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淺談我校綜合檔案室檔案數(shù)字化建設(shè)工作

2015-12-09 16:26唐小華
教育教學(xué)論壇 2015年15期
關(guān)鍵詞:資源利用檔案數(shù)字化

唐小華

摘要:綜合檔案室應(yīng)利用室藏檔案資源,制定長遠(yuǎn)的工作目標(biāo),逐步將紙質(zhì)檔案數(shù)字化,進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作,實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和利用。

關(guān)鍵詞:檔案;數(shù)字化;資源利用

中圖分類號:G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號:1674-9324(2015)15-0020-02

《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》指出紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是:使檔案信息資源準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用,使可以公開的檔案信息資源得到共享,以滿足社會對檔案利用的需求。本著這一原則,我校綜合檔案室已經(jīng)在檔案信息化建設(shè)工作上做了一些初淺的嘗試,也取得了一定的效果。與此同時,我們也將逐步制訂相應(yīng)的具體辦法和長遠(yuǎn)實(shí)施目標(biāo),將室藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化,進(jìn)一步提高信息資源的共享和利用,體現(xiàn)室藏檔案的社會價值。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容有兩個不同層次:一是檔案目錄信息化,二是檔案全文信息數(shù)字化。對于我校檔案數(shù)字化工作,我從以下幾個方面來談一談。

一、已經(jīng)開展的檔案數(shù)字化工作

1.根據(jù)自身特點(diǎn)選擇紙質(zhì)檔案數(shù)字化對象。我校從建校以來,室藏檔案案卷已經(jīng)達(dá)到了18144卷,檔案文件已經(jīng)有85321件,排架393.7米。然而,我室目前專職工作人員只有2名,設(shè)備簡陋,庫房緊張。鑒于種種原因,全面鋪開紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化是完全不可能的。所以只有統(tǒng)籌規(guī)劃,實(shí)行優(yōu)先原則,即先實(shí)行目錄數(shù)字化,其次根據(jù)檔案的利用價值有選擇性地進(jìn)行檔案全文數(shù)字化,再創(chuàng)造條件有計(jì)劃地實(shí)施全面數(shù)字化工作。

2.紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描工作。目前我室檔案目錄數(shù)字化在逐步開展,已完成至1996年。我綜合檔案室從2011年開始對室藏檔案進(jìn)行分類,對利用率低、使用價值不高的紙質(zhì)檔案全文掃描工作意義不大,所以暫且放一放,重點(diǎn)選擇利用價值高、查考頻率高、社會價值高的紙質(zhì)檔案進(jìn)行全文掃描。接下來我室提出了檔案信息化工作的初步設(shè)想,申請必要的硬件設(shè)施,計(jì)算機(jī)以及高識別率的掃描儀、彩色打印機(jī)等,這些都得到了學(xué)校的大力支持,使得工作順利開展。

根據(jù)平時檔案的利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來看,我們發(fā)現(xiàn)學(xué)校層面的評估、項(xiàng)目申報等利用率最高的是省市獲獎、機(jī)構(gòu)設(shè)置、專業(yè)備案、規(guī)章制度等文件資料,畢業(yè)生對高校錄取名冊、學(xué)籍卡等的利用率也極高,綜合這些因素,我們整理了掃描對象,即:利用率較高部分、利用率較少部分、很少利用部分。此項(xiàng)工作分為三個階段完成。首先,我們對檔案管理人員進(jìn)行了合理分工,對室藏檔案進(jìn)行篩選,找出掃描對象;其次,核對檔案目錄與內(nèi)容是否吻合,對需要修復(fù)的破損檔案進(jìn)行修復(fù);再次,核對準(zhǔn)確無誤后從近到遠(yuǎn)逐年掃描,掃描后逐條存儲,檢查并修正掃描件質(zhì)量后全文逐條上傳至《南大之星》檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。經(jīng)過努力,目前已經(jīng)全文上傳3762條。從利用來看,已經(jīng)顯現(xiàn)出高效利用的效果,查閱不需再到庫房翻閱紙質(zhì)檔案,這不僅避免了紙質(zhì)檔案重復(fù)利用帶來的傷害,而且也使計(jì)算機(jī)查閱直接到全文,方便快捷。所有這些工作都是在保證了檔案室常規(guī)工作的情況下,擠出時間開展的。

