摘 要：二級(jí)學(xué)院辦公室屬的基層教學(xué)管理單位，是學(xué)院的綜合管理機(jī)構(gòu)， 起著連接內(nèi)外、承上啟下的橋梁和紐帶作用， 正確認(rèn)識(shí)辦公室管理工作的重要性， 是做好辦公室管理工作的前提和基礎(chǔ)。二級(jí)學(xué)院辦公室工作梳理學(xué)院辦公室工作繁雜，類別性質(zhì)相差較大。學(xué)院辦公室工作根據(jù)服務(wù)對(duì)象不同，可分為院務(wù)日常工作、教學(xué)教務(wù)、黨務(wù)工作，宣傳工作，公會(huì)協(xié)調(diào)，以及部分文秘，同時(shí)還要承擔(dān)學(xué)院的綜合管理、后勤服務(wù)、信息管理等方面的工作。因此， 輔助性在某種程度上來講也就是服務(wù)性， 也即為教學(xué)服務(wù)。因此， 做好辦公室工作要有協(xié)調(diào)和服務(wù)意識(shí)。

關(guān)鍵詞：管理 績效 服務(wù)

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-1578（2015）10-0049-02

高校一般實(shí)行三級(jí)管理，二級(jí)學(xué)院辦公室屬的基層教學(xué)管理單位，承擔(dān)著教學(xué)、科研、學(xué)生管理、教輔工作、行政管理等各項(xiàng)任務(wù)，是學(xué)院的綜合管理機(jī)構(gòu)， 起著連接內(nèi)外、承上啟下的橋梁和紐帶作用， 正確認(rèn)識(shí)辦公室管理工作的重要性， 是做好辦公室管理工作的前提和基礎(chǔ)。在績效考核體系下，做好辦公室管理的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，提高運(yùn)作效率，就顯得特別重要。

1 二級(jí)學(xué)院辦公室工作梳理

學(xué)院辦公室工作繁雜，類別性質(zhì)相差較大。學(xué)院辦公室工作根據(jù)服務(wù)對(duì)象不同，可分為院務(wù)日常工作、教學(xué)教務(wù)、黨務(wù)工作，宣傳工作，公會(huì)協(xié)調(diào)，以及部分文秘，同時(shí)還要承擔(dān)學(xué)院的綜合管理、后勤服務(wù)、信息管理等方面的工作[1]。

院務(wù)日常工作是學(xué)院工作的中心，圍繞學(xué)院日常例會(huì)，協(xié)調(diào)會(huì)等。及時(shí)督促、協(xié)調(diào)、完成會(huì)后各種安排及相關(guān)延伸工作，并及時(shí)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)回饋。以便領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)了解工作進(jìn)展并根據(jù)進(jìn)展做出適當(dāng)調(diào)整安排，并根據(jù)情況給出自己的建議，要做好院系領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。

教學(xué)教務(wù)日常工作歸教務(wù)辦處理，對(duì)部分學(xué)科建設(shè)、學(xué)院人事安排需要在學(xué)院協(xié)調(diào)下進(jìn)行。同時(shí)還要承擔(dān)學(xué)校各職能部門布置和延伸下來的工作行政管理、科研服務(wù)、職稱評(píng)審、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)、人事管理、處室管理、檔案管理、計(jì)劃財(cái)務(wù)、資產(chǎn)管理、國際合作、后勤保障、社會(huì)服務(wù)、校友聯(lián)絡(luò)、公共事務(wù)、人武保衛(wèi)等工作。這些工作占用了學(xué)院辦公室60%以上的時(shí)間，主要收集并初步加工各種基礎(chǔ)信息。各種任務(wù)的疊加與交叉，使大家疲于應(yīng)付，需要對(duì)事情有清楚的認(rèn)識(shí)，分清輕重緩急，統(tǒng)籌安排，使各項(xiàng)工作有條不紊地向前推進(jìn)，隨時(shí)了解事情進(jìn)展，時(shí)刻準(zhǔn)備應(yīng)急方案。

隨著學(xué)校對(duì)行政辦公人員的精簡(jiǎn)，招生人數(shù)不斷增加，二級(jí)學(xué)院辦公室工作越來越繁重，必須建立科學(xué)的工作流程和方法，才能工號(hào)的傳遞信息、協(xié)調(diào)關(guān)系、輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手作用。

2 二級(jí)學(xué)院工作策略

2.1強(qiáng)化協(xié)調(diào)服務(wù)意識(shí)

增強(qiáng)并強(qiáng)化為廣大老師學(xué)生服務(wù)意識(shí)服務(wù)。從江澤民同志在1990 年全國黨委秘書長座談會(huì)上的談話到的十七大報(bào)告提出：“要堅(jiān)持用制度管權(quán)、管事、管人，建立健全決策權(quán)、執(zhí)行權(quán)、監(jiān)督權(quán)，既相互制約又相互協(xié)調(diào)的權(quán)力結(jié)構(gòu)和運(yùn)行機(jī)制。”無不在強(qiáng)調(diào)為大眾服務(wù)思想。在學(xué)校這個(gè)特殊的機(jī)構(gòu)，也就是要輔助好老師的“教”和學(xué)生的“學(xué)”。因此，輔助性在某種程度上來講也就是服務(wù)性，也即為教學(xué)服務(wù)。因此，做好辦公室工作要有協(xié)調(diào)和服務(wù)意識(shí)。

