金鑫
摘 要:所謂的人事檔案,指的是在開展人事管控活動(dòng)的時(shí)候,用以記載和反饋個(gè)體情況的資料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的,是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)出發(fā)等方面的原始記錄,它體現(xiàn)的是個(gè)體參加社會(huì)活動(dòng)的具體情況。在開展檔案管理工作的時(shí)候,使用信息化技術(shù)能夠產(chǎn)生很明顯的效益。
關(guān)鍵詞:人事檔案;信息化;必要性
1 為何要開展信息化管理
全面、實(shí)用人才的管理信息系統(tǒng)是基于網(wǎng)絡(luò)的信息管理人員的重要目標(biāo)。通過設(shè)置信息系統(tǒng),能夠確保人事管控工作更加的透明,而且還能夠明顯的提升活動(dòng)的效率,確保了所做的決定更加的精準(zhǔn)。
1.1 加強(qiáng)信息技術(shù)是人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的工具
經(jīng)濟(jì)的發(fā)展必然帶動(dòng)社會(huì)和技術(shù)的進(jìn)步,此時(shí)我們國(guó)家的信息技術(shù)的發(fā)展速度非???,被大量的應(yīng)用到許多的行業(yè)和領(lǐng)域之中,比如在人事檔案系統(tǒng)中的應(yīng)用就是一個(gè)非常明顯的體現(xiàn)。作為基礎(chǔ)工作者,我們應(yīng)該緊抓當(dāng)前的發(fā)展機(jī)遇,合理使用當(dāng)前的信息技術(shù),促進(jìn)信息組織,人事檔案的建立和干部人事檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用。該系統(tǒng)至少要五個(gè)功能模塊即檔案信息管理、檔案材料歸檔、查借閱管理、檔案轉(zhuǎn)遞、查詢統(tǒng)計(jì),有三個(gè)文件檢索管理系統(tǒng)、信息查詢系統(tǒng)、綜合信息開發(fā)系統(tǒng)。
1.2 加快建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫(kù)的人事檔案,以滿足使用要求
人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、人事信息查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)分析,可以在短時(shí)間內(nèi)生成各種不一樣的表格,不過人事機(jī)構(gòu)在考核的時(shí)候,多是檢查工作者的簡(jiǎn)歷等內(nèi)容,此類信息是當(dāng)前的數(shù)據(jù)庫(kù)不能夠提供的。要想合理的開發(fā)出信息資源,提升利用率,確保廣大使用人的需要得以滿足,就要做實(shí)基礎(chǔ)工作,在檔案日常工作方面盡量實(shí)行微機(jī)化操作,借助電腦等將圖片等變?yōu)閿?shù)據(jù),確保資料信息化,建立起完善的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng),利用干部檔案日常管理軟件進(jìn)行檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統(tǒng)計(jì)等工作,保護(hù)實(shí)體檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的實(shí)效性、真實(shí)性和正確性是非常重要的。建立全文數(shù)據(jù)庫(kù),使用者在屏幕上就可以很容易地找到并提取,可以方便地查閱以及打印了。建立完善的信息服務(wù)體系,以此來(lái)確保單位自身的管控機(jī)構(gòu)以及單位彼此間等能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享。
1.3 加強(qiáng)人事檔案信息動(dòng)態(tài)管理,創(chuàng)新技術(shù)和手段,提高利用效率
應(yīng)該在確保信息高度私密的前提之下,借助信息技術(shù),尋求新的措施,積極利用檔案,發(fā)揮出信息的作用,將死板的檔案變?yōu)殪`活的信息,為社會(huì)法發(fā)展貢獻(xiàn)力量。切實(shí)完善檔案信息,添加一些能夠體現(xiàn)個(gè)人特性以及專業(yè)水平的內(nèi)容,確保檔案不再像是過去一樣,過于模式化。同時(shí)還要加快信息更新速率,確保更新的速率能夠和員工的流動(dòng)速率保持一致。人事檔案管理應(yīng)該對(duì)人事檔案信息實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理,探索建立電子人事檔案的新途徑,通過現(xiàn)代化手段建立人才業(yè)績(jī)跟蹤系統(tǒng),不斷提升人事檔案的價(jià)值。
1.4 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)建設(shè),實(shí)現(xiàn)資源共享
