吳錦源

摘 要我們要立足我國(guó)城建單位管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的研究成果，不斷適應(yīng)城建檔案理工作的新形勢(shì)，逐步完善城建檔案管理工作，使之走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路。 本文分析了城建檔案管理工作中存在的問題，并對(duì)城建檔案管理工作提出了相應(yīng)的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】城建；檔案管理；分析

1 存在的問題

1.1 城建檔案管理隊(duì)伍管理意識(shí)薄弱。

1.1.1 建設(shè)單位對(duì)城建檔案重要性認(rèn)識(shí)不充分

城建檔案是在城市規(guī)劃建設(shè)與管理過程中直接形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有極大保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各類載體的文件材料，是城市豐富的歷史文化資源。而一些建設(shè)單位重建設(shè)、輕檔案的思想嚴(yán)重，他們只注重工程的投資、工藝、質(zhì)量等問題，對(duì)建設(shè)工程檔案是否完整、真實(shí)等重視不夠，沒有把檔案管理提到正常的工作范圍，更沒有建立一套規(guī)范的管理機(jī)制。

1.1.2 建筑行業(yè)檔案管理人員專業(yè)水平有待加強(qiáng)

在建筑行業(yè)中，許多資料員由施工員兼職，他們對(duì)城建檔案的建立、整理的水平較低，對(duì)歸檔標(biāo)準(zhǔn)、要求沒有具體的掌握，使工程檔案與建設(shè)工程難以同步形成，工程檔案資料接收時(shí)產(chǎn)生資料不全、零散、遺漏、丟失等現(xiàn)象。

1.1.3 有關(guān)部門對(duì)城建檔案工作不重視，無法提供嚴(yán)謹(jǐn)?shù)穆毮芄芾碜饔?/p>

城建檔案的收集、保管工作需要建設(shè)行政管理部門和有關(guān)部門的相互協(xié)作，密切配合，城建檔案部門并不能獨(dú)立完成。雖然，國(guó)家有關(guān)法規(guī)明確規(guī)定：建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時(shí)收集整理建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立健全建設(shè)項(xiàng)目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，及時(shí)向建設(shè)行政主管或其他相關(guān)部門移交建設(shè)項(xiàng)目檔案。但在具體實(shí)施過程中，除了一般的建設(shè)工程由于要工程備案而必須取得建設(shè)工程檔案合格證外，其他的檔案門類，由于其行業(yè)的跨度、法規(guī)的制約，特別是對(duì)與城市安全息息相關(guān)的電力、通信、地下管線等重要工程項(xiàng)目都不能及時(shí)接收進(jìn)館。

1.2 城建檔案管理隊(duì)伍缺乏專業(yè)的有經(jīng)驗(yàn)的檔案工作人員

1.2.1 現(xiàn)有從事檔案管理工作的人員已無法滿足工作需要

隨著建設(shè)工程量的不斷增加，城建檔案館的檔案接收、管理、利用工作壓力倍增，造成工程項(xiàng)目檔案入庫(kù)存檔緩慢，許多急待實(shí)施的工作，如工程聲像檔案采集、現(xiàn)場(chǎng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、城建檔案編研、地下管線檔案接收、經(jīng)常性的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案數(shù)字化建設(shè)等，都因?qū)I(yè)技術(shù)人員缺少而無法深入開展。

1.2.2 嚴(yán)重缺乏技術(shù)人才

由于建設(shè)系統(tǒng)管理范圍較寬，涉及的技術(shù)較廣，信息化建設(shè)要求較高，現(xiàn)有人員無法滿足信息化建設(shè)工作的需求，對(duì)建設(shè)系統(tǒng)信息化建設(shè)的發(fā)展造成了極大的困難。

1.3 城建檔案管理缺乏安全保障

1.3.1 自然因素

包括保存檔案的管理體制、物質(zhì)設(shè)施和防護(hù)設(shè)施。一般來說，各個(gè)城建檔案館都會(huì)有特定的保存場(chǎng)所，專門的管理機(jī)構(gòu)，以及相應(yīng)的管理體制。其安全困境一方面在于管理體制不順，機(jī)構(gòu)重疊，職能交叉等，使城建檔案不能統(tǒng)一集中管理，流失嚴(yán)重；另一方面在于防火、防盜設(shè)施的缺乏。

1.3.2 人為因素

主要體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為城建檔案高效服務(wù)提供了最佳途徑，加快了城建檔案信息資源的收集并促進(jìn)資源的及時(shí)溝通與交流。同時(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)布信息，使城建檔案信息資料共享成為現(xiàn)實(shí)，可大大提高工作效率。但是個(gè)別電腦黑客利用一些破壞程序干擾正常的檔案管理工作，如竊取資料，破壞數(shù)據(jù)庫(kù)，造成無法挽回的損失。