3.建立檔案門戶網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)信息資源共享。由于校園網(wǎng)絡(luò)的覆蓋,我室可以利用服務(wù)器和發(fā)布平臺,比如“法規(guī)制度”欄目把可以公開的檔案律法規(guī)、檔案管理規(guī)章制度等全文上傳,從而增強(qiáng)人們檔案意識?!皹I(yè)務(wù)指導(dǎo)”欄目則發(fā)布每年檔案收集的具體內(nèi)容、范圍,如何規(guī)范整理,如何使用檔案管理系統(tǒng)等?!拔募R編”欄目把經(jīng)過有序整理的數(shù)字化檔案信息資源如文件匯編、大事記、文件索引等通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播,提高查詢和檢索服務(wù),提供快速查閱平臺,真正實(shí)現(xiàn)資源信息的共享和利用。

二、對將要開展的檔案數(shù)字化建設(shè)工作的設(shè)想

1.保證常規(guī)工作開展,做好檔案數(shù)字化的籌備工作。我校綜合檔案室負(fù)責(zé)收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)全校各類檔案,負(fù)責(zé)對學(xué)校各二級單位檔案立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督檢查和指導(dǎo);加強(qiáng)室藏檔案資源開發(fā),比如文件匯編、文件索引、大事記等;提供高校的利用服務(wù)工作,為學(xué)校教學(xué)、科研、行政管理等部門提供熱情周到的服務(wù)。

根據(jù)國家檔案局檔案信息化建設(shè)工作精神,做好檔案數(shù)字化工作的籌備工作。首先,合理配備檔案數(shù)字化工作所需用房,進(jìn)行合理布局;其次,合理規(guī)劃數(shù)字化掃描對象選擇工作、破損檔案修復(fù)工作等,制定各項(xiàng)工作目標(biāo),建立了案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄,目錄數(shù)字化已基本完成,為各項(xiàng)工作提供了科學(xué)的依據(jù)。

2.規(guī)范檔案管理,制定檔案數(shù)字化加工的工作流程。(1)提取檔案。工作人員數(shù)字化加工分工→領(lǐng)取案卷做好登記→簽訂保管責(zé)任書;(2)檔案整理。案卷清點(diǎn)核對拆除裝訂線→按原頁碼排列,重份剔除→重新排序頁碼備考表中標(biāo)注;(3)檔案修復(fù)。破損修復(fù)加固處理→字跡不清、退色進(jìn)行技術(shù)修復(fù)→珍貴檔案復(fù)制處理;(4)檔案錄入。目錄級錄入南大之星軟件管理→1978—1996年檔案錄入;(5)檔案掃描。建立目錄數(shù)據(jù)庫實(shí)行全文錄入→文件、圖像掃描→確保掃描原件完好無損;(6)掃描核對。掃描檔案認(rèn)真清點(diǎn)核對→掃描內(nèi)容與原件一致→抽查率不低于5%,合格率不低于95%;(7)檔案裝訂。檢查檔案是否缺頁→按原有檔案順序排列還原→按要求裝訂后送回檔案庫;(8)數(shù)據(jù)備份。檢查數(shù)據(jù)準(zhǔn)確后進(jìn)行備份→一份存服務(wù)器→一份存入庫房;(9)刻錄光盤。檢查數(shù)據(jù)質(zhì)量及完整性→檔案數(shù)據(jù)匯總→刻入光盤存檔。

3.加快檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐,實(shí)現(xiàn)室藏檔案信息化。我校檔案室修訂了各項(xiàng)檔案管理辦法和制度,每年年初組織召開全校主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及專兼職檔案員工作會議,布置當(dāng)年歸檔工作任務(wù),確定歸檔內(nèi)容和范圍,明確檔案收集、整理、目錄著錄和電子文件上傳的工作要求,使各部門檔案工作有序開展。為了加快檔案信息化建設(shè),加速室藏檔案數(shù)字化步伐,我校檔案室從2009年開始使用《南大之星》檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng),檔案室工作人員加強(qiáng)軟件學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作,同時還召開全校兼職檔案員培訓(xùn)會,重點(diǎn)培訓(xùn)軟件的具體操作運(yùn)用,順利完成《南大之星》檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中目錄的著錄和電子文件上傳,提高了檔案的信息化管理水平。endprint

