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煙草企業(yè)科技項目全過程管理評價研究

2015-11-27 08:25汪志波鄭新章于川芳邱紀(jì)青鄭路
中國煙草學(xué)報 2015年1期
關(guān)鍵詞:全過程煙草項目管理

汪志波,鄭新章,于川芳,邱紀(jì)青,鄭路

1 中國煙草科技信息中心,河南 鄭州 450001;

2 中國煙草總公司鄭州煙草研究院,河南 鄭州 450001

煙草企業(yè)科技項目全過程管理評價研究

汪志波1,鄭新章1,于川芳2,邱紀(jì)青1,鄭路1

1 中國煙草科技信息中心,河南 鄭州 450001;

2 中國煙草總公司鄭州煙草研究院,河南 鄭州 450001

通過調(diào)研分析煙草企業(yè)科技項目管理中存在的問題,基于科技項目全生命周期的視角,分析了科技項目全過程管理內(nèi)涵,建立了煙草企業(yè)科技項目全過程管理的概念模型。從立項管理、實施過程管理、經(jīng)費(fèi)管理、驗收管理和應(yīng)用管理5個方面建立了科技項目全過程管理評價指標(biāo)體系,提出了科學(xué)合理且簡單可行、操作性強(qiáng)的評價方法,以期為煙草企業(yè)提高科技項目組織管理水平提供參考和借鑒。

煙草企業(yè);科技項目;全過程管理;評價;指標(biāo)體系

科技項目管理通常指通過協(xié)調(diào)科技項目實施過程中的各種關(guān)系,促進(jìn)對經(jīng)費(fèi)、人員、時間等科技資源進(jìn)行充分有效利用,以保障項目研究內(nèi)容和目標(biāo)實現(xiàn)的動態(tài)活動[1]??萍柬椖垦邪l(fā)活動的創(chuàng)造性和創(chuàng)新性決定了科技項目的管理不僅僅是目標(biāo)管理,同時也更注重項目的過程管理,過程管理的有效性是直接關(guān)系到項目實施成功的關(guān)鍵[2]。因此,進(jìn)行煙草企業(yè)科技項目全過程管理評價研究,找出科技項目管理中存在的問題和薄弱環(huán)節(jié),進(jìn)行有針對性的改進(jìn)和提高,對提升煙草企業(yè)科技項目管理水平和能力具有重要作用。

1 煙草企業(yè)科技項目管理存在的問題

經(jīng)過充分調(diào)研和分析,當(dāng)前煙草企業(yè)科技項目管理在借鑒現(xiàn)代項目管理理論與方法的研究和實踐中,尤其是過程管理以及成果管理等方面還存在有待提高完善之處,主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

(1)企業(yè)科技項目立項規(guī)范管理不到位。企業(yè)項目立項評審專家的遴選、評審內(nèi)容、評審過程缺乏完整、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和流程,項目立項與否容易受到個別領(lǐng)導(dǎo)或權(quán)威專家意見左右,影響項目立項的科學(xué)性、嚴(yán)肅性。

(2)實施過程管理力度不夠。體量大的科技項目,研究內(nèi)容復(fù)雜、研究目標(biāo)多,需要多個單位和部門人員共同協(xié)作完成,企業(yè)在科技項目的跟蹤監(jiān)督檢查機(jī)制上不健全,尤其是對項目的研究質(zhì)量難以監(jiān)督到位,只有在科技項目完成進(jìn)行驗收時,才能評估科技項目的研究水平和完成質(zhì)量,項目管理對提高項目績效的作用難以體現(xiàn)出來。

(3)高標(biāo)準(zhǔn)驗收力度不夠。在驗收環(huán)節(jié),一方面,驗收專家介入項目較晚甚至其學(xué)科領(lǐng)域與被驗收項目相關(guān)性不強(qiáng),對項目相關(guān)技術(shù)前沿的了解程度不夠,影響驗收結(jié)論的權(quán)威性和嚴(yán)謹(jǐn)性;另一方面,沒有制定質(zhì)量導(dǎo)向明確、激勵約束并重的驗收評價標(biāo)準(zhǔn),高標(biāo)準(zhǔn)驗收力度不夠。

