譚莉樺 戈文萍

（重慶市計量質(zhì)量檢測研究院 重慶 萬州 404100）

關(guān)于企業(yè)機打發(fā)票日常管理的若干思考

譚莉樺 戈文萍

（重慶市計量質(zhì)量檢測研究院 重慶 萬州 404100）

隨著社會的快速發(fā)展，機打發(fā)票在企業(yè)的發(fā)展和管理中也起到了越來越重要的作用。它不但在企業(yè)的日常管理中占據(jù)了主導(dǎo)地位，而且也便于國家稅務(wù)部門的檢查，對企業(yè)和國家稅務(wù)的發(fā)展都十分重要。因此在企業(yè)的日常管理過程中一定要對機打發(fā)票進行合理的管理。

企業(yè)；機打發(fā)票；日常管理

在商品和勞務(wù)的交易過程中，發(fā)票是一種十分重要的憑證，它不僅可以起到載體的作用，而且還可以幫助國家的財務(wù)監(jiān)管部門對稅源進行合理的控制，對一些賬務(wù)的重要源頭進行進一步的審查[1]。不管企業(yè)的規(guī)模怎樣，或大或小，只要是每天都有經(jīng)營，就會和發(fā)票打交道。因此我們可以發(fā)現(xiàn)發(fā)票在企業(yè)的經(jīng)營過程中是一個不可缺少的原始憑證。當(dāng)前隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，機打發(fā)票逐漸代替了傳統(tǒng)的手寫發(fā)票占據(jù)主導(dǎo)位置。通過使用機打發(fā)票，不但可以為客戶帶來方便，而且也給企業(yè)的機打發(fā)票管理提出了更高的要求。

一、企業(yè)領(lǐng)用機打發(fā)票管理

在企業(yè)機打發(fā)票的領(lǐng)用過程中需要從以下幾個方面出發(fā)：首先，在企業(yè)的相關(guān)部門購入了機打發(fā)票之后，應(yīng)該對紙質(zhì)實物進行入庫保存，然后再使用電腦開票系統(tǒng)登記入庫；其次在領(lǐng)用的時候需要在《發(fā)票領(lǐng)用簿》上簽字，分管人員需要到總管理人員那里領(lǐng)取發(fā)票；再次，分管理人員要按照步驟分次分量把發(fā)票分發(fā)給窗口的收費人員，沒有經(jīng)過授權(quán)的發(fā)票是不可以使用的。這可以有效的避免了收入和發(fā)票的外流；最后，相關(guān)人員在領(lǐng)發(fā)票的時候要看清編號是否是連續(xù)的，三聯(lián)是否完好無損，一定需要設(shè)置專門的人來對發(fā)票進行使用管理，避免混亂現(xiàn)象發(fā)生。

二、企業(yè)使用機打發(fā)票管理

企業(yè)在具體使用機打發(fā)票的過程中需要遵循以下幾點：第一，開第一張發(fā)票時需要輸入紙質(zhì)票面的發(fā)票編號和發(fā)票代碼，以后各張在使用時就不用再輸入編碼了。第二，開發(fā)票前要仔細核對紙質(zhì)發(fā)票和電腦開票系統(tǒng)中的編號是否一致，如果一致才可以開寫發(fā)票；第三，機打發(fā)票需要在開票的系統(tǒng)中進行機打和填寫；第四，不得超出機打發(fā)票的限額，否則發(fā)票是無效的；第五，發(fā)票的名稱必須要填寫公司的全稱，不得寫成單位簡稱或者填寫的詞匯比較多；第六，發(fā)票所有的填開項目都需要填寫；第七，在信息填寫完畢之后要仔細的和用戶進行核對，如果沒有錯誤就可以核對收到的金額和發(fā)票的金額，然后把發(fā)票聯(lián)給用戶。記賬聯(lián)則按照收費的順序貼在原始憑證粘貼紙上；第八，如果發(fā)票出現(xiàn)了串行、破損時，不得進行涂改，按照作廢來處理；第九，作廢的發(fā)票不得任意的進行處理，要在電腦的開票系統(tǒng)山標(biāo)注出來，然后再在紙質(zhì)的發(fā)票上加蓋相應(yīng)的章，和正常的存根聯(lián)一起交給財務(wù)。紙質(zhì)發(fā)票作廢和電腦開票系統(tǒng)作廢需要同時進行，避免收入統(tǒng)計的錯亂。