從使用《南大之星》檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)開始,檔案室工作人員利用工作之余加班加點(diǎn),完成了從1996年到2009年的室藏檔案文件目錄的遷移及部分文件全文的上傳工作。2010年至今,全部實(shí)行檔案系統(tǒng)管理文件目錄和電子文件,初步實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化,提高了工作效率和水平,從而使學(xué)校檔案工作提升了一個層次。

對于數(shù)字化的掃描工作,我們將學(xué)習(xí)和借鑒兄弟院校的成功經(jīng)驗(yàn),準(zhǔn)備申請信息化建設(shè)必要的設(shè)備,配備相應(yīng)的有關(guān)技術(shù)人員,準(zhǔn)備場地和掃描加工進(jìn)行安全控制,對數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和有關(guān)數(shù)據(jù)的備份制定具體方案,進(jìn)一步明確我檔案室檔案數(shù)字化的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),使我室檔案數(shù)字化工作穩(wěn)步推進(jìn)。由于檔案工作人員少,全室人員必須克服一切困難,齊心協(xié)力,完成工作目標(biāo)。

對于文件內(nèi)容單一、數(shù)量龐大、利用率又高的紙質(zhì)檔案,比如學(xué)生學(xué)籍卡、成績總表、錄取名冊等,可以采用外包給有專門技術(shù)的機(jī)構(gòu)掃描,這樣可大大減輕本室工作人員的工作壓力,進(jìn)而盡快完成紙質(zhì)檔案的掃描工作。

三、檔案數(shù)字化工作需要解決的問題

1.加大資金的投入,更新設(shè)備。由于經(jīng)費(fèi)不足,很多設(shè)備陳舊和數(shù)量不夠,無法適應(yīng)工作需求。我室4臺計(jì)算機(jī)中有2臺需要更新,雖然之前已經(jīng)有一臺掃描儀,但要完成如此龐大的檔案數(shù)字化掃描是不夠的,還應(yīng)再增加一臺高速掃描儀,2臺光盤刻錄機(jī)等。目前庫房存量基本還能滿足一年,還沒有單獨(dú)的掃描室、操作間等,這些都是亟需解決的問題。因此,我們要爭取學(xué)校高度的重視,盡早增加資金,配置相關(guān)設(shè)備。

2.引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人才,使檔案數(shù)字化工作有條不紊地開展。檔案室工作人員少,任務(wù)繁重,要在完成日常的常規(guī)工作下開展檔案數(shù)字化工作比較困難,更是缺乏計(jì)算機(jī)專業(yè)人員,在工作中遇到很多問題解決不了,這樣就給檔案信息化帶來一定的困難。要想保質(zhì)保量地完成檔案數(shù)字化的建設(shè)工作,還應(yīng)擁有一支專業(yè)素質(zhì)高的管理型人才,研究型人才,技術(shù)型人才以及業(yè)務(wù)型人才等人才隊(duì)伍。

3.加強(qiáng)檔案信息資源的利用和共享。近年來學(xué)校辦公自動化的開發(fā),加快了高校信息化的不斷發(fā)展,由此產(chǎn)生了大量的電子文件,這些都要不斷地被檔案管理系統(tǒng)所接收,這給檔案數(shù)字化工作提供了方便快捷的通道。但是我校的檔案管理系統(tǒng)目前還不能和學(xué)校的辦公自動化系統(tǒng)很好地融合,從而使得產(chǎn)生的電子文件越來越多,接收信息化檔案的任務(wù)就會越來越繁重。要解決這一問題,必須及時解決檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)資源共享的問題。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化主要是要更好地推動檔案信息化的建設(shè),將不同來源的檔案資源最大化地進(jìn)行利用和共享,為學(xué)校的建設(shè)發(fā)展乃至社會提供服務(wù)。檔案信息化對高校教育科研的影響意義深遠(yuǎn),今后發(fā)展的方向是努力建設(shè)主導(dǎo)型的數(shù)字檔案館,即檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化,檔案信息管理和提供利用的一體化,檔案信息的高度共享,而目前將館(室)藏檔案數(shù)字化又是勢在必行的,因此要正視眼前的困難和存在的問題,把握機(jī)遇,增強(qiáng)信心,迎難而上,采取有效措施進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。總之,加快檔案數(shù)字化進(jìn)程,為學(xué)校以及社會提供方便、快捷、準(zhǔn)確的利用服務(wù),是檔案信息化工作的首要任務(wù)。

參考文獻(xiàn):

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