□文/孫麗霞

（鄭州大學(xué)西亞斯國際學(xué)院 河南·新鄭）

一、Excel在財務(wù)管理中的具體應(yīng)用

（一）利用Excel建立標(biāo)準(zhǔn)化財務(wù)表格。財務(wù)表格的建立離不開Excel中工作表和工作簿的應(yīng)用處理，利用Excel能夠依據(jù)會計思維快速建立具有財務(wù)特色的數(shù)據(jù)表格資料。Excel工作簿的建立既可以通過Office菜單功能建立空白工作簿，然后自行進(jìn)行工作表的數(shù)據(jù)有效性設(shè)置和數(shù)據(jù)字段的定義，也可以利用現(xiàn)存模板進(jìn)行快捷的應(yīng)用創(chuàng)建。當(dāng)然，我們也可以利用網(wǎng)絡(luò)鏈接，對網(wǎng)絡(luò)上的財務(wù)數(shù)據(jù)工作簿模板進(jìn)行下載和應(yīng)用。而且Excel在財務(wù)工作簿的添加過程中宏的使用，不僅降低重復(fù)輸入帶來的系統(tǒng)誤差，還極大地減輕了財務(wù)人員的工作。

例如：在員工工資模塊中如果要創(chuàng)建相同的列表，或者其他類似操作可以利用宏來實現(xiàn)。首先，在工具欄中選擇“宏”按鈕，然后選擇“錄制宏”，更改宏名稱為“員工信息表”，如圖1。（圖1）然后在相應(yīng)的工作表中分別錄入相應(yīng)字段“員工編號”、“姓名”、“性別”等。（圖2）選擇“停止錄入宏”，這樣Excel就會記憶下相應(yīng)的操作，一個完整的名稱為“員工信息表”的宏就錄制完成了。在以后的工作中，遇到相同操作，只要簡單的查看宏并執(zhí)行宏，就可以完成相應(yīng)的操作，得到與之前相同的結(jié)果。

（二）利用Excel函數(shù)對財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。Excel在對數(shù)據(jù)的處理中不僅僅局限于標(biāo)簽欄和工具箱中功能按鈕的使用，公式和函數(shù)的應(yīng)用極大程度地便捷了財務(wù)數(shù)據(jù)處理工作。Excel龐大的函數(shù)群為我們進(jìn)行數(shù)據(jù)分析提供了300多個函數(shù)，其中包含財務(wù)函數(shù)50多個，加之函數(shù)和公式的嵌套使用，更賦予了工作表發(fā)達(dá)的數(shù)據(jù)處理神經(jīng)，提高了財務(wù)數(shù)據(jù)處理能力。財務(wù)管理中常用的 SUM（）函數(shù)、AVERAGE（）函數(shù)、LARAGE（）函數(shù)、SMALL（）函數(shù)、MAX（）函數(shù)、MIN（）函數(shù)、RANK（）函數(shù)、IF（）函數(shù)等能夠讓財務(wù)工作者實現(xiàn)對財務(wù)數(shù)據(jù)的計算排列分類等數(shù)據(jù)處理工作；VLOOKUP（）函數(shù)、HLOOKUP（）函數(shù)和OFFSET（）函數(shù)的使用能夠滿足財務(wù)人員對相同或關(guān)聯(lián)財務(wù)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)查詢；財務(wù)管理函數(shù)更是能夠?qū)崿F(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)優(yōu)化處理，如折舊函數(shù)（直線法折舊函數(shù)SLN（）、年限總和法折舊函數(shù)SYD（）、雙倍余額遞減法函數(shù)DDB（）、固定余額遞減法函數(shù)DB（）），貨幣時間價值函數(shù)（現(xiàn)值函數(shù) PV（）、終值函數(shù) FV（）），投資函數(shù)（凈現(xiàn)值NPV（）函數(shù)、內(nèi)涵報酬率函數(shù)IRR（）函數(shù)以及MIRR（）函數(shù)）等，有效地進(jìn)行財務(wù)數(shù)據(jù)系統(tǒng)化處理分析。例如：某公司準(zhǔn)備購買一項專利技術(shù)70萬元，以改進(jìn)生產(chǎn)規(guī)模，項目周期為5年，以后各年的凈現(xiàn)金流量分別為12萬元、15萬元、18萬元、21萬元、26萬元，如果資金成本為9%，重新投資成本回報率為11%，那么評價這項投資的NPV是否大于0。（圖3）

