文/唐妍

數(shù)字化視角下高校圖書館檔案管理的優(yōu)化路徑

文/唐妍

隨著科技的發(fā)展和進(jìn)步，圖書館的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化已成為必然趨勢。高校圖書館檔案的數(shù)字化，為學(xué)校的檔案管理，以及高校師生多方位地汲取知識作出了巨大的貢獻(xiàn)。文章結(jié)合高校圖書館檔案管理的現(xiàn)狀，闡述了圖書館檔案數(shù)字化的必要性，并為圖書館數(shù)字化檔案管理提供了新的思路。

數(shù)字化；高校圖書館；檔案管理；新思路

檔案管理是高校圖書館管理的重要組成部分。狹義的高校圖書館檔案記錄了為閱讀者服務(wù)的工作內(nèi)容以及相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，在圖書館工作的開展和提高讀者服務(wù)的質(zhì)量方面積累了經(jīng)驗(yàn)[1]。廣義的高校圖書館檔案記錄了圖書館各項(xiàng)工作開展的原始信息，詳細(xì)地記載了圖書館所有工作人員的編制、工作經(jīng)驗(yàn)和成果，可獲知圖書館創(chuàng)建的相關(guān)條件以及基本業(yè)務(wù)等方面的信息。[1]它真實(shí)客觀地描繪了圖書館的發(fā)展歷程，對圖書館的管理和發(fā)展具有重大意義。

一、高校圖書館檔案管理的現(xiàn)狀以及存在的問題

（一）高校圖書館檔案的特殊性制約著檔案的管理

高校圖書館檔案具有隸屬性、非全宗性和獨(dú)特性的特點(diǎn)。隸屬性是指高校圖書館檔案隸屬于該高校檔案室，是該高校檔案的二級管理單位，并服從于高校檔案室的統(tǒng)一管理。非全宗性是指高校圖書館不管是在行政上、財(cái)務(wù)上還是人事上都不是一個獨(dú)立的機(jī)構(gòu)[2]。獨(dú)特性指圖書館檔案材料僅僅收集與圖書館工作密切相關(guān)的文件或政策，以便全方位地記錄圖書館的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、文獻(xiàn)資源、館史文化等。高校圖書館檔案的三點(diǎn)特性制約著圖書館存檔的發(fā)展。

（二）圖書館檔案管理意識淡薄

高校圖書館的檔案管理工作，相對于圖書館管理的總體來說是處于弱勢地位的，沒有受到足夠的重視。在大家的意識里，檔案管理工作從屬于檔案室，并不擁有獨(dú)立的地位。檔案管理員極少進(jìn)行檔案資料的收集、歸檔等檔案管理的基礎(chǔ)事務(wù)，只是定期向高校、圖書館領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告工作計(jì)劃、數(shù)據(jù)總結(jié)等閑雜事宜；極少有效地開展圖書館日?；顒雍凸ぷ鲀?nèi)容方面的文獻(xiàn)資源的搜集工作。例如，檔案人員要定期地檢查一些重要檔案是否會斷檔或者缺檔，檔案人員要對整理歸納的檔案資料進(jìn)行多次加工以方便利用等。與此同時，高校圖書館也未專門建立檔案資料開發(fā)的相關(guān)制度，或成立相關(guān)部門來完善此項(xiàng)工作。

（三）高校圖書館檔案管理制度不完善

檔案管理可分為收集、整理、鑒定、保管、檢索和利用六個部分。完善的檔案管理制度是做好高校圖書館檔案管理工作的前提條件。制度的建立，需要與高校圖書館的特點(diǎn)相匹配。很多高校圖書館檔案的管理十分隨意，例如，檔案的歸檔不明確，標(biāo)記不嚴(yán)謹(jǐn)，沒有嚴(yán)格的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，缺乏專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理不系統(tǒng)，檔案經(jīng)常出現(xiàn)斷檔等現(xiàn)象[3]。要建立完善的檔案制度，必須了解本校圖書館檔案管理的不足之處，熟知檔案管理的六大塊內(nèi)容并加以利用。

