文?王瑞 吳長靜

新版《歸檔文件整理規(guī)則》給國有企業(yè)文書檔案管理帶來的變化

文?王瑞 吳長靜

2015年10月25日，國家檔案局發(fā)布了新修訂的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22- 2015），代替《歸檔文件整理規(guī)則》（D A / T22-2000），并于2016年6月1日起施行。新《規(guī)則》的適用范圍由紙質(zhì)文件材料擴(kuò)展為紙質(zhì)和電子文件材料，調(diào)整了歸檔文件分類方法，增加了歸檔文件的組件和紙質(zhì)文件修整、裝訂、編頁、排架要求，增加了歸檔文件檔號結(jié)構(gòu)和編制要求，將室編件號和館編件號統(tǒng)一為件號，并在附錄中增加了歸檔章示例和直角裝訂方法等內(nèi)容。新《規(guī)則》的推行適應(yīng)了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展需要，對企業(yè)尤其是國有企業(yè)整理歸檔文件的指導(dǎo)作用更具針對性。

一、新《規(guī)則》的優(yōu)點(diǎn)和特色

（一）適應(yīng)信息化建設(shè)要求，將電子文件管理納入新《規(guī)則》的適用范圍

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子文件逐漸成為國有企業(yè)檔案的重要組成部分。新《規(guī)則》明確提出了對歸檔電子文件的組件、分類、排列、編號、編目要求，整理方式與紙質(zhì)文件保持一致，實(shí)現(xiàn)了“雙套制”保存的統(tǒng)一性。同時(shí)新《規(guī)則》提出歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等整理要求，參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB11894）《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T48）《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T38）等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，給國有企業(yè)電子文件歸檔管理指明了統(tǒng)一、明確的要求。

（二）支撐前端控制理念，文件的整理要求前置至文件形成環(huán)節(jié)

新《規(guī)則》對歸檔文件的分類方法做了詳盡的說明，一般采用年度-機(jī)構(gòu)（問題）-保管期限、年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行三級分類，尤其對按機(jī)構(gòu)（問題）分類做了明確說明，“機(jī)構(gòu)分類法與問題分類法應(yīng)選擇其一適用，不能同時(shí)采用?！苯Y(jié)合多數(shù)大中型國有企業(yè)采用部門整理的方式整理歸檔文件的實(shí)際情況，新《規(guī)則》提出的分類方法適應(yīng)部門整理的需要，使文件的形成（承辦）部門能夠明確按照《規(guī)則》對文件整理的要求整理歸檔文件，為檔案管理的前端控制提供了支撐。

（三）明確細(xì)化質(zhì)量要求，對文件的修整、裝訂等操作有了明確具體的要求

新《規(guī)則》提出在歸檔文件裝訂前應(yīng)對不符合要求的文件材料進(jìn)行修整，并明確要求對于破損文件，應(yīng)按照《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》（DA/T25-2000）的要求予以修復(fù)。對于歸檔文件的裝訂，舊版《規(guī)則》未提出明確的裝訂方法，而新《規(guī)則》要求裝訂材料與保管期限要求相匹配，對于永久保管的歸檔文件，采用線裝法，對于定期保管的歸檔文件，根據(jù)是否需要向綜合檔案館移交的情況，選擇線裝法或者使用不銹鋼夾或封套。這樣企業(yè)在進(jìn)行歸檔文件整理時(shí)，可以選擇既符合標(biāo)準(zhǔn)要求，又滿足實(shí)際需要的裝訂方式。

二、新《規(guī)則》給企業(yè)文書檔案管理帶來的變化

（一）組件（件的組織）

新《規(guī)則》豐富了“件”的構(gòu)成，基本涵蓋了歸檔文件的種類。與老《規(guī)則》相比，有下列三種情形：

1.新增情形。正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；簡報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件；有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。

2.重新規(guī)定的情形。來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。

3.略有變動(dòng)的情形。文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿） 為一件；報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）。

在國有企業(yè)文件材料中，規(guī)章制度、工作簡報(bào)、會(huì)議記錄等文件是常見的歸檔文件形式，而對于國有企業(yè)收發(fā)的各類文件材料，均有統(tǒng)一的文件處理單或發(fā)文稿紙，新《規(guī)則》增加了這類文件材料的組件排列方式，檔案人員在整理文件時(shí)，尤其是在文件材料形成時(shí)按照組件要求形成文件，使文件材料在形成時(shí)就能夠滿足歸檔文件的質(zhì)量要求，將文件材料的整理工作前置，節(jié)省大量工作時(shí)間。

