常曉忠

摘 ?要：高校的檔案管理是高校發(fā)展的重要組成部分，對于高?？蒲泻徒逃陌l(fā)展具有重要意義，同時高校檔案管理也是衡量高校管理、科研水平的重要依據，是高校文化建設體系中的必不可少的環(huán)節(jié)。本文通過分析高校檔案管理工作的意義以及高校檔案管理工作中存在的問題，提出了如何在高校檔案管理模式中創(chuàng)新思路，適應當前高校發(fā)展和社會人才培養(yǎng)的需要。

關鍵詞：高校檔案;檔案管理;創(chuàng)新機制;管理模式

高校檔案管理工作作為衡量高校教育管理水平、科研管理水平的重要依據，同時對于高校的建設與發(fā)展具有重要意義。但是長期以來，高校檔案管理并沒有受到社會以及高校管理者的足夠重視，在高校檔案管理過程中，無論從社會還是到高校管理者以及教育體系的相關部門沒有真正認識到高校檔案對于高校建設和可持續(xù)發(fā)展的意義，因此高校檔案管理的發(fā)展速度和管理水平遠遠落后于高校的實際發(fā)展水平。高校檔案管理在實際應用和發(fā)展中存在管理意識薄弱、管理手段相對比較滯后、高校檔案的利用效率較低等諸多問題。

一、高校檔案管理的重要意義

關于普通高校檔案管理的重要性，可從國家明確規(guī)定的《普通高等學校檔案管理辦法》中看出端倪?！镀胀ǜ叩葘W校檔案管理辦法》明確規(guī)定高校應當將檔案管理工作作為高?；A管理工作，并應當將高校檔案管理工作納入高校管理整體體系之中[1]。高校檔案管理主要包括高校教學檔案資料、學生個人信息檔案資料以及科研檔案資料、黨政工檔案資料。這些檔案資料從某種程度上是高校教育、科研管理的縮影，對于高校的發(fā)展和規(guī)劃具有重要意義。

（一）高校檔案管理對于提升高校教學水平具有重要意義。教書、育人是高校存在的最根本目的，也是高校對于社會的最重要的價值所在。高校的教學檔案主要包括高校在教育過程中所積累形成的文字材料、圖文、影像視頻等用于教學的資料。這些教學資料往往是集高校所有教師的知識、文化和教育方法等之大成，是高校教學過程中教師與學生們勞動成果、學習成果的積累，這些資料基本能夠反映教育的發(fā)展的歷史變遷和當時的思想動態(tài)以及最先進的教學理念、教學思想等。高校教學檔案資料對于今后的教學不僅僅是可供研究的寶貴資料，更是可供其它教師、學生在教學過程中可以借鑒的寶貴資料。同時高校教研部門通過研究高校教學檔案，能夠適時評估當前高校的教學質量，為推進教學改革和提高教學質量具有重要意義。

（二）高校檔案管理對于提升高?？蒲兴骄哂兄匾饬x。在開展教學活動的同時開展科研活動是高校建設的主要目標之一。高校檔案管理對于科研檔案的管理是提升高?？蒲兴降闹匾侄?。高校的科研檔案記錄了高校在進行科學研究過程中的實驗數(shù)據、實驗方法、科研成果、科研目的、科研經費等關鍵要素。通過科研檔案的記錄，能夠充分反映高校教研工作的水平，能夠全方位檢查高?？蒲羞^程中存在的問題，提升高?？蒲兴?，獲得更好的科研成果。

（三）高校檔案管理是高校進行學生管理的重要手段。高校檔案管理的重要組成部分之一學生檔案資料，主要記錄了高校學生的個人資料、學習成績、身體狀況、家庭背景等重要檔案資料，這些檔案資料一般會伴隨學生終身。高校學生檔案資料對于高校管理學生有重要作用[2]。通常高校學生都多大數(shù)千甚至上萬人，學生的整體狀況，包括學習狀況、身體狀況、家庭背景狀況都是高校在實際管理過程中必須掌握的原始材料，通過對學生檔案的管理、分類，對于學生的家庭狀況了解，可以按需為學生申請?zhí)乩И剬W金;通過了解學生的學習成績狀況，給學生分發(fā)獎學金;通過了解學生的特長與愛好，有針對性地培養(yǎng)學生的特長;通過對于學生檔案的掌握，為學生未來的升學、就業(yè)提供幫助。這些都是高校檔案對于高校學生管理的意義。