在長期的學(xué)院辦公室工作中容易形成辦事惰性，突出表現(xiàn)在：①照章辦事， 無創(chuàng)造性。嚴(yán)格恪守規(guī)章，對(duì)具體情況不加分析，盲從制度，對(duì)一些可以協(xié)調(diào)解決的工作，無法創(chuàng)造性解決，造成事情不能順利完成，并帶來詬病；②被動(dòng)服務(wù)。對(duì)本職工作不熟悉，或者對(duì)工作前瞻性不夠，陷入被動(dòng)服務(wù)，如新進(jìn)教工人員的信息收集，在入職后一系列報(bào)到及相關(guān)職能部門相應(yīng)的準(zhǔn)備工作，最好一次性通知到位，避免重復(fù)服務(wù)，重復(fù)工作。③陷入事務(wù)圈子。由于缺乏統(tǒng)籌安排，工作陷入日常事務(wù)工作中，身心疲憊，無法抽身。

因此，對(duì)服務(wù)工作也要講究科學(xué)性，創(chuàng)造性，才能更好服務(wù)大眾，同時(shí)也會(huì)給自己帶來成就感。

2.2規(guī)范工作流程建設(shè)

在對(duì)學(xué)院辦公室工作的梳理基礎(chǔ)上，可針對(duì)具體重大或日常性工作可進(jìn)行流程建設(shè)[2]。辦公室工作既然是服務(wù)工作，和其他服務(wù)工作既有相通的地方又有特殊之處。可以通過工作手冊(cè)，減輕工作強(qiáng)度，優(yōu)化工作流程，提高服務(wù)水平等優(yōu)點(diǎn)[3]。

業(yè)務(wù)流程管理[4]（Business Proceed Management，BPM）模式是將現(xiàn)有的企業(yè)管理模式從以職能劃分的金字塔型的層級(jí)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐粤鞒虒?dǎo)向式的扁平化型的網(wǎng)絡(luò)型組織管理模式。這種管理模式從學(xué)院辦公室工作要求和服務(wù)對(duì)象需求的角度出發(fā)，以極大提高二級(jí)學(xué)院辦公室工作質(zhì)量、效率和滿意度為最終目標(biāo)的管理、控制模式。而目前工作分散、隨意正是學(xué)院辦公室工作質(zhì)量和效率產(chǎn)生問題的根源，只有把全部流程當(dāng)作整體對(duì)待并進(jìn)行全程的管理，才能大幅度提高業(yè)績。更加注重流程過程，而不單單是工作分工；注重結(jié)果，以滿意度為杠桿進(jìn)行調(diào)整；注重效率，以單位時(shí)間為計(jì)量單位，杜絕拖拉，推諉；注重連續(xù)性，針對(duì)每次工作的結(jié)果不斷進(jìn)行預(yù)案和調(diào)整，每一次結(jié)果都會(huì)有提高；注重信息科技利用，可以通過現(xiàn)代通訊技術(shù)，及時(shí)、快捷地把信息準(zhǔn)確傳達(dá)。

2.3工作的延伸和預(yù)判

二級(jí)學(xué)院辦公室還可以根據(jù)每年工作的安排，對(duì)一些年度，季度甚至是每月的常規(guī)工作做預(yù)先的安排，針對(duì)具體的情況作出預(yù)判，并根據(jù)預(yù)判結(jié)果進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。這個(gè)過程充分體現(xiàn)工作的主動(dòng)性，做到想別人所想，做別認(rèn)未做。

例如，學(xué)院年度的考核，體檢、年度例會(huì)以及節(jié)日等，都可以做相應(yīng)工作的延伸和預(yù)判預(yù)案。做到胸有成竹，才不會(huì)臨陣匆忙準(zhǔn)備。

2.4營造良好氛圍，提高工作積極性

所有工作需要人來完成，事情做的好壞也有人來決定，良好的工作氛圍，不但可以提高工作效率，還可以提高大家的工作積極性。在工作中注重老帶新，樹立榜樣，領(lǐng)導(dǎo)要以身作則。做好學(xué)院辦公室工作，要講團(tuán)結(jié)，相互支持，相互幫助，相互諒解，努力加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，充分發(fā)揮出整體效能。

在工作中，注重團(tuán)隊(duì)協(xié)作的同時(shí)也要注意培養(yǎng)好每個(gè)工作人員。通過學(xué)習(xí)、崗前培訓(xùn)和在崗培訓(xùn)等，加強(qiáng)理論修養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和各方面素質(zhì)，拓寬知識(shí)面，不斷加強(qiáng)辦公室行政人員整體素質(zhì)。

2.5提倡創(chuàng)造性工作，拓寬發(fā)展途徑

在工作中提倡創(chuàng)造性，讓平凡的工作不再平凡，普通的崗位更顯重要，突出個(gè)人價(jià)值體現(xiàn)，在工作中得到滿足感。針對(duì)辦公室個(gè)人特點(diǎn)，因才培養(yǎng)?！叭吮M其才，各盡所能”不同的人才有不同的能量； 不同的工作崗位要有相適應(yīng)能量的人才能勝任。

總之，在二級(jí)學(xué)院辦公室工作繁雜，頭緒眾多，需要更多的創(chuàng)造性，利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，及時(shí)完成上傳下達(dá)，把信息準(zhǔn)確傳達(dá)到每個(gè)人，提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]張祎星.論新形勢(shì)下高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作優(yōu)化策略[J].浙江海洋學(xué)院學(xué)報(bào)：人文科學(xué)版，2008，25（2）：138-141.

[2]劉宇.高校教育教學(xué)服務(wù)系統(tǒng)的特性與工作流程分析[J].北京機(jī)械工業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2001，16（3）： 69-72.

[3]黃若燕.淺談新時(shí)期高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作水平的提高[J]. 科技信息，2007（8）：170-171.

[4]李明子.現(xiàn)代管理的新理念——流程管理[J].中華護(hù)理雜志， 2005，40（12）：956-958.

作者簡(jiǎn)介：楊挺（1980年-），男，成都大學(xué)基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)與護(hù)理學(xué)院七級(jí)職員，碩士，研究方向：高等教育管理。