（四）檔案難以得到合理的利用

建立檔案的目的是為了加以利用。如果圖書館檔案沒有為人們提供便利的實(shí)用價(jià)值，那么圖書館檔案的管理也將失去其作用。雖然現(xiàn)今部分高校圖書館創(chuàng)建了檔案室，并安排了專職檔案員管理檔案資料，卻并未將檔案資料開放利用。例如，部分圖書館只允許圖書館的領(lǐng)導(dǎo)人員和專職檔案員進(jìn)入檔案室，而其他職工只有在專職檔案員的陪同下才能進(jìn)入檔案室查詢資料。這就對其他職工或?qū)W生利用檔案資源的心理產(chǎn)生了消極的影響，造成了高校圖書館檔案的廢置和檔案管理成本的耗費(fèi)。

（五）圖書館檔案信息化建設(shè)落后

圖書館檔案的信息化建設(shè)包括多個階段。例如檔案資料的收集、整理以及歸檔，對基礎(chǔ)檔案材料進(jìn)行加工等。后者是檔案信息化管理的先決條件。當(dāng)前大多圖書館并未建立與自己的高校圖書館信息相匹配的、客觀科學(xué)的管理系統(tǒng)，導(dǎo)致一些檔案資料管理的階段性工作難以得到實(shí)質(zhì)性的開展。盡管部分圖書館對檔案進(jìn)行了信息化管理，然而也很不完善。例如：不全面的資料收集、檔案整理不夠明細(xì)、不明確的存檔時間等[4]。如果沒有建立實(shí)質(zhì)性的解決方案，這些問題將阻礙圖書館檔案信息化的建設(shè)。甚至有少數(shù)高校圖書館的檔案資料仍然停留在紙質(zhì)文稿的程度，這在我們今天所處的網(wǎng)絡(luò)時代，根本不能滿足讀者的心理需求，并且有礙于圖書館的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（六）圖書館檔案信息化服務(wù)層次低

目前，高校圖書館信息化的應(yīng)用仍然只停留在收集或存檔等基礎(chǔ)操作的層面，它們能給用戶帶來的體驗(yàn)也僅限于閱覽和咨詢服務(wù)。云計(jì)算作為一項(xiàng)新型的高科技程序，并未普及到高校圖書館的檔案管理工作中。由于已有的先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并未發(fā)揮其優(yōu)勢，致使很多高校的圖書館信息化狀況仍相對落后。例如，圖書館沒有為用戶建立網(wǎng)上交流的平臺，一些檔案資料未共享于用戶等等。這些都阻礙了圖書館檔案管理的發(fā)展。

二、圖書館檔案數(shù)字化的作用

（一）圖書館檔案數(shù)字化的基本概念

圖書館檔案數(shù)字化是指將各種形式的原始檔案資料，如紙張、錄像帶、錄音帶等，通過掃描、轉(zhuǎn)化、壓縮等手段轉(zhuǎn)換為電子文件，然后運(yùn)用存儲技術(shù)將它們記錄或保存在圖片庫、磁帶庫或者光盤庫等超大存儲空間的介質(zhì)里[5]。再利用快捷的搜索方式迅速地檢索出相匹配的檔案資料，并發(fā)布于各大網(wǎng)絡(luò)，如企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、局域網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)的全部過程。

（二）圖書館檔案管理數(shù)字化的作用

1.減少財(cái)政成本，提高服務(wù)效率。在辦公自動化已成為主流趨勢的今天，無論辦公還是學(xué)習(xí)，電子文檔的使用已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了紙質(zhì)稿。傳統(tǒng)的圖書館管理模式已不能滿足現(xiàn)代圖書館建設(shè)的需求，而建設(shè)數(shù)字化的圖書館檔案不僅可以縮減成本，還可以為圖書館工作人員查找檔案，以及客戶咨詢檔案等提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

