王海鳴

（中原工學院 河南 鄭州 450007）

高校檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢研究

王海鳴

（中原工學院 河南 鄭州 450007）

本文從高校檔案管理存在的問題入手，分析檔案管理在觀念認識、管理制度、信息化建設等方面存在的問題，并對如何改進高校的檔案管理工作進行探討研究。

高校檔案管理；現(xiàn)狀；對策

一、高校檔案的基本概念及目前現(xiàn)狀

（一）高校檔案的基本概念

高校在教學、科研、學生學習、管理過程中凝聚而成具有保存或參考價值的檔案資料，是一種不能再生的信息資源，是從事教育教學活動、學校管理、教科研工作和教育督導評估必不可少的資料。作為歷史的記錄、知識的載體之一，它包括文件資料管理、校園文化建設、教師履歷管理、優(yōu)秀課堂教學與教學實踐記錄、學生學習和生活管理、學籍管理、招生與畢業(yè)就業(yè)工作、教學研究等方面的文字材料、聲像、電子資料，記載著全校師生員工的德、能、勤、績，匯集著最原始、最可靠的大量信息。同樣，學校檔案真實客觀地記錄了學校發(fā)展的歷程，是學校重要的信息資源，對學校具有重要的推進作用。

（二）高校檔案管理現(xiàn)狀

隨著高校近幾年的規(guī)模化發(fā)展，高校的檔案管理工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，其主要問題表現(xiàn)在：

1.檔案管理工作地位低、領導重視不夠。隨著高校在“十一五”期間的規(guī)?；⒖缭绞降陌l(fā)展，各種大型重要的會議活動、重大的實驗實訓建設、科研項目與改革等重要的工作內(nèi)容與日俱增，相應高校的檔案管理工作也愈發(fā)顯得重要。但由于受到傳統(tǒng)觀念的影響，很多院校沒有明確的思考，只是簡單的把檔案工作看成一項基礎性工作，提供查閱等服務，而沒有看出這項看似基礎的工作卻對學校長遠的決策提供最有價值的依據(jù)，在實際工作中沒有給予檔案工作足夠的重視。

2.檔案管理機構(gòu)設置不健全。目前許多高校甚至沒有配備專職的檔案工作人員，只是把檔案工作作為辦公室工作的一項職能，而辦公室工作繁多，對檔案工作必然會有所“輕視”，特別是各部門的兼職檔案人員身兼數(shù)職，他們最大程度上也只能按照歸檔范圍收集檔案資料，而具體的分類、錄入、利用等工作無力為之，更難以專心致力于檔案管理工作的鉆研。

3.資金投入不足、硬件條件差。由于投入的經(jīng)費不足，一些高校的檔案管理部門檔案信息化建設所需的設備、館舍等基礎設施不夠健全，信息化程度不高，計算機管理功能未能發(fā)揮作用，還不具備高效的檢索體系。另外還存在著一些學校受辦學用房的限制，連基本的檔案庫房、閱覽室、辦公室“三分開”，都很難實現(xiàn)。

4.檔案工作的管理方式落后。在信息化時代的今天，手工還運用于文書的整理立卷、歸檔等檔案管理工作中。這樣就造成立卷程序和方法還有點傳統(tǒng)，即根據(jù)文件的主要特征或文件的類型，把所形成的全部工作文件進行區(qū)分和初步組合，然后檢查、調(diào)整卷內(nèi)文件，擬寫案卷題名，排列卷內(nèi)文件并編號，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表，編制案卷封面，并對案卷進行裝封。這種程序繁瑣，工作量大，而且因立卷人的素質(zhì)、觀念的差異，往往是一卷相同的檔案出現(xiàn)不同的形式。

二、高校管理發(fā)展趨勢

（一）樹立科學發(fā)展理念，用觀念創(chuàng)新助推檔案管理

觀念創(chuàng)新是推進高校檔案管理工作的前提，重點要樹立三種觀念。一是“以人為本”的檔案工作觀念。一切工作都應該圍繞如何服務和促進人的全面發(fā)展，特別是教師隊伍教學水平的提高和學生整體素質(zhì)的提升。二是全面發(fā)展的檔案工作理念。堅持高校檔案建設與院系、職能部門二級檔案建設的全面發(fā)展，并通過宣傳，使全體師生員工增強檔案意識。三是協(xié)調(diào)發(fā)展的檔案工作觀念，加快高校檔案工作發(fā)展步伐，促進檔案工作與高校各項工作全面協(xié)調(diào)發(fā)展，更好地為學校的發(fā)展服務。

（二）推動檔案信息化建設，提高現(xiàn)代化水平

首先要求檔案工作人員要解放思想、樹立信息化意識，熟練掌握信息化管理工具的使用。目前由于軟件的限制和辦公條件的約束，很多學校只是實現(xiàn)了檔案的目錄級管理，并沒有實現(xiàn)全文存儲，更談不上計算機輔助管理等。所以在保障了人員條件外，還要加大對檔案管理信息化建設的投入。制定出詳細可行的檔案信息化、數(shù)字化得標準。充分發(fā)揮校園網(wǎng)在檔案信息化建設中的作用，為查詢者提供網(wǎng)上查詢服務。

（三）立足于法,搞好建章立制工作

法制化是做好檔案管理工作的基礎,要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本,實現(xiàn)檔案管理制度化。只有堅持與時俱進,才能適應新形勢,開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此,日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現(xiàn)檔案管理的制度化,檔案管理工作才能發(fā)揮應有的作用。

（四）引進、培養(yǎng)人才，加強檔案人才隊伍建設

高校檔案管理是一項重要的基礎性管理工作，其收集、甄別、修復、立卷、歸檔和安全保管看似簡單，實際上具有很強的技術性。特別是隨著知識經(jīng)濟時代的到來，數(shù)字化和網(wǎng)絡化已成為檔案管理的必由之路，更對檔案管理人員的素質(zhì)賦予了更高的要求。可以說，未來的“檔案信息導航員”必須是既懂檔案專業(yè)、又懂現(xiàn)代信息技術；既有書本知識，又有豐富的社會經(jīng)驗的復合型人才。

綜上所述,科學規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進,才能適應新形勢的需要,開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，這就需要各院校把檔案管理放在重要的位置上，增強教工的檔案意識，擴大檔案的收集范圍，加強檔案資料的管理，為廣大師生提供服務,堅持走中國特色社會主義檔案管理道路,一定會實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學化、法制化。