吳旦　周佳

摘 要：運(yùn)用“條形碼”這種新科技技術(shù)對(duì)設(shè)計(jì)院的檔案進(jìn)行編號(hào)管理乃是一種最新的發(fā)展趨勢(shì)。但是，逐年來(lái)隨著辦公智能自動(dòng)化系統(tǒng)的全面實(shí)用，運(yùn)用“條形碼”進(jìn)行檔案實(shí)體的檔號(hào)編制，又遇到了許多新的技術(shù)方面的困難問(wèn)題。本文根據(jù)當(dāng)前條形碼技術(shù)在檔案管理中的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，希望能為條形碼技術(shù)在檔案實(shí)體管理中水平的提升提供有效的保障。

關(guān)鍵詞：條形碼；檔案；檔號(hào)；新技術(shù)；Excel

以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)為首的科技信息技術(shù)為檔案管理工作帶來(lái)了非常重要的影響，并且在很大程度上將傳統(tǒng)的檔案信息處理模式、儲(chǔ)存模式以及服務(wù)模式進(jìn)行了有效的革新，促使檔案管理工作的管理效率與管理質(zhì)量得到了非常顯著的提高。而“條形碼”技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，更是進(jìn)一步的推動(dòng)了我國(guó)檔案管理技術(shù)現(xiàn)代信息化的可持續(xù)發(fā)展。故此，研究分析“條形碼”技術(shù)在檔案管理工作中的開(kāi)展與應(yīng)用，具有至關(guān)重要的實(shí)際意義。

一、條形碼對(duì)于檔案實(shí)體管理工作起到的影響分析

就目前的實(shí)際現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)，條形碼對(duì)于檔案管理工作所起到的作用一般有：可以使從前繁瑣的檔案歸檔過(guò)程簡(jiǎn)化，從而有效的節(jié)約了許多不需要浪費(fèi)的人力以及時(shí)間。伴隨著將“件”作為報(bào)關(guān)單位在檔案的管理部門(mén)中所推行的條件，條形碼技術(shù)的合理應(yīng)用將會(huì)促使檔案管理部門(mén)的工作開(kāi)展得更為順利，其工作效率也會(huì)得到有效提高?？偟膩?lái)說(shuō)，檔號(hào)的制作方式一般分為以下三種類(lèi)型：第一種類(lèi)型，刻制一個(gè)“檔號(hào)印章”（其印章的具體式樣如表一所示）進(jìn)行文檔代號(hào)填寫(xiě)。第二種類(lèi)型，在印章的空白處事先便已經(jīng)設(shè)定好了數(shù)字或者英文字符，如果需要什么類(lèi)型或者日期的文檔，只需要手工將這種數(shù)字調(diào)好，再蓋印在文件上面就可以了。第三種類(lèi)型，制Excel表格，填寫(xiě)→打印→裁制成小條，再使用膠水將其黏貼在相對(duì)應(yīng)的文件檔案上面。當(dāng)然，這三種檔號(hào)制作的方法都存在著一定程度上的缺陷，然而條形碼技術(shù)的出現(xiàn)則完全解決了這些弊端。

在條形碼的檔案綜合管理系統(tǒng)當(dāng)中，一般較常使用的是“泰坦檔案綜合管理系統(tǒng)”，下文便根據(jù)這種系統(tǒng)進(jìn)行分析。

當(dāng)打開(kāi)泰坦檔案的綜合管理系統(tǒng)時(shí)，菜單欄里便可以找到“卷內(nèi)文件管理”這樣一個(gè)項(xiàng)目欄，點(diǎn)擊進(jìn)入，并且選擇“文件檔案類(lèi)型”這一選項(xiàng)，按照需求輸入相應(yīng)的條目，最終選擇Excel表格的格式，點(diǎn)擊確定，并選擇輸出，便會(huì)將需要的內(nèi)容自動(dòng)生成一個(gè)Excel的表格。最后，將表格當(dāng)中的檔號(hào)數(shù)字字段與條形碼的打印機(jī)進(jìn)行連接，便可以非常快速的將文件檔案的檔號(hào)進(jìn)行分批打印。檔案工作人員只需要將所需填寫(xiě)的數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入即可，這樣的形式既節(jié)省了人力，又節(jié)省了時(shí)間，而且可以保證準(zhǔn)確率，對(duì)于檔案管理的未來(lái)發(fā)展而言，起到了很好的促進(jìn)作用。除此之外，條形碼技術(shù)也會(huì)使文件檔案更具整潔美觀的效果。傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)中，通常檔號(hào)會(huì)出現(xiàn)墨跡不清、隨意涂改或者裁剪不齊等問(wèn)題，這些問(wèn)題在很大程度上影響了文件檔案的美觀。然而當(dāng)條形碼技術(shù)出現(xiàn)以后，由于它是直接使用電腦進(jìn)行打印的，并且所打印的紙張規(guī)格完全統(tǒng)一，使得檔案更加具有美觀整潔性。