(4)應(yīng)用管理薄弱。項目通過驗收后,后續(xù)深化研究、改進(jìn)提高的力度不強(qiáng),缺乏對項目成果轉(zhuǎn)化的持續(xù)有效管理以進(jìn)一步提高成果的成熟度,對成果推廣應(yīng)用的關(guān)注度不夠,項目成果推廣應(yīng)用存在瓶頸。

(5)科技項目經(jīng)費(fèi)使用和管理缺乏統(tǒng)一規(guī)范管理。一是科技經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理靈活性不足,企業(yè)按全面預(yù)算管理要求對科研活動、科技經(jīng)費(fèi)開支進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范的預(yù)算管理,但科研活動不可預(yù)見性、時效性較強(qiáng)的特點(diǎn),加之科研人員普遍缺乏財務(wù)知識和預(yù)算管理經(jīng)驗,導(dǎo)致科技經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理靈活性不足、審批程序多、流程長,挫傷了科研人員的積極性,影響了科研工作效率。二是研發(fā)費(fèi)用科目設(shè)置有待統(tǒng)一,企業(yè)科技項目經(jīng)費(fèi)開支科目不一致,經(jīng)費(fèi)開支渠道不統(tǒng)一,臺賬歸集難度大,后續(xù)結(jié)題審計存在問題。

2 煙草企業(yè)科技項目全過程管理概念模型

煙草企業(yè)一般具有與科技項目管理相關(guān)的、完備的組織結(jié)構(gòu),既有科技管理部門、科技委、財務(wù)審計部門等職能部門主體,也有從事具體研究開發(fā)工作的科研部門主體。各部門在科技項目的計劃、進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)使用、實施過程及完成質(zhì)量等的管理過程中,具有較強(qiáng)的職能界限:科技管理部門負(fù)責(zé)發(fā)布項目申報指南、簽訂合同,組織進(jìn)行科技項目的評審和驗收,歸口管理科技項目資料等,項目實施過程的監(jiān)督和管理主要側(cè)重項目的進(jìn)度,但對研究內(nèi)容是否符合項目合同要求及研究質(zhì)量關(guān)注不夠。財務(wù)審計部門負(fù)責(zé)項目經(jīng)費(fèi)進(jìn)行劃撥或核銷、審核項目經(jīng)費(fèi)預(yù)算和決算等,主要強(qiáng)調(diào)項目過程中經(jīng)費(fèi)使用是否符合規(guī)范,是否按預(yù)算執(zhí)行,但對研發(fā)費(fèi)用管理是否符合科研活動規(guī)律、是否有助于科研創(chuàng)新活動的重視不夠??萍嘉?fù)責(zé)進(jìn)行項目審批、立項決策和結(jié)題驗收管理,科技委只有在項目驗收時根據(jù)研究質(zhì)量和水平評估項目成果是否符合需要??蒲胁块T是科技項目研究的基本單元,重點(diǎn)關(guān)注項目能否順利實施完成,能否通過驗收。因此,針對科技項目各管理部門的邊界過于剛性、為了完成各自管理任務(wù)而缺乏協(xié)調(diào)等問題,提出科技項目全過程管理的理念。

識別需求、項目選題、提出解決方案、項目立項、實施執(zhí)行、項目完成、成果推廣構(gòu)成科技項目的全生命周期階段[3],結(jié)合科技項目研發(fā)活動的特點(diǎn)和項目管理實踐,可以把科技項目管理劃分為立項過程管理、實施過程管理、驗收過程管理和應(yīng)用過程管理??萍柬椖康娜^程管理思想就是把項目全生命周期各個階段的過程管理之間相互關(guān)聯(lián),上游、下游過程管理相互考慮需要,各管理部門相互滿足需求,從而使孤立的項目管理過程之間相互協(xié)同,形成管理“合力”。因此,科技項目全過程管理指以各職能部門的目標(biāo)管理為基礎(chǔ),優(yōu)化各過程管理針對科技項目最終目標(biāo)的功能,將各個關(guān)鍵管理活動整合到項目全過程的管理體系中,建立各階段過程管理活動的標(biāo)準(zhǔn)程序、流程和規(guī)范,消除項目全過程中對管理目標(biāo)的各種冗余活動,實現(xiàn)過程管理目標(biāo)的協(xié)調(diào)和全過程管理系統(tǒng)的整體優(yōu)化。基于科技項目全生命周期的視角,在科技項目各個階段、各個環(huán)節(jié)形成全過程管理的閉環(huán)系統(tǒng),建立煙草企業(yè)科技項目全過程管理的概念模型,如圖1所示。

