周黎平

(湖南懷化電大溆浦教學(xué)點(diǎn)，湖南溆浦 419300)

電大教學(xué)點(diǎn)教務(wù)輔助系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

周黎平

(湖南懷化電大溆浦教學(xué)點(diǎn)，湖南溆浦 419300)

鑒于電大網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)眾多且功能不全，教學(xué)點(diǎn)教務(wù)人員都是手工制作各類表格的現(xiàn)狀，設(shè)計(jì)并開發(fā)了針對(duì)基層電大的教務(wù)輔助系統(tǒng)，借助vb.net編程語言，使用OLEDB數(shù)據(jù)訪問等技術(shù)，統(tǒng)一了各網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的入口，輔助管理人員完成各類Excel格式的上報(bào)表格的制作，確保了事務(wù)處理的快捷性、準(zhǔn)確性和科學(xué)性。

電大教學(xué)點(diǎn);教務(wù)管理;Excel

在電大教學(xué)的三級(jí)管理模式中，縣級(jí)電大教學(xué)點(diǎn)承擔(dān)了很多具體的教務(wù)工作，不但要隨時(shí)跟蹤學(xué)員的在線學(xué)習(xí)情況，還要以Excel表格的形式及時(shí)而準(zhǔn)確地上報(bào)分校布置的各類任務(wù)。而Vb.Net是基于.Net框架的完全面向?qū)ο蟮木幊陶Z言，具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫訪問功能，最適合互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用程序和微軟辦公軟件的二次開發(fā)。正是基于這樣的工作背景與技術(shù)背景，成為我們研發(fā)電大教學(xué)點(diǎn)教務(wù)輔助系統(tǒng)(簡(jiǎn)稱《電大好幫手》)的初衷。

一、現(xiàn)有教務(wù)管理系統(tǒng)教學(xué)點(diǎn)平臺(tái)功能的不足

目前電大使用的是基于B/S的教務(wù)管理系統(tǒng)，其中的教學(xué)點(diǎn)平臺(tái)所具有的功能模塊包括招生、課程、學(xué)籍、選課、考務(wù)、成績(jī)、收費(fèi)和專業(yè)規(guī)則8大項(xiàng)，遠(yuǎn)多于對(duì)應(yīng)的省校平臺(tái)和分校平臺(tái)，用戶可以根據(jù)不同條件查詢需要的數(shù)據(jù)，并可將查詢結(jié)果生成報(bào)表下載或直接打印出來［1］。

可是縱觀這八個(gè)模塊的功能明細(xì)，發(fā)現(xiàn)全是數(shù)據(jù)查詢，像教務(wù)管理中常見的學(xué)籍變更、課程注冊(cè)、補(bǔ)考報(bào)考、期考監(jiān)考安排等操作性的工作，系統(tǒng)沒有提供任何形式的幫助，全部要靠基層工作人員手工制作表格。而教務(wù)系統(tǒng)中的各類查詢界面，看似方式眾多、功能齊全，但過多的查詢條件選擇會(huì)令人不勝其煩。

由于電大教育的開放和遠(yuǎn)程特性，除了上面所說的查詢性教務(wù)系統(tǒng)之外，還有中央電大、省校電大和分校電大三級(jí)教學(xué)平臺(tái)，包括國(guó)開網(wǎng)、中央電大在線、中央電大形考系統(tǒng)、省校電大在線、省校形考系統(tǒng)等眾多的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，教務(wù)人員也常需要登錄這些網(wǎng)站，但它們卻并沒有一個(gè)統(tǒng)一的入口，各有一套用戶名和密碼，若頻繁登錄會(huì)較費(fèi)時(shí)間［2］。

根據(jù)上述原因，并結(jié)合多年的電大教務(wù)工作實(shí)踐，筆者設(shè)計(jì)開發(fā)了“電大教學(xué)點(diǎn)教務(wù)輔助系統(tǒng)”，旨在為電大教學(xué)點(diǎn)教務(wù)管理人員提供一個(gè)輔助性的工具。下面就本軟件的設(shè)計(jì)和應(yīng)用等方面做一具體說明，但因篇幅問題不涉及軟件的詳細(xì)設(shè)計(jì)。

二、電大教學(xué)點(diǎn)教務(wù)輔助系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則

因本軟件只是教學(xué)點(diǎn)教務(wù)人員的一個(gè)輔助工具，一些主要的數(shù)據(jù)處理、實(shí)時(shí)操作、動(dòng)態(tài)查詢等工作還得依賴于現(xiàn)有的電大教務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)及其相關(guān)系統(tǒng)，因此在軟件的設(shè)計(jì)上遵守以下原則:

