張福津

摘要 ：隨著計算機的廣泛應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，一個高效辦公系統(tǒng)已成為一個企業(yè)辦公不可缺少的強有力工具，通過高科技技術(shù)方法的應(yīng)用來提升企業(yè)管理水平，提高工作效率，降低辦公費用已成為當(dāng)務(wù)之急。辦公人員通過一定的軟件操作界面，進行幾個簡單的按鈕操作和文字輸入，就可以完成平時的工作，而且通過計算機網(wǎng)絡(luò)的輔助，可以隨時記錄當(dāng)時的工作情況和重要信息的保存，從而使管理工作完全擺脫紙筆記錄和人員繁復(fù)操作的情況，大大降低了繁復(fù)工作所帶來的高失誤率，提高了工作效率，并且有助于提高工作的保密性和各種信息保存的安全性。工作人員避免了因為打印、拿取文件而浪費時間和精力，而且可以節(jié)省紙張及油耗等費用，只需通過計算機系統(tǒng)進行相互通信，使用簡單的操作就可以省卻許多不必要的麻煩，所以無紙化辦公系統(tǒng)對于社保無紙化辦公來說非常具有現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞 ：社保 無紙化 辦公 現(xiàn)狀

1.現(xiàn)狀分析

1.1 概況

盡管2013年應(yīng)用社保綜合管理軟件以來，賬戶管理、基金記賬、繳費集中支付等有更多的信息都是以綜合系統(tǒng)為紐帶上傳數(shù)據(jù)數(shù)字，各項保險繳費計算精確到分，工作更加標準、規(guī)范?？赡壳吧绫９ぷ鞯碾娮庸ぷ髁鞒踢€沒有取代傳統(tǒng)的手工工作還沒有真正實現(xiàn)無紙化辦公。那么無紙化辦公離我們還有多遠？

1.2 存在的問題

目前，雖然社保綜合管理系統(tǒng)已經(jīng)把養(yǎng)老保險、企業(yè)年金、住房公積金等多個險種的業(yè)務(wù)相融合?？僧?dāng)我們在基層單位中進行調(diào)研過程中發(fā)現(xiàn)，目前還有很多不盡如人意的方面，影響了無紙化辦公的進程。

（1）部分報表沒有在綜合系統(tǒng)中開發(fā)應(yīng)用，手工報表仍然存在，現(xiàn)有工作流程存在重復(fù)勞動。具體體現(xiàn)在：

例如養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)報表仍是用綜合管理系統(tǒng)和手工電子表兩套工作流程同時工作。

企業(yè)年金月報表業(yè)務(wù)實際仍是手工報表。綜合系統(tǒng)中的操作僅是實現(xiàn)繳費的集中支付。

（2）在社保綜合系統(tǒng)中查詢不到個人累計數(shù)據(jù)、賬戶余額。

（3）與其他系統(tǒng)的集成必將成為瓶頸。由于很多原因?qū)е铝舜罅康男畔⒐聧u式的建設(shè)，各險種之間很少能夠緊密協(xié)調(diào)起來，各個系統(tǒng)之間無法進行數(shù)據(jù)聯(lián)系，導(dǎo)致大量的重復(fù)勞動，也導(dǎo)致數(shù)據(jù)不準確，信息孤島的存在導(dǎo)致信息存在很大的冗余，存在大量的垃圾信息，信息交流的一致性無法保證，個人、部門之間、各險種之間難于進行信息共享，基層社保專責(zé)也難于統(tǒng)攬全局，由于各保險系統(tǒng)是由多個主管部門提供的，即使想集成也存在很多難度，特別是數(shù)據(jù)庫不統(tǒng)一造成集成難度增加，更重要的是相互的配合也會成為很大問題。

企業(yè)年金做業(yè)務(wù)的工作過程中涉及五個信息庫（綜合系統(tǒng)、賬戶管理人手工電子表、人資部（ERP）、財務(wù)部、賬管人（建行）），出現(xiàn)是同一險種，繳費人員基礎(chǔ)信息不同一。

同是離退休人員基礎(chǔ)信息卻在三個庫中即金保工程庫、基層單位手工電子表（庫）、退休養(yǎng)老金庫（工資庫）孤立運行，在綜合管理系統(tǒng)中沒有建立離退人員基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

（4）綜合系統(tǒng)中沒有離退休人員基礎(chǔ)信息，養(yǎng)老金支付完全是手工計算，這與現(xiàn)代化辦公不相宜。每月的退休支付業(yè)務(wù)表在綜合系統(tǒng)中僅是手工填制的10張報表，報表中的數(shù)據(jù)來源仍是社保專責(zé)用電子表手工統(tǒng)計。例如佳木斯電業(yè)局離退休人員1千余人，而到綜合服務(wù)中心匯總統(tǒng)計時2萬余人，工作量大。并且，近年來，對離退休人員待遇政策多，人員增減變化大，繁重工作帶來不快捷。