圖1 煙草企業(yè)科技項目全過程管理概念模型Fig.1 Conceptual model for whole process management of science and technology project

在科技項目全過程管理中,需要更加注重各科技項目之間頂層設(shè)計上的有效銜接和集成;加強(qiáng)對科技項目過程監(jiān)督、管理和服務(wù),以協(xié)調(diào)解決項目實施過程出現(xiàn)的問題;尊重科研規(guī)律,減少科技項目的微觀管理,注重宏觀管理和約束機(jī)制建立。從而使企業(yè)項目管理全過程的總體協(xié)調(diào)程度達(dá)到最優(yōu),實現(xiàn)項目管理績效最大化。

3 構(gòu)建煙草企業(yè)科技項目全過程管理評價指標(biāo)體系

3.1 煙草科技項目全過程管理評價指標(biāo)選擇的原則

煙草科技項目全過程管理評價指標(biāo)體系的建立是一個系統(tǒng)工程,既要重點(diǎn)突出反映過程管理中關(guān)鍵環(huán)節(jié),又要使所體現(xiàn)的過程管理活動要素相對全面。從全過程管理評價的目標(biāo)和作用出發(fā),在指標(biāo)體系的設(shè)計過程中應(yīng)遵循如下原則:

(1)科學(xué)性原則。指標(biāo)內(nèi)涵清晰、明確,以科技項目全過程管理過程的本質(zhì)要求為依據(jù),通過評估能得出科學(xué)、合理的評估結(jié)果。

(2)客觀性原則。指標(biāo)既以客觀的資料、事實為依據(jù),又充分結(jié)合專家主觀評判,使評價結(jié)果能客觀地反映科技項目全過程管理能力要素。

(3)系統(tǒng)性原則。指標(biāo)從系統(tǒng)的角度,在反映煙草企業(yè)科技項目管理的整體情況的同時,盡可能地體現(xiàn)管理活動之間的邏輯關(guān)系,指標(biāo)構(gòu)成具有內(nèi)在聯(lián)系性。

(4)簡明性原則。在總體滿足評價目的為前提下,突出主要指標(biāo),避免指標(biāo)之間明顯的重疊、包含關(guān)系,避免具有強(qiáng)相關(guān)性的多個指標(biāo)同時出現(xiàn),減少對同一內(nèi)容的重復(fù)評價。

(5)導(dǎo)向性原則。評價指標(biāo)既應(yīng)客觀真實反映企業(yè)科技項目全過程管理的效果,也應(yīng)為企業(yè)科技項目管理水平、管理績效的提高提供價值取向和引導(dǎo),發(fā)揮管理評價對科技項目有關(guān)主體的激勵和約束作用。

3.2 煙草企業(yè)科技項目全過程管理評價指標(biāo)體系架構(gòu)

科技項目管理是動態(tài)管理過程,各項管理活動彼此相互影響,在項目啟動、評審論證、項目實施、轉(zhuǎn)化應(yīng)用等不同階段的內(nèi)容和形式各有側(cè)重。根據(jù)現(xiàn)代項目管理知識體系的9大領(lǐng)域[3],結(jié)合科技項目整合管理的特點(diǎn)和評價指標(biāo)體系選擇原則,系統(tǒng)地構(gòu)建評價指標(biāo)體系框架,如圖2所示,指標(biāo)體系由5個一級指標(biāo)、17個二級指標(biāo)構(gòu)成。

圖2 煙草企業(yè)科技項目全過程管理評價指標(biāo)體系框架Fig.2 Framework of evaluation index system for whole process management of science and technology project

