任越

摘要：本文結(jié)合“法蘭西-巴達(dá)維亞”時(shí)期荷蘭國(guó)家及地方行政管理體制與文檔管理體制變革，梳理荷蘭近代文檔管理發(fā)展的軌跡，進(jìn)一步論證法國(guó)文檔管理理論與實(shí)踐對(duì)荷蘭文檔管理與《荷蘭手冊(cè)》問(wèn)世的必然性與重要性。

關(guān)鍵詞：荷蘭檔案史文檔管理荷蘭手冊(cè)

Abstract：This pape illustrates the developmenttract of Dutch Archival management combing with therevolution of Country and Local administration and re-cord management system in the period of“France-Bat-avia”，and then demonstrates the importance and inevi-tability of the French document management theoryand practice for the document management of Nether-lands and the birth of Dutch manual.

Keywords：Archives History of Dutch；Archivalmanagement；Dutch Manual

《檔案整理與編目手冊(cè)》（又稱(chēng)《荷蘭手冊(cè)》）自問(wèn)世以來(lái)，國(guó)內(nèi)外學(xué)者圍繞《荷蘭手冊(cè)》的內(nèi)容與歷史價(jià)值展開(kāi)了全面且深入的論述，但很少有學(xué)者會(huì)提出：為什么《荷蘭手冊(cè)》會(huì)對(duì)來(lái)源原則進(jìn)行論證？什么原因促使荷蘭繼承并發(fā)揚(yáng)了源自法國(guó)的來(lái)源原則？筆者通過(guò)閱讀相關(guān)歷史文獻(xiàn)與荷蘭文檔管理工作史，認(rèn)為法國(guó)在“法蘭西-巴達(dá)維亞”時(shí)期（1794～1813年）對(duì)荷蘭的殖民統(tǒng)治，將當(dāng)時(shí)法國(guó)政治體制與行政管理體制被引入荷蘭，并對(duì)傳統(tǒng)荷蘭文檔管理體制產(chǎn)生影響，最終快速走上“法國(guó)式”文檔管理之路，進(jìn)而引發(fā)了荷蘭文檔管理界對(duì)來(lái)源原則的關(guān)注與研究。當(dāng)然，這只是筆者對(duì)荷蘭近代文檔管理轉(zhuǎn)型的一種推測(cè)，法國(guó)對(duì)荷蘭政體與行政管理體制影響有多深？“法蘭西-巴達(dá)維亞”時(shí)期荷蘭從國(guó)家到地方的文檔管理又經(jīng)歷了怎樣的轉(zhuǎn)變？這將成為研究《荷蘭手冊(cè)》問(wèn)世前荷蘭文檔管理背景需要深入探討的問(wèn)題。

一、巴達(dá)維亞時(shí)期的荷蘭國(guó)家

與地方行政管理體制

（一）國(guó)家行政管理體制

1795年前，荷蘭共和國(guó)普遍采用合議制的政府治理方式，其中包括省、州一級(jí)地方政府、州軍事委員會(huì)、州法院、軍事學(xué)院等權(quán)力和軍事機(jī)構(gòu)。所謂合議制，又稱(chēng)委員會(huì)制，即國(guó)家行政組織的決策權(quán)及管理權(quán)，并不是由單一的領(lǐng)袖所擁有，而是平均由一定數(shù)目委員所組成的委員會(huì)共同行使。法國(guó)進(jìn)駐荷蘭共和國(guó)之后，所有采用合議制的行政機(jī)構(gòu)全部廢止，取而代之的是新的官僚制的行政機(jī)構(gòu)。官僚制的核心在于“集權(quán)”，因此，這一時(shí)期荷蘭每個(gè)省、州或城市處于權(quán)力核心位置的是長(zhǎng)官，他負(fù)責(zé)為市政當(dāng)局下達(dá)命令與指示。海牙在1798年后成為控制地方行政的權(quán)力中樞，地方政府失去了其在地方的自治權(quán)，而僅僅保有決策的執(zhí)行權(quán)。這種在行政關(guān)系與政府組織架構(gòu)上的變化最終導(dǎo)致法國(guó)官僚體制引入荷蘭中央和地方機(jī)構(gòu)，并隨之產(chǎn)生了新的文檔管理機(jī)制。

