何 磊

（合肥師范學(xué)院 辦公室，安徽 合肥230601）

網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的快速普及和發(fā)展正全方位地改變著人們的生活方式和工作方式，同樣也對(duì)教育管理與運(yùn)行提出了更高要求。近幾年，高校信息化建設(shè)越來越受到重視，數(shù)字化校園建設(shè)水平已成為衡量高校綜合實(shí)力的重要標(biāo)志。作為數(shù)字化校園的重要組成部分，辦公應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)對(duì)提升學(xué)校管理信息化水平、構(gòu)建現(xiàn)代化高校管理體系具有重要而深遠(yuǎn)的影響，自動(dòng)化、智能化和無紙化辦公已日益成為教育管理方式變革的重要趨勢(shì)。

一、系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀

（一）功能架構(gòu)

高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)一般主要包括“個(gè)人辦公”“公文處理”“發(fā)文傳閱”“會(huì)議管理”“公共信息”“個(gè)人設(shè)置”等六項(xiàng)基本功能。每項(xiàng)基本功能又根據(jù)不同處理對(duì)象劃分為若干子功能。通過上面的各個(gè)功能，系統(tǒng)為學(xué)校公文、綜合事務(wù)、專項(xiàng)業(yè)務(wù)、會(huì)議處理等各種政務(wù)信息發(fā)布、收集，部門內(nèi)部事務(wù)處理、信息發(fā)布，部門之間工作協(xié)調(diào)合作，個(gè)人事務(wù)、信息管理實(shí)現(xiàn)信息化提供了工具。系統(tǒng)功能架構(gòu)如圖1所示.

此外，系統(tǒng)管理員可以通過“日志管理”和“系統(tǒng)維護(hù)”兩個(gè)功能模塊對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)管和閱辦監(jiān)控，還可以根據(jù)需要自定義系統(tǒng)群組、流程、模板、編號(hào)等信息，為系統(tǒng)設(shè)置個(gè)性化的功能模塊。

圖1 某高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能架構(gòu)

（二）管理模式

作為數(shù)字化校園的一個(gè)子系統(tǒng)，學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)采用校辦公室和信息技術(shù)中心雙方共同管理模式。其中，校辦公室按照學(xué)校的總體決策，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的建設(shè)規(guī)劃和日常運(yùn)行維護(hù)，包括用戶的注冊(cè)、注銷、角色分類、組群管理、權(quán)限劃分、公文流轉(zhuǎn)等；信息技術(shù)中心負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行的技術(shù)支持，包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)保障、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份、安全監(jiān)管防護(hù)以及可能的應(yīng)用技術(shù)支持等。此外，學(xué)校各單位分別安排一名系統(tǒng)運(yùn)行負(fù)責(zé)人，配合學(xué)校，貫徹實(shí)施、組織管理本單位的系統(tǒng)建設(shè)工作，包括人員培訓(xùn)、工作督查及安全保密等工作；在各個(gè)單位內(nèi)部，設(shè)立1名管理員，承擔(dān)本單位信息傳遞、分發(fā)、清理、運(yùn)行維護(hù)及內(nèi)部歸檔等方面的具體工作，并總結(jié)梳理本單位的系統(tǒng)應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，為學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)提供意見和建議。

（三）使用現(xiàn)狀

以合肥師范學(xué)院為例，學(xué)校實(shí)行“分層培訓(xùn)、陸續(xù)開放、穩(wěn)步推進(jìn)”的建設(shè)方針，堅(jiān)持“應(yīng)用－反饋－完善”的建設(shè)原則，有序推進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)。系統(tǒng)運(yùn)行兩年多以來，按照實(shí)際需求，先后開放了發(fā)文傳閱、收文管理、部門簡(jiǎn)報(bào)、校長(zhǎng)信箱等32個(gè)功能模塊，分批次舉辦了5期專題培訓(xùn)班，培訓(xùn)人員500余人次。其系統(tǒng)設(shè)置、用戶情況如表1、表2所示①數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)截止2014年8月1日。：

