李華

【摘 要】醫(yī)院人事檔案資源管理是醫(yī)院管理的一個重要方面，伴隨著計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，很多醫(yī)院的人事檔案資源管理已經(jīng)開始步入信息化管理階段，這種信息化管理相比于傳統(tǒng)的人事檔案管理具有非常明顯的優(yōu)越性。本文首先闡述了人事檔案信息化管理的優(yōu)勢，繼而分析了應(yīng)用人事檔案信息化管理所需要注意的幾點要求。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院人事檔案;信息化管理;優(yōu)勢，措施;應(yīng)用

隨著醫(yī)院人事制度和醫(yī)療體系的不斷改革和完善，醫(yī)院的人事檔案資源管理工作在醫(yī)院的日常管理工作中變得越來越重要。醫(yī)院的管理日益科學(xué)化和規(guī)范化，各級醫(yī)院對人事檔案資源的管理工作也越來越重視，隨著醫(yī)院信息化平臺建設(shè)的普及，如何將人事檔案資源進(jìn)行信息化管理，從而提高檔案管理的準(zhǔn)確性和工作效率，是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者和人事檔案管理者所必須重視的問題。

一、醫(yī)院人事檔案資源信息化管理的優(yōu)勢

（一）提高人事檔案資源管理的工作效率和降低失誤率

傳統(tǒng)的人事檔案資源管理工作往往需要消耗大量的人力物力去錄入信息，而且在這個過程中由于需要手寫錄入或者紙質(zhì)的文件錄入，往往會出現(xiàn)一些錯誤，影響了人事檔案資源的準(zhǔn)確性。而信息化檔案資源管理的條件下，采用的是計算機(jī)信息平臺系統(tǒng)錄入，可以大大降低錄入信息的工作量，使得檔案管理人員從繁重的勞動中解放出來;另一方面，由于信息平臺系統(tǒng)對所錄入的信息具有一定的識別性和糾錯性，因此可以大大降低信息錄入的失誤率。

（二）有利于方便準(zhǔn)確查找人事檔案信息

傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案資源管理模式，往往會因為檢索工具不全，或者查找的信息范圍太寬泛，導(dǎo)致無法快速高效地查找到所需的檔案信息，甚至出現(xiàn)明知道存有檔案信息卻無法找到的情況出現(xiàn)。而信息化平臺管理模式下，醫(yī)院人事檔案資源信息通過數(shù)據(jù)庫的建立，為查找人事檔案提供了非常便捷的途徑，同時可以迅速地完成對檔案的轉(zhuǎn)遞和查閱，便于醫(yī)院人員信息的查詢及統(tǒng)計，只需要在計算機(jī)信息平臺系統(tǒng)中輸入一些相關(guān)檔案信息或者關(guān)鍵字，就可以快速、準(zhǔn)確、全面地找到所需要的信息，大大減少了工作量，提高了工作效率。

（三）有利于對人事檔案信息的管理和存儲

傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案資源管理模式主要是采用紙質(zhì)檔案存儲，一方面要完整長期地保存好檔案資料，需要占用大量的空間，同時需要增添大量的各種設(shè)備，消耗大量的人力物力財力;另一方面要想長期保存檔案資料，還需要采取一定的措施防止紙質(zhì)檔案發(fā)生霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞等。而采取計算機(jī)信息化管理人事檔案資源，只需要把檔案材料錄入到軟盤、光盤或者硬盤上即可，不但大大節(jié)省了各種資源，而且可以長期完整的保存，保存過程中信息資料不會發(fā)生任何的變化。

（四）有利于醫(yī)院信息化整體平臺的建設(shè)

