趙小春 陳大力

摘 要：高職院校行政管理人員專業(yè)化發(fā)展是高職教育發(fā)展的必然趨勢(shì)。專業(yè)化的行政管理人員需要具備專業(yè)理論素質(zhì)、公文寫(xiě)作能力、組織協(xié)調(diào)能力和溝通能力。目前高職院校行政管理人員存在學(xué)歷、職稱、年齡、專業(yè)結(jié)構(gòu)較不合理；缺乏明確的工作標(biāo)準(zhǔn)和科學(xué)的管理方法；系統(tǒng)化培訓(xùn)及個(gè)人持續(xù)學(xué)習(xí)滯后等問(wèn)題，因此需要從優(yōu)化學(xué)歷、職稱結(jié)構(gòu)，提升高職院校行政管理人員整體素質(zhì)；加強(qiáng)制度建設(shè)，實(shí)施職業(yè)資格證書(shū)制度，改善考評(píng)制度；加強(qiáng)高職行政管理人員的培訓(xùn)工作，提高自主學(xué)習(xí)能力三方面促進(jìn)高職院校行政管理人員專業(yè)化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高職院校；行政管理人員；專業(yè)化

中圖分類號(hào)：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、引言

近年來(lái)，國(guó)家高度重視高職院校的發(fā)展，隨著新型工業(yè)化的推進(jìn)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高職教育越來(lái)越成為國(guó)家競(jìng)爭(zhēng)力的重要支撐。但與普通高校相比，高職院校的整體實(shí)力還很薄弱，辦學(xué)特色尚未充分體現(xiàn)。高職院校行政管理人員作為學(xué)校政策與規(guī)劃的制定者和執(zhí)行者，教學(xué)、科研等方面的管理者和服務(wù)者，對(duì)于高職院校的改革和發(fā)展具有重要作用。針對(duì)目前高職院校普遍面臨的行政管理人員工作效率較低、自我價(jià)值感弱等問(wèn)題，專業(yè)化研究是解決行政管理人員發(fā)展困境的有效途徑。

二、高職院校行政管理人員專業(yè)化發(fā)展內(nèi)涵

（一）高職院校行政管理人員專業(yè)化解析

專業(yè)化是一個(gè)動(dòng)態(tài)的發(fā)展過(guò)程。高職院校行政管理人員專業(yè)化是不斷實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)的進(jìn)程：（1）經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的職業(yè)教育管理專業(yè)教育和培訓(xùn)；（2）習(xí)得專門(mén)的高職教育管理知識(shí)和技能；（3）建立并遵行特有的道德行為規(guī)范；（4）具有相當(dāng)?shù)膶I(yè)自主權(quán)；（5）有明確的從業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和要求；（6）成立高職教育行政管理人員專業(yè)組織并發(fā)展成熟。高職院校行政管理人員專業(yè)化是行政管理人員由“普通職員”向“專業(yè)管理者”轉(zhuǎn)化的過(guò)程，是逐漸認(rèn)識(shí)自身職業(yè)的特殊性并不斷建構(gòu)核心競(jìng)爭(zhēng)力的過(guò)程，是形成專業(yè)管理素養(yǎng)高、效率高、相對(duì)穩(wěn)定的職業(yè)化的高校管理隊(duì)伍，它促使高職院校的行政管理進(jìn)入科學(xué)化、規(guī)范化的發(fā)展軌道。

（二）高職院校行政管理人員專業(yè)化的基本素質(zhì)和能力

1.專業(yè)理論素質(zhì)

專業(yè)理論素質(zhì)是行政管理人員專業(yè)化的基礎(chǔ)，形成了行政管理人員的專業(yè)意識(shí)和價(jià)值觀念，對(duì)于行政管理人員政策的制定和執(zhí)行具有重要的指導(dǎo)意義。高職院校行政管理人員的專業(yè)理論素質(zhì)主要包括兩個(gè)方面：一是職業(yè)教育的政策方針；二是職業(yè)教育管理的基本理論。國(guó)家有關(guān)職業(yè)教育的大政方針是高職院校發(fā)展的引擎，熟悉高職教育方面的政策方針，并對(duì)職業(yè)教育的發(fā)展趨勢(shì)保持高度敏感，才能深入理解學(xué)校制定的制度和文件，準(zhǔn)確把握高職院校改革的方向和目標(biāo)。

