郭冬玲

摘 要：所謂檔案利用信息反饋工作，主要是指通過反饋信息對檔案進行調(diào)節(jié)與控制的一種活動。文章主要針對我國的檔案利用信息反饋工作的現(xiàn)狀進行了介紹，同時，也對檔案利用信息反饋工作中存在的問題，以及產(chǎn)生問題的原因進行了分析。希望可以為相關的工作人員提供借鑒，僅供參考。

關鍵詞：檔案利用；信息反饋；現(xiàn)狀問題

引言

改革開放之后，檔案工作的重要性開始在我國得以體現(xiàn)。我國的檔案工作起步較晚，而且也沒有得到足夠的重視，在很多方面與發(fā)達國家相比仍有一定的差距，這主要表現(xiàn)在檔案利用信息反饋方面，導致這種現(xiàn)狀的原因和不足有很多，下面將進行具體的闡述。

1 檔案利用信息反饋工作的現(xiàn)狀及存在的問題

相對于西方發(fā)達國家來講，我國的檔案利用信息反饋工作還處于萌芽時期，正在摸索前進的道路，在很多方面都存在著不足和問題，在一定程度上制約了檔案工作發(fā)展的步伐。

1.1 檔案利用的反饋信息收集

（1）檔案利用的反饋信息在收集的內(nèi)容上還很單薄，可以總結為以下幾點：盲目地對檔案利用者的反饋信息進行收集，不重視檔案部門相關工作人員反饋信息的收集；在收集利用者的反饋信息時，單一地收集產(chǎn)生效益的方面，在利用過程中，忽視了利用者提出的評價、建議及意見等等；在收集檔案利用效果信息方面，分不清主次，沒有重點對檔案利用后獲得的良好效果進行收集，比如顯著的社會效益和經(jīng)濟效益等等。

（2）收集渠道比較單一，主要表現(xiàn)為：第一，大多數(shù)檔案部門在進行利用反饋信息的收集時，只是根據(jù)簡單的“檔案利用情況登記表”。當利用者借閱檔案時，只需要填寫利用者單位、利用者姓名、聯(lián)系地址等基本信息，沒有對其進行更深層次的了解，這就造成了檔案部門取得的信息內(nèi)容單一、信息量太小，不足以了解檔案利用后所產(chǎn)生的社會效益、經(jīng)濟以及利用者提出的建議和需求。第二，不能及時地聯(lián)系利用者，雖然在填寫的“檔案利用情況登記表”中填寫了聯(lián)系信息，但是檔案部門并沒有及時地聯(lián)系利用者，掌握利用者使用檔案的最新進展，催促利用者積極主動地反饋信息。第三，沒有充分合理地使用檔案網(wǎng)站收集檔案反饋信息，目前我國絕大多數(shù)的檔案網(wǎng)站只是起到宣傳的作用，沒有詳細的內(nèi)容鏈接，也沒有及時地進行內(nèi)容更新，更不要談與利用者進行內(nèi)容互動了。

（3）收集方法比較被動，檔案利用的信息反饋在大多數(shù)情況下都來源于檔案的利用者，換言之，檔案部門的信息反饋工作是比較被動的。但是從客觀上來講，檔案部門在進行信息反饋工作時，要求其必須變被動為主動。針對這種情況，部分檔案部門相應地進行了改變，在利用填寫檔案利用登記表的同時，還針對利用者提出的建議、意見、評價等現(xiàn)象設置了投遞箱，通過填寫檔案利用信息反饋表格以及電話和信件等督促利用者隨時反饋信息。然而，這些手段依然處于一種被動的狀態(tài)。另外，沒有對本地利用者開展上門回訪和追蹤訪問，對非本地利用者也沒有通過信函或者電話監(jiān)督檔案利用情況。在收集反饋信息時，過度重視信息的數(shù)量，忽視了信息的質(zhì)量；盲目地追求具有普遍性質(zhì)的淺層次信息，對具有綜合性的深層次研究信息的不重視等等，都是收集信息被動的具體體現(xiàn)。

1.2 檔案利用的反饋信息處理

（1）重收集而輕處理，很多檔案部門在收集檔案利用反饋信息時，認為只要收集到齊全的反饋信息，再對所收集到的信息進行分類和登記等幾個步驟就算完成工作內(nèi)容了；只重視反饋信息的收集，并不對其進行更深層次的理論研究，或者即使進行研究，也帶有盲目性，沒有結合檔案部門的實際情況開展研究。