1.數(shù)據(jù)對(duì)接無縫化。為了充分利用電大現(xiàn)有系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)，要盡可能地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的無縫對(duì)接，將數(shù)據(jù)庫向用戶開放。如在成績(jī)管理中，既可以直接導(dǎo)入分校下發(fā)的期考成績(jī)表，也可以導(dǎo)入從教務(wù)系統(tǒng)中下載的按班級(jí)查詢的學(xué)分完成情況成績(jī)表;為了能夠快速提取本教學(xué)點(diǎn)的數(shù)據(jù)，可以直接從省?；蚍中Ｏ掳l(fā)的數(shù)據(jù)文件中，根據(jù)本校的課程安排或?qū)W生學(xué)號(hào)提取只屬于本教學(xué)點(diǎn)的部分?jǐn)?shù)據(jù)。為此便放棄了SQL數(shù)據(jù)庫，直接使用用戶熟悉的Excel表，數(shù)據(jù)訪問時(shí)使用兼容MicrosoftOffice 2003和2013兩種版本的連接字符串，借助Microsoft.ACE.OLEDB.12.0來進(jìn)行數(shù)據(jù)讀寫，支持Win XP到Win8操作系統(tǒng)，兼容32位和64位平臺(tái)，使用戶在任何環(huán)境下都能與系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行無縫對(duì)接。

2.各類平臺(tái)集成化?，F(xiàn)有電大管理系統(tǒng)的最大特點(diǎn)是平臺(tái)眾多，即便是機(jī)考系統(tǒng)也是如此。因此本軟件將通過一個(gè)列表項(xiàng)的選擇即可進(jìn)入相應(yīng)的網(wǎng)站，然后將用戶名、密碼等信息通過自動(dòng)填寫網(wǎng)頁表單的方式提交;同時(shí)還要考慮到管理人員會(huì)以學(xué)生身份進(jìn)入某平臺(tái)，這時(shí)將通過先選擇班級(jí)中的學(xué)生以獲取學(xué)號(hào)和身份證信息，再選擇登錄平臺(tái)的方式進(jìn)行。而像學(xué)籍異動(dòng)、課程注冊(cè)和考務(wù)安排等大量工作，分別集中到“學(xué)籍管理”、“課程管理”和“成績(jī)/考試”等模塊中，與電大的工作流程在時(shí)序和功能上緊密吻合。

3.功能模塊實(shí)用化。為了徹底解決電大現(xiàn)有教務(wù)系統(tǒng)只宜查詢數(shù)據(jù)、不做具體事務(wù)的不足，也為了適應(yīng)教學(xué)點(diǎn)經(jīng)常更換教務(wù)管理人員的現(xiàn)實(shí)條件，要將基層電大管理中遇到的所有辦公事務(wù)，凡是能夠利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理的，都進(jìn)行全自動(dòng)或半自動(dòng)處理，以減小因人工處理而出現(xiàn)的差錯(cuò)和工作的低效率問題。這樣即使管理人員不懂Excel的排序、篩選等操作，也能借助這款軟件的輔助而勝任管理工作，所以就連期考成績(jī)公布后對(duì)分?jǐn)?shù)有疑問時(shí)要制作查分報(bào)表這樣的工作，也能在“成績(jī)/考試”模塊中找到。

4.輸出文檔規(guī)范化。由于電大工作的連續(xù)性，每個(gè)學(xué)期產(chǎn)生的歷史文檔不少，它們是以后查詢、檢查或評(píng)估的重要教學(xué)檔案材料。在純手工操作中，文件和文件夾的命名以及存放路徑的隨意性不可控，有時(shí)即使找一個(gè)本學(xué)期內(nèi)的舊文件都很費(fèi)時(shí)。在這個(gè)輔助軟件中，須創(chuàng)建一個(gè)固定的文件夾系統(tǒng)，由軟件生成的各類文檔采用統(tǒng)一的規(guī)范，使用含有學(xué)期標(biāo)志的標(biāo)準(zhǔn)文件名來命名，并對(duì)文檔設(shè)置安全保護(hù)，從而自發(fā)地建立起一套完善的電子檔案。

遵照上述設(shè)計(jì)原則，軟件盡量做到精簡(jiǎn)而小巧，采用桌面單機(jī)版，升級(jí)時(shí)可通過網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)更新。在界面的設(shè)計(jì)上，使用主菜單、右鍵菜單、工具欄以及左側(cè)樹視圖和下拉列表框等控件，以提高軟件的易操作性。數(shù)據(jù)處理結(jié)果的呈現(xiàn)則提供了Data Grid View表格控件、Web Browser控件以及調(diào)用本機(jī)的Excel軟件三種方式。其典型的操作界面如圖1所示。

