陳旭生

摘要：微軟公司的Office Excel軟件功能強大，它不僅提供了數(shù)據(jù)輸入、輸出、顯示等一般的數(shù)據(jù)處理功能，還提供了強大的數(shù)據(jù)計算分析功能。企業(yè)完全可以通過Excel軟件開發(fā)出滿足自身使用的財務(wù)系統(tǒng)，筆者在此簡單淺析出基于EXCEL VBA開發(fā)的會計信息系統(tǒng)的功能與框架結(jié)構(gòu)。

關(guān)鍵詞：Excel VBA 會計信息系統(tǒng) 框架結(jié)構(gòu)

隨著會計電算化的普及，專用的會計軟件也日趨成熟，使得用電腦代替手工進行會計核算已成為現(xiàn)實，大大減少了工作量，很多中小型企業(yè)逐步意識到會計信息化技術(shù)對于企業(yè)財務(wù)管理的重要性，已經(jīng)開始向信息化會計的方向過渡。但由于中小型企業(yè)規(guī)模一般比較小，在資金、技術(shù)、人力物力等資源方面都有限，抗風(fēng)險能力也比較低，業(yè)務(wù)相差也比較大，使得目前整個中小型企業(yè)的會計信息化程度還比較低，大多數(shù)企業(yè)仍然以傳統(tǒng)的手工或是簡單的“核算型”財務(wù)軟件為主，真正能用電算化軟件進行管理和決策的企業(yè)較少，使用ERP的則更少。在這種情況下，很多中小企業(yè)都選擇用Excel來代替電算化軟件，微軟公司的Office Excel軟件功能強大，它不僅提供了數(shù)據(jù)輸入、輸出、顯示等一般的數(shù)據(jù)處理功能，還提供了強大的數(shù)據(jù)計算分析功能，例如繪制圖表、統(tǒng)計分析、分類匯總、篩選、數(shù)據(jù)透視表、預(yù)測等。并且還可以利用Excel自帶的VBA編程功能開發(fā)用戶界面，使應(yīng)用軟件更加完善。因此，企業(yè)完全可以通過Excel軟件開發(fā)出滿足自身使用的財務(wù)系統(tǒng)，筆者在此簡單淺析出基于EXCEL VBA開發(fā)的會計信息系統(tǒng)的功能與框架結(jié)構(gòu)。

1 開發(fā)工具及實施方案

Excel作為主要開發(fā)工具，在設(shè)計方面用到Excel最基本的表格設(shè)計還有強大的函數(shù)功能（如VLOOKUP、INDEX、MATCH等各種統(tǒng)計函數(shù)），利用這些強大功能可實現(xiàn)對會計信息系統(tǒng)各種會計憑證、賬薄和報表的設(shè)計。而對會計信息系統(tǒng)界面的設(shè)計，主要是利用Excel VBA功能，VBA是在Visual Basic編程語言的基礎(chǔ)上逐步發(fā)展起來的面向過程的一種開發(fā)工具，目前已經(jīng)集成在Excel中，使用起來方便靈活，難度也不大。通過Excel VBA對會計信息系統(tǒng)進行界面的設(shè)計、各種控件及菜單的設(shè)置、圖形和多媒體的應(yīng)用以及系統(tǒng)公共環(huán)境資源的調(diào)用，設(shè)計出一個完整的基于Excel的功能界面。

會計信息系統(tǒng)的開發(fā)是為了代替手工進行會計核算，處理企業(yè)的各種會計數(shù)據(jù)，為了保證處理結(jié)果的正確性，在開發(fā)的過程中必須一套數(shù)據(jù)用來進行測試，這一套數(shù)據(jù)最好是企業(yè)過去某個區(qū)間的一套真實數(shù)據(jù)，以便將會計信息系統(tǒng)所處理的結(jié)果與手工處理結(jié)果進行核對。因此整個系統(tǒng)可分為以下三個階段進行設(shè)計

