)范醫(yī)院內(nèi)審檔案對提升內(nèi)審水平的作用

■李鴿伶

內(nèi)部審計檔案管理是內(nèi)審工作的重要組成部分，目前,各醫(yī)院逐步重視內(nèi)審工作,內(nèi)審項目逐年增加，其工作強度和難度也相應增加，因此，重視內(nèi)審檔案的建設和管理勢在必行。

一、內(nèi)審檔案的定義與收集范圍

1.定義。從國家檔案法對檔案的定義來講，所謂內(nèi)部審計檔案是指內(nèi)部審計部門在項目審計、專項審計調查、合同審簽、經(jīng)濟事項審簽等活動中形成的有保存價值以紙質、磁質、光盤和其他介質形式存在的歷史記錄。審計檔案管理是內(nèi)部審計部門進行收集、整理、保管、利用、編研、統(tǒng)計、鑒定和移交審計檔案的活動。

2.收集范圍。審計案卷內(nèi)的每份或者每組文件之間的排列規(guī)則是：要本著正件在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后，批復在前、請示在后，批示在前、報告在后，重要文件在前、次要文件在后，匯總性文件在前、基礎性文件在后的原則來整理?？傊?，一份完整的內(nèi)審檔案，應清晰地反映整個項目審計的工作軌跡。應當歸入檔案的內(nèi)審文件材料有結論性材料、證明性文件材料、立項性文件材料、其他備查文件；應歸入合同審簽檔案的文件材料有合同審簽單、經(jīng)濟事項登記卡；應歸入經(jīng)濟事項審簽檔案的文件材料有經(jīng)濟事項審簽單。

二、規(guī)范內(nèi)審檔案的作用

⒈保存審計證據(jù)，規(guī)避審計風險。內(nèi)審工作的重點是查處違反財經(jīng)方面法紀和制度的問題，這將牽涉到科室利益或者被審計對象的處理，會發(fā)生復審、查證的情況。所以，準確可靠的審計檔案可作為審計工作結束后復核和備查的依據(jù)，也可為有關部門和人員了解審計情況提供證明材料。此外，可以證明審計工作是有關規(guī)定合法開展的，從而達到對審計結論的支持，對審計人員的保護作用。

⒉利用檔案資料，提高工作效率。一些內(nèi)審項目如財務收支審計、經(jīng)濟責任審計、基建預決算項目審計等，連續(xù)性很強。為縮短審計周期，節(jié)約人力和時間，審計人員可利用歸檔的審計檔案進行審計。審計資料立卷歸檔的過程是對以往審計工作的一次回顧和檢查，可以從檔案中發(fā)現(xiàn)審計工作的缺陷，從而能夠及時調整，采取補救措施，對提高工作質量和工作效率起到促進作用。

⒊發(fā)揮內(nèi)部職能作用，當好參謀和助手。通過建立醫(yī)院內(nèi)審檔案，對不合規(guī)范的現(xiàn)象達到預防和遏制作用，使其能真實、合法、有效地履行職責，保障醫(yī)院依法經(jīng)營、規(guī)范管理、健康發(fā)展，成為醫(yī)院管理的一個重要“免疫系統(tǒng)”。同時,幫助審計人員系統(tǒng)總結醫(yī)院內(nèi)審實踐中的經(jīng)驗和教訓，理清今后內(nèi)部審計工作思路，為醫(yī)院各項工作決策提供可靠的依據(jù)，當好領導決策的參謀和助手。

三、目前檔案管理中存在的不足

⒈對檔案管理認識有欠缺。內(nèi)審人員普遍認為其工作保密性強，檔案上交后保密性得不到保障；大部分內(nèi)審人員缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓，重視審計過程控制和結果，輕視內(nèi)審檔案的積累工作；對資料歸檔認識上有誤區(qū)，認為調閱的歷史卷宗已經(jīng)是歸檔材料，其復印件不須重復歸檔。