（四）高校檔案管理對于高校黨政工作開展的意義。黨政工作也是高校的生存與發(fā)展的必不可少的重要工作之一。黨政資料作為高校檔案管理的重要組成部分，對于高校的人事管理和各個教育、組織、科研、院系的管理具有重要意義。高校黨政工作檔案主要記錄高校教職人員的人事檔案資料，高校黨員檔案資料，高校政務資料等。高校黨政工作檔案對于高校教職工隊伍的管理，對于高校教職工、高校黨團組織、黨團活動的開展以及高校整體政治生態(tài)具有現(xiàn)實意義。高校黨政工作是保證高?？茖W發(fā)展觀的理論依據，高校黨政檔案管理則為高校黨政工作的開展提供了理論基礎，記錄了黨政工作開展狀況。通過黨政檔案管理，提高了高校行政機構改革，高校院系設置與調整，高校教職工績效考核，高校人事調動管理等提供參考與評定依據，有利于高校黨政工作的順利開展。

二、高校檔案管理中存在的問題

高校檔案管理伴隨著高校的發(fā)展不斷進步，然而由于當前高校的國際化進程不斷加快，高校師生力量暴增以及檔案管理的信息化、專業(yè)化程度不斷加強，高校檔案管理在實際工作中也出現(xiàn)了一些與高校當前發(fā)展速度不相符的問題，主要表現(xiàn)在如下幾個方面：

（一）高校對檔案管理工作的重視程度不夠。高校的檔案管理工作與現(xiàn)今的高校的高速發(fā)展不匹配，高校的教學規(guī)模和高校的管理模式日新月異，但高校的檔案管理還停留在手工階段。高校檔案管理的重要意義還沒有在高校管理者心目中留下較深刻的印象。高校的管理過程中片面重視高校對于教育、科研的作用，但沒有認識到檔案管理工作對于教育、科研以及校園管理的積極作用，根據發(fā)達國家著名大學的管理經驗，高校檔案管理對于學校積累教學方法、分層管理學生、積累科研經驗有重要意義。

（二）我國高校檔案管理手段滯后。信息化的發(fā)展使檔案管理全面進入了信息時代，然而我國多數(shù)高校的檔案管理發(fā)展水平嚴重滯后，一些高校的檔案管理還停留在手工階段，多數(shù)高校沒有較為先進的信息化管理體系來對高校檔案進行科學化的管理。高校的檔案管理工作的信息化程度較低，管理模式和檔案建設、分類、檢索等手段落后，導致檔案利用率低，不能充分發(fā)揮檔案在高校學生教育培養(yǎng)，科研過程控制以及重要資料的保存，教學過程的優(yōu)化和記錄等中的作用。同時高校對于檔案管理人才的培養(yǎng)和培訓工作滯后，使檔案管理相關人員難以適應現(xiàn)代化的檔案管理工作的實際需要。高校檔案管理信息化系統(tǒng)沒有形成，一些形成了初步的檔案管理系統(tǒng)，但檔案管理系統(tǒng)與高校校園網絡共建信息平臺中往往不能與共享信息和通訊。此外高校檔案管理信息更新緩慢，利用率不高也是我國高校檔案管理中存在的主要問題。

三、高校檔案管理模式創(chuàng)新的路徑

（一）構建高校高效檔案信息管理系統(tǒng)。高校先進化的信息管理系統(tǒng)是提高高校檔案科學化管理的必要手段，在當前社會信息化的進程中，面對高校的教職工規(guī)模不斷擴大的現(xiàn)實，高校的科研、教學、學生信息檔案等檔案信息越來越復雜，海量檔案信息利用傳統(tǒng)手工檔案管理方式已經不能滿足實際需要，因此構建高校檔案管理信息化體系是高校檔案管理模式創(chuàng)新的必經之路。構建高校檔案信息管理系統(tǒng)的首要任務是調研檔案管理和檔案應用過程中的實際需要，統(tǒng)一高校檔案管理信息系統(tǒng)的標準和聯(lián)網協(xié)議標準，確保高校檔案信息化管理體系能夠在高校校園網、高校數(shù)據接口、數(shù)據庫來源等統(tǒng)一協(xié)議，確保高校檔案信息化管理體系能夠實現(xiàn)校園網、互聯(lián)網、教育網等信息在有權限范圍內共享，實現(xiàn)信息資源共同管理。其次，高校檔案信息化管理體系的構建應當全面整合高校檔案中的教育、科研、黨政、教職工人事檔案等方面全面信息整合與檔案資料數(shù)據統(tǒng)一采集，建議統(tǒng)一數(shù)據庫，并及時更新數(shù)據庫，避免重復數(shù)據庫建設。再次，在高校檔案信息化管理體系構建過程中必須重視信息化管理體系的安全性。信息化的最大弱點就是安全性，安全性在網絡體系中可能會造成致命的缺陷。高校信息化管理體系構建過程中必須通過加強系統(tǒng)操作應用權限，通過數(shù)據加密保護以及信息認證和信息傳輸加密以及網絡簽名等方式加強高校檔案管理信息化體系的構建。

