李海濤　鐘浩純　宋琳琳

摘要：本文以CNKI為數(shù)據(jù)來源，選取近5年來以“檔案管理”為主題的檔案學(xué)期刊上的文章，就檔案收集、整理、利用三大方面進(jìn)行系統(tǒng)的計(jì)量分析，以探索當(dāng)前檔案管理研究的熱點(diǎn)，并深入分析其內(nèi)在原因。

關(guān)鍵詞：檔案管理 收集 整理 利用 文獻(xiàn)計(jì)量

Abstract：Based on the data from CNKI.It pro-vides statistical analysis to the papers related to thethesis‘a(chǎn)rchival managementpublished in archivaljournals in the past 5 years.According to analyzingthe development trend from archival cOllection archi-val arrangement and archival use aspects.it ex-plores hot spots in archival management currentlyand analyzes the deep reasons behind the hotspots.

Keywords：Archival management；Collection；Ar-rangement：Use：Literature metrology

檔案管理研究是檔案學(xué)研究的基礎(chǔ)及關(guān)鍵研究領(lǐng)域，檔案學(xué)界對(duì)檔案管理的理解主要分為廣義上的理解和狹義上的理解。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案管理具象和細(xì)化的特征日益明顯。基于此，本文所涉“檔案管理”為狹義上的理解，它區(qū)別于廣義上的“管理檔案和檔案事業(yè)的活動(dòng)”，主要包括檔案實(shí)體與檔案信息的管理工作，其完整的工作流程涵蓋檔案的接收與收集、分類整理、價(jià)值與期限鑒定、保管與修復(fù)以及提供各種檔案服務(wù)和利用工作。同時(shí)，筆者綜合檔案學(xué)界對(duì)檔案管理的狹義界定，在參考華林、陳忠海、鄧紹興等學(xué)者觀點(diǎn)的基礎(chǔ)上，將檔案管理細(xì)化為檔案收集、整理、利用三大方面。圍繞檔案收集、整理、利用，本文將文獻(xiàn)計(jì)量方法應(yīng)用于檔案管理發(fā)文統(tǒng)計(jì)研究，橫縱向?qū)Ρ葯n案收集、整理、利用的發(fā)文數(shù)量、被引頻次、下載量等定量指標(biāo)，以期探索近年來檔案管理研究的熱點(diǎn)、發(fā)展趨勢并深入分析其內(nèi)在原因。

一、文獻(xiàn)計(jì)量的數(shù)據(jù)來源與分析方法

以CNKI全文數(shù)據(jù)庫“檔案學(xué)、檔案事業(yè)”中的“收集和整理、保管和利用、公布、出版”為數(shù)據(jù)來源?；谖墨I(xiàn)計(jì)量規(guī)律，并參考文獻(xiàn)引用率等指標(biāo)，本文以5年為一個(gè)計(jì)量周期，選擇檢索時(shí)間為2008年1月至2012年12月（2008年后，相關(guān)研究進(jìn)入蓬勃發(fā)展階段）的相關(guān)研究文獻(xiàn)，考量該周期內(nèi)檔案管理研究的發(fā)展規(guī)律。檢索文獻(xiàn)集中在2015年《中文核心期刊要目總覽》公布的檔案事業(yè)類9種核心期刊上。在參考傅榮校等人在檔案學(xué)熱點(diǎn)問題分布調(diào)研中熱點(diǎn)統(tǒng)計(jì)的辦法，在被引頻次與下載量臨界值的選擇上，為有效提取熱點(diǎn)詞，檔案收集、整理和利用的文獻(xiàn)量不少于15篇：將收集和整理環(huán)節(jié)的被引頻次設(shè)為2，下載量的臨界值設(shè)為100次；利用環(huán)節(jié)的被引頻次設(shè)為10，下載量的臨界值設(shè)為500次。具體的分析方法上，采用縱橫向比較分析法，縱向分析檔案收集、整理、利用各環(huán)節(jié)發(fā)文數(shù)量特點(diǎn)；橫向分析檔案收集、整理和利用各環(huán)節(jié)的發(fā)文總量及發(fā)展趨勢等?？紤]到引文分析法具有一定的滯后性，筆者擬通過實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)下載量來彌補(bǔ)不足。

二、縱向?qū)Ρ妊芯?/p>

（一）近5年來，“檔案收集”的整體發(fā)文量略有回落，年均發(fā)文量變化不大；其研究重點(diǎn)是新環(huán)境下檔案收集工作、檔案館藏資源建設(shè)、檔案收集的缺漏問題、特殊檔案收集、檔案收集理論

