韓程遠(yuǎn) 尹飛燕
摘要:高校檔案的信息化水平,從一定程度上反映了高校教育發(fā)展水平,做好高校檔案的信息化工作,對(duì)于加強(qiáng)高校人員管理,提高人力資源的利用水平,有重要意義。高校建設(shè)中,應(yīng)該把高校檔案的信息化建設(shè)工作,作為一項(xiàng)重要工作進(jìn)行落實(shí)。高校檔案的信息化建設(shè)工作,作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程,內(nèi)涵豐富。在高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中,需要充分考慮高校實(shí)際,在高校發(fā)展規(guī)劃的指導(dǎo)下,完成高校檔案信息化工作的建設(shè)。
關(guān)鍵詞:高校檔案 信息化 建設(shè)
1 概述
高校作為我國(guó)培養(yǎng)人才的重要基地之一,做好高校人員的信息管理工作,對(duì)于高校建設(shè),充分調(diào)配相關(guān)人力資源,有著重要意義。當(dāng)前,高校檔案信息化,需要依靠科學(xué)技術(shù)的持續(xù)進(jìn)步和發(fā)展,以實(shí)現(xiàn)高校檔案的電子化儲(chǔ)存,以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)檔案信息規(guī)范管理的同時(shí),也加大高校檔案資源共享、利用程度。在未來(lái)一個(gè)時(shí)期,高校檔案信息化是高校檔案建設(shè)的趨勢(shì),要把握好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面的內(nèi)容。
2 高校檔案信息化的重要作用
高校檔案信息化,是對(duì)傳統(tǒng)高校檔案管理工作的變革,在一定程度上,促進(jìn)高校檔案管理水平的提高。傳統(tǒng)的高校檔案信息管理,是一項(xiàng)耗時(shí)巨大、影響廣泛的工程,檔案的收集、整理,再到保存,涉及人員數(shù)量多,信息易出錯(cuò)。影響了高校檔案管理工作的實(shí)施效率,降低了高校檔案管理工作的質(zhì)量,增加了高校檔案管理工作的難度,同時(shí),對(duì)于高校人力資源的掌控和調(diào)配,也產(chǎn)生了深刻影響。
當(dāng)前,隨著電子信息化的飛速發(fā)展,高校檔案管理工作,也發(fā)生了巨大而深刻的變化。高校檔案的信息化,提高了高校檔案管理工作的質(zhì)量,降低了高校檔案管理的難度,同時(shí),對(duì)于高校人才資源的科學(xué)調(diào)配,有著積極意義。高校檔案的信息化,首先表現(xiàn)在檔案載體的變化中,傳統(tǒng)以紙質(zhì)檔為主要載體的檔案,逐漸向數(shù)字化進(jìn)行轉(zhuǎn)移,檔案的管理環(huán)境,也隨著檔案載體,進(jìn)行著變化。通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)輔助檔案管理,降低了檔案管理的難度,實(shí)現(xiàn)了檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)無(wú)縫對(duì)接。原有的檔案資料采集、整理、歸類和保存,都通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行實(shí)現(xiàn),增加了檔案管理的自動(dòng)化程度,降低了檔案管理中的錯(cuò)誤幾率。高校檔案管理工作的效率有大幅度提升,同時(shí),也在一定程度上,加強(qiáng)了高校檔案管理的質(zhì)量,為高校建設(shè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
3 高校檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題
高校檔案的信息化建設(shè)過(guò)程中,還存在一些問(wèn)題,如何解決好這些問(wèn)題,加強(qiáng)高校檔案的信息化建設(shè)工作,是高校檔案管理者需要認(rèn)真思考的。只有把這些問(wèn)題進(jìn)行妥善解決之后,才有可能將高校檔案信息化建設(shè)工作水平推向一個(gè)新高度。
3.1 高校檔案信息化建設(shè)中的認(rèn)識(shí)問(wèn)題 高校檔案一般具有數(shù)量大、內(nèi)容豐富、價(jià)值高的特點(diǎn),能為學(xué)校制定發(fā)展規(guī)劃、教學(xué)質(zhì)量歷史查詢等,提供重要的參考價(jià)值,所以,要求高校檔案管理部門,必須在高校建設(shè)需要的時(shí)候,迅速提供準(zhǔn)確資料。原有的高校檔案信息管理,因?yàn)楣芾斫橘|(zhì)、工作方法等,無(wú)法滿足要求,鑒于此,必須對(duì)高校檔案實(shí)行信息化的改革建設(shè)。但是,在部分高校,相關(guān)管理人員對(duì)檔案信息化的重要性認(rèn)識(shí)不夠,對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏必要的重視,導(dǎo)致高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展遲緩。
3.2 缺乏相應(yīng)的規(guī)范制度,高校檔案信息化建設(shè)各自為政 高校檔案的信息化建設(shè),不是僅僅局限于某一所高校,作為一項(xiàng)復(fù)雜的工程,高校檔案的信息化建設(shè),涉及范圍廣,涵蓋高校數(shù)量多。當(dāng)前,我國(guó)高校信息化建設(shè),還沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范制度,各高校在建設(shè)過(guò)程中,充分發(fā)揮自我主觀能動(dòng)性,雖然信息化建設(shè)更加適合本校發(fā)展需要,但是,難以實(shí)現(xiàn)信息共享,沒(méi)有把高校檔案信息化建設(shè)的重大作用發(fā)揮出來(lái)。