①開發(fā)前準(zhǔn)備階段，開發(fā)前應(yīng)先準(zhǔn)備好測試用的會計數(shù)據(jù)，并將其進行電子化的處理，比如會計科目、各科目的期初余額，報表的電子化等。②系統(tǒng)主體設(shè)計階段，進行會計信息系統(tǒng)框架模塊的設(shè)計和開發(fā)，這是整個開發(fā)過程最重要的步驟，包括窗口界面的設(shè)計、代碼功能的編寫、會計憑證、賬薄格式的設(shè)計、報表的自動生成以后能利用生成的報表進行簡單的分析。③數(shù)據(jù)測試階段，開發(fā)完成的會計信息系統(tǒng)能否使用，分析的結(jié)果是否正確，直接導(dǎo)致本研究成果的成敗，所以必須進行大量的測試工作。

2 會計信息系統(tǒng)主要結(jié)構(gòu)與框架

在企業(yè)日常的會計處理流程中，一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生，都會取得相應(yīng)的原始憑證，會計人員再根據(jù)原始憑證或是原始憑證匯總表編制記賬憑證，再根據(jù)記賬憑證登記賬薄。只有登記完賬薄才標(biāo)志著經(jīng)濟業(yè)務(wù)已經(jīng)完成。最后期末企業(yè)再根據(jù)賬薄編制報表，這是會計處理的主要流程。在實際工作中，企業(yè)在開始啟用一個新的會計軟件或是新的會計期間時，通常要做一些必要的初始化工作，在會計中主要是會計科目以及每個科目的期初余額，所以會計科目和余額的管理也是必不可少的；另外，企業(yè)根據(jù)以往的會計賬薄或報表都能進行會計信息的預(yù)測等分析處理，這些工作都是企業(yè)必不可少的，也是專業(yè)會計軟件必備的。因此，根據(jù)會計核算的工作流程，一般包括以下六部分：①會計科目及期初余額管理系統(tǒng)，主要是用于設(shè)置會計科目及期初余額，一般在系統(tǒng)啟用或是啟用新的會計期時進行管理。該系統(tǒng)是總賬模塊，是整個會計軟件的核心基礎(chǔ)，它集中了基礎(chǔ)信息設(shè)置、會計科目設(shè)置、憑證類別設(shè)置、期初余額設(shè)置等，其他模塊在使用時都會調(diào)用總賬模塊的信息。報表編制模塊，該模塊用于企業(yè)編制各種報表，一般會提供各種各樣的報表模板，適用于不同會計制度下不同行業(yè)的企業(yè)使用。②會計憑證管理系統(tǒng)，會計憑證包括原始憑證和記賬憑證，這是用于編制各類會計賬薄的依據(jù)，也是會計核算的開始。③會計賬薄管理系統(tǒng)，用于編制各類會計核算賬薄，如各種總賬、明細賬和日記賬等。④財務(wù)報表編制系統(tǒng)，用于編制會計報表，在企業(yè)中，會計報表有很多種，最主要的是資產(chǎn)負債表、利潤表和現(xiàn)金流量表，該系統(tǒng)模塊用于企業(yè)編制各種報表，一般會提供各種各樣的報表模板，適用于不同會計制度下不同行業(yè)的企業(yè)使用。⑤財務(wù)分析系統(tǒng)，用于對財務(wù)報表進行分析，根據(jù)企業(yè)報表的會計指標(biāo)，一般進行趨勢分析、結(jié)構(gòu)分析以及各種財務(wù)指標(biāo)分析。⑥財務(wù)會計管理系統(tǒng)，這是一個總框架，可以用來集成以上5個模塊的，在這個模塊里可以打開以上5個系統(tǒng)。

以上的模塊內(nèi)容可利用Excel VBA單獨進行開發(fā)，最后集成在一起，最終形成一個可用的財務(wù)管理軟件。通過這些功能模塊的整合，達到對整個企業(yè)會計核算過程的事前設(shè)置，事中控制，事后預(yù)測功能，由于會計數(shù)據(jù)的安全性，在開發(fā)時可設(shè)置一個總模塊的分全調(diào)用，實現(xiàn)每打開一個系統(tǒng)，都需要進行密碼驗證。通過以上幾個模塊的功能設(shè)計，基本可以滿足中小企業(yè)的各項需求了，如果企業(yè)還有其他需求的，可以根據(jù)不同情況另行開發(fā)，二次開發(fā)也比較簡單。財務(wù)人員使用比較容易上手，不需要進行多長時間的培訓(xùn)，較之專業(yè)財務(wù)軟件，適用性更強。