1.“檔案收集”在核心期刊上的整體發(fā)文量略有回落，年均發(fā)文量變化不大，且在2008年達(dá)到最大發(fā)文量。涉及“檔案收集”的發(fā)文量共計(jì)392篇，年均發(fā)文量78.4篇，其中在核心期刊上發(fā)表127篇，占總量的32.40%。

2.關(guān)于“檔案收集”方面的研究體現(xiàn)在：（1）新環(huán)境下的電子檔案采集研究。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案的采集范圍、方法，包括電子簽名的電子文件采集對(duì)策等一系列問題展開研究。如周文佳等探討了自動(dòng)捕獲軟件結(jié)合人工鑒別采集歸檔電子文件的方法；陳勇等探討了實(shí)施《電子簽名法》對(duì)電子文件歸檔管理技術(shù)、方法的影響；許存芝則對(duì)高校各類業(yè)務(wù)電子檔案信息全方位采集范圍進(jìn)行了探討。（2）從檔案收集環(huán)節(jié)入手，探討如何做好館藏檔案建設(shè)與整合優(yōu)化檔案資源。潘積仁等在檔案資源建設(shè)中提出將分散于各部門的各門類檔案集中統(tǒng)一管理的策略；在豐富與優(yōu)化館藏上，提出除國家收藏（在國家檔案館法定的收集范圍）外，允許和鼓勵(lì)民間收藏對(duì)國家、社會(huì)有保存價(jià)值的檔案等。（3）反思檔案收集工作中的問題，尤其是如何消除收集缺漏對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生的障礙。如蔣如原在分析歸檔材料收集不全原因的基礎(chǔ)上探討了相應(yīng)的對(duì)策；賈玲等則從單一立檔單位入手，探討了立檔單位內(nèi)各部門間如何互相配合以防止文件遺漏歸檔等對(duì)策。（4）基于宏觀視角探討非物質(zhì)文化遺產(chǎn)及記憶工程建設(shè)中的檔案收集工作。如周平等就如何收集非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案資源，優(yōu)化其配置和管理等問題進(jìn)行探討，提出社會(huì)力量及民間團(tuán)體的專業(yè)優(yōu)勢是促進(jìn)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護(hù)、傳播的關(guān)鍵；呂紅則從記憶工程的視角探討了檔案收集工作，提出檔案收集應(yīng)邊收集、邊保護(hù)、邊利用，突破傳統(tǒng)的“收、管、用”方式等。同時(shí)，檔案收集工作的重要性及收集工作中存在的無法收集、延遲收集、收集成本、效率等問題也引起較多關(guān)注。

（二）近5年來，“檔案整理”的整體發(fā)文量保持穩(wěn)定，在核心期刊上的發(fā)文量略有下降；其研究重點(diǎn)是新環(huán)境下的檔案分類方法、檔案保管單位、專門檔案整理研究

1.整體發(fā)文量保持穩(wěn)定，在核心期刊上的發(fā)文量略有下降，且在2008年達(dá)到最大發(fā)文量。涉及“檔案整理”的發(fā)文量共計(jì)317篇，年均發(fā)文量65篇，其中在核心期刊上發(fā)表131篇，占總量的41.32%。

2.關(guān)于“檔案整理”方面的研究體現(xiàn)在：（1）現(xiàn)代檔案整理技術(shù)與管理程序研究。包括非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的實(shí)踐探索，即探討突破文檔一體化管理模式，采用能脫離網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的、不用制定也不依賴“檔案元數(shù)據(jù)集”，應(yīng)用于文書和科技檔案并適用于不同載體文件和實(shí)物混合整理的檔案整理技術(shù)；新技術(shù)環(huán)境下檔案保管范式與知識(shí)管理研究，如為應(yīng)對(duì)信息環(huán)境下歸檔文件形態(tài)與數(shù)量的變化，徐擁軍等探討了應(yīng)對(duì)信息環(huán)境中檔案整理程序界限模糊化的檔案后保管范式。（2）面向不同類型檔案的整理原則與方法研究。包括基建檔案整理方法研究，如金向軍等針對(duì)基建活動(dòng)過程形成的檔案，通過整理步驟的介紹闡述如何使檔案有序化；重大活動(dòng)與專項(xiàng)工作檔案的整理研究，如李興利等探討了對(duì)具代表性的地區(qū)、行業(yè)、單位、事件和個(gè)人的檔案進(jìn)行重點(diǎn)管理的原則、方法；農(nóng)業(yè)檔案整理，如王雅戈等對(duì)新農(nóng)村建設(shè)背景下農(nóng)業(yè)檔案整理中的問題、原則、方法、對(duì)策進(jìn)行研究等。（3）檔案整理具體業(yè)務(wù)如保管單位、排架、裝訂等問題研究。如袁尚華等針對(duì)檔案插卷、排架等問題，提出“兩號(hào)”（檔號(hào)和流水號(hào)）并用，流水號(hào)排架，變插卷為立卷的整理建議等。同時(shí)，“檔案整理業(yè)務(wù)外包”“非物質(zhì)文化遺產(chǎn)文獻(xiàn)的整理工作”也值得關(guān)注。

