王麗英

[摘要]通過教育部對高校評估工作，反映出高校歸檔中存在的問題，本文就此提出加強高校檔案建設的必要性。

[關鍵詞]高校評估；檔案工作；必要性

改革開放30多年，我國高等教育改革取得了很大的發(fā)展，為各行各業(yè)輸送不少的人才，取得了巨大的成績。高等院校在辦學規(guī)模擴大的同時，雖然對高等教育體制進行了一系列的改革，也取得了很好的效果，但高等教育仍然存在一系列的問題。高等教育在數量和質量方面仍然不能很好地適應我國社會經濟建設、社會發(fā)展的要求，特別是教育質量問題尤為突出。為此，教育部建立了高等學校教育教學評估制度，把高校評估作為提高教學質量的關鍵舉措，成為提高教學質量的有效手段。教育部從2003年開始對所有學校拉網式地評估一遍，確立了五年一輪的評估制度，成立了高等教育教學評估中心，評估工作開始走上了制度化、規(guī)范化、專業(yè)化和科學化軌道。

從已通過評估的學校看，在評估工作中，檔案起到十分重要的作用，為此本人認為必須加強高校檔案工作。

一、加強高校檔案建設的必要性

（一）從高校評估中所提供的材料看

在教育部對普通高校的評估工作中，檔案發(fā)揮了重要的作用，整個評估指標體系中44個主要觀測點，每個觀測點都與檔案材料有關。無論是教學指導思想、師資隊伍建設、教學條件與利用、教學建設與改革、教學管理、學風、教學效果等七個一級指標，還是19項二級指標及學校創(chuàng)建的特色項目，都需要查閱大量、規(guī)范完整的檔案資料。上級組織的評估專家組通過查閱學校在各項工作中形成的原始檔案，了解核實學校的教育理念、管理狀態(tài)、辦學特色等?？梢?，檔案對學校的評估工作是不可或缺的。當然評估也給檔案工作的建設和發(fā)展帶來了機遇。檔案是評估的基石，毫不夸張地說：“學校離開了檔案是無法參加評估的。”也就是說，任何一種評估缺少了檔案這個承擔了對歷史真實記錄的角色，評估就無從說起。

（二）從評估成本投入看

平時如戰(zhàn)時，搞好檔案工作是減少評估成本投入的有效措施。高校本著“以評促建、以評促改、以評促管、評建結合、重在建設”的方針，取得可喜的成就。從目前對已接受評估的學校看，投入的成本極大。各個學校投入逐步加碼，當然除直接投入到教學的部分外，有相當的經費用于迎接評估的各項開支。就說學校檔案材料復印，若因為管理不妥，造成檔案遺失，只得調出電子文檔批量打印，一個部門如此，很多個單位的浪費累加足以驚人的。當前，我國仍處于社會主義發(fā)展的初級階段，任何超越社會生產力發(fā)展水平要求的行為都是不宜的。高校檔案是高校評估的參考和基礎，高校檔案管理工作是高校管理工作的一部分，搞好檔案管理也是減少評估成本的行之有效的措施。

（三）從評估工作的制度化、規(guī)范化和經?；?/p>

教育高等教育教學評估中心成立，每五年一輪的高等學習評估制度，就是要求高等學校每五年必須接受一次教學評估，這一舉措即意味著我國高等學校教學評估工作已步入制度化、規(guī)范化、經?；能壍郎?。檔案工作的制度化、規(guī)范化和經?；窃u估工作制度化、規(guī)范化和經?；膹娪辛Φ谋Ｕ?。應對教育部的這個重大決策，高校檔案工作必須制度化、規(guī)范化和經?；?。與平時把檔案工作做好，不僅可以解決臨時材料準備工作周期長、難度大的矛盾，同時，也可以避免重復建設。做到資源共享，從容自如面對，以平常心迎接評估。正如江澤民所說：“檔案工作有它的特點，就是平時不起眼，也不引人注目，但是，一旦你需要時，如果平時工作沒做好，臨渴掘井，就悔之晚矣！”①

連續(xù)性是任何一項規(guī)劃較大的工作的共同特點，但檔案工作的連續(xù)性表現的更為突出。檔案工作的各項具體內容和各個工作環(huán)節(jié)之間具有極強的連續(xù)性，檔案的收集、整理、鑒定、保管、開發(fā)利用形成一個環(huán)環(huán)相扣，步步相連的工作系統。②在高校評估過程中，尤其是這樣，所以保質保量及時準確的做好做實平時工作，以免無效勞動，造成不必要的浪費。