2.縮小物理空間的利用，有效保存檔案。傳統(tǒng)的高校檔案以文稿、影像、錄音等方式存儲于檔案室，不僅占據(jù)了巨大的物理空間，而且為檔案整理、歸類和加工等工作增加了難度。圖書館檔案管理數(shù)字化改變了傳統(tǒng)的高校檔案存儲模式，以計(jì)算機(jī)作為存儲工具，具有統(tǒng)一性、集中性等特點(diǎn)[6]。它有利于檔案原件的完好保存，又可以實(shí)現(xiàn)異地保存，同時還能在自然災(zāi)害或人為禍害發(fā)生時最大限度地保存完整的檔案資料，更好地實(shí)現(xiàn)檔案保存的目的。

3.網(wǎng)絡(luò)化管理，服務(wù)于教學(xué)研究。由于高校圖書館檔案大多是不開放的，這就造成了高校圖書館檔案的廢置和檔案管理成本的耗費(fèi)。圖書館檔案數(shù)字化的建設(shè)，可以最大化地利用圖書館檔案。圖書館檔案數(shù)字化使得檔案信息不再被時空、孤本所限制，檔案信息被賦予新的活力。檔案資料的數(shù)字化，能及時有效地為校內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)和校內(nèi)各種工作的開展提供相關(guān)檔案信息。數(shù)字化不僅加大了圖書館檔案的開發(fā)程度，也增強(qiáng)了檔案信息的共享交流。

4.管理公開化，提高圖書館的使用率。高校圖書館檔案數(shù)字化，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)圖書館檔案管理的諸多缺陷。通過建設(shè)數(shù)字化的檔案管理模式，大部分檔案、資源被公開使用和共享，使更多的人，包括社會群眾，能夠通過數(shù)字化的檔案認(rèn)知圖書館，改變自己工作——家庭的兩點(diǎn)一線生活模式，讓圖書漸漸地融入人們的生活。

三、圖書館數(shù)字化檔案管理的完善與發(fā)展

圖書館檔案管理數(shù)字化是在傳統(tǒng)的圖書館檔案管理基礎(chǔ)上的第二次建檔。

（一）建立圖書館檔案目錄數(shù)據(jù)庫

完善圖書館檔案目錄是建立圖書館檔案的基礎(chǔ)，也是館藏檔案數(shù)字化的必要前提。圖書館檔案目錄是查詢檔案信息的重要輔助，制作詳細(xì)具體的目錄能使數(shù)字化的檢索功能更加具有層次性、條理性和規(guī)范性。目錄數(shù)據(jù)庫把所有檔案信息整合到強(qiáng)大的存儲媒介里，經(jīng)由各種網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播，為客戶提供快捷的查詢方式，對建立高質(zhì)量的圖書館檔案具有重大意義。高校在建立目錄數(shù)據(jù)庫時，應(yīng)結(jié)合自己高校的特點(diǎn)和現(xiàn)狀。首先應(yīng)建立一個詳細(xì)的檢索體系框架，并把它細(xì)化為行政管理檔案、業(yè)務(wù)工作檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、工會工作檔案以及綜合檔案等，以便于存檔和查詢。與此同時，圖書館檔案實(shí)行多級管理，也便于高校圖書館科學(xué)、規(guī)范地發(fā)展。[3]

（二）建立圖書館檔案全文數(shù)據(jù)庫

在目錄數(shù)據(jù)庫建立以后，還應(yīng)完善每條目錄的詳細(xì)內(nèi)容，建立圖書館檔案全文數(shù)據(jù)庫。根據(jù)檔案數(shù)字化的概念，全文數(shù)據(jù)庫的建立即是將原文件信息數(shù)字化。在建立圖書館檔案全文數(shù)據(jù)庫的過程中，首先應(yīng)根據(jù)圖書館現(xiàn)狀和已建立的圖書館檔案目錄分層次地將檔案細(xì)化歸類，讓全文數(shù)據(jù)庫具有層次感和結(jié)構(gòu)性；其次，對于使用率高、關(guān)注度高、數(shù)量大以及能彰顯校園特色的檔案，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)收藏，以建立具有特色的圖書館檔案和能體現(xiàn)圖書館檔案特色的數(shù)據(jù)庫。