表1 合肥師范學(xué)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)置情況

表2 合肥師范學(xué)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)用戶情況

二、系統(tǒng)運(yùn)行效果

（一）降低了辦公成本，提高了工作效率

系統(tǒng)的運(yùn)行，從根本上改變了傳統(tǒng)辦公對(duì)于紙張的耗費(fèi)以及手工作業(yè)的送達(dá)方式，節(jié)省了大量的辦公經(jīng)費(fèi)、人力資本和時(shí)間成本。一方面，學(xué)校管理部門的絕大部分日常事務(wù)，如公文辦理、會(huì)務(wù)安排、信息發(fā)布、信訪處理及文檔查詢等都在系統(tǒng)上進(jìn)行，既節(jié)省了可觀的紙張、印刷、交通、通訊等費(fèi)用，更主要的是讓辦公人員從繁雜瑣碎的事務(wù)中解放出來，改變了過去紙質(zhì)文件“滿天飛”、下發(fā)文件“跑斷腿”的局面，大大提高了文件處理的數(shù)量與質(zhì)量（據(jù)測(cè)算，系統(tǒng)使用后，文件辦理的效率提升了近70%）；另一方面，系統(tǒng)的應(yīng)用，使辦公方式突破了時(shí)間、空間和人員的限制，實(shí)現(xiàn)了24小時(shí)遠(yuǎn)程無障礙辦公，特別是在兩校區(qū)辦學(xué)的條件下，大大減少了來回奔波，簡(jiǎn)化了辦文辦事程序，提高了工作效率和質(zhì)量。

（二）規(guī)范了工作流程，提升了管理水平

系統(tǒng)利用科學(xué)的工作流程和功能豐富的數(shù)據(jù)信息處理功能來獲取、處理、存儲(chǔ)和檢索相關(guān)數(shù)據(jù)，是信息發(fā)布、文件辦理、會(huì)議通知等功能都能讓相關(guān)處理人員一覽無余地看到工作進(jìn)展情況。文件傳遞到哪一個(gè)步驟、哪一個(gè)環(huán)節(jié)，有哪些人查閱、哪些人辦理，什么人在什么時(shí)間批示、修改了什么文件或做出什么決策，都可以被跟蹤記錄下來，并留有相應(yīng)的電子印跡，不僅進(jìn)一步明確了校內(nèi)各單位、部門的工作分工和管理職責(zé)，強(qiáng)化了工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性，而且形成了領(lǐng)導(dǎo)與部門之間辦公效率互動(dòng)提高的良性循環(huán)。

（三）轉(zhuǎn)變了管理方式，強(qiáng)化了服務(wù)意識(shí)

系統(tǒng)的開通運(yùn)行，有效促進(jìn)了學(xué)校管理方式由“管理”向“服務(wù)”的轉(zhuǎn)變，更好地服務(wù)了教學(xué)中心地位，為民主決策、科學(xué)管理提供了更真實(shí)、更直接的信息。以“校長(zhǎng)信箱”為例，自系統(tǒng)中開辟此功能后，有關(guān)信件的響應(yīng)、辦理和回復(fù)速度明顯提高，督辦和反饋的效率有效提升，并初步健全了“一日一回復(fù)，一周一清理，一月一總結(jié)”的運(yùn)行機(jī)制，得到了師生的良好反響。

三、系統(tǒng)發(fā)展趨勢(shì)

高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已深入到學(xué)校工作的眾多細(xì)節(jié)之中，成為了學(xué)校管理工作中不可或缺的重要手段，成為了學(xué)校管理人員和廣大教職工處理日常工作、交換工作信息的重要渠道，學(xué)校管理工作也基本實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公和科學(xué)化運(yùn)行。但隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和管理精細(xì)化水平的不斷提高，為提升系統(tǒng)的綜合服務(wù)性能，促進(jìn)學(xué)校管理工作的科學(xué)化水平，系統(tǒng)的建設(shè)還需做好以下幾方面的工作：

（一）進(jìn)一步拓展功能模塊

學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)有模塊基本滿足了辦公需要，系統(tǒng)建設(shè)實(shí)現(xiàn)了預(yù)期目標(biāo)，系統(tǒng)應(yīng)用取得了較好的效益和價(jià)值。但客觀的說，相較于信息技術(shù)的發(fā)展形勢(shì)和數(shù)字化校園建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需求，學(xué)校對(duì)于系統(tǒng)的應(yīng)用還只是淺層次的，智能化水平還不是很高，部分模塊有待進(jìn)一步拓展和完善，一些功能還需進(jìn)一步設(shè)計(jì)和開發(fā)，如：拓展“電子歸檔”模塊，使文件處理與檔案管理融為一體；開通“短信提醒”業(yè)務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確告知相關(guān)人員閱辦文件；探索使用“電子簽章”功能，進(jìn)一步保證公文的完整性和真實(shí)性；適時(shí)開展“云計(jì)算”服務(wù)，設(shè)計(jì)開發(fā)“掌上系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公等。

（二）進(jìn)一步推進(jìn)制度建設(shè)

