文/郭鵬 周慶山

電子文件管理視角下背景信息與元數(shù)據(jù)的比較研究

文/郭鵬 周慶山

背景信息是電子文件管理的基礎(chǔ)，同時(shí)也是數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)的主要信息來(lái)源，二者聯(lián)系密切。文章結(jié)合國(guó)內(nèi)外的研究現(xiàn)狀，重點(diǎn)分析了背景信息與元數(shù)據(jù)的異同，從理論研究和實(shí)踐操作角度對(duì)二者的含義、結(jié)構(gòu)、形態(tài)、功能進(jìn)行比較，揭示其區(qū)別與聯(lián)系，旨在避免二者的交叉混用，進(jìn)而提出具有針對(duì)性的措施，以保證電子文件的有效管理。

電子文件；元數(shù)據(jù)；背景信息

隨著我國(guó)電子文件管理理論的不斷發(fā)展，電子文件的數(shù)量和類型也在不斷增長(zhǎng)。如何才能使這些電子文件及時(shí)、準(zhǔn)確、快速地移交到檔案部門(mén)，并實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存和有效利用，已成為學(xué)界急需解決的問(wèn)題。就目前情況來(lái)看，檔案界已經(jīng)開(kāi)始認(rèn)識(shí)到電子文件背景信息和元數(shù)據(jù)在電子文件管理理論研究和實(shí)踐中的重要意義。然而，在研究和實(shí)踐中，二者經(jīng)常被誤認(rèn)為同一事物。概念的混淆必然給檔案工作帶來(lái)諸多不必要的麻煩，因此，下面先就電子文件背景信息與元數(shù)據(jù)的含義、結(jié)構(gòu)、形態(tài)和功能方面的聯(lián)系與區(qū)別進(jìn)行詳細(xì)的分析。

一、背景信息與元數(shù)據(jù)的概念內(nèi)涵

背景信息和元數(shù)據(jù)都是伴隨著電子文件管理的理論研究而為人們所熟悉的。但是由于缺少專門(mén)的對(duì)比分析，二者的混用、亂用現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

元數(shù)據(jù)一詞最早出現(xiàn)在美國(guó)航空航天局（National Aeronautics and Space Administration, NASA）《目錄交換格式》（Directory Interchange Format, DIF）的手冊(cè)中。[3]但是，迄今為止各個(gè)專業(yè)領(lǐng)域還沒(méi)有就元數(shù)據(jù)得出一個(gè)統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)。通常的情況，元數(shù)據(jù)被定義為：關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)（Data about data）。然而，由于不同類型的數(shù)據(jù)資源可能會(huì)有不同的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，[2]這個(gè)定義無(wú)法清晰地反映出元數(shù)據(jù)的內(nèi)涵和實(shí)質(zhì)。

背景信息也是一個(gè)復(fù)雜的概念，很難得出一個(gè)放之四海而皆準(zhǔn)的定義，通常只能在特定的環(huán)境下來(lái)認(rèn)識(shí)它。在電子文件環(huán)境下，一份完整的電子文件包括內(nèi)容信息（文件所包含的表達(dá)作者意圖的信息）、背景信息和結(jié)構(gòu)信息（內(nèi)容信息的組織表達(dá)方式）。電子文件背景信息是指除了內(nèi)容信息與結(jié)構(gòu)信息之外，與電子文件的價(jià)值實(shí)現(xiàn)和有效管理直接相關(guān)的信息?！皟r(jià)值實(shí)現(xiàn)”是保存文件的最終目的，“有效管理”是其邏輯基礎(chǔ)，二者是文件發(fā)揮作用必不可少的因素，“直接相關(guān)”則是文件的一種價(jià)值特征，指“密切相關(guān)”。

二、國(guó)內(nèi)外對(duì)于電子文件背景信息與元數(shù)據(jù)的研究情況

國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)制訂的《電子文件管理指南》指出，有兩類相關(guān)信息應(yīng)當(dāng)記錄和保存，一類是“元數(shù)據(jù)”，即關(guān)于電子文件的技術(shù)數(shù)據(jù)。另一類是“背景信息”，即關(guān)于電子文件業(yè)務(wù)和行政背景方面的數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)有助于說(shuō)明電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和上下文關(guān)系。背景信息有助于說(shuō)明文件的真實(shí)性，并能幫助文件使用者理解文件的內(nèi)容。由此可見(jiàn)，在電子文件委員會(huì)看來(lái)，元數(shù)據(jù)和文件的背景信息是兩個(gè)并列的概念，二者的區(qū)別在于它們包含的數(shù)據(jù)種類和功能不同。根據(jù)背景信息的定義，電子文件的技術(shù)數(shù)據(jù)也是一種背景信息。所以這種表述方法雖然看似簡(jiǎn)單明了，但是卻存在著矛盾。