（5）服務(wù)中有欠缺。對基層單位每月除了對上做養(yǎng)老金支付申請，對下還要將退休人員變化給退休辦做養(yǎng)老金明細（工資條）。隨著政策增加工資條每變化增加一次，改一次軟件。并且各局情況不同，佳木斯電業(yè)局1997年開發(fā)的養(yǎng)老金軟件VF6.0版本，有的局是電子表格，有的局沒有工資條。退休人員查詢不到工資明細。有的單位一年打印一次工資條，每調(diào)一次養(yǎng)老金，退休人員最多從存折上推測自己漲了多少錢。

2.無紙化辦公解決方案

第一步，開發(fā)綜合系統(tǒng)中的報表業(yè)務(wù)。養(yǎng)老保險中兩個表“繳費人員增加明細表”“繳費人員減少明細表”“月匯總表”；企業(yè)年金業(yè)務(wù)報為年金建行10張表。

第二步，在綜合系統(tǒng)中建立離退休人員基本信息，達到現(xiàn)在的在綜合系統(tǒng)中的離退休支付表從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中提取數(shù)。

第三步，延伸綜合系統(tǒng)的管理層次，設(shè)置離退休工資條打印查詢功能。達到減少中間環(huán)節(jié)。

第四步，核對養(yǎng)老保險、企業(yè)年金賬，將歷年數(shù)據(jù)導(dǎo)入綜合系統(tǒng)中。能查詢歷年數(shù)據(jù)。

第五步，在入口加掃描儀，電子檔案存儲。出口（離退休工作部）加設(shè)查詢機（像銀行自動查詢功能）

3.無紙化辦公可達到的效果

無紙化辦公系統(tǒng)通過對各辦公要素的閉環(huán)整合，實現(xiàn)了工作流、信息流和知識流的整合管理，提供了一個科學(xué)、先進、開放的信息化辦公平臺，進行遠程辦公，實現(xiàn)辦公自動化。無紙化辦公可以將人從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來從事核心事務(wù)，整體提高了單位辦事效率和對信息的可控性，降低辦公成本，提高執(zhí)行力，使管理更加完善。通過信息化建設(shè)，開展電子商務(wù)、電子政務(wù)，快速提升核心競爭力，其具體效果有四個方面：

1）加快信息流通：領(lǐng)導(dǎo)管理層下達的文件、通知、任務(wù)可以在幾秒鐘內(nèi)同時傳達到相關(guān)人員，無任何中間環(huán)節(jié)。所有工作人員的意見和建議都可以暢通無阻的直接反饋到最高領(lǐng)導(dǎo)層，便于及時發(fā)現(xiàn)問題、改進過程和發(fā)現(xiàn)人才。工作員們能夠在網(wǎng)上輕松、直接、公平的發(fā)言交流，建立融洽的團隊關(guān)系。

2）整合資源：通過先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將單位的人力資源、客戶資源、經(jīng)驗資源、知識資源、制度資源、文化資源等集成在一個平臺上進行管理使用，實現(xiàn)各種資源的互相促進和增值，形成規(guī)范、科學(xué)、開放的單位制度和文化，可促進單位持續(xù)快速發(fā)展。

3）規(guī)范辦公流程：建立起一個高效協(xié)作、簡單實用的管理機制，讓辦公氛圍更具現(xiàn)代化，促進單位持續(xù)發(fā)展，使工作人員責(zé)任明確，權(quán)限分明，具體事務(wù)落實到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現(xiàn)象，徹底消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正確及時的進行。

4）提高辦事效率：有效協(xié)調(diào)多部門之間的協(xié)同協(xié)作工作問題，實現(xiàn)高效協(xié)作辦公，領(lǐng)導(dǎo)層能夠方便地隨時查看分配過的任務(wù)數(shù)量、領(lǐng)取人及其進度情況，跟蹤監(jiān)督，提高執(zhí)行力度和辦事效率。

參考文獻：

[1] 耿如堂.談企業(yè)電子數(shù)據(jù)歸檔[J]. 檔案與建設(shè). 2009（12）.

[2] 王曉麗.PKI/CA技術(shù)推動電力信息系統(tǒng)安全建設(shè)[J]. 高科技與產(chǎn)業(yè)化. 2009（10）.

[3] 孫美青，王如龍.？？PKI技術(shù)及其在企業(yè)中的應(yīng)用[J]. 計算機系統(tǒng)應(yīng)用. 2009（07）.

[4] Dan costa.Three Steps to a Paperless Office. PC Magazine . 2008.

[5] Joe kissell.The Real Paperless Office. Macworld . 2007.

[6] Joe Kissell.The real paperless office. Macworld . 2007.

[7] Myers M，，X liu，Schaad J，et al.Certificate management messages over CMS. RFC2587 . 2000.