3.3 煙草企業(yè)科技項目全過程管理評價指標(biāo)說明

(1)立項管理??茖W(xué)、合理的立項管理體系,可以提高科技項目立項的質(zhì)量,有效推動企業(yè)科技創(chuàng)新戰(zhàn)略、目標(biāo)任務(wù)的實現(xiàn)。選用申報指南編制合理性、評審程序規(guī)范性、評審內(nèi)容合理性、項目合同規(guī)范性4個二級評價指標(biāo)來表征。①申報指南合理性:規(guī)劃申報階段是科技計劃項目實施的起點(diǎn),科技管理部門在充分了解當(dāng)前企業(yè)重點(diǎn)技術(shù)需求基礎(chǔ)上,制定科技項目計劃頂層設(shè)計規(guī)劃方案,明確項目研究領(lǐng)域和選題方向,針對不同項目類別和要求編制項目申報指南等??茖W(xué)合理的項目申報指南有利于企業(yè)構(gòu)建完善的“應(yīng)用基礎(chǔ)研究—技術(shù)開發(fā)—產(chǎn)品開發(fā)”科技項目架構(gòu),提高項目計劃的系統(tǒng)性、針對性。②評審程序規(guī)范性:科技管理部門組織科技委專家進(jìn)行項目立項決策評審,評審專家選擇是否合理,評審過程是否有一套科學(xué)、合理的流程和標(biāo)準(zhǔn),對提高項目評審質(zhì)量具有重要影響。③評審內(nèi)容合理性:立項評審內(nèi)容應(yīng)主要針對項目選題與企業(yè)需求、發(fā)展方向和重點(diǎn)領(lǐng)域的符合性,研究目標(biāo)是否明確具體、是否具有可考核性,研究方案是否合理可行,技術(shù)關(guān)鍵是否正確,項目申請者及其合作方的資質(zhì)、科研能力、團(tuán)隊成員結(jié)構(gòu)合理性等方面進(jìn)行重點(diǎn)評估。④項目合同規(guī)范性:項目合同中應(yīng)明確規(guī)定項目各有關(guān)單位、部門的責(zé)任分配和具體研究任務(wù)及達(dá)到的目標(biāo),明確知識產(chǎn)權(quán)的歸屬,規(guī)定項目研究成果形式等。

(2)過程管理。項目立項后進(jìn)入具體任務(wù)、目標(biāo)的實施研究階段,科技項目創(chuàng)新性、風(fēng)險性特點(diǎn)決定了其研究開發(fā)過程存在許多未知因素,有效的項目管理,為高效、高質(zhì)量推進(jìn)研究成果形成提供可能。選用進(jìn)度管理科學(xué)性、管理流程敏捷性、文檔管理規(guī)范性、知識產(chǎn)權(quán)管理有效性、風(fēng)險控制與應(yīng)對及時性5個二級評價指標(biāo)來表征。①進(jìn)度管理科學(xué)性:指按照項目合同要求,針對項目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、階段性目標(biāo)的進(jìn)度,是否建立了企業(yè)科技項目全過程管理的信息系統(tǒng)。②管理流程敏捷性:指煙草企業(yè)項目管理流程是否具有柔性,能否對項目實施過程中出現(xiàn)的新情況、新問題做出快速反應(yīng)并有效地予以協(xié)調(diào)解決。③文檔管理規(guī)范性:指項目實施期間,進(jìn)行中期檢查、年度檢查的文檔記錄的規(guī)范性、完整性等。④知識產(chǎn)權(quán)管理有效性:指企業(yè)能否將技術(shù)專利創(chuàng)造融入到科技項目實施過程中,能否對項目實施過程中產(chǎn)生的知識產(chǎn)權(quán)進(jìn)行及時申報、保護(hù)和管理。⑤風(fēng)險控制與應(yīng)對及時性:指項目實施過程中,項目內(nèi)外部出現(xiàn)的如技術(shù)風(fēng)險、政策風(fēng)險、人員風(fēng)險等是否進(jìn)行動態(tài)監(jiān)測和識別[4],及時發(fā)現(xiàn)存在的問題和偏差,并采取必要的措施應(yīng)對:如對定位不清、重復(fù)交叉、實施效果不好的,要通過撤、并、轉(zhuǎn)等方式進(jìn)行必要調(diào)整和優(yōu)化。