ISO15489-1：2001第3.12 條指出：元數(shù)據(jù)管理是文件管理中不可缺少的一部分，它具有不同的功能與用途。在文件管理的環(huán)境下，元數(shù)據(jù)的定義為：自始至終地描述文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其管理的數(shù)據(jù)。[3]也就是說(shuō)，元數(shù)據(jù)的管理對(duì)象是電子文件，它是對(duì)電子文件整個(gè)生命過(guò)程中產(chǎn)生的全部信息進(jìn)行管理所形成的數(shù)據(jù)。然而值得注意的是，定義中的“管理過(guò)程”本身就是通過(guò)被記錄的背景信息體現(xiàn)的，是背景信息的重要內(nèi)容，所以此種定義也顯得略欠妥當(dāng)。

在我國(guó)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》( GB/T 18894 - 2002)中，元數(shù)據(jù)是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。這種元數(shù)據(jù)定義中有兩點(diǎn)值得注意：一是定義中提到的文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件等都是文件背景信息的一部分，其觀點(diǎn)表明，元數(shù)據(jù)是用來(lái)描述背景信息過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)的一部分。二是定義中啟用了一個(gè)特殊的概念“數(shù)據(jù)屬性”，數(shù)據(jù)的屬性是數(shù)據(jù)的關(guān)鍵。數(shù)據(jù)作為信息在計(jì)算機(jī)環(huán)境下的表現(xiàn)形式，可以看出這種定義認(rèn)為元數(shù)據(jù)是描述電子文件全部信息的數(shù)據(jù)，其中的“信息”當(dāng)然也包括“背景信息”。

綜合以上幾種定義可以發(fā)現(xiàn)：元數(shù)據(jù)是結(jié)構(gòu)化的、或半結(jié)構(gòu)化的信息，是有關(guān)文件創(chuàng)建、登記、分類、利用、保存和處置的整個(gè)過(guò)程的信息；對(duì)背景信息著錄所得到的數(shù)據(jù)屬于元數(shù)據(jù)；元數(shù)據(jù)不僅僅是對(duì)背景信息的描述，而是針對(duì)整個(gè)電子文件進(jìn)行的描述；對(duì)文件進(jìn)行管理的元數(shù)據(jù)可用于確認(rèn)文件、人員和文件流轉(zhuǎn)的過(guò)程，以及創(chuàng)建、管理、維護(hù)和使用文件的系統(tǒng)，還有對(duì)文件進(jìn)行管理的政策，并使它們?nèi)谌胂鄳?yīng)的背景中。

三、背景信息與元數(shù)據(jù)的異同分析

背景信息與元數(shù)據(jù)，在很多情況下被作為同一個(gè)事物交叉混用，但是實(shí)際上二者并不相同。

（一）背景信息與元數(shù)據(jù)在含義上的異同

背景信息與元數(shù)據(jù)雖然是兩個(gè)不同屬的概念，但是在具體操作上有很多的部分是重疊交叉的。首先，元數(shù)據(jù)是描述文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息的相關(guān)數(shù)據(jù)，它面向的對(duì)象是整個(gè)電子文件而不僅僅是其中的背景信息。它可以是技術(shù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，也可以是行政數(shù)據(jù)，但這些數(shù)據(jù)都是在電子文件整個(gè)信息流程中記錄下來(lái)的，是反映電子文件各個(gè)方面信息的數(shù)據(jù)。所以不能將元數(shù)據(jù)只看作是對(duì)電子文件背景信息進(jìn)行管理、描述過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)。“描述文件背景信息過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)”只是元數(shù)據(jù)的一個(gè)“子集”。

其次，電子文件背景信息是一個(gè)很寬泛的概念，它并非都以有形的（或結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化的）元數(shù)據(jù)形式存在，還有其他多種形態(tài)的表示方式。對(duì)背景信息的描述不一定非要通過(guò)“著錄”這種形式，如隱性背景信息、文件本身帶有的“參見(jiàn)”、附注等顯性連接標(biāo)志，它們雖然也是對(duì)文件背景信息的描述，但卻不一定是結(jié)構(gòu)化的元數(shù)據(jù)。我們可以說(shuō)只有對(duì)背景信息進(jìn)行著錄或者由計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動(dòng)辨析、分解、提取和分析歸納過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)才屬于元數(shù)據(jù)，而不能說(shuō)任何關(guān)于背景信息的數(shù)據(jù)都是元數(shù)據(jù)。