（三）近5年來，“檔案利用”的整體發(fā)文量呈先降后升再回落的趨勢，在核心期刊上的發(fā)文量基本保持穩(wěn)定；其研究重點(diǎn)是新環(huán)境下檔案利用方式、檔案館角色、民生檔案與社會(huì)化、開放檔案與保密工作、政府信息公開

1.整體呈量發(fā)文先降后升再回落的趨勢，且在2008年達(dá)到最大發(fā)文量。其總發(fā)文量共計(jì)2444篇，其中核心期刊746篇，占總量的30.52%。

2.關(guān)于“檔案利用”的研究體現(xiàn)在：（1）網(wǎng)絡(luò)背景下的檔案館服務(wù)模式與方法研究。包括數(shù)字化檔案信息開放利用的服務(wù)機(jī)制研究，如李揚(yáng)新等探索了“開放存取”運(yùn)動(dòng)在數(shù)字化檔案信息開放利用服務(wù)新機(jī)制創(chuàng)新中的參考點(diǎn)和適用性：面向用戶的檔案信息集成服務(wù)模式研究，如梁孟華等開展了基于用戶需求的檔案信息集成服務(wù)模式構(gòu)建及應(yīng)用研究，指出檔案信息集成服務(wù)模式是檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的發(fā)展方向；檔案信息資源整合研究，如曹航等創(chuàng)新了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源深入整合中的借助信息技術(shù)、提倡創(chuàng)新機(jī)制、堅(jiān)持區(qū)別對(duì)待等新原則。（2）檔案部門作為政府信息公開的主要平臺(tái)，在加大政府信息公開的同時(shí)，檔案信息公開利用制度構(gòu)建、檔案信息公開與保密權(quán)限設(shè)立、劃分及管理模式探討等問題逐步引起重視。如王婭等基于政府信息公開背景，探討了構(gòu)建合理的檔案保密與開放利用模式。楊霞則從促進(jìn)綜合檔案館有效履行檔案信息服務(wù)的公共職能入手，重新探討了綜合檔案館以及檔案形成機(jī)關(guān)、利用者的權(quán)限。（3）信息技術(shù)的發(fā)展及用戶多元的信息需求促使檔案部門從內(nèi)向型被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)向面向社會(huì)、民生的外向型主動(dòng)服務(wù)。如饒圓等提出了通過轉(zhuǎn)變檔案行政管理機(jī)構(gòu)職能，拓展檔案館面向社會(huì)的檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案室對(duì)社會(huì)的有限開放，培育檔案中介機(jī)構(gòu)參與檔案服務(wù)等新舉措來實(shí)現(xiàn)檔案部門的社會(huì)化服務(wù)；張林華等也對(duì)如何利用館藏檔案服務(wù)民生的途徑進(jìn)行了有益探討。同時(shí)，檔案界對(duì)檔案利用中的安全保護(hù)、檔案編研工作等給予較大關(guān)注。

三、橫向?qū)Ρ妊芯?/p>

（一）2008年，檔案“收集、整理、利用”的發(fā)文量均達(dá)到最大。三者中，“檔案利用”的發(fā)文量最大

以“檔案收集、整理、利用”為主題的文章，在核心期刊中的占比分別為32.40%、41.32%、30.52%。其中，“檔案利用”的發(fā)文量占77.51%，表明近5年來檔案管理研究中“檔案利用”研究最受重視。

（二）“面向新的信息環(huán)境創(chuàng)新管理技術(shù)與方法”“基于工作實(shí)踐完善檔案管理理論”“專門或特殊檔案管理研究”是三者共同關(guān)注的內(nèi)容

1.面向新的信息環(huán)境創(chuàng)新管理技術(shù)與方法。其中，檔案收集的研究熱點(diǎn)包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件采集方法、范圍研究；含電子簽名的電子文件采集對(duì)策研究等；檔案整理的研究熱點(diǎn)包括非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)、后保管范式與知識(shí)管理、檔案數(shù)字化整理等研究；檔案利用的研究熱點(diǎn)包括網(wǎng)絡(luò)背景下的檔案館服務(wù)模式研究等。

