王義江

[摘要]信息化技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，帶動(dòng)了各行各業(yè)的發(fā)展。各個(gè)行業(yè)都開(kāi)始將信息化技術(shù)應(yīng)用于管理中，從而提升其管理的質(zhì)量和水平，檔案管理事業(yè)也不例外。其在將信息化技術(shù)應(yīng)用到管理中后，形成了檔案數(shù)字化。而就我國(guó)目前的檔案數(shù)字化發(fā)展情況來(lái)說(shuō)，其還處于發(fā)展的初級(jí)階段，無(wú)論是在質(zhì)量上還是在安全性上都還有待進(jìn)一步的提升。本文就主要針對(duì)檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制進(jìn)行了簡(jiǎn)要的探究，僅供同行交流。

[關(guān)鍵詞]檔案數(shù)字化；質(zhì)量控制；安全保密控制

隨著信息化技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)各行各業(yè)為了能夠在發(fā)展上更加符合社會(huì)發(fā)展的需求，紛紛開(kāi)始將信息化和數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到管理工作中，檔案管理事業(yè)也不例外。隨著信息化和數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，檔案數(shù)字化開(kāi)始出現(xiàn)。就檔案數(shù)字化來(lái)說(shuō)，其質(zhì)量與安全性有著緊密的聯(lián)系，為了能夠有效提高檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全，需要采取有效的控制手段，不斷的提升檔案數(shù)字化管理的水平，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1、檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制

所謂的質(zhì)量控制就是為了提升檔案管理工作的效率，提升檔案工作的質(zhì)量所采用的一些技術(shù)，這些技術(shù)可以對(duì)檔案管理工作中的一些缺陷進(jìn)行消除。在檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的過(guò)程中，必須對(duì)其質(zhì)量進(jìn)行控制。

1.1質(zhì)量控制的內(nèi)容

第一，選擇數(shù)字化方案。在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，要根據(jù)檔案的特點(diǎn)以及保存的形式來(lái)制定相應(yīng)的計(jì)劃和方案，所以，進(jìn)行檔案數(shù)字化也是如此，數(shù)字化方案的制定要盡量符合標(biāo)準(zhǔn)，其中包括檔案數(shù)字化的原則，技術(shù)水平以及操作方式等等。

第二，人員選拔和培訓(xùn)。要想有效的提升檔案數(shù)字化的質(zhì)量，就需要對(duì)相關(guān)的管理工作人員以及工作人員進(jìn)行有效的培訓(xùn)，選拔高素質(zhì)的管理人員和工作人員，利用全面性的人才來(lái)對(duì)檔案數(shù)字化質(zhì)量進(jìn)行提升，可以有效的提升檔案數(shù)字化的質(zhì)量。檔案管理部門要定期為管理工作人員安排培訓(xùn)課程，不僅要豐富管理工作人員的專業(yè)理論知識(shí)，更要提升管理工作人員的管理技能，同時(shí)也要對(duì)其安全意識(shí)進(jìn)行提升，在思想上使得管理工作人員能夠明確檔案數(shù)字化質(zhì)量提升的重要性，從而保障檔案管理事業(yè)可以更好的發(fā)展。

除此之外，管理人員要不斷的對(duì)自身的技能進(jìn)行有效的提升，能夠熟練的應(yīng)用各種先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和相關(guān)的管理軟件，這樣不僅可以有效提升檔案數(shù)字化工作的效率，同時(shí)也能夠提高檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量。然而就管理工作人員的培訓(xùn)和選拔來(lái)說(shuō)，其所包含的內(nèi)容相對(duì)較多，要想充分的保障培訓(xùn)和選拔工作開(kāi)展的有效性，就要做好充足的準(zhǔn)備工作，以保障培訓(xùn)和選拔工作可以順利的開(kāi)展。

第三，檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收和評(píng)估。這可以說(shuō)是質(zhì)量控制的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案數(shù)字化的質(zhì)量主要依靠這一環(huán)節(jié)來(lái)決定。需要注意的是，檢查的對(duì)象包含的內(nèi)容相對(duì)較廣，除了一些設(shè)備之外，人員的工作狀況以及工作的流程等都是比較重要的方面。所謂的監(jiān)督就是要根據(jù)實(shí)際的工作狀態(tài)找到檔案數(shù)字化過(guò)程中存在的問(wèn)題，并且提出相應(yīng)的解決措施。

1.2質(zhì)量控制的手段

首先，需要進(jìn)行分工安排和相應(yīng)的責(zé)任安排。在對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)行管理的過(guò)程中，可以采用的有段有很多種，但是由于檔案的類別以及數(shù)字化的程度各不相同，所以，要想使得檔案數(shù)字化的質(zhì)量得到有效的控制，就需要明確相關(guān)人員的責(zé)任，并且對(duì)相關(guān)的管理人員進(jìn)行合理的分工安排，平衡每個(gè)員工的工作量和工作難度，保障管理工作開(kāi)展的有效性，從而提升檔案數(shù)字化的質(zhì)量。