（二）地方行政管理體制

1895年后，荷蘭政治體制與行政管理架構(gòu)的變化最先在國(guó)家和省級(jí)行政機(jī)構(gòu)顯現(xiàn)，但這種新的管理體制并沒(méi)有影響地方的政府管理模式。盡管之前聯(lián)合政體及合議制的政治制度已被取代，而且政府機(jī)構(gòu)也更換了名字，但是大多地方政府機(jī)構(gòu)的框架基本上仍與之前的情況相同。在國(guó)家層面，行政機(jī)構(gòu)逐漸向法國(guó)政府治理模式傾斜，在地方層面，大多政府機(jī)構(gòu)卻堅(jiān)持傳統(tǒng)的政治框架和管理方式。盡管?chē)?guó)家政權(quán)已經(jīng)更迭，但是地方官并不情愿實(shí)行由國(guó)家和省級(jí)政權(quán)機(jī)構(gòu)強(qiáng)加的行政模式。因此，合議制在大部分地方政府被保留下來(lái)，并作為政府行政管理的主要模式。從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度看，地方行政管理機(jī)構(gòu)是無(wú)法避免官僚體制對(duì)其行政管理活動(dòng)的滲透的。

事實(shí)上，法國(guó)的政治體制與行政機(jī)構(gòu)對(duì)荷蘭政治體制與行政管理體制的影響是有限的，這與法國(guó)對(duì)荷蘭占領(lǐng)時(shí)間較短有直接關(guān)系。政治體制改革與行政管理權(quán)力的重新劃分需要較長(zhǎng)的周期，而法國(guó)往往集中在權(quán)力與資源相對(duì)豐富的荷蘭西北部城市，因此地方政府受法國(guó)行政管理體制的影響相對(duì)較小。盡管法國(guó)行政管理對(duì)荷蘭的影響局限在國(guó)家層面，地方政府的行政管理絲毫沒(méi)有受到法國(guó)入侵的影響，但自上而下的國(guó)家治理模式以及法國(guó)入侵之后的行政縮進(jìn)政策，使得地方行政管理機(jī)構(gòu)或多或少地受到牽連。

二、巴達(dá)維亞時(shí)期荷蘭文檔管理實(shí)踐

（一）國(guó)家文檔管理實(shí)踐

1795年法國(guó)入侵之前，荷蘭的文檔管理實(shí)踐受德國(guó)登記室原則的影響頗深，其專(zhuān)司文檔處理的機(jī)構(gòu)主要指設(shè)置在不同委員會(huì)下的秘書(shū)機(jī)構(gòu)。行政權(quán)限較大的省、州級(jí)委員會(huì)一般由極具地方特色的地方行政官、法官與軍隊(duì)將領(lǐng)組成，下設(shè)2～3個(gè)秘書(shū)機(jī)構(gòu)。這些秘書(shū)機(jī)構(gòu)的主要任務(wù)包括四個(gè)方面：其一，決議的登記。委員會(huì)定期召開(kāi)會(huì)議，在會(huì)中制定的各項(xiàng)決策由決議登記機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)記錄，記錄所形成的表格作為各自檔案系統(tǒng)的重要組成部分。其二，對(duì)接收和制發(fā)的信函、請(qǐng)示、報(bào)告及其他資料進(jìn)行收集和分類(lèi)。這些資料按照一定的全宗進(jìn)行收集和分類(lèi)，檔案種類(lèi)的劃分依據(jù)該委員會(huì)制定的主要分類(lèi)法，或參照國(guó)內(nèi)通用的檔案分類(lèi)法。其三，對(duì)所存檔案的整理。其主要標(biāo)準(zhǔn)是編年體，即按照所收集檔案的時(shí)間順序進(jìn)行文件的排列。不同類(lèi)別的檔案被賦予不同的符號(hào)或標(biāo)記，這些符號(hào)或標(biāo)記由秘書(shū)或登記員根據(jù)自身的工作需要進(jìn)行設(shè)計(jì)。其四，設(shè)定檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)。軍事委員會(huì)所形成的檔案在整個(gè)檔案體系中級(jí)別最高，整理最為規(guī)范，因此，其他合議制機(jī)構(gòu)的檔案管理全部要依據(jù)軍事委員會(huì)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。