二、條形碼技術(shù)在經(jīng)過(guò)設(shè)備進(jìn)行輔助后能夠起到的作用分析

（一）條形碼技術(shù)完全滿足了新時(shí)代下檔案管理工作的實(shí)際需要

第一，在當(dāng)前新形勢(shì)之下，應(yīng)當(dāng)用科學(xué)合理的發(fā)展觀作為指導(dǎo)依據(jù)，建設(shè)起優(yōu)質(zhì)服務(wù)式的檔案管理制度乃是部門(mén)所工作的核心宗旨，這也是促使條形碼技術(shù)可以引入設(shè)計(jì)院檔案管理領(lǐng)域范圍的重點(diǎn)原因之一；第二，所需要?dú)w檔的文件檔案以逐年遞增的趨勢(shì)一直大幅度增加著，這便對(duì)于檔案的合理利用率提出了更深、更高的要求，而當(dāng)前條形碼的技術(shù)生產(chǎn)以及技術(shù)發(fā)展也是在此要求之下所產(chǎn)生的必然結(jié)果。除此之外，條形碼技術(shù)的應(yīng)用實(shí)施也是檔案實(shí)地管理基礎(chǔ)其業(yè)務(wù)發(fā)展的需求所在。

（二）將文件檔案的實(shí)體出入庫(kù)管理更為規(guī)范化，為文件檔案的安全提供最大保障

在將條形碼技術(shù)應(yīng)用實(shí)施到檔案管理工作中以前，檔案的入庫(kù)出庫(kù)都必須完全由工作人員進(jìn)行手工操作，這便對(duì)工作人員的綜合素質(zhì)要求非常高。縱然如此，也無(wú)法真正保證萬(wàn)無(wú)一失。而現(xiàn)今使用條形碼技術(shù)進(jìn)行檔案管理，設(shè)計(jì)院的檔案管理人員無(wú)論是在調(diào)出檔案還是在歸還檔案的時(shí)候，只要通過(guò)掃描檔案文件上的條形碼，便可以準(zhǔn)確無(wú)誤的錄入這些信息，而且不會(huì)出現(xiàn)人工疏漏的情況。除此之外，通過(guò)專門(mén)的條形碼系統(tǒng)軟件，還可以對(duì)超過(guò)時(shí)限未予歸還的檔案進(jìn)行及時(shí)的提醒，這便很好地避免了檔案外借而不予歸還的損失，在極大的程度上確保了檔案管理的安全性。

（三）條形碼技術(shù)有利于提高工作人員的自身效率，且節(jié)省人力資源

這一點(diǎn)作用則主要表現(xiàn)在節(jié)省了文件檔案調(diào)出與歸還的登記時(shí)間上面。在傳統(tǒng)的檔案管理模式當(dāng)中，其文件檔案的接觸與歸還全部是依靠工作人員手工進(jìn)錄入等級(jí)，這樣做不僅僅非常浪費(fèi)工作人員的時(shí)間，并且還需要工作人員在時(shí)刻警惕、保持細(xì)心，半點(diǎn)疏漏都出不得。所以，條形碼技術(shù)便搭建起了一個(gè)非常良好的系統(tǒng)平臺(tái)，如果輔助電子磁卡系統(tǒng)共同使用，便可以使檔案的調(diào)出與歸還變成一件非常準(zhǔn)確、快速的事情，而且會(huì)大大減少工作人員在檔案登記時(shí)所消耗的時(shí)間。

（四）條形碼技術(shù)有利于提高檔案管理部門(mén)的服務(wù)形象

文件檔案的重要作用便在于方便、快捷的利用形式，這也是檔案管理部門(mén)歷久常新的一項(xiàng)課題，并且是各行各界對(duì)于檔案管理部門(mén)所提出的永恒要求。條形碼技術(shù)的日漸使用，在很大程度上方便了檔案管理的利用率，并且也將在很大程度上提高設(shè)計(jì)院檔案管理部門(mén)的服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)能力，也非常有助于提高檔案管理部門(mén)的服務(wù)形象。

（五）條形碼技術(shù)為檔案管理提供了更為良好的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)

檔案管理實(shí)行電子化、科學(xué)化的管理模式還處于早期的起步階段，很多內(nèi)容還需要完善。但是，隨著社會(huì)的發(fā)展，實(shí)行條形碼技術(shù)已經(jīng)成為了一種必然的發(fā)展趨勢(shì)，而條形碼技術(shù)則有效的實(shí)現(xiàn)了實(shí)體檔案文件與計(jì)算機(jī)之間的有效連接，這位促進(jìn)我國(guó)檔案實(shí)體管理水平的科學(xué)化、信息化發(fā)展提供了一條非常重要的新途徑。

三、結(jié) 語(yǔ)：

綜上所述，雖然條形碼技術(shù)還處在早期的起步階段，但是自從該技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理的工作領(lǐng)域以來(lái)，已起到了不可估量的重要作用。

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