3.3 技術(shù)問(wèn)題仍舊是制約信息化建設(shè)的重大問(wèn)題 高校檔案信息建設(shè),網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和電子計(jì)算機(jī)設(shè)備作為基礎(chǔ)設(shè)備,通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存和分析等高新技術(shù)的支持發(fā)展起來(lái),當(dāng)前一個(gè)時(shí)期,高新技術(shù)仍舊是高校檔案信息化建設(shè)的一大瓶頸。高校中,因?yàn)閷?duì)信息化檔案建設(shè)不夠重視,符合要求的硬件設(shè)備難以滿足,給檔案信息化建設(shè)帶來(lái)困難。此外,軟件技術(shù)也給高校檔案信息化建設(shè)帶來(lái)了問(wèn)題。高校檔案信息化工作,需要多種軟件的有效支撐,保障網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的通暢、數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)和分析、信息檢索的有效性和多平臺(tái)互訪等需求的實(shí)現(xiàn)。
3.4 檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高 高校檔案信息化的建設(shè),除了要保證客觀條件的滿足,還需要在建設(shè)中,發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性,根據(jù)實(shí)際需求,做好高校檔案信息化的建設(shè)工作。目前,高校信息化建設(shè)所依靠的中流砥柱,大多數(shù)是高校傳統(tǒng)檔案的管理者,落實(shí)高校信息化建設(shè),改變傳統(tǒng)檔案管理者的觀念,非常重要。在檔案信息化建設(shè)中,還存在少部分管理者對(duì)于檔案信息化建設(shè)的排斥,對(duì)于引進(jìn)的先進(jìn)設(shè)備,沒(méi)有充分發(fā)揮其效果,而高校在信息化建設(shè)中引進(jìn)的技術(shù)類人才,又缺乏檔案管理的實(shí)際操作水平和技能。所以,高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中,綜合人員的素質(zhì)提高,非常必要。
4 加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)需要把握的幾點(diǎn)問(wèn)題
4.1 加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí),做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 高校檔案信息化建設(shè),相關(guān)管理人員要從思想上進(jìn)行認(rèn)識(shí),加大資金投入力度,保證基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè),包含計(jì)算機(jī)硬件和相關(guān)軟件兩部分的建設(shè)。購(gòu)買符合信息化建設(shè)要求的基礎(chǔ)設(shè)施硬件,在此基礎(chǔ)上,搭建好軟件運(yùn)行環(huán)境,為高校信息化建設(shè),提供好基礎(chǔ)保障。
4.2 檔案信息資源建設(shè) 檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容,就是做好檔案全文數(shù)字化工作,改變傳統(tǒng)的信息存儲(chǔ)方式,使用現(xiàn)代化的信息存儲(chǔ)設(shè)備,做好檔案信息資源建設(shè)。在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中,把握好信息建設(shè)規(guī)則,做好高校檔案信息資源建設(shè)工作。
4.3 應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè) 高校檔案信息化建設(shè),使檔案數(shù)據(jù)能更便捷地使用,是檔案信息化的重要目標(biāo)。所以,在檔案信息化建設(shè)中,要加強(qiáng)應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)。一方面,給檔案管理者提供管理便利,另一方面,為檔案的使用,提供良好的接口,促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。
4.4 制定合理制度,加強(qiáng)人員建設(shè) 檔案管理信息化建設(shè),是一項(xiàng)全面系統(tǒng)的綜合性工程,在這項(xiàng)工程建設(shè)過(guò)程中,要確定檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn),制定好建設(shè)規(guī)范,為檔案信息化建設(shè),做好技術(shù)保障。檔案信息化建設(shè)過(guò)程中,還要加強(qiáng)相關(guān)人員綜合素質(zhì)的提高,改變傳統(tǒng)觀念,利用現(xiàn)代科技,完成檔案信息化建設(shè)工作。信息化建設(shè)中加強(qiáng)人員綜合素質(zhì)是關(guān)鍵,時(shí)代的發(fā)展要求檔案工作者,具有多專業(yè),多學(xué)科的知識(shí),首先要加強(qiáng)科學(xué)文化,基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí),具備扎實(shí)的檔案學(xué)理論知識(shí)才能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,其次加強(qiáng)計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)知識(shí)和操作方法以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要,同時(shí),扎實(shí)的語(yǔ)言文字功夫也是從事檔案信息工作和編制規(guī)范信息的必要條件。總之檔案工作者要不斷加強(qiáng)自身的修養(yǎng),不斷拓寬視野,更新和完善自己的知識(shí),要與時(shí)俱進(jìn)。
5 結(jié)束語(yǔ)
高校檔案信息化的建設(shè),是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,覆蓋面廣,涉及范圍大,要做好高校檔案信息化建設(shè)工作,要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)方面進(jìn)行充分考慮,結(jié)合現(xiàn)有實(shí)際情況,完成高校檔案信息化建設(shè)工作。
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科研項(xiàng)目:
山東工商學(xué)院青年科研基金資助,項(xiàng)目編號(hào):2014QN055。