表1 模塊及其子項(xiàng)目

圖1 學(xué)生信息查詢界面截圖

三、電大教學(xué)點(diǎn)教務(wù)輔助系統(tǒng)的功能概述

電大教學(xué)點(diǎn)教務(wù)輔助系統(tǒng)由“文件/網(wǎng)站”、“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)”、“學(xué)籍管理”、“課程管理”、“成績(jī)/考試”和“費(fèi)用/教材”等六個(gè)模塊構(gòu)成［3］，其中“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)”為整個(gè)系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)支撐，且這些數(shù)據(jù)需由用戶自行提供或修改，“課程管理”是軟件的重點(diǎn)部分，各模塊所包含的主要子功能如表1所示。

每學(xué)期的課程安排是教務(wù)管理人員要做的頭等大事。如果嚴(yán)格按照專業(yè)規(guī)則中建議的按學(xué)期開課，稱之為按“靜態(tài)計(jì)劃”設(shè)置;對(duì)于同一專業(yè)有多個(gè)年級(jí)的情況，對(duì)課程的開設(shè)學(xué)期可適當(dāng)做些調(diào)整，盡可能以最小的課程數(shù)達(dá)到最大的覆蓋面，以節(jié)省資源，這種開課方式稱之為按“動(dòng)態(tài)計(jì)劃”設(shè)置，實(shí)際上就是相同專業(yè)的班級(jí)一年二期和二年一期都開相同的課，所有課程四個(gè)學(xué)期開完。系統(tǒng)在“課程管理/課程安排”中，對(duì)“老生課程”的安排提供了這兩種選擇方式，而新生課程和第四學(xué)期的課程都按“靜態(tài)計(jì)劃”實(shí)施。

在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都已提供的前提下，用戶只要點(diǎn)擊“課程安排”的子項(xiàng)名稱，軟件就會(huì)先到班級(jí)信息表中找到各開課班級(jí)的專業(yè)規(guī)則表鏈接，再根據(jù)要求自動(dòng)提取專業(yè)規(guī)則中本學(xué)期要開設(shè)的課程，并根據(jù)教師信息表在DataGridView表格的輔導(dǎo)教師欄內(nèi)生成教師下拉列表，供安排輔導(dǎo)老師之用。當(dāng)點(diǎn)擊工具欄中的“存為Excel文件”按鈕時(shí)，會(huì)自動(dòng)生成規(guī)范的Excel表格。由于課程安排表中已從班級(jí)信息表中提取了班級(jí)在讀人數(shù)，故還可在“費(fèi)用/教材”模塊中據(jù)此生成教材訂單。

以課程安排表為基礎(chǔ)，再根據(jù)系統(tǒng)信息中的機(jī)房數(shù)和教室數(shù)，可以生成以周末為授課時(shí)間的“面授課程表”;在“課程注冊(cè)”或“課程報(bào)考”分項(xiàng)中結(jié)合學(xué)生信息表，可生成結(jié)構(gòu)復(fù)雜的課程注冊(cè)表或正考報(bào)考表;根據(jù)學(xué)生信息表中的學(xué)籍狀態(tài)和成績(jī)總表，可以快速生成補(bǔ)考報(bào)考表，它們的流程如圖2所示。這些功能在現(xiàn)有的教務(wù)系統(tǒng)中是無法完成的。

圖2 課程管理模塊相關(guān)功能的流程圖

四、電大教學(xué)點(diǎn)教務(wù)協(xié)助系統(tǒng)的應(yīng)用案例

本軟件的應(yīng)用功能相對(duì)較多，除了“課程管理”模塊中的重要操作之外，還有另外一些也能帶來極大方便的功能，下面結(jié)合工作實(shí)踐列舉幾個(gè)應(yīng)用案例。