（2）反饋信息的處理缺乏組織、制度保障，目前，我國的檔案部門內(nèi)部還沒有建立健全的保障制度來處理反饋信息的相關工作，沒有把得到的反饋信息的處理加入到檔案部門的現(xiàn)有工作當中，檔案工作人員對反饋信息的處理工作分工不明確，缺乏嚴謹?shù)慕M織性，導致出現(xiàn)問題時，出現(xiàn)互相推諉的情況，不能及時有效地處理反饋信息，致使反饋信息的價值不能得以實現(xiàn)。

（3）仍以定性研究為主，缺乏足夠的定量研究，在檔案利用的反饋信息收集完成后，要對其進行分類，這主要是檔案部門工作人員依據(jù)自身的經(jīng)驗進行的，具有很大的靈活性。然而，這種方法也有缺點，就是不能確定信息分類的準確性。目前，由于計算定量研究的方法比較復雜，對于這種研究還處于運用固定公式計算的階段，利用其計算比較常見的指標程度，比如利用率等，對定性研究的方法只具有輔助與補充的作用，而不是主導作用。

（4）缺乏反饋信息的再反饋，這種現(xiàn)象是指在得到反饋信息的實例后，沒有及時地對其進行總結匯編的再反饋，作為一項簡單地工作內(nèi)容來完成，在收集到反饋信息之后，不作任何處理，失去了信息的價值和意義。最后失去了向全社會宣傳檔案的作用，讓人們了解掌握檔案部門相關信息的大好時機。利用者在上交反饋信息之后，檔案部門沒有向利用者回復執(zhí)行情況，從而使利用者的信息反饋積極主動性降低。

2 檔案利用信息反饋工作諸問題的原因探析

2.1 檔案工作人員的社會意識薄弱，缺乏對社會強烈的責任感和服務意識

檔案工作人員作為檔案工作的主體，對其有著至關重要的作用和影響。眾所周知，檔案工作在我國開展時間較短，檔案工作人員的專業(yè)水平較低、社會思想意識也比較薄弱、自身素質(zhì)不高等，導致其在工作時，沒有積極主動的工作態(tài)度，對工作內(nèi)容沒有創(chuàng)新意識。另外，缺乏對社會的強烈責任感和服務意識，沒有良好的職業(yè)道德。正是由于檔案工作人員的這種狀態(tài)，在很大程度上阻礙了檔案利用信息反饋工作前進的步伐。

2.2 社會檔案意識的薄弱

由于歷史、政治、經(jīng)濟等方面的原因，導致了大多數(shù)人們對檔案與檔案工作沒有一個足夠的了解，忽視了檔案信息的收集、整理，以及利用等內(nèi)容，沒有認識到檔案對人們甚至是國家的重要性。對檔案的利用率不高，繼而影響了利用需求的產(chǎn)生，供求是一體的，沒有需求就沒有供應。因此，檔案利用信息反饋工作也就無法進行。

2.3 對檔案利用信息反饋工作認識不足，重視不夠

檔案利用信息反饋工作在我國發(fā)展較晚，沒有得到全面的推廣，使得檔案部門對檔案利用信息反饋工作沒有充分地認識和了解，不重視其工作內(nèi)容，甚至認為檔案利用信息反饋工作是可有可無的，并不影響檔案部門的相關工作，沒有積極開展此項工作，只是起到擺設的作用，或者是在開展工作時，各地方、各部門之間沒有進行內(nèi)容和經(jīng)驗的溝通、交流。

2.4 理論研究的成果與實踐工作脫節(jié)

現(xiàn)階段，由于我國與檔案利用信息反饋工作起步較晚，與之有關的理論研究處于零散狀態(tài)，即使相關人員進行了理論研究，其成果只是紙上談兵，缺少理解與消化，沒有與實踐工作內(nèi)容相結合，并不能應用于實際的檔案工作之中。除此之外，具有可操作性以及實用性的理論研究成果沒有被相關部門及時推廣，只是在小范圍內(nèi)進行應用，最終導致相應的理論研究成果束之高閣。

3 結束語

通過文章的綜合論述可知，我國的檔案利用信息反饋工作存在著較多的問題，產(chǎn)生問題的原因主要有相關部門和工作人員的思想意識不足，沒有正確認識反饋工作的重要性，沒有把理論與實踐相結合等等。因此，只有提高工作人員的自身素養(yǎng)、專業(yè)水平以及思想觀念，才能很好地發(fā)展檔案利用信息反饋工作，從而為我國檔案工作的進行奠定堅實的基礎。

參考文獻

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