“法蘭西一巴達(dá)維亞”時(shí)期，荷蘭政體與行政管理體制相繼改變，特別是文檔管理所依賴(lài)的管理決策方式的變革，使原本文件整理、分類(lèi)與裝訂工作出現(xiàn)了明顯的變化。法國(guó)對(duì)荷蘭中央和地方行政管理體制進(jìn)行革新的同時(shí)，對(duì)文檔管理程序與管理工具也進(jìn)行了改革。最具特色的是登記表（法語(yǔ)：Indicateur）的引入。登記表，作為法國(guó)官僚體制的一種象征，主要用于記錄收文與發(fā)文的登記情況。對(duì)機(jī)構(gòu)執(zhí)政長(zhǎng)官來(lái)說(shuō)，登記表是一種較好的行政控制工具。在法國(guó)官僚機(jī)構(gòu)將這種登記表傳到荷蘭之前，普魯士的部分行政機(jī)構(gòu)已經(jīng)使用了類(lèi)似的工具至少有一個(gè)世紀(jì)。時(shí)至今日，部分法國(guó)及其周邊國(guó)家行政管理機(jī)構(gòu)依然沿用此登記表。

1813年后，荷蘭政治自主權(quán)重新回歸，為了提高荷蘭地方執(zhí)政效率，增強(qiáng)執(zhí)政信心，國(guó)家委員會(huì)于1818年，對(duì)不同地區(qū)與城市的行政管理方法進(jìn)行了調(diào)查，并對(duì)地方行政管理機(jī)構(gòu)提出了一套建議性的整改標(biāo)準(zhǔn)。1823年國(guó)家委員會(huì)頒布了公共行政管理法案，其中規(guī)定：（1）所有行政機(jī)構(gòu)的文件實(shí)行集中化保管；（2）接收的文件在分發(fā)到不同行政機(jī)構(gòu)前需要在一般的登記表中進(jìn)行登記；（3）發(fā)出的文件需要主管長(zhǎng)官的簽字，發(fā)出前要在登記表中進(jìn)行登記；（4）文檔在歸檔前必須按照決策時(shí)間的先后順序進(jìn)行序化后保管；（5）文檔在歸檔時(shí)不需要裝訂，而是放入文件夾或檔案盒中；（6）以主題形式進(jìn)行整理的方法被明確禁止；（7）由長(zhǎng)官簽發(fā)的決策議案及相關(guān)文檔，連同登記表直接取代之前使用的決議書(shū)；（8）建立由文件主題和文件名稱(chēng)為關(guān)鍵點(diǎn)的目錄、索引和關(guān)鍵詞檢索體系。該法案的制定一方面結(jié)合荷蘭行政管理實(shí)際，吸收了法國(guó)文檔管理體系的長(zhǎng)處，使文檔管理更加科學(xué)規(guī)范；另一方面?zhèn)戎氐怯浽谖臋n管理中的管理與控制作用，為地方行政長(zhǎng)官掌控行政流程提供支持，也為政府控制官僚機(jī)構(gòu)數(shù)量的增長(zhǎng)起到了關(guān)鍵性的抑制作用。

（二）地方文檔管理實(shí)踐

1795年前，大多地方政府最重要的行政管理主體是市自治委員會(huì)，該委員會(huì)由40名來(lái)自精英階層的人士組成。委員會(huì)的會(huì)議遵循嚴(yán)格的程序，首席市政官將討論的問(wèn)題進(jìn)行匯總，并草擬相關(guān)結(jié)論。秘書(shū)將決策記錄在登記表中，形成決議書(shū)，并最終歸檔。首先，秘書(shū)在會(huì)議前就草擬好決議書(shū)的草稿，經(jīng)過(guò)校對(duì)后，由文員將抄寫(xiě)稿呈送給首席市政官或自治委員會(huì)負(fù)責(zé)人。決議書(shū)每年都會(huì)形成一冊(cè)，并附到會(huì)議記錄之后作為附件歸檔，作為地方文檔管理最重要的部分。其次，接收的并在會(huì)議上討論的文件會(huì)直接附在會(huì)議記錄之后歸檔；沒(méi)有在會(huì)議上討論的信件及相關(guān)材料，則單獨(dú)保存在專(zhuān)屬的文件夾中。再次，發(fā)出文件的草稿與正本，要以決議摘要的形式附到文件記錄的正文中，作為會(huì)議決策的一部分進(jìn)行歸檔。最后，秘書(shū)人員以會(huì)議決議書(shū)的字母順序?qū)?huì)議記錄進(jìn)行登記與排列。每年的會(huì)議記錄都要由秘書(shū)制作詳細(xì)的復(fù)制件保存到首席市政官的辦公室中，正本需要由登記室保管，草稿則直接保存在秘書(shū)人員手中。