三、返還打印發(fā)票的管理

一般返還打印發(fā)票有兩種形式，一種是返還沒有使用過的空白發(fā)票；另一種是返還已經(jīng)使用過的發(fā)票存根聯(lián)。

第一，返還已經(jīng)使用過的發(fā)票存根聯(lián)時，要按照每一百組裝成一本，每一本都需要有封皮。封皮包含：發(fā)票打印日期、發(fā)票的起止編號、有效使用數(shù)量、作廢使用數(shù)量、發(fā)票的使用、檢驗和復(fù)核人以及返還的日子。使用過的發(fā)票不可以留有空白項。這些發(fā)票存根聯(lián)經(jīng)過相關(guān)人員的簽字和蓋章之后再交給發(fā)票的管理人。管理人員需要對封皮上所寫的信息進行進一步的合適，確定無誤之后再簽字，而且還需要在發(fā)票領(lǐng)用簿上填寫相關(guān)信息。對于返回來的發(fā)票存根聯(lián)可以按照領(lǐng)用時候的順序進行排列，一捆可以包含十本。進行集中存放，便于以后的稅務(wù)檢查。

第二，返還沒有使用的發(fā)票時，管理人員需要對賬務(wù)進行認真的合適，對返還的紙質(zhì)實物發(fā)票數(shù)量和電腦發(fā)票系統(tǒng)中沒有使用的發(fā)票信息進行合適，在核對無誤之后，可以在電腦的開票系統(tǒng)中執(zhí)行返還操作，登記了之后對紙質(zhì)的發(fā)票進行回收。對于沒有使用的返還發(fā)票要重新入庫，不然會出現(xiàn)授權(quán)不成功的現(xiàn)象。

四、企業(yè)機打發(fā)票的驗舊管理

我國所采用的是驗舊售新的發(fā)票管理制度，當(dāng)然機打發(fā)票也是包含在內(nèi)的[2]。所以企業(yè)在日常的機打發(fā)票管理過程中要積極的配合國家的稅務(wù)機關(guān)工作，按照月份或者季度來跟稅務(wù)的專管員聯(lián)系，對發(fā)票進行驗舊。這個過程可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)在機打發(fā)票管理過程中存在的問題，并及時糾正。在企業(yè)機打發(fā)票的日常管理活動中，發(fā)票的驗舊過程也是一個十分重要的環(huán)節(jié)，必須要更加重視。

五、企業(yè)機打發(fā)票在日常管理中所需遵循的原則

機打發(fā)票的使用和管理是一個復(fù)雜的過程，因此必須要嚴格的按照國家的相關(guān)制度和法律規(guī)范來執(zhí)行，具體需要遵循以下幾個原則：

1.機打發(fā)票不可以轉(zhuǎn)借和轉(zhuǎn)讓、虛開。企業(yè)在開具發(fā)票的時候不可以超過企業(yè)的經(jīng)營范圍；

2.發(fā)票不得損毀和丟失，更不可以擅自銷毀發(fā)票。如果發(fā)生丟失，必須要在當(dāng)前報告稅務(wù)局，或者在公眾媒體上發(fā)表發(fā)票作廢的聲明；

3.機打發(fā)票在開具的時候，開票企業(yè)和付款企業(yè)名稱必須要保持一致，要堅持據(jù)實開具的原則；

4.如果遇到特殊情況，比如先開發(fā)票后付款等，業(yè)務(wù)人員需要填寫相關(guān)的申請書，申請書中需要想起的寫明開票的原因、時間和日期以及經(jīng)辦人、批準(zhǔn)人等。在得到批準(zhǔn)之后業(yè)務(wù)人員可以找專門的人員開具發(fā)票。特殊情況下所開具的發(fā)票需要限期準(zhǔn)會款，否則按作廢處理；

5.如果遇到一些用戶通過采用各種優(yōu)惠條件來讓企業(yè)變通開具發(fā)票，實現(xiàn)其不良的目的，甚至有部分企業(yè)想要通過發(fā)票來逃稅，要求企業(yè)進行錯位開具發(fā)票。這些行為都是違法的，因此企業(yè)在具體開發(fā)票的過程中一定要堅決杜絕。

六、總結(jié)

計算機技術(shù)的發(fā)展為人們的生活帶來了便利，以其為基礎(chǔ)的機打發(fā)票代替了紙質(zhì)發(fā)票在當(dāng)今的企業(yè)經(jīng)營中占據(jù)了主導(dǎo)地位，對企業(yè)的發(fā)展和國家稅務(wù)的管理影響重大，因此我們必須要重視企業(yè)機打發(fā)票的日常管理工作，規(guī)范各方面機打發(fā)票的使用行為。

[1]楊翠平.淺談企業(yè)機打發(fā)票的日常管理[J].商場現(xiàn)代化，2013，31：152-153.

[2]胡航，陳輝，袁高峰.要加強通用機打發(fā)票的控管[J].稅收征納，2012，09：12-13.