（三）利用Excel進(jìn)行財務(wù)數(shù)據(jù)的形象化輸出。財務(wù)數(shù)據(jù)處理的目的是為了把雜亂且抽象化的財務(wù)數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化成形象化具體化的信息數(shù)據(jù)供投資者所有者使用。Excel圖表具有種類豐富、形象直觀、二維坐標(biāo)、圖像和數(shù)據(jù)雙向聯(lián)動等特點。不僅如此，Excel還具有柱形圖、面積圖、XY散點圖、股價圖等14種圖表類型和20種自定義圖表類型。能夠充分滿足財務(wù)工作者的數(shù)據(jù)形象化輸出要求。數(shù)據(jù)和圖像的相互關(guān)聯(lián)，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)到圖表之間的自動統(tǒng)一，不至于因數(shù)據(jù)或圖表的脫離而喪失價值。Excel的數(shù)據(jù)還可以同步實現(xiàn)多張工作表數(shù)據(jù)為來源創(chuàng)建圖表，對于某些像是面積圖、條形圖、柱形圖、XY散點圖等二維圖形還能夠添加包括指數(shù)、對數(shù)、線性等六種類型的趨勢線，充分體現(xiàn)數(shù)據(jù)的特征。

圖1

圖2

圖3

（四）Excel對系統(tǒng)化數(shù)據(jù)的保護(hù)。Excel可以通過“Office按鈕”下的“Excel選項”設(shè)置，選擇保存工作簿的時間間隔，而保證財務(wù)工作人員在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時的突發(fā)狀況，保證了財務(wù)數(shù)據(jù)的完整性。另外，Excel建立的工作簿和工作表，都可通過財務(wù)人員設(shè)置的單元格保護(hù)、工作表保護(hù)，工作簿保護(hù)和加密等操作實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)的隱藏和保護(hù)，防止了財務(wù)數(shù)據(jù)的隨意更換和變化，在一定程度上保證了財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性和真實性。

二、Excel在財務(wù)管理應(yīng)用中存在的問題

（一）Excel工作表格功能分類不明確。Excel在財務(wù)數(shù)據(jù)的處理過程中涉及大量的工作表，工作表是我們?nèi)粘?shù)據(jù)的基本承載體和處理數(shù)據(jù)平面。一般情況下我們對數(shù)據(jù)過程中的工作表格依據(jù)不同的作用大致區(qū)分為原始數(shù)據(jù)表、數(shù)據(jù)源、數(shù)據(jù)處理表、數(shù)據(jù)輸出表等，這樣能夠保證數(shù)據(jù)的處理規(guī)范性和準(zhǔn)確性。其中原始數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)往往來自于企業(yè)內(nèi)部會計處理或者企業(yè)外部數(shù)據(jù)源，這些數(shù)據(jù)往往不夠規(guī)范，沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，比如大多數(shù)據(jù)區(qū)域中多存在空格、空列或者空行，有些存在區(qū)域?qū)卧襁M(jìn)行合并，有的多表頭共存，或者數(shù)據(jù)的類型在同一區(qū)域存在差別。所以，財務(wù)人員在數(shù)據(jù)分析過程中往往無法直接使用。那么，為了充分滿足數(shù)據(jù)的處理需求需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行初步的分析整理，形成可以運用的數(shù)據(jù)源。數(shù)據(jù)源表要求有較為規(guī)范的數(shù)據(jù)格式，具有數(shù)據(jù)庫的基本特征，如單表頭沒有數(shù)據(jù)單元的缺失和單元格的合并等。而且可以合理對數(shù)據(jù)源表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理，在數(shù)據(jù)處理表中可以插入公式、函數(shù)等數(shù)據(jù)處理工具，對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、求和、篩選等處理。數(shù)據(jù)處理的結(jié)果需要有合理的呈現(xiàn)，在數(shù)據(jù)輸出表中可以將處理分析過的數(shù)據(jù)以圖表化的形式輸出，呈獻(xiàn)給信息的使用者。而在實際的財務(wù)處理過程中，財務(wù)工作者往往忽略Excel表格的分類使用，表格功能分類不明確，致使數(shù)據(jù)在處理過程中的丟失或者錯誤。