1795年后，法國(guó)在荷蘭諸多地方政府采用新的委員會(huì)制代替了原有的合議制，新的委員會(huì)制稱(chēng)為市政委員會(huì)制，即每個(gè)城市任命2～4名市長(zhǎng)，市長(zhǎng)脫離市政委員會(huì)，單獨(dú)組成執(zhí)行委員會(huì)。在接下來(lái)的18年中，地方政府執(zhí)政的核心力量從市政委員會(huì)逐漸向執(zhí)行委員會(huì)轉(zhuǎn)移。1811年后，執(zhí)行權(quán)力幾乎被市長(zhǎng)所把持。盡管從國(guó)家至地方的政治和行政方面出現(xiàn)了根本性變化，但決策記錄的方式并沒(méi)有變化，文檔的保管方式同樣沒(méi)有改變。這一時(shí)期，決議書(shū)改稱(chēng)法案，是為了仿效國(guó)家和省級(jí)行政機(jī)構(gòu)對(duì)決議書(shū)的稱(chēng)呼；接收的信件依然放置在相同會(huì)議程序的卷內(nèi)；文檔的登記順序與分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)依然沿用傳統(tǒng)的方法與程序。雖然文檔管理方式與內(nèi)容保留一致，但政府機(jī)構(gòu)中秘書(shū)機(jī)構(gòu)與城市公務(wù)員的文檔工作量發(fā)生了明顯變化：其一，法國(guó)嚴(yán)格控制地方政府的行政決策，要求地方執(zhí)政官每周上報(bào)不少于十次的行政決策報(bào)告，這就需要秘書(shū)機(jī)構(gòu)每日不間斷地制作并上報(bào)文件；其二，荷蘭中央與地方政府聯(lián)系更加緊密，行政信息的上傳下達(dá)頻率明顯提高，這與地方自治時(shí)期中央行政機(jī)構(gòu)與地方政府的松散管理截然不同，信息流通頻率提高，使秘書(shū)機(jī)構(gòu)每日處理的文件數(shù)量急劇增加，進(jìn)而導(dǎo)致文檔登記與管理機(jī)構(gòu)工作量的增加。

三、法國(guó)對(duì)巴達(dá)維亞時(shí)期的荷蘭文檔管理實(shí)踐的影響

（一）管理工具的植入引發(fā)文檔管理的轉(zhuǎn)型

從“法蘭西一巴達(dá)維亞”時(shí)期國(guó)家部分行政機(jī)構(gòu)與城市依然沿用傳統(tǒng)文檔管理方式的實(shí)際情況看，任何一種對(duì)文檔管理體制的影響都不是直接的，法國(guó)也不例外?？梢哉f(shuō)法國(guó)的文檔管理體制對(duì)荷蘭文檔管理的影響是通過(guò)“管理工具”的植入而引發(fā)管理方式轉(zhuǎn)型，如登記表，阿姆斯特丹市將登記表引入本市的行政管理機(jī)構(gòu)，直到法國(guó)撤退，該登記表仍在管理機(jī)構(gòu)中使用。一旦使用了法國(guó)的這種管理工具，它便與當(dāng)?shù)氐膫鹘y(tǒng)方法相結(jié)合，使登記的文件以時(shí)間順序進(jìn)行歸檔，這一工作規(guī)范被荷蘭國(guó)家委員會(huì)寫(xiě)入1823年頒布的公共管理法案中，正式列入荷蘭國(guó)家和地方文檔管理的制度。

（二）行政管理體制的變革引發(fā)文檔管理機(jī)構(gòu)與人員的變動(dòng)

法國(guó)在荷蘭的統(tǒng)治時(shí)間雖短，但法國(guó)行政管理體制對(duì)荷蘭行政管理機(jī)構(gòu)，特別是地方行政管理機(jī)構(gòu)的影響是毋庸置疑的：第一，新建的政府及其官僚機(jī)構(gòu)通過(guò)不斷地要求地方行政官員提供信息來(lái)填補(bǔ)其在地方信息獲取方面的空白，而地方機(jī)構(gòu)并沒(méi)有擴(kuò)大提供信息的秘書(shū)機(jī)構(gòu)，由此使專(zhuān)司文檔管理的辦事員始終處于高速的文件制作與傳遞的過(guò)程中，強(qiáng)化了對(duì)信息獲取與文檔管理的能力，使其不斷思考如何提高文檔管理效率，快速找到歸檔文件等問(wèn)題。這為提出創(chuàng)新性的管理方法與管理經(jīng)驗(yàn)的積累奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；第二，在法國(guó)殖民政府的影響下，整個(gè)19世紀(jì)，荷蘭國(guó)家政府將管理規(guī)范與分派好的任務(wù)強(qiáng)加給地方政府，大部分任務(wù)都是由公共機(jī)構(gòu)來(lái)承擔(dān)，而市長(zhǎng)和市參議院委員會(huì)的工作任務(wù)過(guò)于繁重，由此導(dǎo)致官僚機(jī)構(gòu)的出現(xiàn)，文檔管理機(jī)構(gòu)逐漸從政府的工作流程中撤出，成為一個(gè)獨(dú)立的、專(zhuān)門(mén)的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。專(zhuān)業(yè)文檔管理機(jī)構(gòu)與人員為荷蘭手冊(cè)的問(wèn)題奠定了理論與實(shí)踐的雙重基礎(chǔ)。

