曹煒煒

[摘要]人事檔案收集工作是人事檔案管理工作的起點和重點，是整個人事檔案管理工作的一個重要環(huán)節(jié)。然而，目前人事檔案收集工作中存在檔案意識淡薄等諸多問題，而這些問題的存在直接影響到日常人事檔案管理工作的質(zhì)量。文章指出了事業(yè)單位人事檔案收集過程中遇到的常見問題，分析了其原因，并進(jìn)一步結(jié)合日常工作實際提出如何解決這些問題，進(jìn)而做好人事檔案收集工作，更好地為干部選拔、任用提供服務(wù)。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；人事檔案收集；檔案意識

[DOI]1013939/jcnkizgsc201537210

1引言

隨著我國人事制度改革的不斷深入，事業(yè)單位的人事檔案管理問題已成為不容忽視的重要課題。而人事檔案的收集工作是人事檔案管理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，不僅對人事檔案工作的進(jìn)程有著重大影響，而且人事檔案收集工作的質(zhì)量直接關(guān)系到單位集體及廣大職工的個人利益。網(wǎng)絡(luò)信息時代，隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，很多新情況、新問題不斷涌現(xiàn)，加之歷史原因等各種因素的影響，人事檔案收集過程中普遍存在檔案意識淡薄、檔案材料缺漏等問題，這些問題給整個人事檔案管理工作帶來了一定的負(fù)面影響。因此，我們必須以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，更新檔案收集理念，正視當(dāng)前存在的各種問題，探究目前人事檔案收集中存在的問題，并積極探尋出對癥的“藥方”。

2人事檔案收集工作中存在的問題

21檔案意識淡漠

檔案，對大家而言并不是一個陌生的概念，可是，至今很多單位仍普遍存在檔案意識淡漠、對干部人事檔案不夠重視等現(xiàn)象，具體表現(xiàn)為：對檔案工作的意義和價值認(rèn)識不夠，不明確檔案的歸檔范圍和歸檔要求，不懂得人事檔案是組織了解和選拔任用干部的重要來源。如，有的人不知道要把形成的諸如入學(xué)、結(jié)業(yè)、畢業(yè)生登記表等材料及時地交到人事檔案管理部門存檔，長時間存放在個人身邊，久而久之，造成人事檔案材料遺失或破損現(xiàn)象，影響了檔案的準(zhǔn)確性和完整性。實際生活中不乏這樣的例子：有的人竟然不知道自己的檔案在哪，直到用到的時候才想到檔案這回事，可是當(dāng)想起來的時候，已經(jīng)時隔多年，很多檔案材料是無法彌補(bǔ)的。

22材料缺漏嚴(yán)重

近年來，人員的流動性越來越大，很多單位的新進(jìn)人員（包括新考錄的事業(yè)單位人員、公務(wù)員）中不乏高學(xué)歷、高職稱。但在人事檔案的整理過程中，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)：這些人當(dāng)中大部分檔案材料不完整，缺漏現(xiàn)象嚴(yán)重，有的是缺入黨（團(tuán)）材料，有的缺年度考核表、工資變動表等。究其原因，主要有以下幾個方面：①由于近幾年機(jī)構(gòu)編制和用人制度的改革，各單位檔案管理人員不穩(wěn)定，管理檔案的人員變動頻繁，缺乏工作交接，致使新來的人對檔案業(yè)務(wù)一知半解甚至全然不知，造成人事檔案材料缺漏嚴(yán)重。②大部分從事檔案收集工作的人員沒有經(jīng)過正規(guī)的檔案管理教育與培訓(xùn)，對人事檔案收集的要求并不明確，導(dǎo)致檔案材料的收集混亂。③有的檔案材料形成單位諸如職稱審批機(jī)關(guān)等部門，沒能將存檔材料及時移送管檔部門歸檔，更有甚者自認(rèn)為應(yīng)由本單位保管；還有的單位甚至對收集的材料不能及時整理，致使檔案材料多年未歸檔，內(nèi)容空泛。另外，由于很多單位平時不注重對檔案材料的收集、整理，也成為影響檔案材料完整性的瓶頸因素。

23管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，業(yè)務(wù)不熟

很多單位無專職人事檔案工作人員，從事檔案管理的工作人員大多是兼職的，而且存在人員不穩(wěn)定的現(xiàn)象。由于他們平時工作繁忙，很多其他事務(wù)性工作占據(jù)了大部分時間，造成了這些人員的業(yè)務(wù)專業(yè)性不強(qiáng)，致使他們對檔案工作缺乏主動性，明顯存在“坐等別人送什么我收什么”的現(xiàn)象。同時，這些檔案管理人員很少有時間參加專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，以致業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)缺乏了解，造成一些人事檔案材料填寫不夠規(guī)范，存在不該進(jìn)而進(jìn)檔、該進(jìn)而不進(jìn)檔，裝訂順序比較混亂等問題，嚴(yán)重影響了人事檔案的利用效果，使檔案失去了反映客觀情況的價值，給干部提拔、任用等帶來諸多困難。