（二）定義不科學(xué)導(dǎo)致數(shù)據(jù)缺乏動態(tài)性。為了實現(xiàn)數(shù)據(jù)的相互關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的動態(tài)處理，Excel可以實現(xiàn)對公式函數(shù)、數(shù)據(jù)區(qū)域、甚至是工作表或者工作簿使用定義的名稱。單元格是目前財務(wù)人員在函數(shù)和公式中使用較多的對象，而定義名稱的使用就顯得是鳳毛麟角。Excel在函數(shù)的應(yīng)用過程中可以利用已經(jīng)被定義了的數(shù)據(jù)模塊，可以實現(xiàn)對大規(guī)模數(shù)據(jù)的直接引用和關(guān)聯(lián)。同時還能夠利用函數(shù)對數(shù)據(jù)模塊進(jìn)行動態(tài)名稱定義，使得數(shù)據(jù)源表中的財務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)生變化時，實現(xiàn)數(shù)據(jù)圖表的自動調(diào)節(jié)，從而滿足數(shù)據(jù)和實際業(yè)務(wù)系統(tǒng)的動態(tài)統(tǒng)一，實現(xiàn)信息的及時性要求。而在實際應(yīng)用Excel的財務(wù)管理過程中往往對數(shù)據(jù)的定義不夠準(zhǔn)確或者是對數(shù)據(jù)的引用不夠合理，導(dǎo)致數(shù)據(jù)顯示的動態(tài)性不足。

（三）VBA和宏的應(yīng)用不足。宏是Excel中的一個特殊功能，它能夠讓用戶的一些復(fù)雜任務(wù)實現(xiàn)自動化處理。能夠在財務(wù)處理過程中簡化財務(wù)人員繁瑣的數(shù)據(jù)錄入和表格創(chuàng)建等基礎(chǔ)工作，從而實現(xiàn)辦公效率的提高。而VBA是office Excel的一種擴(kuò)展工具，能夠通過條件語句、循環(huán)語句和WITH語句的使用，實現(xiàn)繁瑣重復(fù)操作的自動執(zhí)行、復(fù)雜的數(shù)據(jù)分析、Excel的二次開發(fā)等操作，使數(shù)據(jù)處理實現(xiàn)智能化。而實際的財務(wù)管理工作中VBA和宏，往往被財務(wù)工作者所忽視，使得大量的重復(fù)性操作在財務(wù)工作中不斷出現(xiàn)，極大地增加了數(shù)據(jù)處理的任務(wù)，浪費了時間，導(dǎo)致事倍功半的結(jié)果。

三、提升Excel在財務(wù)管理中應(yīng)用的建議

（一）加強(qiáng)財務(wù)人員Excel能力培養(yǎng)。隨著對會計信息化的逐漸深入，Excel在財務(wù)管理中的優(yōu)勢日益凸顯，但是目前財務(wù)人員對Excel工作表格的應(yīng)用還不夠充分和熟練，對財務(wù)工作人員進(jìn)行Excel能力的培養(yǎng)，就要從數(shù)據(jù)的輸入、處理和輸出等環(huán)節(jié)進(jìn)行培養(yǎng)學(xué)習(xí)，提升財務(wù)工作人應(yīng)用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的能力。在數(shù)據(jù)的輸入階段，根據(jù)不同信息處理的需求，合理設(shè)計工作表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，對數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行合理定義，數(shù)據(jù)的輸入過程中結(jié)合數(shù)據(jù)的自身特點進(jìn)行不同的數(shù)據(jù)操作。同時掌握公式函數(shù)的應(yīng)用，能夠讓財務(wù)人員的數(shù)據(jù)處理能力得到極大地提升。在數(shù)據(jù)的處理階段財務(wù)人員應(yīng)該掌握收據(jù)的篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)透視表等數(shù)據(jù)處理的方法，這樣公式與Excel的常規(guī)數(shù)據(jù)處理方式的結(jié)合使用，能夠讓財務(wù)人員的數(shù)據(jù)處理能力更加完善。數(shù)據(jù)的輸出方面應(yīng)該根據(jù)數(shù)據(jù)的實際需要合理地選擇數(shù)據(jù)的輸出形式和輸出方式，可以適當(dāng)?shù)睦眉夹g(shù)手段對數(shù)據(jù)輸出格式進(jìn)行設(shè)置。