1.網(wǎng)站登錄。教務(wù)人員常需要登錄的網(wǎng)站有省校、分校和教學(xué)點(diǎn)的三個(gè)教務(wù)系統(tǒng)，有中央電大、省電大和分校的三個(gè)電大在線，有中央電大和省電大的形考系統(tǒng)，還有論文系統(tǒng)、綜合查詢系統(tǒng)等近十個(gè)平臺(tái)。以前手工登錄時(shí)，通常是在瀏覽器的收藏夾中選擇平臺(tái)，若是以管理員身份進(jìn)入，就打開一個(gè)事先記錄有各網(wǎng)站用戶名和密碼的文本文件，若是以學(xué)生身份進(jìn)入，就打開學(xué)生花名冊(cè)，從中找到學(xué)生的學(xué)號(hào)和身份證號(hào)碼，再通過復(fù)制并粘貼到登錄界面的對(duì)應(yīng)文本框中進(jìn)行登錄。當(dāng)我們需要檢查學(xué)生形考完成進(jìn)度或論文上傳情況時(shí)，這種登錄方法極其低效?，F(xiàn)在使用這個(gè)工具時(shí)，若選擇“文件/網(wǎng)站”菜單中的“管理系統(tǒng)”，只需點(diǎn)擊樹視圖中的平臺(tái)名稱，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)把保存在系統(tǒng)信息表中的用戶名和密碼填充到登錄框中;而選擇同級(jí)的“學(xué)生系統(tǒng)”時(shí)，先要在樹視圖中逐步展開班級(jí)節(jié)點(diǎn)直到選擇某學(xué)生，再在下拉列表中選擇平臺(tái)名稱，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)打開對(duì)應(yīng)的平臺(tái)并按規(guī)則在相應(yīng)的文本框中填充學(xué)號(hào)和密碼等信息，從而實(shí)現(xiàn)快速登錄。

2.信息核對(duì)。學(xué)生畢業(yè)攝像后照片對(duì)錯(cuò)的重要性不言而喻，由于班主任并不能認(rèn)識(shí)全部學(xué)生，所以就只能根據(jù)學(xué)生報(bào)名時(shí)的照片來核對(duì)畢業(yè)攝像的照片是否是同一個(gè)人，還有身份證、姓名等信息是否有誤。我們以前的方法是同時(shí)打開學(xué)生的畢業(yè)攝像和報(bào)名兩張照片，但由于照片文件一般是用身份證號(hào)命名的，所以找照片比較費(fèi)力，而使用“學(xué)籍管理/畢業(yè)攝像/照片核對(duì)”菜單，就能把畢業(yè)攝像照片的縮略圖及其身份信息全部顯示在表格中，點(diǎn)擊表格中的任一照片時(shí)，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)在本機(jī)的報(bào)名照片文件夾中根據(jù)身份證信息查找到該生的報(bào)名照片，并顯示在界面左側(cè)供人工對(duì)照，省去了手工查找報(bào)名照片的麻煩。

由于分校是根據(jù)教學(xué)點(diǎn)上報(bào)的紙質(zhì)報(bào)考表手工輸入報(bào)考信息的，會(huì)偶爾出現(xiàn)漏報(bào)或多報(bào)的現(xiàn)象，因而教學(xué)點(diǎn)存在一個(gè)報(bào)考信息核對(duì)的工作。人工核對(duì)時(shí)工作量較大，而且分校給的時(shí)間通常很緊，利用“課程管理/課程報(bào)考/報(bào)考核對(duì)”，能夠快速將分校下發(fā)的報(bào)考數(shù)據(jù)與教學(xué)點(diǎn)上報(bào)的報(bào)考數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)，找出二者不一致的地方。從此處派生出來的還有一個(gè)“試卷核對(duì)”項(xiàng)目，因?yàn)樾枰獜闹醒腚姶笮慰颊n程和省校形考課程中找出形考比例為100%的課程，以及像計(jì)算機(jī)類等的無紙化考試科目，所以手工操作的工作量較大，使用本軟件的對(duì)應(yīng)功能就能自動(dòng)完成。

3.成績(jī)生成。分校每學(xué)期都要求教學(xué)點(diǎn)上報(bào)學(xué)生各科的平時(shí)成績(jī)、實(shí)踐課成績(jī)和新生入學(xué)成績(jī)，特別是平時(shí)成績(jī)，又是由面授學(xué)習(xí)(20%)、上網(wǎng)學(xué)習(xí)(20%)、小組活動(dòng)(10%)和作業(yè)及讀書筆記(50%)四項(xiàng)合成，如果逐生逐科逐項(xiàng)地手工打分，其工作量可想而知，我們利用“成績(jī)/考試”菜單中的“成績(jī)生成”功能，先用程序按照班級(jí)和學(xué)生信息，借助隨機(jī)函數(shù)自動(dòng)生成一份標(biāo)準(zhǔn)的平時(shí)成績(jī)單，分?jǐn)?shù)控制在指定的范圍內(nèi)，再交給班主任根據(jù)學(xué)生平時(shí)學(xué)習(xí)和上交作業(yè)的實(shí)際情況，對(duì)某些分?jǐn)?shù)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，以盡可能反映學(xué)生真實(shí)的情況，從而使這項(xiàng)繁瑣的工作變得簡(jiǎn)單。