除上述問題外，收集歸檔制度不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作不及時，收集歸檔材料不全面、不準(zhǔn)確等問題也是當(dāng)前人事檔案收集過程中普遍存在的問題。這些問題的存在，不僅使人事檔案不能準(zhǔn)確反映一個人的真實情況，而且嚴(yán)重影響了人事檔案的社會價值、經(jīng)濟(jì)價值和服務(wù)社會的作用的發(fā)揮。

3加強(qiáng)人事檔案收集工作的對策

為充分發(fā)揮人事檔案的作用，保證檔案材料的齊全、完整、準(zhǔn)確，針對當(dāng)前收集檔案材料存在的問題，應(yīng)著力做好以下幾個方面的工作。

31加大宣傳力度，增強(qiáng)檔案意識

針對目前檔案意識淡薄的現(xiàn)狀，我們必須進(jìn)一步加大檔案宣傳力度，并注意探索檔案宣傳的方式方法，力爭把檔案理念的宣傳貫穿到平時的檔案工作之中，做到工作與宣傳同步。具體而言，我們可采取一些喜聞樂見的方式進(jìn)行宣傳，通過把與大家切身利益相關(guān)的檔案知識送到他們手中，使他們在無形中樹立正確的“檔案理念”。同時，在平時的檔案管理工作中，隨時隨地以大家容易接受的方式向他們灌輸檔案知識，讓他們在潛移默化中知道檔案在日常工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價值，讓“檔案”成為大家頭腦中的常識性概念，使“檔案工作”成為大家的共同職責(zé)。

32加強(qiáng)收集力度，確保檔案完整性

為防止檔案材料缺漏，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)收集力度，收集材料時要逐份進(jìn)行登記，并在日常的檔案材料收集過程中，做到平時收集與定期收集相結(jié)合，積極搭建人事檔案材料收集網(wǎng)，切實把收集工作做細(xì)、做實，保證歸檔材料齊全完整。同時，在平時的人事檔案管理過程中，要注意查缺補(bǔ)漏。如，檔案管理人員在收到新轉(zhuǎn)入的人員檔案時，要認(rèn)真清理、核實檔案材料，及時發(fā)現(xiàn)有無缺漏材料，發(fā)現(xiàn)問題，馬上與當(dāng)事人取得聯(lián)系，從而及時補(bǔ)充完善當(dāng)事人的檔案材料。同時，各檔案材料的形成部門也要建立完善相關(guān)的檔案收集制度，并將形成的檔案材料主動及時地送交人事檔案主管部門，而且要對檔案中缺少的材料給予協(xié)助收集補(bǔ)充。當(dāng)然，人事檔案管理部門應(yīng)對相關(guān)部門和人員的收集工作加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，督促各單位及時送交入檔材料，并檢查入檔材料的質(zhì)量，保證歸檔材料齊全完整。

33加強(qiáng)管理，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

管檔人員的素質(zhì)直接影響到檔案收集工作的質(zhì)量，檔案管理部門要積極探索主動服務(wù)、快捷服務(wù)的新方法，要切實加強(qiáng)對檔案管理人員的管理和專業(yè)化培訓(xùn)等工作，從而大力提高他們的專業(yè)素質(zhì)，為他們服務(wù)水平的整體提高提供保證。具體而言，可通過定期對他們進(jìn)行有關(guān)檔案知識的培訓(xùn)，加強(qiáng)他們的計算機(jī)應(yīng)用能力及人事檔案管理系統(tǒng)軟件的技能，使檔案管理人員成為既懂專業(yè)知識，又可以適應(yīng)當(dāng)今信息化要求的合格檔案管理人才。同時，可以在各級部門、各基層單位建立兼職檔案員制度，并派專人擔(dān)任檔案員，保持人員的穩(wěn)定。與此同時，檔案收集人員必須要樹立高度的工作責(zé)任感和歷史使命感，充分調(diào)動和發(fā)揮工作的積極性和主動性，善于在人事檔案的收集工作中分析問題，尋找規(guī)律，并能靈活運(yùn)用各種收集方法，全力做好人事檔案的收集工作。一方面，人事檔案管理部門應(yīng)改變工作方式，變被動接收材料為主動催交與被動接收相結(jié)合。另一方面，相關(guān)單位及檔案工作人員應(yīng)將人事檔案的收集水平提高到一個新的高度，變被動為主動，只有主動出擊，才能把收集工作做得更細(xì)、更好。

4結(jié)論

人事檔案管理部門及所有管檔人員應(yīng)該樹立正確的“檔案觀”，在檔案收集工作中融入以人為本、全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的理念，進(jìn)一步完善我國的人事檔案管理機(jī)制，積極構(gòu)建覆蓋范圍廣、全面立體的人事檔案收集網(wǎng)絡(luò)，努力實現(xiàn)人事檔案收集工作的科學(xué)化，使之能夠更符合經(jīng)濟(jì)、社會發(fā)展的需要，更好地服務(wù)于干部選拔和任用等檔案利用領(lǐng)域。