其次，需要建立專門的質(zhì)量保障制度。就檔案數(shù)字化的管理方式來(lái)說(shuō)，要想使得檔案數(shù)字化得到有效的管理，就需要對(duì)其進(jìn)行全面的檔案信息收集工作，建設(shè)有效的檔案信息工作模式，建立健全的檔案數(shù)字化管理規(guī)章制度，利用各項(xiàng)制度規(guī)定來(lái)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)化的管理和規(guī)劃，從而最大限度的將檔案信息資源進(jìn)行共享，同時(shí)也要根據(jù)國(guó)家所制定的相關(guān)法律制度來(lái)對(duì)檔案信息的質(zhì)量進(jìn)行合理的規(guī)范，從而提升檔案數(shù)字化的質(zhì)量。

最后，需要實(shí)施嚴(yán)格的獎(jiǎng)罰制度。為了能夠使得檔案管理工作更加的規(guī)范化，需要制定相應(yīng)的獎(jiǎng)罰制度，對(duì)工作效率較高，工作質(zhì)量較好的管理人員進(jìn)行必要的獎(jiǎng)勵(lì)，以提高管理人員的工作積極性。同時(shí)針對(duì)工作效率低，工作態(tài)度不認(rèn)真的管理人員，需要對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)厲的懲處，以保障檔案數(shù)字化工作開(kāi)展的有效性和規(guī)范性。

2、檔案數(shù)字化的安全保密控制

2.1安全保密控制的內(nèi)容

在檔案管理工作中，安全保密工作是其中的重點(diǎn)內(nèi)容，如果安全保密工作做的不到位，就會(huì)使得機(jī)密的檔案信息出現(xiàn)泄漏，從而造成安全隱患問(wèn)題的出現(xiàn)。采用安全保密控制，來(lái)對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)行保障工作，主要是針對(duì)檔案的實(shí)體、信息以及數(shù)據(jù)的安全進(jìn)行合理的保障，從而降低信息泄露的危險(xiǎn)，可以說(shuō)，在檔案數(shù)字化發(fā)展的過(guò)程中，安全保密控制是其必須重視的問(wèn)題。

2.2安全保密控制的手段

安全保密控制是指對(duì)檔案數(shù)字化實(shí)施過(guò)程中存在的不安全因素進(jìn)行預(yù)先分析，并依據(jù)數(shù)字化工作中人、物、環(huán)境等因素的運(yùn)動(dòng)規(guī)律，有效控制泄密事故的發(fā)生。檔案數(shù)字化工作的安全保密控制主要包括：規(guī)章制度的建立，網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)安全方案的確立，場(chǎng)所的選擇和安防系統(tǒng)的建設(shè)，檔案實(shí)體的使用和保管，數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)、整理和數(shù)據(jù)備份。

2.2.1加強(qiáng)教育，提高人員思想素質(zhì)

檔案數(shù)字化過(guò)程中存在著許多不安全因素，其中，人的不安全行為是安全保密控制的重點(diǎn)。人的不安全行為是與人的心理特征相違背的、非理智的行為。為此，可通過(guò)加強(qiáng)教育來(lái)控制人的不理智行為。首先，應(yīng)組織工作人員學(xué)習(xí)檔案安全保密的相關(guān)規(guī)章制度。其次，科學(xué)地設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化工作流程，明確各個(gè)環(huán)節(jié)需要注意的安全保密問(wèn)題和需要遵循的原則，從而提高參與人員的安全保密意識(shí)。

2.2.2強(qiáng)化人員管理

人是檔案數(shù)字化工作的主體，強(qiáng)化人員管理，能為安全保密工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。為此，可從以下三個(gè)方面人手：第一，嚴(yán)把人員政審關(guān)。第二，明確參與人員的崗位和職責(zé)。第三，對(duì)工作人員的思想意識(shí)、工作質(zhì)量等情況進(jìn)行定期考核。

2.2.3落實(shí)制度建設(shè)和安全系統(tǒng)建設(shè)

安全保密制度在檔案數(shù)字化工作開(kāi)展之初都已建立，但其在貫徹執(zhí)行過(guò)程中往往會(huì)大打折扣。這主要是由一些原因引起的，如錯(cuò)誤地認(rèn)為執(zhí)行安全保密制度會(huì)影響工作效率，工作中麻痹大意等。為此，我們要克服錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，嚴(yán)查細(xì)究，對(duì)人為造成的泄密問(wèn)題，要按照相關(guān)規(guī)章制度嚴(yán)肅處理，使安全保密工作受到應(yīng)有的重視。

3、結(jié)語(yǔ)

目前，全國(guó)各級(jí)檔案館主要開(kāi)展了檔案全文信息的數(shù)字化。一部分檔案館已可提供檔案信息的遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)查詢和利用，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的交流與共享，拓展了檔案利用服務(wù)的范圍，提高了檔案利用服務(wù)的質(zhì)量，節(jié)約了大量社會(huì)資源。要對(duì)對(duì)檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制和安全保密控制的內(nèi)容和手段加強(qiáng)重視，以期為確保數(shù)字化工作的質(zhì)量和安全保密性提供一定的參考。

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