4.畢業(yè)預(yù)審。如果使用的專業(yè)規(guī)則有誤或開課發(fā)生混亂等原因，會(huì)影響到學(xué)員不能按時(shí)畢業(yè)，因此在第四個(gè)學(xué)期就進(jìn)行畢業(yè)預(yù)審很有必要，發(fā)現(xiàn)問題后能有充足的時(shí)間進(jìn)行課程注冊(cè)和補(bǔ)考報(bào)考等補(bǔ)救措施。但由于進(jìn)行此項(xiàng)工作不但需要掌握學(xué)生的全部考試成績(jī)，還要分析專業(yè)規(guī)則，統(tǒng)計(jì)并核對(duì)各課程模塊是否已達(dá)到對(duì)應(yīng)的最低學(xué)分，若用手工去核對(duì)，有通過教務(wù)系統(tǒng)查詢班級(jí)學(xué)分的方式和在學(xué)生綜合查詢系統(tǒng)中按專業(yè)規(guī)則查詢成績(jī)二種方式來進(jìn)行檢查，但都不是看一眼就能完成的。我們借助“學(xué)籍管理/學(xué)歷查詢/畢業(yè)預(yù)審”功能，就能自動(dòng)生成如圖3所示的圖表，能否按時(shí)畢業(yè)，還差什么課程和多少學(xué)分，就能一目了然。

圖3 畢業(yè)預(yù)審結(jié)果圖

五、結(jié)論

通過這款輔助軟件生成的課程執(zhí)行方案、生成期考監(jiān)考表以及生成查分報(bào)表等也是解放手工勞動(dòng)的利器，借助它可以使教學(xué)點(diǎn)教務(wù)人員的工作變得十分輕松。但它也存在一些不足，先要把專業(yè)規(guī)則表格修改成統(tǒng)一的格式;課程一旦按“動(dòng)態(tài)計(jì)劃”開設(shè)，就不宜再輕易地轉(zhuǎn)為“靜態(tài)計(jì)劃”方式;軟件所提供的功能和所依據(jù)的規(guī)則也完全是針對(duì)湖南廣播電視大學(xué)的，若用于其它省份則需要更改相應(yīng)的系統(tǒng)信息甚至程序。

由于采用了統(tǒng)一的平臺(tái)入口，且能自動(dòng)填充用戶名和密碼，在提供便利時(shí)也降低了系統(tǒng)的安全性，任何用戶打開這個(gè)軟件就能隨意進(jìn)入各系統(tǒng)的設(shè)計(jì)顯然是不恰當(dāng)?shù)摹榇嗽谝院蟮母倪M(jìn)計(jì)劃中應(yīng)該設(shè)計(jì)一個(gè)用戶登錄界面，只有授權(quán)用戶才有權(quán)限使用本系統(tǒng)，或?yàn)榻虅?wù)管理人員和班主任分配不同角色，分別設(shè)置不同的權(quán)限，以防止外人隨便使用。

實(shí)際上這個(gè)輔助工具開發(fā)使用已近三年，錯(cuò)誤在不斷地糾正，功能在不斷地完善。通過互聯(lián)網(wǎng)的傳播，也得到了其它一些教學(xué)點(diǎn)的認(rèn)可。隨著升級(jí)版性能的不斷增強(qiáng)，相信它會(huì)成為更多電大教學(xué)點(diǎn)教務(wù)管理人員鐘愛的工具。

［1］邢士賓，趙欣楠，馮紅嬋.河北電大教務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)用中的問題及分析［J］.科教導(dǎo)刊，2014，(11).

［2］黃光發(fā).電大教務(wù)信息管理存在的問題及對(duì)策［J］.讀寫算，2012，(71).

［3］羅忠寧.基于C/S模式的教務(wù)管理輔助系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用［J］.甘肅廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2010，(2).

On the Design and App lication of Teaching Affair Support System in the Out－of－school Teaching Centers of RTVU

ZHOU Li－ping

In view of the numberous and incompetent network platforms，and various hand－made forms in RTVU，this paper designs a teaching affair supportsystem for the out－of－school teaching centers of RTVU based on vb.net programming language.This system unifies the entrance of each network platforms，assists administrators to complete various Excel forms by using OLEDB data access technology. Itwill insure the immediacy，accuracy and scientificity of processing.

out－of－school teaching centers of RTVU;teaching affair administration;Excel

G728

A

1009－5152(2015)03－0010－04

2015—05—20

周黎平(1962— )，男，湖南省溆浦縣教師進(jìn)修學(xué)校高級(jí)講師。