文/山東先河悅新機(jī)電股份有限公司 羅光麗

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企業(yè)文書檔案管理的問題與改進(jìn)方法

文/山東先河悅新機(jī)電股份有限公司 羅光麗

【摘要】改革開放以來，越來越多的企業(yè)意識(shí)到了檔案管理工作的重要性，這對(duì)文書檔案管理工作提出了更高的要求?？偟膩碚f，文書檔案工作只有堅(jiān)持創(chuàng)新才能跟上時(shí)代的發(fā)展節(jié)奏?；诖耍疚闹饕獙?duì)企業(yè)文書檔案管理的問題與改進(jìn)方法進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)文書檔案；檔案管理；問題；改進(jìn)

所謂文書檔案，也叫做管理性檔案，即事業(yè)單位、企業(yè)、團(tuán)體、機(jī)關(guān)以及其它社會(huì)組織在行政管理和領(lǐng)導(dǎo)等工作、活動(dòng)中形成的文件，這些文件具有一定的查詢和保存價(jià)值。在檔案管理工作中，文書檔案管理占據(jù)著舉足輕重的地位，是所有事業(yè)單位、企業(yè)、團(tuán)體、機(jī)關(guān)的一項(xiàng)重要工作?？梢哉f，企業(yè)文書檔案資料的可靠性、安全性與文書檔案管理水平有著直接的關(guān)系，只有堅(jiān)持創(chuàng)新和與時(shí)俱進(jìn)，才能落實(shí)好文書檔案工作，使之為企業(yè)的健康發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、企業(yè)文書檔案管理中存在的主要問題

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒有從意識(shí)上重視檔案管理工作。在不少企業(yè)管理者意識(shí)中，檔案管理工作是無法為企業(yè)創(chuàng)造財(cái)富的。這些管理人員認(rèn)為，這是一份沒有什么難度的工作，而且通常會(huì)下意識(shí)的下調(diào)招聘的標(biāo)準(zhǔn)，更不用說花時(shí)間和精力來培訓(xùn)檔案管理人員了。意識(shí)上的不重視以及投入上的忽視，難免會(huì)影響檔案管理工作的整體水平。與此同時(shí)，有些部門為了圖方便，在對(duì)檔案進(jìn)行搜集的過程中不會(huì)主動(dòng)把一些本屬于檔案范圍的檔案交給管理人員歸檔，由于歸檔不及時(shí)，因此檔案管理人員無法及時(shí)記錄下重要資料。在借閱檔案的過程中，經(jīng)常出現(xiàn)催還未果，過期不換的問題，加之檔案部門沒有及時(shí)采取處理措施，因而導(dǎo)致這該崗位形同虛設(shè)。

（二）文書檔案與檔案工作契合度低，資料不全面。對(duì)某些機(jī)關(guān)單位而言，文書檔案管理是一份可有可無的工作，而且存在“重經(jīng)營、輕檔案”的現(xiàn)象，致使其他科室根本沒有把文書檔案的搜集和管理放在心上，這不但有礙工作人員能動(dòng)性的發(fā)揮，同時(shí)還會(huì)影響文書檔案的可靠性，導(dǎo)致其無法與檔案工作銜接，正是因?yàn)闄n案工作與文書檔案管理之間缺乏契合度，加之當(dāng)前的管理制度存在許多漏洞，因而導(dǎo)致二者處于一種“各自為政”的狀態(tài)，經(jīng)常出現(xiàn)編號(hào)和裝訂不規(guī)范、文種使用不當(dāng)、原稿不完整的問題。

（三）企業(yè)文書檔案管理水平普遍偏低。一直以來，企業(yè)檔案管理人員的任務(wù)就是保存好檔案，這種封閉式的管理模式，使得不同時(shí)期對(duì)檔案的質(zhì)量、整理、裝訂規(guī)范出現(xiàn)了不同的要求，加之領(lǐng)導(dǎo)沒有從意識(shí)上給予這項(xiàng)工作足夠的重視，而且管理人員水平普遍偏低，檔案部門又是一個(gè)可有可無的崗位，也沒有針對(duì)檔案管理部門建立檔案部門經(jīng)濟(jì)責(zé)任制、管理制度和考核制度，導(dǎo)致檔案管理水平普遍偏低。

二、企業(yè)文書檔案管理的改進(jìn)方法

（一）從意識(shí)上重視檔案文書管理工作。提升文書檔案管理部門在單位內(nèi)部地位的途徑之一就是使領(lǐng)導(dǎo)從意識(shí)上認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性。只有保證領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案文書管理工作有一個(gè)明確的態(tài)度，才能形成上行下效的效果，使全單位的工作人員都重視這項(xiàng)工作，也才能獲得其他部門的理解、支持和幫助，從而為檔案管理工作的開展創(chuàng)造有利的條件。在領(lǐng)導(dǎo)重視文書檔案管理工作的時(shí)候，一定要在會(huì)議上將文書檔案管理工作的地位上升到企業(yè)戰(zhàn)略的高度。

（二）努力協(xié)調(diào)文書檔案管理與檔案管理工作的關(guān)系。嚴(yán)格來說，檔案工作的順利開展離不開文書檔案管理工作的支撐，二者是相輔相成，缺一不可的。落實(shí)檔案管理工作的前提條件就是做好文書工作；文書檔案管理的水平很大程度上是由文書工作的好壞決定的。所以，文書工作人員必須具有一定的檔案管理意識(shí)，在搜集和歸檔時(shí)一定要堅(jiān)持準(zhǔn)確性、及時(shí)性和完整性的原則，這樣才能通過開展工作加強(qiáng)自身與其他部門之間的聯(lián)系，還要認(rèn)真辦理檔案的借閱、查詢和審批手續(xù)，做好檔案的統(tǒng)計(jì)與保護(hù)工作。

（三）落實(shí)文書檔案的基礎(chǔ)工作，對(duì)工作進(jìn)行全方位的溝通、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。文書檔案管理人員應(yīng)該清楚自己應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么，最關(guān)鍵的就是要養(yǎng)成服務(wù)意識(shí)，認(rèn)真落實(shí)好檔案的收集、鑒定、利用、保管、統(tǒng)計(jì)等文書檔案管理工作，這樣才能最大限度地發(fā)揮檔案部門的作用和價(jià)值。眾所周知，文書檔案中的重要資料一般都來源于其它的部門。所以，文書檔案管理人員應(yīng)該主動(dòng)聯(lián)系其它部門的工作人員，隨時(shí)了解他們的動(dòng)向，定期參與各業(yè)務(wù)部門的培訓(xùn)活動(dòng)，這樣才能了解和學(xué)習(xí)其他部門的一些基礎(chǔ)性知識(shí)，以降低文書檔案管理工作的難度，除此以外，還要對(duì)各部門的檔案收集工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，豐富檔案收集渠道，充分發(fā)揮檔案部門的價(jià)值。

三、結(jié)束語

總而言之，要實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書檔案管理工作的現(xiàn)代化，首先要想辦法提升文書檔案管理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。當(dāng)然，在提升檔案管理水平的過程中，一方面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要從意識(shí)上重視這項(xiàng)工作，還要投入一定的人力、物力和財(cái)力，同時(shí)，企業(yè)檔案部門還要定期開展檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)活動(dòng)，打造一支文書檔案管理工作的人才隊(duì)伍。另一方面，文書檔案管理工作人員要主動(dòng)聯(lián)系其它部門的人員，這樣才能提升檔案管理工作的質(zhì)量。

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