（三）輕“社會(huì)性”制約了荷蘭文檔管理的發(fā)展

法國(guó)文檔管理體制受行政管理體制改革的影響，呈現(xiàn)出與傳統(tǒng)荷蘭文檔管理相悖的趨勢(shì)。如文檔整理分類(lèi)過(guò)程中，對(duì)按主題分類(lèi)還是按時(shí)間分類(lèi)的爭(zhēng)論，以及文檔登記所用工具的內(nèi)容繁復(fù)程度的設(shè)計(jì)等，這只是從工具層面對(duì)文檔管理的方式與方法的一種“更新?lián)Q代”。而法國(guó)在文檔管理改革過(guò)程中所持的“社會(huì)化”原則，在荷蘭社會(huì)層面并沒(méi)有得到普遍發(fā)揚(yáng)。從上述分析來(lái)看，“法蘭西一巴達(dá)維亞”時(shí)期荷蘭的文檔管理改革完全是被動(dòng)的，是受“行政力量”驅(qū)動(dòng)的，這與法國(guó)文檔管理改革的“公眾力量”驅(qū)動(dòng)不同。前者在公共行政體系的干預(yù)下完成了文檔管理方法與程序的革新，忽視了社會(huì)公眾對(duì)文檔管理的訴求與期望，文檔管理工作勢(shì)必局限于機(jī)關(guān)，難以走向社會(huì)；后者在社會(huì)公眾強(qiáng)烈的需求下完成了文檔管理社會(huì)化的轉(zhuǎn)型，文檔管理不再是機(jī)關(guān)行政辦公的“應(yīng)然產(chǎn)物”，而是社會(huì)公眾生活的必需品，這在改革的過(guò)程中首先被確立下來(lái)。由此，筆者認(rèn)為法國(guó)對(duì)荷蘭文檔管理體系的影響是不全面的，這與法國(guó)對(duì)荷蘭殖民統(tǒng)治的需要相關(guān)，但從《荷蘭手冊(cè)》中的百條條款內(nèi)容來(lái)看，針對(duì)文檔社會(huì)利用的條款并不多，可見(jiàn)該手冊(cè)問(wèn)世前荷蘭文檔管理的“輕社會(huì)性”傾向。

（四）為《荷蘭手冊(cè)》的問(wèn)世奠定了基礎(chǔ)

雖然“尊重全宗”原則在1841年由法國(guó)內(nèi)政部提出，要晚于“法蘭西一巴達(dá)維亞”時(shí)期法國(guó)對(duì)荷蘭的控制，但是從法國(guó)引入到荷蘭的文檔管理方法與工具分析，法國(guó)文檔管理已經(jīng)開(kāi)始使用以時(shí)間順序、會(huì)議名稱(chēng)字母順序整理文件，并且對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部按照主題的分類(lèi)方法予以棄用，它更加重視來(lái)源于同一機(jī)構(gòu)、同一會(huì)議或同一地區(qū)文件的完整性，這種傾向于機(jī)構(gòu)與會(huì)議的分類(lèi)法正是來(lái)源原則的主要內(nèi)容。1823年國(guó)家委員會(huì)頒布法案禁止以主題形式進(jìn)行整理，提出按照文件形成時(shí)間和簽發(fā)日期順序進(jìn)行文件整理與分類(lèi)。該法案一直沿用到20世紀(jì)初。可以說(shuō)從“法蘭西一巴達(dá)維亞”時(shí)期開(kāi)始，荷蘭已經(jīng)受到法國(guó)“尊重全宗原則”的影響走上了“來(lái)源原則”的實(shí)踐之路，而且在成熟而穩(wěn)定的文檔管理實(shí)踐的支撐下，促成了《荷蘭手冊(cè)》的誕生，因此法國(guó)文檔管理理論與實(shí)踐對(duì)《荷蘭手冊(cè)》的問(wèn)世意義重大。