(3)經(jīng)費(fèi)管理。項目經(jīng)費(fèi)是重要的外部資源投入,也是科技項目管理的重要內(nèi)容之一。選用費(fèi)用科目設(shè)置合理性,經(jīng)費(fèi)劃撥到位及時性,經(jīng)費(fèi)使用規(guī)范性、靈活性3個二級評價指標(biāo)來表征。①費(fèi)用科目設(shè)置合理性:指項目經(jīng)費(fèi)是否有科學(xué)合理的經(jīng)費(fèi)科目設(shè)置,來促進(jìn)項目預(yù)算編制規(guī)范,使經(jīng)費(fèi)可以有效使用、費(fèi)用臺賬準(zhǔn)確歸集。②經(jīng)費(fèi)劃撥到位及時性:指項目經(jīng)費(fèi)是否能及時下達(dá),以使項目按計劃進(jìn)度進(jìn)行投入。③經(jīng)費(fèi)使用規(guī)范性、靈活性:指企業(yè)科技項目的經(jīng)費(fèi)使用是否合理,經(jīng)費(fèi)預(yù)算科目實際支出與預(yù)算是否一致,同時經(jīng)費(fèi)使用是否根據(jù)科研活動規(guī)律和特點(diǎn)具有一定的彈性。

(4)驗收管理。根據(jù)項目合同規(guī)定的主要研究內(nèi)容、技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)等,檢查是否完成了項目合同規(guī)定的主要內(nèi)容,實現(xiàn)了研究目標(biāo),審計項目經(jīng)費(fèi)的決算使用情況,評價項目總體的完成質(zhì)量和研究水平,提出改進(jìn)、提高與成果轉(zhuǎn)化推廣應(yīng)用的建議和意見。選用驗收材料完整性、規(guī)范性,驗收程序規(guī)范性,驗收結(jié)論嚴(yán)謹(jǐn)性、可靠性3個二級指標(biāo)來描述,使驗收工作更加注重程序、充分發(fā)揮專家作用。①驗收材料完整性、規(guī)范性:指申請驗收提交的材料是否齊全、規(guī)范。②驗收程序規(guī)范性:指驗收過程是否有科學(xué)、合理的驗收流程,是否建立了一整套科學(xué)合理的適用不同項目類別的成果評價規(guī)范和評價標(biāo)準(zhǔn)。③驗收結(jié)論嚴(yán)謹(jǐn)性、可靠性:指驗收專家選擇是否合理、符合驗收項目的技術(shù)領(lǐng)域、具有一定的針對性和權(quán)威性,以確保對項目成果做出科學(xué)、實事求是的評價。

(5)應(yīng)用管理。成果轉(zhuǎn)化、應(yīng)用、推廣是科技項目發(fā)展的重要環(huán)節(jié),也是項目成敗的最終檢驗標(biāo)準(zhǔn)。煙草企業(yè)應(yīng)采取有效的推廣機(jī)制、政策、措施,加強(qiáng)配套條件的保障和投入,使項目成果及時轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力,實現(xiàn)科技項目管理從立項到結(jié)題的小循環(huán)向注重成果應(yīng)用、推廣的大循環(huán)轉(zhuǎn)變。選用推廣機(jī)制、政策、措施有效性,推廣物質(zhì)條件保障程度2個二級指標(biāo)來描述。①推廣機(jī)制、政策、措施有效性:指企業(yè)組織推廣的機(jī)制、方法、措施的完善程度。②推廣物質(zhì)條件保障程度:指推廣應(yīng)用過程中有關(guān)人、財、物、條件的保障程度。

4 煙草企業(yè)科技項目全過程管理評價方法

4.1 評價指標(biāo)權(quán)重

確定評價指標(biāo)ui和uij權(quán)重。評價指標(biāo)ui和uij對目標(biāo)的重要程度各有不同,在評價中作用大小通過權(quán)重來體現(xiàn),指標(biāo)權(quán)重可以利用專家評議法(Delphi)或?qū)哟畏治龇ǎˋHP)得到。假設(shè)一 級 評 價 指 標(biāo)ui的 權(quán) 數(shù) 為,則一 級 指 標(biāo) 權(quán) 重 集 為,且滿足;設(shè)二級指標(biāo)uij對ui的權(quán)數(shù)為wij(i=1,2,· ··,5 ;j= 1,2,· ··,ni),則一級指標(biāo)下二級指標(biāo)的權(quán)重集,ni為一級指標(biāo)ui下二級指標(biāo)的個數(shù),且滿足。