醫(yī)院人事檔案資源管理信息化建設(shè)是醫(yī)院整體信息化平臺建設(shè)的一個重要組成部分，由于人事檔案資源涉及的范圍比較廣泛，基本上涵蓋了醫(yī)院的每個部門和科室，因此，在建設(shè)過程中不但需要醫(yī)院檔案管理人員的努力工作，同時還需要每個部門、每個科室的參與，從而形成一個檔案資源共享、規(guī)范化一體化的管理機(jī)制。這中管理機(jī)制非常有利于醫(yī)院整體信息化、智能化平臺的建設(shè)，為其提供了一定的引導(dǎo)模式和榜樣建設(shè)。

二、醫(yī)院人事檔案資源信息化管理

建設(shè)的措施

（一）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)意識，加大資金支持

醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)要對人事檔案資源信息化建設(shè)有一個明確和深刻的意識，在建設(shè)過程中要給予大力的支持。同時，醫(yī)院人事檔案資源信息化建設(shè)需要大量的資金來保障，各級領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到這一點并且創(chuàng)造有利的條件提供資金保障，這樣才能使得人事檔案資源信息化建設(shè)順利地開展。

（二）建立高素質(zhì)的人事檔案管理隊伍

高素質(zhì)的人事檔案管理人員有利于快速高效的實施人事檔案信息化管理工作，對檔案管理人員要定期不定期開展業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)和綜合素質(zhì)提高，要培養(yǎng)一批既懂得計算機(jī)信息技術(shù)，又懂得檔案管理技術(shù)的復(fù)合型人才，才能使得檔案管理工作更好地開展。

（三）采用科學(xué)合理的硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)

一套科學(xué)合理的硬件系統(tǒng)和對應(yīng)的軟件系統(tǒng)對醫(yī)院人事檔案資源管理信息化建設(shè)具有決定性的意義。醫(yī)院要結(jié)合自身的發(fā)展特點和發(fā)展規(guī)劃，選取合適的軟硬件系統(tǒng)，才能采用合適的資金，最大地提高人事檔案信息資源的利用率和工作的效率。

三、醫(yī)院人事檔案資源信息化管理的應(yīng)用

醫(yī)院人事檔案資源信息化管理中要注意以下兩方面的應(yīng)用：

（一）檔案信息的收集、轉(zhuǎn)換和保存

檔案信息的收集、轉(zhuǎn)換和保存工作是檔案信息化平臺建設(shè)的最基礎(chǔ)的工作，在這個過程中要注意以下幾點：一是在檔案信息收集的時候要保證其完整性，所有的檔案資料都應(yīng)當(dāng)具有連續(xù)性，防止檔案信息的缺失;二是在檔案轉(zhuǎn)換的過程中，要擴(kuò)充部分檔案資料，對有確實的部分進(jìn)行完善和擴(kuò)充;三是在保存檔案資料的時候要評估文件的保存價值，對沒有保存價值或者可利用價值的資料可進(jìn)行刪除，防止資料混亂。

（二）定期對軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行防護(hù)和升級

醫(yī)院人事檔案資源信息化平臺建設(shè)中需要用到大量的硬件設(shè)施，這些硬件設(shè)施容易受到外界環(huán)境的干擾和影響，因此管理人員要定期對這些硬件設(shè)施進(jìn)行檢測和維護(hù)，防止由于硬件設(shè)施損壞造成的檔案信息資料丟失。軟件方面，要同步監(jiān)測軟件系統(tǒng)的工作狀態(tài)和系統(tǒng)安全性，培養(yǎng)專門的軟件系統(tǒng)維護(hù)人員，對軟件進(jìn)行定期的升級和維護(hù)，同時做好相應(yīng)的跟蹤記錄，避免發(fā)生人為的誤操作，切實做好檔案信息化管理工作。

四、總結(jié)

醫(yī)院人事資源信息檔案管理工作由于其復(fù)雜性和特殊性，對醫(yī)院管理者來說具有重要的管理意義。因此何如盡快建立起現(xiàn)代化的信息管理平臺，運用先進(jìn)的管理模式進(jìn)行系統(tǒng)管理，是每個醫(yī)院檔案管理人員所需要注意的問題。

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