（二）背景信息與元數(shù)據(jù)表現(xiàn)形態(tài)上的異同

背景信息是一種信息，而元數(shù)據(jù)是一種數(shù)據(jù)，二者在表現(xiàn)形態(tài)上存在巨大的差異。背景信息是構(gòu)成電子文件的重要組成部分，它的存在具有客觀真實(shí)性。但是元數(shù)據(jù)無(wú)論是由計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動(dòng)辨析、分解、提取和分析歸納，還是由人工著錄，都不是電子文件本身，它只能算是電子文件信息管理的痕跡。

（三）背景信息與元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)上的異同

背景信息作為一種信息的存在形式，沒(méi)有固定的結(jié)構(gòu)。在談?wù)摫尘靶畔⒌慕Y(jié)構(gòu)時(shí)，人們關(guān)注得更多的是它的組成范圍。而元數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，電子文件管理元數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)分為宏觀結(jié)構(gòu)和微觀結(jié)構(gòu)。所謂宏觀結(jié)構(gòu)，就是電子文件管理元數(shù)據(jù)頂層框架的架構(gòu)，而微觀結(jié)構(gòu)則是指電子文件管理元數(shù)據(jù)元素的構(gòu)成，針對(duì)不同領(lǐng)域制定的標(biāo)準(zhǔn)，元數(shù)據(jù)微觀結(jié)構(gòu)一般不同?？傊娮游募尘靶畔⑴c元數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)是不同的。也就是說(shuō)，部分背景信息沒(méi)有相應(yīng)的元數(shù)據(jù)元素與其對(duì)應(yīng)；而有些元數(shù)據(jù)元素也找不到與其對(duì)應(yīng)的背景信息，二者不是一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系。

（四）背景信息與元數(shù)據(jù)功能上的異同

在不同的研究領(lǐng)域，元數(shù)據(jù)的功能也不一樣。對(duì)于檔案管理領(lǐng)域，元數(shù)據(jù)除了具有上面所列的功能以外，還有自己特殊的價(jià)值功能。元數(shù)據(jù)為電子文件背景信息的管理、發(fā)現(xiàn)和獲取提供一種實(shí)際而簡(jiǎn)便的方法。雖然元數(shù)據(jù)無(wú)法涵蓋背景信息的各個(gè)方面和全部?jī)?nèi)容，但是通過(guò)元數(shù)據(jù)，我們能夠?qū)Ρ尘靶畔⑦M(jìn)行比較詳細(xì)、深入的了解，同時(shí)，電子文件的制作和管理者們也可以利用元數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)、歷史聯(lián)系維護(hù)。由此可見(jiàn)，在功能方面元數(shù)據(jù)與背景信息既有相同的部分，也存在明顯的區(qū)別，具體表現(xiàn)為：

首先，元數(shù)據(jù)在電子文件管理系統(tǒng)中的功能體現(xiàn)為構(gòu)建信息檢索機(jī)制。利用元數(shù)據(jù)可以為用戶提供方便快捷、多層次、多途徑的檢索體系，而這一點(diǎn)是背景信息所不能達(dá)到的，這是背景信息和元數(shù)據(jù)在功能上的重要區(qū)別之一。

其次，元數(shù)據(jù)在一定程度上維護(hù)信息的識(shí)別與讀取功能。元數(shù)據(jù)具有靜態(tài)映射功能，能夠系統(tǒng)地映射出電子文件的內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)信息，還能夠映射出電子文件的生成環(huán)境和行政管理環(huán)境。我們一旦獲取了電子文件所攜帶的元數(shù)據(jù)信息，就可以比較全面地記錄電子文件的形成和辦理過(guò)程。但是，元數(shù)據(jù)反映出的信息多是一種靜態(tài)的映射，并不是電子文件的原始狀況，在這種映射過(guò)程中，就可能出現(xiàn)信息的失真現(xiàn)象。與此不同的是，背景信息是一種客觀存在，可以如實(shí)地反映電子文件維持可讀性、可識(shí)別性的相關(guān)信息。

再次，元數(shù)據(jù)的描述功能也與背景信息不同。背景信息包含的內(nèi)容主要是文件生成和辦理過(guò)程中產(chǎn)生的人員和機(jī)構(gòu)信息，文件的形成目的和辦理結(jié)果，以及文件與相關(guān)文件之間的上下文關(guān)系，形成和維護(hù)電子文件的歷史環(huán)境等。然而，元數(shù)據(jù)的主要用途之一就是對(duì)資源進(jìn)行描述，它可以全面地反映出電子文件整個(gè)生命過(guò)程中文件自身的全貌。除了對(duì)背景信息進(jìn)行描述之外，元數(shù)據(jù)還可以對(duì)電子文件的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)信息進(jìn)行詳細(xì)、全面的描述，從而幫助用戶了解電子文件，實(shí)現(xiàn)信息共享。

