文?楊敏

怎樣做好貧困學(xué)生資助檔案的歸檔管理

文?楊敏

學(xué)生資助是國家“改善民生”的重要政策之一。在國家政策的監(jiān)督下，已經(jīng)有大批的貧困學(xué)生得到了資助，得以讓他們能順利地完成學(xué)業(yè)。在開展學(xué)生資助管理工作的過程中，形成了大量檔案材料，成為開展學(xué)生資助工作最直接的記錄和憑證。因此建立和完善貧困生資助檔案有利于我們?nèi)嬲莆赵谛Ｘ毨膶W(xué)習(xí)、 生活狀況和實際需要，客觀分析貧困學(xué)生的個性特點及解決貧困學(xué)生學(xué)習(xí)和生活問題，做到了“因人施助”，讓廣大貧困學(xué)生上的起學(xué)，讀得起書，所以管好和用好貧困學(xué)生資助檔案作用十分重要。

一、貧困學(xué)生資助檔案的特點

1.貧困學(xué)生資助檔案的關(guān)聯(lián)性強(qiáng)。由于貧困學(xué)生資助檔案涉及到每個資助人的切身利益，關(guān)系到資助經(jīng)費(fèi)的公平、公正的發(fā)放，關(guān)乎到能否資助到每一位貧困學(xué)生，因此資助工作本身有一套嚴(yán)格的申請，審批和發(fā)放程序，形成了資助檔案的環(huán)環(huán)相扣，關(guān)聯(lián)性極強(qiáng)。

2.貧困學(xué)生資助檔案的廣泛性強(qiáng)。貧困學(xué)生資助工作涉及到班主任、財務(wù)部門、學(xué)生管理部門、資助管理部門等多個部門，所以貧困學(xué)生資助檔案的來源廣泛而分散。

3.貧困學(xué)生資助檔案信息化程度高。自2007年起，國家教育部就投入了大量經(jīng)費(fèi)，建立了“全國學(xué)生資助管理中心網(wǎng)”和“全國中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生信息管理系統(tǒng)”多個信息管理系統(tǒng)。信息系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量電子文件。所以，貧困學(xué)生檔案管理如何利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)登記、實時更改等功能于一體的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)文本檔案與電子檔案的同步發(fā)展，這給貧困學(xué)生資助檔案的歸檔和管理帶來新的挑戰(zhàn)。

二、目前貧困學(xué)生資助檔案存在的問題

1.資助檔案無章可循。國家尚未出臺學(xué)生資助管理檔案標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范，以至于各地在收集、整理檔案時無章可循。

2.資助檔案管理分散。貧困學(xué)生的資助工作由區(qū)資助管理中心組織實施，產(chǎn)生的資助檔案分別保管在不同的單位，使得同一轄區(qū)內(nèi)的貧困學(xué)生資助檔案管理分散。

3.資助檔案整理不規(guī)范。貧困學(xué)生資助工作政策性強(qiáng)，程序嚴(yán)格，檔案既要反映資助政策，更要反映資助程序和資助結(jié)果，這就要求貧困學(xué)生資助檔案要齊全完整，規(guī)范有序，保管安全。

三、如何加強(qiáng)貧困學(xué)生資助檔案歸檔管理工作

1.加強(qiáng)制度管理。一是建立嚴(yán)格的學(xué)生資助檔案集中統(tǒng)一管理制度，并通過整合資助工作做到集中管理。將貧困學(xué)生資助檔案整合到區(qū)資助管理中心，所形成的資助檔案統(tǒng)一由資助管理中心收集、整理、歸檔。二是盡快出臺標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范資助檔案，讓各學(xué)校整理檔案時有章可循。明確管理部門，部門職責(zé)落實到人，有專人管理加強(qiáng)監(jiān)督。三是凡助學(xué)金、減免學(xué)費(fèi)等各類資助材料，必須有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽字，以保證歸檔材料的完整性，在資助過程中形成的電子文件材料應(yīng)當(dāng)還原成紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔，并加蓋單位公章存檔。

2.明確貧困學(xué)生資助檔案材料的真實性，減少困難認(rèn)定難度。在認(rèn)定過程中需要民政部門積極配合，對家庭收入情況進(jìn)行嚴(yán)格的核實。盡可能的保證學(xué)生困難證明材料的真實和有效，并嚴(yán)格通過電話、實地走訪等方式進(jìn)行核實，如果發(fā)現(xiàn)證明材料有偽造的成分應(yīng)該駁回處理。因為這些失真的證明材料進(jìn)入到資助檔案中，將影響到資助金發(fā)放的公平性和公正性，使得很多真正貧困的學(xué)生無法獲得應(yīng)有的資金資助，也會給資助工作帶來嚴(yán)重的負(fù)面影響。