建立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系,按管理權(quán)限,逐層逐級(jí)建立干部人事檔案局域網(wǎng),通過局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結(jié),實(shí)行干部檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,確保管理的干部人事檔案使用的高效率。實(shí)施人事檔案現(xiàn)代化,首先是在人事管理機(jī)構(gòu)中設(shè)置信息中心,履行人事管理信息化的指導(dǎo)和技術(shù)支持職能。建立規(guī)章,規(guī)范人事信息流動(dòng)渠道,使信息中心成為人事信息的唯一收集和發(fā)布者。人事管理工作的基礎(chǔ)是對(duì)人事信息資料的依賴,人事信息資料信息量大,動(dòng)態(tài)變化頻繁、信息發(fā)布交流面廣,建立科學(xué)合理的人事信息庫(kù)成為急需解決的問題。信息中心要把信息庫(kù)的建設(shè)和檔案管理結(jié)合起來(lái),把基礎(chǔ)信息與衍生信息、靜態(tài)信息和動(dòng)態(tài)信息統(tǒng)一起來(lái)。要想獲取上述的目標(biāo),就要確保擁有充足的技術(shù)工作者,而那些既了解人事資料,又對(duì)信息知識(shí)很熟悉的工作者是我們組建團(tuán)隊(duì)的首要選擇。要想真正實(shí)現(xiàn)信息化管理,首先也是必須要做的就是合理的使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),解決好信息共享問題。如今,各個(gè)網(wǎng)站的建設(shè)速率都非??欤夹g(shù)支持力度也在提升。要想體現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì),就必須將信息中心當(dāng)成樞紐,將權(quán)限授予信息使用人,確保信息服務(wù)能夠持續(xù)循環(huán)。
2 遵循安全性原則,迎接網(wǎng)絡(luò)環(huán)境新挑戰(zhàn)
在網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)之中,任何信息在處理的時(shí)候,都處在一種非常開放的模式之中。此時(shí)所有的人都能夠經(jīng)由信息通道獲取所需的檔案資料。
2.1 人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲(chǔ)和利用安全
在實(shí)際的工作中,我們必須使用合理的方法和技術(shù),設(shè)置數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)以及恢復(fù)系統(tǒng)。對(duì)于安全管理工作來(lái)講,必須確保單位的內(nèi)部網(wǎng)不與外網(wǎng)連通,這樣做的目的是保證信息高度安全。在查尋電子文件的時(shí)候,必須使用控制技術(shù),對(duì)于本機(jī)構(gòu)的檔案內(nèi)容,要使用認(rèn)證技術(shù),只有本單位的人員憑借身份證明才能夠訪問,這樣也能夠增加信息的安全性。加密技術(shù)是在電子通信系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)中采用“雙密鑰碼”,其中一個(gè)密碼是公開的,另外的一個(gè)必須保密。當(dāng)傳達(dá)電子文件的時(shí)候,運(yùn)用對(duì)外開放的密碼,而收件人只有使用保密密碼才能夠查看信息。防火墻控制訪問者,在某一個(gè)結(jié)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和不安全的網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙阻止對(duì)本機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問。同時(shí)為了確保信息的安全,應(yīng)該對(duì)電腦合理的設(shè)置,比如將狀態(tài)設(shè)置為只讀,這樣就能夠防止不良居心的人員隨意的改動(dòng)信息,保證了檔案的真實(shí)性。
2.2 人事檔案利用是人事檔案工作存在和發(fā)展的動(dòng)力和源泉
在開展檔案工作的時(shí)候,要時(shí)刻體現(xiàn)人本思想,重視公共服務(wù),朝著廣大職工適當(dāng)?shù)拈_放,為廣大干部職工提供更多的人事檔案信息反饋和個(gè)性化的服務(wù)方式。如果只是單純的存檔,而不對(duì)其利用的話,那么檔案工作就沒有了它繼續(xù)發(fā)展的意義了。要想讓檔案真正的得以發(fā)展,發(fā)揮出本身的意義,就必須以合理的方式確保其能夠從庫(kù)房中“走出來(lái)”,融入到群眾生活之中,此時(shí)才可以確保廣大群眾對(duì)檔案有濃厚的親和力,才能夠改變?nèi)藗儗?duì)于檔案認(rèn)識(shí)的誤區(qū),最終體現(xiàn)出它的文化特色。
3 人事檔案信息化對(duì)保障人事檔案知情權(quán)的促進(jìn)作用
當(dāng)前的檔案管理方式必須變革,相關(guān)的利用制度必須和時(shí)代的發(fā)展步調(diào)保持一致,在遵守有關(guān)的法規(guī)條例的前提下,確保工作時(shí)刻以為人民服務(wù)為基準(zhǔn),確保群眾對(duì)檔案信息有高度的知情權(quán),增加它的透明度,而且適時(shí)地將服務(wù)對(duì)象拓寬。具體來(lái)說,該項(xiàng)管控活動(dòng)在開展的時(shí)候,必須體現(xiàn)人本思想,對(duì)于檔案之中的那些不是很機(jī)密的內(nèi)容,比如當(dāng)事人的生辰以及工作情況和學(xué)歷以及考核信息等向公眾開放。第一,要確保工作者本人有權(quán)利獲知本檔案的提綱內(nèi)容,明白檔案里面到底存放的什么東西。第二,要適時(shí)地向員工開放其中的非機(jī)密的內(nèi)容。工作者可以借助電腦查詢檔案的具體電子狀態(tài),這樣不但能夠提升查檔的速率,而且還能夠確保檔案的安全性。
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