⒉收集資料和歸檔不齊全。

內(nèi)審材料一般為每年一次歸檔。在此過程中，內(nèi)審資料形成部門的工作細致程度、對檔案工作是否支持便成為影響檔案質量的因素。事實上，管理部門由于工作較忙，或對內(nèi)審檔案重視不夠，內(nèi)審檔案質量、歸檔率難以保證。

⒊檔案管理制度建設不健全。

存在沒有建立必要的規(guī)章制度，無章可循；或雖有制度，但缺乏系統(tǒng)性和完整性；或制度較完善，但缺乏行之有效的制約手段和保證措施。

四、對 策

⒈加強領導，全面規(guī)劃。醫(yī)院領導及管理部門要將內(nèi)審檔案管理工作列入醫(yī)院及科室工作重要議事日程，全面部署內(nèi)審檔案建設工作，與醫(yī)院業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要安排既懂內(nèi)審業(yè)務又懂檔案業(yè)務人員分管這項工作，經(jīng)常分析研究內(nèi)審檔案工作中存在的問題，清晰內(nèi)審檔案工作的方向。

⒉健全制度，明確職責。根據(jù)《檔案法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等法律、法規(guī)，制訂出較科學、完整、系統(tǒng)、切實可行的內(nèi)審檔案管理制度。首先要建立內(nèi)審檔案流程性、規(guī)范性的制度，如歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次要建立和健全內(nèi)部審計檔案責任性和獎勵性制度，如檔案保管、安全保密制度，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。

⒊加強措施,提升執(zhí)行力。在內(nèi)審檔案管理制度和流程的基礎上，努力提高完成制度執(zhí)行的能力和手段。

⑴制度執(zhí)行前，加強制度宣傳力度。改變重審計項目的實施輕審計項目歸檔的觀念，牢固樹立起良好的審計檔案意識。通過會議、參觀學習、典型事例宣傳等形式，大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領導、內(nèi)審負責人、干事都充分認識檔案的重要性，與日常工作的密切性,更好地支持檔案管理工作。

⑵制度執(zhí)行中，提升制度執(zhí)行力度。堅持誰審計誰立卷，邊審計邊收集整理。審計人員在進行審計項目時，腦中都要有檔案管理的思想，把在審計活動中形成的文件資料的原件及復印件，包括批件、定稿、重要修改稿、照片等收集齊全，將審計后的各類資料按檔案單元的項目和內(nèi)容順序分理出來，確定哪些需要立卷歸檔。在檔案的整理過程中，嚴格按照檔案的各項標準化內(nèi)容、分類、編號及案卷目錄整理。從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整。項目負責人負責對審計資料進行最后審理后歸檔。內(nèi)審檔案應有專人負責保管，做好檔案的整理、保管、統(tǒng)計等工作。在檔案收集后，檔案管理員應及時登記信息資料，編制查詢數(shù)據(jù)，設定關鍵查詢字段，為檔案調閱、查詢提供便利。

⑶制度實施后，強化制度獎懲力度。制訂審計檔案管理辦法，對檔案的管理辦法及調閱權限進行限定。將檔案工作的完成情況納入績效考核內(nèi)容。定期對內(nèi)審檔案管理進行檢查，對工作出色的給予表揚和獎勵，并與職稱評定、年度考核、評選先進等掛鉤，充分發(fā)揮積極性、主動性和創(chuàng)造性。對工作拖拉、檢查結果不合格的提出批評，責令其加強學習限期整改。

⒋增加投入,創(chuàng)新管理方法。加強內(nèi)審計人員的檔案業(yè)務和計算機技能培訓，鼓勵他們不斷學習先進的檔案管理方法。增加經(jīng)費投入，改善辦公條件，開發(fā)內(nèi)審臺帳系統(tǒng)對建立檔案信息網(wǎng)絡、電子文件提供有利條件。將審計資料掃描后以圖片的形式保存形成電子檔案，并用刻錄機進行刻錄，便于長期保存。

（作者單位：浙江省腫瘤醫(yī)院）