1.4 城建檔案管理缺乏現(xiàn)代化數(shù)字信息技術(shù)

“重復(fù)建設(shè)”是城建檔案數(shù)字化存在的主要問題。相互封閉性的開發(fā)，致使軟件的通用性較差，為信息的交流和先進(jìn)技術(shù)的提升帶來了極大的困難。更重要的是財(cái)力的浪費(fèi)?！坝^念束縛”是制約城建檔案數(shù)字化的主要瓶頸。部分城建檔案館的工作人員一心想少花錢， 甚至不花錢，找技術(shù)水平較低、缺乏專業(yè)經(jīng)驗(yàn)的軟件開發(fā)人員來做，等開發(fā)完后才意識(shí)到是一堆過期的“ 演示軟件”。管理體制不順是城建檔案數(shù)字化難于實(shí)踐的關(guān)鍵。從商業(yè)角度來看， 城建檔案的上級(jí)業(yè)務(wù)（主管）部門應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一配發(fā)相關(guān)軟件，而目前僅有指導(dǎo)和檢查業(yè)務(wù)的職能， 無力推動(dòng)下級(jí)業(yè)務(wù)部門的事業(yè)發(fā)展。

2 完善工作對(duì)策

2.1 切實(shí)加強(qiáng)城建檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

首先，提高檔案管理人員的思想政治素質(zhì)。城建檔案管理人員要樹立正確的人生觀、價(jià)值觀，以高度的責(zé)任感和事業(yè)心，勤勤懇懇，兢兢業(yè)業(yè)地做好檔案工作。要以檔案事業(yè)為重，樹立全心全意為人民服務(wù)的思想，甘當(dāng)無名英雄。要團(tuán)結(jié)協(xié)作，互相尊重，互相理解、密切配合；其次，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。主要包括：編目能力、編研能力、館藏熟悉能力、社會(huì)需求探知能力、信息服務(wù)能力等。城建檔案工作者既要有城市建設(shè)方面的知識(shí)，又要有檔案管理方面的知識(shí)。要掌握相關(guān)工程技術(shù)知識(shí)、多媒體知識(shí)、通訊技術(shù)、信息處理技術(shù)。要加強(qiáng)《檔案管理學(xué)》、《科技檔案管理學(xué)》等理論知識(shí)學(xué)習(xí)，熟悉檔案管理的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和基本技能。再次，提高檔案人員的現(xiàn)代意識(shí)和創(chuàng)新精神。

21 世紀(jì)是信息快速傳遞和快速增長(zhǎng)的時(shí)代，要求檔案管理者必須樹立信息觀念，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案，改進(jìn)管理方式和方法，提高管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。同時(shí)，要求檔案工作人員樹立創(chuàng)新意識(shí)，克服墨守陳規(guī)、自我封閉的思想，積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性，努力探索檔案工作的新模式、新途徑，增強(qiáng)市場(chǎng)意識(shí)和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，學(xué)會(huì)利用市場(chǎng)規(guī)律來開發(fā)利用檔案，按照信息市場(chǎng)的要求提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

2.2 促進(jìn)城建檔案管理向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變

改變城建檔案保管方式。由于數(shù)字化城建檔案載體的特殊性，其保管工作要注重檔案設(shè)備安全和信息安全兩方面。設(shè)備安全應(yīng)在設(shè)備制造、系統(tǒng)安裝和應(yīng)用軟件配置時(shí)考慮，主要抵御自然災(zāi)害和突發(fā)事件。而信息安全則需要（采?。┮幌盗写胧┍ＷC數(shù)字檔案的可讀性和可利用性，對(duì)設(shè)備更新情況進(jìn)行跟蹤，在出現(xiàn)不兼容或不可讀取等問題之前就應(yīng)將舊載體上的數(shù)字文件轉(zhuǎn)換到新載體上，同時(shí)，為防止信息丟失，被非法更改等，尤其在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，更應(yīng)該注意共享和保密，邏輯性處理與物理存儲(chǔ)等問題。

3 結(jié)語

隨著城市建設(shè)進(jìn)程的加快，反映城市建設(shè)的檔案將會(huì)越來越多，因此我們要不斷加強(qiáng)檔案管理工作，堅(jiān)持走科學(xué)化發(fā)展道路，踐行科學(xué)發(fā)展觀，加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的培訓(xùn)工作，加快檔案管理的立法工作，制定適合實(shí)情的管理制度，確保檔案管理工作健康、快速發(fā)展，只有這樣才能更好地發(fā)揮城建檔案為城市建設(shè)管理服務(wù)的水平，才能保證實(shí)現(xiàn)城建檔案的現(xiàn)代化管理。

作者單位

浙江省岱山縣檔案管理處 浙江省岱山縣 316000