3 子系統(tǒng)模塊的實現(xiàn)與功能

通過對子系統(tǒng)的模塊剖析以及設(shè)計，最終每個模塊都必須能實現(xiàn)以下功能：①開發(fā)完成的會計科目及期初余額管理系統(tǒng)，要能并實現(xiàn)總賬科目項目設(shè)置、總賬科目期初余額設(shè)置、明細科目項目設(shè)置以及明細科目期初余額設(shè)置等功能。具體包括會計科目的增加減少及更改、總賬科目期初余額的錄入和更新、明細科目的增加減少及更新、明細科目期初余額的錄入和更新等，如圖1所示。②開發(fā)完成會計憑證管理系統(tǒng)，包括電子憑證的設(shè)計以及VBA窗體的程序開發(fā)，要求能實現(xiàn)各種企業(yè)憑證（收、付、轉(zhuǎn)以及通用記賬憑證）的填制、保存、查詢、修改、刪除、打印（包括單張憑證以及憑證清單）、退出等功能，如圖2所示。③開發(fā)完成會計賬薄管理模塊，包括各種總賬明細賬的設(shè)計以及根據(jù)會計憑證自動生成賬薄的VBA程序設(shè)計，要求能實現(xiàn)會計賬薄的文件打開、新建、數(shù)據(jù)處理、自動編制賬薄、打印賬薄和查看賬薄等功能，由于此模塊涉及到的操作比較繁鎖，因此可以考慮在窗體的設(shè)計時通過鼠標(biāo)控件采用二級菜單，以簡化窗體的按鈕，如圖3所示。④開發(fā)完成財務(wù)報表編制模塊，包括各種報表的模板設(shè)計以及數(shù)據(jù)的自動效驗。要求能實現(xiàn)查看財務(wù)報表，根據(jù)會計賬薄自動生成報表數(shù)據(jù)（包括資產(chǎn)負債表、利潤表和現(xiàn)金流量表）、打印財務(wù)報表和保存財務(wù)報表等功能，如圖4所示。⑤開發(fā)完成財務(wù)分析模塊，此模塊是所有開發(fā)模塊中難度最大的模塊，基本都屬于用VBA程序開發(fā)而成的，要求能根據(jù)會計報表自動形成趨勢分析、結(jié)構(gòu)分析以及各種指標(biāo)分析，分析結(jié)果通過窗體顯示，如圖5所示。⑥開發(fā)完成財務(wù)會計管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)將前面的五個子系統(tǒng)集合成一個完整的系統(tǒng)，可以在這個模塊中打開前面的任何一個模塊，要能實現(xiàn)身份的驗證，即打開時的賬號和密碼是否合法，以及修改密碼的功能，這個模塊對前面所有模塊起一起總括的作用。

4 總結(jié)

基于Excel軟件開發(fā)而成會計信息系統(tǒng)，適用于各中小企業(yè)，成本低，易于開發(fā)，可滿足企業(yè)的日常使用，無論在技術(shù)上、經(jīng)濟上和操作上都是可行的。中小型企業(yè)可根據(jù)自身特點有選擇性的開發(fā)相應(yīng)子系統(tǒng)，量身訂做適合自身企業(yè)的專用會計軟件，全面實現(xiàn)會計信息化，這樣不僅滿足了企業(yè)本身的個性化需求，也免除了購買商品化軟件的昂貴費用。

由于新技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)也跟著不斷更新?lián)Q代，這對會計信息系統(tǒng)的要求提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)，從形式和內(nèi)容都不斷發(fā)生著變化，會計軟件在適應(yīng)新技術(shù)新要求的同時，更多的是要考慮如何與會計準(zhǔn)則、會計理論和會計制度更接近，就目前的發(fā)展方向來看，開發(fā)出符合XBRL標(biāo)準(zhǔn)的財務(wù)軟件是未來會計信息系統(tǒng)的方向，也是重點和難點。

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