3.及時整理和分析貧困學(xué)生資助檔案信息資料。在貧困學(xué)生檔案管理過程中，要及時對檔案信息進(jìn)行分類管理，比如家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案系統(tǒng)保存了大量的學(xué)生家庭信息證明材料，在管理過程中要對這些證明材料進(jìn)行認(rèn)真分類，區(qū)別管理。

4.制定歸檔范圍和明確歸檔時間。學(xué)生資助檔案的歸檔范圍，應(yīng)包括行政檔案、資助業(yè)務(wù)檔案等。行政檔案材料包括上級資助機(jī)構(gòu)成立文件材料，本單位資助工作需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)文件材料和重要問題批示及學(xué)校資助管理制度、資助工作計劃、總結(jié)等。資助業(yè)務(wù)材料應(yīng)包括學(xué)生資助申請表、證明材料、學(xué)生減免學(xué)費(fèi)資助名單、專項資金撥付文件、專項資金發(fā)放憑證、資金測算和落實情況等都在歸檔范圍之內(nèi)。各校和資助管理中心每學(xué)年末收集、整理學(xué)生資助檔案以備長期存查。嚴(yán)格認(rèn)真地做好各類救助對象資料的收集、整理和歸檔，做到資料齊備、標(biāo)準(zhǔn)一致，

5.規(guī)范整理方法，加強(qiáng)資助工作針對性和實效性。每學(xué)年的受助學(xué)生成千上萬，且資助標(biāo)準(zhǔn)一致。為方便檔案管理和減少整理工作量，應(yīng)將貧困學(xué)生資助管理檔案，以每學(xué)年一個班為單位裝訂成1冊或幾冊分別按“件”整理。材料整理處理上，通過多方位學(xué)習(xí)和實踐，我們對學(xué)生的材料及時按類別、時間、工作流程等進(jìn)行分冊裝訂、打包存放，確保材料能保存完整查閱方便快捷。

6.規(guī)范檔案盒的標(biāo)準(zhǔn)、改善保管條件。資助檔案最好去當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門購買蓋有檔案局監(jiān)制章的正規(guī)檔案盒，或者經(jīng)檔案管理部門授權(quán)后再自行訂做專用檔案盒。配備足夠的檔案庫房和必需的設(shè)施設(shè)備加強(qiáng)對資助檔案的保管保護(hù)，最大限度地延長檔案的壽命。

7.利用現(xiàn)代化檔案管理手段對其管理，并加大電子文件的歸檔管理力度。使用資助專用軟件錄入檔案條目，有條件的可進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描，提高資助檔案的現(xiàn)代化管理水平。

8.應(yīng)遵循保障性原則，提高資助管理人員素質(zhì)。貧困學(xué)生資助工作者要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)；要經(jīng)常參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷擴(kuò)展自己的知識，努力提高自身的專業(yè)水平，更好的勝任資助檔案管理工作。使貧困學(xué)生檔案做到系統(tǒng)規(guī)范，為開展學(xué)生資助工作提供保證，便于管理者根據(jù)貧困學(xué)生檔案，對學(xué)生家庭情況做全面的了解和掌握，有針對性地管理好用好學(xué)生資助資金，使有限資金真正用到需要獲助的學(xué)生身上。學(xué)校要建立嚴(yán)格的資助檔案管理制度，明確管理人員，加強(qiáng)監(jiān)督。

貧困學(xué)生資助工作成為社會的焦點，貧困學(xué)生檔案管理也同樣受到學(xué)校重視。為提高貧困學(xué)生檔案工作效率，合理地分配資源，解決貧困學(xué)生檔案歸檔的難點。應(yīng)該把收集貧困學(xué)生原始檔案，建立貧困學(xué)生數(shù)據(jù)庫，運(yùn)用信息管理的方法，采用分門別類的方式，配置先進(jìn)辦公用品，配備檔案專業(yè)人員，保護(hù)貧困學(xué)生隱私等方面有機(jī)地結(jié)合起來，才能做好貧困學(xué)生檔案歸檔工作，適應(yīng)高速發(fā)展的時代需要，滿足廣大師生的需要使其得到社會的尊重和認(rèn)可，這也關(guān)系到國家，社會和諧與安定的大事。

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張詠梅：家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案工作現(xiàn)狀分析與對策2012.07

曾建榮：論學(xué)生資助項目檔案管理的現(xiàn)狀與策略2011.23

李建平: 淺談高校貧困生檔案的建立和管理2015.6

（作者單位：濟(jì)南第八職業(yè)中等專業(yè)學(xué)校）