二、高校檔案工作中存在的問題及改進措施

高校評估材料中很大一部分是細節(jié)性材料，它不單單是對近三年教學管理和教育質量的檢查，它還從辦學思想、學校定位、師資隊伍、教學條件、生源情況、畢業(yè)生分配等諸多方面深入，系統地考察方案，對任何一所學校都是一個挑戰(zhàn)，雖然我們日復一日，年復一年的認真按照教育部和國家檔案局制定的《高等學校檔案管理辦法》中心的歸檔范圍接受檔案，然而，面對“評估指標體系”，我們深感責任的重大和壓力的沉重。因為檔案要為學校說話，評估材料中所需要的材料大大超越過歸檔范圍。例如：1、業(yè)生必需實習、社會實踐、個人總結等；2、試安排表，巡視記錄、監(jiān)考單等等。在這些細節(jié)材料未完全歸檔的情況下一些材料也有散失的可能，如果是涉及這些材料，檔案利用就成為空話。

學校檔案部門配有專人負責整理歸檔，而各部門、院、系的檔案人員始終未納入規(guī)范化的管理范圍之內。隨著學校規(guī)模的不斷擴大，教學秘書的工作量已處于飽和狀態(tài)，再加上缺少必要的專業(yè)知識，這個問題也是必須要重視的。

今后，教育行政管理機構會充分發(fā)揮教學評估的激勵和導向作用，將評估的結果作為學校增設專業(yè)，確定招生計劃、進行資源分配等有關工作的重要依據，因此評估結果對學校的影響可想而知。如何應對這種制度化、規(guī)范化、經常化的教學水平評估工作，怎樣使檔案工作化被動為主動，從幕后走向臺前，我認為可以從以下幾點做起：

（一）加強宣傳，學校領導重視是關鍵

檔案工作既是一項基礎性工作，又是一項長期性工作。只有重視檔案工作，才能管理好檔案，才能使檔案對學校的全體工作起到促進作用。只有通過大力宣傳，提高領導的認識程度，讓領導全面了解檔案工作是一項長久性工作，短期內它也許不產生明顯的、直接的作用，但時間愈久，作用愈大。而對于高校評估的相關材料，需要提供近3年至5年的有關檔案。顯然，做好檔案工作，就是對學校的過去的負責，也是對學校的現在的負責，更是對學校的未來的負責。

（二）加強部門的參與意識，是學校檔案工作的重要保障

這點很重要，雖然教育部本科教學水平評估主要涉及的是與教學有直接關系的單位、人員，但僅僅有教學管理人員的孤軍奮戰(zhàn)是不夠的。檔案部門應積極主動為學校大事、要事服務的參與意識，在“迎評”檔案檢查、材料準備等工作中有檔案部門的參與，既有利擴大評估的影響，發(fā)揮各職能部門的主觀能動性，又使各院、系、部檔案的合理歸檔有系統化、專業(yè)化的指導，并通過評估使學校的整體檔案管理水平上一個新臺階。

（三）加強檔案材料收集工作

檔案收集是檔案建設的基礎，是整個檔案工作最直接、最重要的物質前提。高校檔案館（室）只收集某些教學檔案中極少部分的優(yōu)秀畢業(yè)論文，其余大部分在其部門內存收。這種管理上的隨意性很大。檔案是文化的記載，要本著對歷史負責、為經常化教學評估服務的態(tài)度做好檔案收集。

（四）提高檔案隊伍綜合素質

知識經濟把科技知識和人才教育作為支撐其發(fā)展的兩大支柱，知識經濟的核心在于能否擁有掌握現代化科技的人才。培養(yǎng)高素質的高校檔案管理人才，是實現高校檔案專業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關鍵所在。檔案隊伍綜合素質體現在：在一定的綜合知識儲備，運用知識技巧和能力，強烈而持久做好工作的愿望。檔案工作是一門管理科學，要實現檔案的科學化、標準化、規(guī)范管理，還應有精明強干的業(yè)務素質和能力素質，只有建立一支堅持依法辦事、愛崗敬業(yè)、樂于奉獻、精通業(yè)務、會干事、想干事、干成事的隊伍，從而對各部門、院、系、專兼職人員進行指導、培訓，提高專兼職檔案人員的業(yè)務能力和工作責任，高校檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展才有保障，有后勁，才能支撐并推動高校評估建設過程。也為檔案管理水平的不斷提高提供人力資源上的有力保證。

參考文獻

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