（二）完善數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和工作表的結(jié)構(gòu)和功能。Excel在財務(wù)管理中的應(yīng)用，應(yīng)該結(jié)合Excel和會計信息系統(tǒng)的各自特點，將Excel與會計信息系統(tǒng)優(yōu)化整合。利用系統(tǒng)思想轉(zhuǎn)變Excel工作表的傳統(tǒng)使用方法，使Excel財務(wù)表格從原來紙張化的使用和計算式的使用思維中走出來，根據(jù)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)特征正確的設(shè)置Excel工作簿、工作表，區(qū)分?jǐn)?shù)據(jù)的輸入、存儲、處理、和輸出功能，做到不同區(qū)域各司其職。對于數(shù)據(jù)輸入的工作表要根據(jù)不同的數(shù)據(jù)特征以適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)輸入方式進(jìn)行數(shù)據(jù)的輸入，對于需要重復(fù)輸入的數(shù)據(jù)，在一個工作表中預(yù)先定義名稱，就能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的引用，利用數(shù)據(jù)有效性形成列表序列輸入。為了保證數(shù)據(jù)的可靠性還可以對數(shù)據(jù)的有效性進(jìn)行設(shè)置，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確有效。數(shù)據(jù)的存儲和處理的工作表，一般以Excel工作表的標(biāo)簽作為識別標(biāo)題，不對里面的單元格進(jìn)行合并或者添加標(biāo)題，保證數(shù)據(jù)的完整性，形成二元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫，以確保不影響數(shù)據(jù)的排序、篩選、分類匯總等處理，在數(shù)據(jù)的調(diào)用過程中最好能夠通過獨立的工作表進(jìn)行數(shù)據(jù)的調(diào)用處理，以防數(shù)據(jù)處理過程中不必要的數(shù)據(jù)損失或者混亂。

（三）提高excel中宏的利用。在財務(wù)管理過程中，應(yīng)該注意宏的應(yīng)用，避免重復(fù)性操作。宏的應(yīng)用可以使Excel更加的智能化，使財務(wù)處理工作更加簡潔高效，財務(wù)工作人員能夠通過Excel菜單或者Visual Basic工具欄對宏進(jìn)行快速的錄制和使用，可以實現(xiàn)通過簡單的單擊完成較為復(fù)雜的操作處理。因此，財務(wù)人員了解掌握宏的錄制和使用，將能較大限度的避免重復(fù)性操作，大幅度的提高財務(wù)處理的工作效率。

（四）強(qiáng)化VBA程序語言的應(yīng)用。VBA全稱為Visual Basic for Application，是一種具有功能強(qiáng)大的程序擴(kuò)展工具，它讓實際生活中所遇到的很多Excel的復(fù)雜操作得到簡化。能夠?qū)崿F(xiàn)自動的執(zhí)行重復(fù)操作、自動進(jìn)行復(fù)雜數(shù)據(jù)的比對分析、生成財務(wù)報表、個性化用戶界面設(shè)置、Office組件的協(xié)同工作等甚至可以實現(xiàn)Excel的二次開發(fā)。利用VBA語言，通過定義各種變量并且對條件語句、循環(huán)語句、WITH語句三大程序結(jié)構(gòu)的優(yōu)化套用能夠?qū)崿F(xiàn)對不同對象的優(yōu)化處理，便捷財務(wù)工作。因此，在使用Excel對財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理的過程中應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化VBA程序語言的應(yīng)用。

（五）使用Excel進(jìn)行協(xié)同。信息化的到來，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷成熟，促使我們辦公環(huán)境信息化的程度不斷加深，財務(wù)管理部門的團(tuán)隊合作呈現(xiàn)出日益明顯的優(yōu)勢，利用Excel進(jìn)行財務(wù)管理應(yīng)該秉承團(tuán)隊合作精神，增強(qiáng)Office的各個組件實現(xiàn)對接的同時，實現(xiàn)團(tuán)隊協(xié)同逐步取代單擊作業(yè)。因此，要利用Excel為我們提供的便利，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)與團(tuán)隊成員乃至其他用戶的信息共享協(xié)同作業(yè)。同時利用信息權(quán)限確保數(shù)據(jù)信息的安全性，從而最大限度的發(fā)揮信息共享優(yōu)勢提升財務(wù)信息處理的科學(xué)性、準(zhǔn)確性和安全性。

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[3] 劉繼偉，楊燁.EXCEL在財務(wù)管理中的應(yīng)用[M].清華大學(xué)出版社，2012.