文/岳陽市城市建設(shè)檔案館 鄒媛媛

一、城建檔案管理數(shù)字化的作用

城建檔案中記錄著一切與城市設(shè)施建設(shè)、格局規(guī)劃、綠地興建等方面相關(guān)的活動，是城市發(fā)展史的客觀記錄者，需要被完整妥善、長期地保存下來。城建檔案的管理工作一直為相關(guān)部門所重視，由于檔案數(shù)量眾多、種類繁雜，所以檔案的管理工作會給相關(guān)工作人員帶來很大的勞動負(fù)擔(dān)。電子文件檔案保存作為紙質(zhì)檔案的輔助記錄工具，開始出現(xiàn)在各級檔案管理辦公室當(dāng)中。與紙質(zhì)檔案并存的電子檔案在很大程度上克服了紙質(zhì)品不易保存、查詢困難的問題，通過將數(shù)據(jù)、文字、圖像等資料上傳至互聯(lián)網(wǎng)，建立相關(guān)信息的記錄網(wǎng)頁來實現(xiàn)資料的長期保存與快捷查詢。

數(shù)字化管理作為一種新型的檔案管理方式，實現(xiàn)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案的合二為一，它在節(jié)約人力資源的同時也實現(xiàn)了財力、物力方面的節(jié)約，降低了城建檔案管理所需的成本，進(jìn)而推動檔案管理的快捷化與智能化，使城建過程中發(fā)生的每件事都能被完整長期地記錄下來，并給今后開展的相關(guān)建設(shè)工作提供了充足的信息資源。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用是信息技術(shù)水平發(fā)展的側(cè)面證明，從某種程度來說，數(shù)字化管理方式促使管理技術(shù)提高并取代高強度的人力操作，進(jìn)而讓聲音、影像、圖片、文字等城建資料得以以數(shù)字化形式保存下來。通過掌握相關(guān)技術(shù)的人才完成資源的收集、整理和排列，使相關(guān)內(nèi)容的管理更具條理性和規(guī)律性，能使城建檔案真正發(fā)揮出其應(yīng)有的價值。在對城市建設(shè)進(jìn)行具體規(guī)劃時，數(shù)字化檔案能使其發(fā)展方向和建設(shè)方法更加清晰直觀，幫助抉擇者完成整體的規(guī)劃，避免出現(xiàn)建設(shè)方向上的失誤。

二、城建檔案數(shù)字化管理目標(biāo)模式

（一）城建檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀。城建檔案數(shù)字化管理是檔案管理形式上的一種創(chuàng)新，它在為檔案管理工作提供便捷的同時也增加了這一工作的技術(shù)含量。然而，在具體管理過程中，我們必須發(fā)現(xiàn)其存在的一些問題。首先是技術(shù)人員短缺造成的信息收集與整理困難。紙質(zhì)檔案大多由專人負(fù)責(zé)，記錄和整理工作也多為手工，技術(shù)含量低，易操作。而數(shù)字化檔案管理則需由專業(yè)人員進(jìn)行相關(guān)信息的搜集、錄制、分類、整理和記錄歸檔工作，其技術(shù)含量高，操作相對復(fù)雜。所以，城建檔案數(shù)字化管理需要網(wǎng)絡(luò)管理與技術(shù)研發(fā)型人才、數(shù)據(jù)庫管理人才等共同進(jìn)行。而當(dāng)下，專業(yè)管理團隊尚未形成相關(guān)體系，專業(yè)性人才也相對不足，這使得數(shù)字化管理在落實到操作環(huán)節(jié)方面還存在一定困難。其次，城建檔案數(shù)字化管理也缺乏相關(guān)的資金和設(shè)備支持。部分地方機構(gòu)對數(shù)字化檔案管理的重視程度不足，依然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，而較少投資于數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè)，這使得實現(xiàn)資料數(shù)字化的計算機數(shù)量明顯不足，造成數(shù)字化管理的開展困難。與此同時，硬件設(shè)施與資金支持的缺乏也使得工作人員無法深切感受到數(shù)字化管理帶來的好處，在不少機關(guān)，工作人員依然傾向于紙質(zhì)檔案的管理方式。因沿用原有方式對新技術(shù)方法帶來的沖擊，使得紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案管理依然共存，這造成了管理成本的增加與人力資源的浪費。

（二）城建檔案數(shù)字化管理目標(biāo)模式。首先，要強化工作體系的建設(shè)。規(guī)范有序的工作體系是開展檔案數(shù)字化管理的必然前提。通過構(gòu)建層次清晰、分工明確的工作體系，能實現(xiàn)數(shù)字化管理的高效進(jìn)行。工作體系的建立包括監(jiān)督管理層、技術(shù)操作層兩大方面。通過制定操作細(xì)則和管理監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)，能使相關(guān)人員在開展操作時有據(jù)可依，并能根據(jù)對操作細(xì)節(jié)的理解實現(xiàn)個人能力的提高，使工作人員在應(yīng)對突發(fā)事件時能做出正確及時的處理。其次，相關(guān)體系的建立還應(yīng)遵照政府相關(guān)政策進(jìn)行，將體系建設(shè)與人才培養(yǎng)工作一齊重視起來。技術(shù)型人才的培養(yǎng)與專業(yè)檔案整理團隊的建設(shè)是實現(xiàn)數(shù)字管理體系高效運轉(zhuǎn)的人才基礎(chǔ)。由于這項工作的復(fù)雜性，必須將資源收集型人才、分析整理型人才、歸納存儲類人才、計算機與網(wǎng)絡(luò)設(shè)計開發(fā)型人才集中在一起，再經(jīng)過一段時間的磨合訓(xùn)練，來實現(xiàn)團隊合作的高效性。城建檔案數(shù)字化管理所需的人才數(shù)量巨大，有關(guān)單位必須建立起人才培養(yǎng)體系，使城建檔案管理業(yè)務(wù)能長期穩(wěn)定地發(fā)展下去，才能確保檔案管理和調(diào)閱工作能始終保持穩(wěn)定、高效的運行態(tài)勢。此外，必須將人才培養(yǎng)與檔案管理的具體分工相結(jié)合，確保人員知識儲備的專業(yè)性與操作的熟練性。第三，要實現(xiàn)城建檔案數(shù)字化管理內(nèi)容的擴展，加強應(yīng)用系統(tǒng)的研發(fā)和管理工作。建立數(shù)字化城建檔案的目標(biāo)不僅是為了方便檔案的存儲和保管，延長檔案的有效期，也是為了方便檔案的公開與查詢。由于城建檔案對城市今后的發(fā)展有一定指導(dǎo)作用，所以經(jīng)常被建設(shè)部門和一些項目開發(fā)商用來指導(dǎo)新城建設(shè)、綠地規(guī)劃等項目。所以，建設(shè)城建檔案網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)，能促進(jìn)相關(guān)信息的公開化，進(jìn)而使檔案系統(tǒng)成為指導(dǎo)工作的有力手段，相關(guān)部門在調(diào)動檔案、查閱資料時能極大地節(jié)約所需時間，進(jìn)而實現(xiàn)檔案存儲和使用環(huán)節(jié)的一體化服務(wù)。

[1] 郭麗華.城建檔案數(shù)字化管理發(fā)展思路之探討[J].城建檔案，2012(2)：49-50.

[2] 潘忠.淺談城建檔案數(shù)字化管理利用的設(shè)計與實現(xiàn)[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2011(24)：250.