（二）文件分類方法

國有企業(yè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)基本穩(wěn)定，內(nèi)設(shè)部門職責(zé)分工明確，其活動(dòng)內(nèi)容準(zhǔn)確地反映了企業(yè)的業(yè)務(wù)職能。同時(shí)隨著業(yè)務(wù)擴(kuò)展，新興文件種類越來越多，問題分類法逐漸不能滿足文件整理的需要，所以多數(shù)國有企業(yè)采用部門整理方式，按照“誰形成、誰整理”的原則，明確歸檔責(zé)任。新《規(guī)則》指出，“采用機(jī)構(gòu)分類的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對歸檔文件進(jìn)行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門”，該要求與文書檔案部門整理方式的要求相一致，使國有企業(yè)開展文書檔案整理實(shí)現(xiàn)了有據(jù)可依。

（三）檔號編制內(nèi)容

檔號是以字符形式賦予檔案的一組代碼，用以固定和反映檔案排列順序，是在全宗中的位置標(biāo)識(shí)符號。在國有企業(yè)實(shí)際的檔案管理中，一方面為實(shí)現(xiàn)不同門類檔案整理方式的統(tǒng)一性，另一方面在已使用的檔案管理軟件中進(jìn)行文書檔案整理時(shí)，已使用檔號作為文件的身份標(biāo)識(shí)，以方便定位和查詢。由于在舊版《規(guī)則》中沒有涉及檔號內(nèi)容，各企業(yè)根據(jù)各自工作實(shí)際自行設(shè)置檔號規(guī)則，造成檔號編制的混亂。新《規(guī)則》增加了檔號編制原則、檔號結(jié)構(gòu)和檔號編制方法等檔號內(nèi)容，是落實(shí)深化檢索的一項(xiàng)重要措施，更方便了對文件的定位和查找，使企業(yè)編制檔號能夠按照統(tǒng)一格式進(jìn)行，遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)中性、簡單性的原則。

編制檔號也是對不同門類檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理的前提。根據(jù)新《規(guī)則》，檔號的機(jī)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號，上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。對于采用機(jī)構(gòu)分類法的企業(yè)，對于各職能部門已設(shè)置部門代碼，文書檔案檔號的結(jié)構(gòu)可設(shè)置為：全宗號-WS·2015-Y-01-0001。全宗號為檔案館給立檔單位編制的代號，WS·2015為2015年度的文書檔案，Y表示保管期限為永久，01為企業(yè)設(shè)置的辦公室的部門代碼，0001為單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，即件號。檔號中“檔案門類代碼”項(xiàng)的使用，使新《規(guī)則》不僅適用于文書檔案，也可適用于其他門類的檔案，保證了所有檔案檔號的唯一性，實(shí)現(xiàn)了不同門類檔案的統(tǒng)一管理，便于接收、利用、統(tǒng)計(jì)、檢索等工作。

（四）文件裝訂方法

舊版《規(guī)則》中對文件的裝訂要求比較模糊，僅要求裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，對裝訂材料、方式未做具體的規(guī)定。目前，企業(yè)中常見的文書檔案裝訂方式有線裝法、粘貼法、不銹鋼釘裝訂法等三種。線裝法一般是指“三孔一線”裝訂方式，操作繁瑣，，面對企業(yè)日益增多的歸檔文件，線裝法顯得過于落后，但從保護(hù)檔案的角度來講，線裝法依然是目前最好的裝訂方法。粘貼法成本低，適用于紙張較少的歸檔文件裝訂，但存在可逆性差，復(fù)印及掃描時(shí)拆除不便的缺點(diǎn)。不銹鋼釘裝訂法相對簡單，但對材質(zhì)要求較高，必須采用優(yōu)質(zhì)的不銹鋼釘，存在的缺陷是不能直接使用微波消毒，微波消毒前需拆除不銹鋼釘以防引起火災(zāi)。新《規(guī)則》要求裝訂材料與保管期限要求相匹配，對于永久保管的歸檔文件，采用線裝法，對于定期保管的歸檔文件，根據(jù)是否需要向綜合檔案館移交的情況，選擇線裝法或者使用不銹鋼夾或封套。這樣企業(yè)在進(jìn)行歸檔文件整理時(shí)，只需要對永久保管的歸檔文件采用線裝法，而對于不需向綜合檔案館移交的定期保管的檔案，則可以采用不銹鋼釘裝訂法，可節(jié)省大量操作時(shí)間。

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（作者單位：國網(wǎng)山東省電力公司檔案館）