4.2 評價計算方法及評價結(jié)果的應(yīng)用

為使評價方法簡單、具有可操作性,采用線性加權(quán)法進(jìn)行評價[5]。設(shè)定各指標(biāo)的評價滿分為100分,指標(biāo)評價結(jié)果分為4個等級:優(yōu)(s≥90)、良(75 ≤s<90)、中(60 ≤s<75)、差(s<60)。針對企業(yè)科技項目管理的實際情況,對各二級指標(biāo)進(jìn)行打分,利用線性加權(quán)法計算出各一級指標(biāo)的評價值和綜合評價值。線性加權(quán)和的計算公式為:

式中:S——被評價企業(yè)科技項目全過程管理綜合評價值;sij——二級指標(biāo)uij評價得分;wij——二級指標(biāo)uij權(quán)重值;wi——一級指標(biāo)ui權(quán)重值;ni為一級指標(biāo)ui下二級指標(biāo)的個數(shù)。

5 評價結(jié)果的應(yīng)用

采用兩級評價結(jié)果可以實現(xiàn)對煙草企業(yè)科技項目全過程管理情況的深入分析并把分析結(jié)果應(yīng)用到對科技項目管理的全過程之中。一是利用二級評價指標(biāo)和權(quán)重計算出一級指標(biāo)評價得分及等級,可以分析立項管理、過程管理、經(jīng)費(fèi)管理、驗收管理和應(yīng)用管理等中間結(jié)果,找出相關(guān)問題或總結(jié)經(jīng)驗。二是進(jìn)行綜合評價,分析最終結(jié)果,并應(yīng)用于改進(jìn)科技項目的管理,促進(jìn)科技成果的轉(zhuǎn)化應(yīng)用。煙草行業(yè)各企業(yè)可以根據(jù)項目全過程管理各級評價結(jié)果,揭示煙草企業(yè)項目實施和管理中存在的問題,制定有針對性的措施加強(qiáng)整改,使煙草企業(yè)科技項目全過程管理更加規(guī)范、制度更加完善、方法更加靈活,進(jìn)而有效提升行業(yè)科技項目管理水平和管理效率。從而最終達(dá)到提高項目水平、成果水平及其價值,加速科技成果轉(zhuǎn)化應(yīng)用的目的。

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Evaluation of whole process management of tobacco Ramp;D projects

WANG Zhibo1,ZHENG Xinzhang1,YU Chuanfang2,QIU Jiqing1,ZHENG Lu1
1 China Tobacco Science amp;Technology Information Center,Zhengzhou 450001,China;
2 Zhengzhou Tobacco Research Institute of China National Tobacco Corporation,Zhengzhou 450001,China

Whole process management was studied through investigating and analyzing existing problems in management of tobacco Ramp;D projects from a perspective of project life cycle theory and its conceptual model was thus established.The paper established an evaluation index system of whole process management including project establishment management,implementation management,funds management,acceptance management and application management.The linear weighted evaluation method was put forward so as to render some reference for tobacco enterprises in improving Ramp;D projects management.

tobacco enterprise; Ramp;D project; whole process management; evaluation; index system

汪志波,鄭新章,于川芳,等.煙草企業(yè)科技項目全過程管理評價研究[J].中國煙草學(xué)報,2015,21(1)

中國煙草總公司2012年度科技面上項目“煙草科技項目后評價體系深化研究與應(yīng)用”(No.602011CZ0600)

汪志波(1978—),碩士,工程師,主要從事技術(shù)創(chuàng)新管理與科技評估、評價的研究工作,Tel:0371-67672779,Email:wzb0622@sohu.com

鄭新章(1962—),研究員,主要從事科技情報、科技評估評價的研究和管理工作,Email:zxz@tobaccoinfo.com.cn

2014-07-02

:WANG Zhibo,ZHENG Χinzhang,YU Chuanfang,et al.Evaluation of whole process management of tobacco Ramp;D projects [J].Acta Tabacaria Sinica,2015,21(1)

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