最后，元數(shù)據(jù)可以在一定意義上幫助保障電子文件的真實(shí)性與憑證性，這與背景信息保證文件真實(shí)、有效的功能不同。元數(shù)據(jù)實(shí)際上就是在對(duì)電子文件進(jìn)行描述的過(guò)程中得到的數(shù)據(jù)信息，這些信息專門(mén)用于管理電子文件，以幫助保證電子文件的真實(shí)性、可靠性和憑證性。元數(shù)據(jù)是一種描述型的數(shù)據(jù)，其中由系統(tǒng)直接記錄的、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動(dòng)辨析、分解、提取和分析歸納的數(shù)據(jù)，可以有效地幫助保證電子文件的真實(shí)性和憑證性。但是，人工著錄和事后補(bǔ)錄的那部分元數(shù)據(jù)則與此不同，它們的產(chǎn)生本身就不符合檔案的形成規(guī)律，不是在事務(wù)活動(dòng)過(guò)程中直接形成的歷史記錄，它是否“真實(shí)、可靠”本身就有待討論。所以，真正可以保證電子文件真實(shí)性和憑證性的是背景信息，元數(shù)據(jù)只能在一定意義上幫助實(shí)現(xiàn)背景信息的這種功能而已。

綜上所述，電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)在功能上是不相同的，元數(shù)據(jù)可以在一定程度上幫助背景信息實(shí)現(xiàn)其價(jià)值功能，背景信息也不是元數(shù)據(jù)的全部作用對(duì)象。二者的側(cè)重點(diǎn)也有所不同，元數(shù)據(jù)以信息的共享和檢索利用為首要功能，而背景信息則以保證電子文件的真實(shí)性、可靠性和完整性為根本目的。

四、結(jié)論

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，以往在紙質(zhì)文件中被忽略的“背景信息”，到了電子文件管理系統(tǒng)中，在電子文件真實(shí)性、完整性和可靠性的保障體系中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。對(duì)于一個(gè)完善的電子文件管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，文件保存系統(tǒng)不但要保存文件本身的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)信息，同時(shí)還應(yīng)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)形成與捕獲的文件的背景信息、元數(shù)據(jù)進(jìn)行識(shí)別保存。如果元數(shù)據(jù)與背景信息不能被有效地檢索與利用，這樣形成的文件就毫無(wú)意義，這也就意味著文件保存系統(tǒng)設(shè)計(jì)的失敗，甚至是整個(gè)文件管理系統(tǒng)的失敗。元數(shù)據(jù)作為電子文件管理的重要手段，與背景信息既緊密聯(lián)系又相互區(qū)別。只有準(zhǔn)確把握二者之間的異同，明確它們?cè)诮Y(jié)構(gòu)、形態(tài)和功能上的差異，才能實(shí)現(xiàn)電子文件的有效管理，提高檔案工作效率和數(shù)字檔案管理質(zhì)量，使電子文件無(wú)可爭(zhēng)議地成為人類社會(huì)記錄、傳遞和留存信息的載體與工具。

[1]NASA. Directory Interchange Format Manual. Version10. NSSDC/WDC-A-R&S88-19,1988.

[2]全面透視電子政務(wù)發(fā)展的第三階段.[2006-10-27]http://h50237.www5.hp.com/iPortal/Template/Publication/Common/OneColumnWithoutLogo.aspx?PublicationID=2615acd6-724f-4970-aa63-3265a1fde890.

[3]ISO15489.metadata:“data describing context, content and structure of records and their management through time”.

G270.7；G275.7

A

1005-9652（2016）05-0042-05

本文系國(guó)家社科基金項(xiàng)目“我國(guó)與歐美政府信息公開(kāi)中信息安全審查機(jī)制及保障制度比較研究”（11BTQ030）研究成果之一。

（責(zé)任編輯：虞志堅(jiān)）

郭鵬（1983-），女，漢，河北人，北京大學(xué)信息管理系博士生，北京大學(xué)檔案館，研究方向：信息政策與信息法，導(dǎo)師周慶山教授。

周慶山（1965-），男，北京大學(xué)信息管理系，教授，博士生導(dǎo)師，研究方向：信息政策與信息法、數(shù)字媒體。