（二）提高高校檔案管理地位。檔案管理對于高校教學質量和人才培養(yǎng)水平以及高?；诟咝n案管理在提升高校教學水平、提升高?？蒲兴?、提高高校進行學生管理水平、提高高校黨政工作開展效率上的重要作用，高校檔案管理水平是體現(xiàn)高校學術研究水平和科研技術水平的重要手段，高校管理者和政府相關部門應當高度重視高校檔案管理工作，提高高校檔案管理在高校整體管理中的地位，通過整合高校信息化檔案管理資源，合理規(guī)劃高校檔案管理的未來出路，通過不斷加大對高校檔案信息化管理的投資，構建科學現(xiàn)代化的高校檔案信息化管理系統(tǒng)。國家對于檔案管理建設制定和出臺了相關標準，在高校檔案管理體系的建設中應當按照相關標準提高高校檔案管理系統(tǒng)建設水平。同時應當加大高校檔案管理相關人員的培訓、培養(yǎng)力度，專業(yè)人員，通過檔案管理理論和實際管理培訓，提高檔案管理隊伍的人員素養(yǎng)，提升高校檔案管理的整體水平。

（三）創(chuàng)新高校檔案管理的實際應用。高校檔案管理的主要目標之一是為高校日常教研活動和開展校園文體活動提供幫助。創(chuàng)新高校檔案管理模式的主要目標之一是提高檔案對高校各項管理工作的開展提供切實幫助。提高高校檔案管理的實際應用首要任務是提高檔案管理人員的服務意識，應當與高校各個院系和相關職能部門之間做好信息聯(lián)動，深層次研究和總結高校檔案信息中的對科研、教學和人事管理有價值的信息資料。其次應當強化高校檔案信息的檢索、開發(fā)和利用。高校信息檔案管理部門應當結合各個部門、院系、科研小組的實際情況，建立快捷方便的高校檔案的檢索體系，使使用者能夠在權限范圍內方便地檢索相關資料，從而提高高校檔案的利用和實際應用， 使檔案管理起到為科研、教學和校園管理服務的作用。

（四）創(chuàng)新高校檔案管理人才培養(yǎng)機制。高校檔案管理模式的創(chuàng)新和提升離不開專業(yè)的檔案管理團隊和管理人員。創(chuàng)新高校檔案管理模式必須培養(yǎng)專業(yè)素養(yǎng)強、思想道德素養(yǎng)高的高校檔案管理團隊。應當根據高校檔案管理的崗位職責需要，優(yōu)化檔案管理團隊，明確各個崗位的崗位職責和人員素質條件。其次應當通過健全的管理制度和績效考核制度，規(guī)范檔案管理人員的作業(yè)標準和工作績效，提高工作效率提高準確率和積極主動性，通過激勵制度保證檔案管理工作及時、標準、規(guī)范。再次，通過可持續(xù)發(fā)展的教育工作和再學習制度保證檔案管理人員持續(xù)進步、提高，及時學習最新、最前沿的檔案信息化管理知識，開展多樣化的技能比武、演練和檔案管理技術研討會等活動保證檔案管理知識、人才培養(yǎng)的有效性。

四、結語

總之，高校檔案能夠為高校學術研究及應用提供最有價值的資料，同時對于高校文化建設和高校校園文化的形成與傳承具有重要作用，我們必須正視高校檔案管理中存在的問題，通過創(chuàng)新高校檔案管理模式，提高高校檔案管理水平，促進高?？沙掷m(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1] 邱戈紅.信息技術在高校檔案管理中的有效運用[J].辦公室業(yè)務，2012（2）：34.

[2] 杜曉明. 高校檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展[J]. 職 大 學 報（學術），2014，（05）.