系統(tǒng)的正常運(yùn)行，需要完善的規(guī)章制度來保障和支撐，為此，學(xué)校配合系統(tǒng)各個(gè)階段的建設(shè)和管理需要，先后印發(fā)了《辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用管理暫行辦法》《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范部門公文文號(hào)的通知》《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》等相關(guān)制度文件，明確了系統(tǒng)管理和使用的權(quán)責(zé)關(guān)系，對(duì)工作人員正常、準(zhǔn)確、安全地使用系統(tǒng)提出了具體要求。但從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來看，一方面需要對(duì)這些規(guī)章制度進(jìn)一步健全和完善，以確保其有效性和可操作性；另一方面，要結(jié)合實(shí)際情況，研制和出臺(tái)包括系統(tǒng)信息發(fā)布、閱辦監(jiān)控、管理考評(píng)等在內(nèi)的多項(xiàng)規(guī)章制度，逐步建立辦公系統(tǒng)安全性、信息處理有效性、日常管理規(guī)范性等方面的工作職責(zé)和使用制度，做到有章可循、有規(guī)可據(jù)，并著力提高服務(wù)質(zhì)量和管理水平。

（三）進(jìn)一步加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

為確保系統(tǒng)的平穩(wěn)有序推廣，按照分批開放系統(tǒng)用戶的原則，目前，學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的用戶主要包括全體行政管理人員和部分教師。下一階段，要進(jìn)一步擴(kuò)大系統(tǒng)的用戶范圍，面向全體教師及新進(jìn)人員開放系統(tǒng)賬號(hào)，做到百分百全覆蓋。同時(shí)，要及時(shí)做好新增用戶的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，有效提升他們的操作技能和信息素養(yǎng)，確保上手快、使用熟練；要結(jié)合新開發(fā)和啟用的功能模塊，針對(duì)不同類別用戶開展專項(xiàng)培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)交流，為他們及時(shí)掌握系統(tǒng)性能提供平臺(tái)，切實(shí)發(fā)揮系統(tǒng)功效；要著力加強(qiáng)信息安全教育，強(qiáng)化用戶保密意識(shí)，杜絕系統(tǒng)文件失泄密現(xiàn)象的發(fā)生。

（四）進(jìn)一步強(qiáng)化系統(tǒng)兼容

如今，各高校內(nèi)部都有種類繁多的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如辦公系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)等，由于各個(gè)系統(tǒng)之間缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致系統(tǒng)的協(xié)同性和兼容性較差，造成了嚴(yán)重的“信息孤島”現(xiàn)象。此外，隨著操作系統(tǒng)、瀏覽器及辦公應(yīng)用軟件的不斷更新升級(jí)，系統(tǒng)的適應(yīng)性和吻合度并沒有及時(shí)跟進(jìn)。因此，從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)來看，要在充分考慮數(shù)字化校園建設(shè)規(guī)劃與要求的基礎(chǔ)上，重視對(duì)系統(tǒng)兼容與對(duì)接能力的設(shè)計(jì)，突出數(shù)據(jù)整合與協(xié)同工作的業(yè)務(wù)需求，從而使系統(tǒng)功能進(jìn)一步提升，使用更為便利。

（五）進(jìn)一步提升安全性能

由于系統(tǒng)使用必須與Internet、校內(nèi)服務(wù)器頻繁連接，并配套安裝一些應(yīng)用軟件和程序，因此系統(tǒng)被破壞、被攻擊的概率也大大增加。對(duì)此，一方面要加強(qiáng)硬件安全防范，及時(shí)完善和升級(jí)學(xué)校服務(wù)器、防火墻、上網(wǎng)行為管理產(chǎn)品的性能，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定和可靠；另一方面要加強(qiáng)信息安全防范，通過用戶標(biāo)識(shí)、身份驗(yàn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)存取權(quán)限設(shè)置、文件密級(jí)設(shè)定等手段對(duì)文件閱讀、傳遞、審批、歸檔過程進(jìn)行嚴(yán)格限制，確保系統(tǒng)穩(wěn)定和信息安全。

［1］李蕭，聶仁芳.齊魯師范學(xué)院電子政務(wù)的應(yīng)用現(xiàn)狀及發(fā)展探討［J］.山東教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，（4）.

［2］張俊貴.關(guān)于地方高校電子政務(wù)建設(shè)的思考［J］.國(guó)家教育行政學(xué)院學(xué)報(bào)，2011，（8）.

［3］張路正.新形勢(shì)下高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)、應(yīng)用與創(chuàng)新［J］.中國(guó)教育信息化，2013，（1）.