（三）加強(qiáng)數(shù)字化圖書館檔案的管理

建設(shè)數(shù)字化圖書館檔案的最終目的是為了最大化地利用圖書館檔案，使更多的人能充分利用圖書館檔案的文獻(xiàn)資料。建立了完善的數(shù)字化圖書館檔案后，最重要的是如何合理地利用這些資源，以及如何更好地管理這些檔案數(shù)據(jù)。圖書館可以在官網(wǎng)主頁上增加“圖書館檔案”專欄，將圖書館的檔案信息公開，使人們都能充分地利用網(wǎng)頁信息來了解圖書館檔案的相關(guān)資源。由于圖書館數(shù)字化檔案的開放面臨信息安全性的威脅，在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建立以及管理的過程中，還要設(shè)法保障數(shù)據(jù)的安全，避免檔案資料被篡改或刪減，以確保圖書館檔案的原創(chuàng)性和真實(shí)性。[4]

（四）招聘綜合素質(zhì)高的檔案管理人員

高校在選擇檔案管理人員時應(yīng)考慮幾大因素——高學(xué)歷、專業(yè)、有從業(yè)經(jīng)驗(yàn)。對于已在高校工作的檔案管理人員，則需不斷地結(jié)合本校圖書館檔案的實(shí)際情況，進(jìn)行必要的培訓(xùn)。此外，高校檔案管理人員的培養(yǎng)還應(yīng)當(dāng)注意以下幾個方面的問題。

首先，高校應(yīng)盡量穩(wěn)定檔案管理人員的工作內(nèi)容，并定期對檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化信息技術(shù)的培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠熟練地掌握新技術(shù)，并將之應(yīng)用在圖書館檔案管理體系中，使圖書館檔案管理的數(shù)字化水平和質(zhì)量得到更多的提高。

其次，要不斷地向檔案管理人員傳輸現(xiàn)代科技的新思維，改變高校圖書館檔案管理人員的傳統(tǒng)觀念，并定期進(jìn)行培訓(xùn)和考核，使檔案管理人員全面地認(rèn)知圖書檔案的重要性。力求他們自覺地適應(yīng)時代的需求，在工作中不斷提升自己各方面的素質(zhì)，以迎合現(xiàn)代社會對高校圖書館檔案管理人員的要求。此外，圖書館檔案管理人員還應(yīng)提高工作的嚴(yán)肅性，增強(qiáng)工作的責(zé)任心，及時、準(zhǔn)確地對圖書館檔案材料進(jìn)行分門別類的整理和歸檔。

最后，為了進(jìn)一步提高檔案管理人員工作的質(zhì)量，高校圖書館領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督和檢查，親自參與到檔案管理的工作中來，積極支持和配合檔案管理人員的相關(guān)工作。

四、總結(jié)

圖書館檔案數(shù)字化任重而道遠(yuǎn)，需要不斷地吸取經(jīng)驗(yàn)，不斷地進(jìn)行創(chuàng)新。與此同時，各大高校要充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性，優(yōu)化檔案管理數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫與安全性能，為高校圖書館檔案管理招募高素質(zhì)綜合型人才，提升高校圖書館檔案管理的水平。

[1]張小慧.高校圖書館檔案優(yōu)化管理探究[J].辦公室業(yè)務(wù),2014,(4).

[2]朱會華,楊桂珍.淺析高校圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)[J].綏化學(xué)院學(xué)報(bào),2012,(2).

[3]楊洋,孫毓川,張鐵山.淺析21世紀(jì)圖書館檔案管理數(shù)字化[J].合作經(jīng)濟(jì)與科技,2013,(19).

[4]張倩.淺論高校圖書館檔案優(yōu)化管理新思路[J].檔案管理,2016,(3).

[5]韓吉義.基于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的高校圖書館檔案信息管理平臺的構(gòu)筑[J].山西檔案,2015,(06):61-63.

[6]張鳳霞.關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)在圖書館數(shù)字檔案聚合與服務(wù)中的應(yīng)用研究[J].山西檔案,2015,(03):57-59.

G258.6；G271

A

1005-9652（2016）05-0102-03

（責(zé)任編輯：虞志堅(jiān)）

唐妍（1972-），女，吉林長春人，吉林建筑大學(xué)，館員，研究方向：圖書檔案。