2.基于工作實(shí)踐完善檔案管理理論。檔案收集中，體現(xiàn)為“大檔案觀”理論指導(dǎo)下的依據(jù)知識(shí)資源體系擴(kuò)大檔案收集范圍的研究；科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)下的檔案收集理論研究等；檔案整理中體現(xiàn)為事由、來源原則在數(shù)字環(huán)境下的應(yīng)用研究等；檔案利用中體現(xiàn)為檔案利用服務(wù)社會(huì)化的理論、服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新研究等。

3.專門或特殊檔案管理研究。檔案收集中，關(guān)于非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案、世界遺產(chǎn)檔案的收集研究；檔案整理中，關(guān)于重大活動(dòng)與專項(xiàng)工作、基建、農(nóng)業(yè)、城建、高校檔案的整理研究：檔案利用中，關(guān)于高校、工程及企業(yè)檔案等利用研究。

（三）檔案收集研究相對(duì)宏觀，檔案整理研究注重實(shí)務(wù)，檔案利用研究則更為多元

1.檔案收集研究側(cè)重宏觀反思，檔案整理研究傾向?qū)崉?wù)探討。檔案收集研究強(qiáng)調(diào)收集環(huán)節(jié)的重要性或?qū)n案收集工作的反思，如強(qiáng)調(diào)檔案收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)，探討檔案收集工作難做背后的深層次原因。但探索收集中改革收集業(yè)務(wù)流程、操作方法等內(nèi)容的文章偏少。而整理環(huán)節(jié)傾向于探討檔案整理實(shí)務(wù)，如探討檔案整理以“件”或以“卷”為單位的利弊，或檔案整理過程中排架、裝訂方法以及檔案整理業(yè)務(wù)外包等研究。

2.檔案收集、整理研究面向檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部需要，而檔案利用研究面向社會(huì)拓展。檔案收集、整理研究偏重于檔案局（館）內(nèi)部檔案管理理論、方法、模式的探討研究，具有一定內(nèi)向性。而檔案利用研究則更多強(qiáng)調(diào)檔案管理部門的社會(huì)服務(wù)職能，關(guān)注檔案管理部門如何與政府機(jī)構(gòu)、社會(huì)、公眾對(duì)接，探討公共管理環(huán)境下的政府信息公開及檔案服務(wù)模式、方法，更好地發(fā)揮其外在服務(wù)職能。

3.檔案利用研究更為多元。如新信息技術(shù)在檔案利用的作用上，研究主題拓展至檔案資源開發(fā)、共建共享技術(shù)、信息檢索利用技術(shù)等；在檔案資源開發(fā)上，研究主題拓展至多元機(jī)構(gòu)（如檔案館、高校及企業(yè)等）檔案編研工作及服務(wù)探討，編研工作選題探討及編研理念創(chuàng)新等；檔案開放利用的研究主題拓展至檔案開放利用中檔案保密、個(gè)人信息安全及知識(shí)產(chǎn)權(quán)等。原因在于：（1）檔案管理部門職能的演變，推動(dòng)檔案利用研究面向社會(huì)拓展。隨著檔案事業(yè)重心從政治建設(shè)轉(zhuǎn)向文化、民生建設(shè)，檔案管理部門的職能也不斷拓展，除肩負(fù)科學(xué)管理檔案的重任外，還應(yīng)致力于社會(huì)化的服務(wù)工作。檔案管理部門職能向公益性與社會(huì)性的演變，推動(dòng)了檔案利用研究向社會(huì)領(lǐng)域發(fā)展。這要求檔案管理部門除了履行面向機(jī)關(guān)單位的檔案保管、服務(wù)職能外，還應(yīng)努力實(shí)現(xiàn)其傳統(tǒng)職能的拓展與創(chuàng)新。如在接收政府公開信息、提供現(xiàn)行文件與政府信息等資源開發(fā)利用上，檔案管理部門應(yīng)充分發(fā)揮其“局館合一”管理體制的優(yōu)勢，利用自身的館藏優(yōu)勢提供查閱檔案的場所，充當(dāng)檔案開放的窗口。（2）對(duì)檔案利用的重視，促進(jìn)檔案利用研究方向的多元化。隨著社會(huì)檔案意識(shí)與需求的不斷加強(qiáng)，檔案信息獲取途徑的暢通，檔案利用中公民隱私權(quán)的保障信息等問題，促使檔案管理者面向社會(huì)公眾，共同推進(jìn)檔案利用工程，這也極大促進(jìn)了檔案利用的研究。加之新信息技術(shù)環(huán)境下，檔案管理業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)在整合檔案資源，促進(jìn)文檔一體化管理中更加強(qiáng)化檔案的利用功能。因此，相較于檔案收集和整理研究，檔案利用研究的成果更為豐富。