2.公文寫(xiě)作能力

公文寫(xiě)作能力是高職院校行政管理人員專業(yè)化的一項(xiàng)核心能力。行政管理人員在日常工作中起著“上傳下達(dá)”的重要作用，經(jīng)常需要撰寫(xiě)請(qǐng)示、報(bào)告，起草通知，以及制定計(jì)劃、撰寫(xiě)研究報(bào)告和工作總結(jié)等，這都離不開(kāi)良好的公文寫(xiě)作功底。行政管理人員要善于學(xué)習(xí)，了解公文寫(xiě)作的基本格式和書(shū)寫(xiě)規(guī)范，掌握公文寫(xiě)作文字表達(dá)的要求，在工作中不斷歸納、總結(jié)，做到公文寫(xiě)作格式規(guī)范、內(nèi)容清晰、文字表達(dá)準(zhǔn)確、邏輯思維嚴(yán)密、文筆流暢、言簡(jiǎn)意賅。

3.組織協(xié)調(diào)能力

行政管理過(guò)程經(jīng)常涉及會(huì)議、教科研項(xiàng)目及大型學(xué)生、教師活動(dòng)的組織工作，需要各系、其它職能部門(mén)的支持和配合，這就要求行政管理人員必須具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力。為了保證會(huì)議、活動(dòng)的順利進(jìn)行，行政管理人員需要提前做好發(fā)布通知、布置會(huì)場(chǎng)、安排議程、調(diào)試設(shè)備等細(xì)致瑣碎的準(zhǔn)備工作，會(huì)議、活動(dòng)過(guò)程中要注意控制現(xiàn)場(chǎng)情況，并在活動(dòng)結(jié)束后做好歸納總結(jié)工作?；顒?dòng)的組織過(guò)程伴隨著各部門(mén)相互協(xié)調(diào)合作的過(guò)程，由于各部門(mén)間利益不同，行政管理人員必須統(tǒng)籌各部門(mén)之間、教師與教師之間的關(guān)系，調(diào)動(dòng)教師的積極性。

4.溝通能力

行政管理人員溝通的對(duì)象主要有院系專業(yè)教師、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及教育廳職能部門(mén)人員，良好的溝通能力不僅有助于信息準(zhǔn)確、順暢地傳達(dá)，還有助于溝通雙方保持友好融洽的交流氛圍。行政管理人員在與溝通對(duì)象進(jìn)行交流時(shí)，要講究溝通的態(tài)度和方法。首先應(yīng)熟悉溝通的內(nèi)容，熟讀相關(guān)文件，并對(duì)一些特殊情況做好準(zhǔn)備，以便在需要時(shí)及時(shí)回答溝通對(duì)象的問(wèn)題；其次溝通時(shí)要特別注意溝通的態(tài)度，行政管理人員在與教師溝通時(shí)，更多地將自己擺在“服務(wù)者”，而不是“管理者”的角色上。在與普通教師溝通時(shí)，要有耐心，態(tài)度平和友善，在與領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門(mén)溝通時(shí)，要不卑不亢，積極熱情。

三、高職院校行政管理人員專業(yè)化發(fā)展現(xiàn)狀分析

（一）高職院校行政管理人員學(xué)歷、職稱、年齡、專業(yè)結(jié)構(gòu)較不合理

XX高職院校是廣東省一所全日制普通公辦院校，本文以該職業(yè)院校為例，分析高職院校行政管理人員的學(xué)歷、職稱、年齡和專業(yè)結(jié)構(gòu)。該職業(yè)院校共有101名行政管理人員（含圖書(shū)館人員），以本科及?？茖W(xué)歷為主，占全部行政管理人員的81.19%，詳見(jiàn)表1。

該學(xué)院行政管理人員職稱主要以中級(jí)和初級(jí)為主，副高和正高職稱行政管理人員較少。而且行政管理人員的職稱晉升渠道不清晰，職稱為副教授或教授的行政管理人員多是從教師崗調(diào)到行政管理崗，現(xiàn)在很多學(xué)院不允許行政管理人員申請(qǐng)講師、副教授、教授系列的職稱，但是對(duì)于申報(bào)研究系列的職稱又缺乏相應(yīng)的指導(dǎo)和支持，這導(dǎo)致很多行政管理人員對(duì)于未來(lái)職稱發(fā)展存在迷茫（詳見(jiàn)圖1）。

該院校行政管理人員主要以40歲以上中年行政管理人員為主，占63.36%，年輕行政管理人員較少，一方面行政人員管理經(jīng)驗(yàn)較豐富；另一方面容易造成行政人員官僚氣息較重，不易創(chuàng)新工作思路和方法（詳見(jiàn)表2）。

該院校行政管理人員專業(yè)較多樣，但有專門(mén)的教育管理方面背景的人員較少，因此要加強(qiáng)對(duì)行政管理人員管理學(xué)、人際溝通、公文寫(xiě)作等專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。

（二）缺乏明確的工作標(biāo)準(zhǔn)和科學(xué)的管理方法，管理效率低

高職院校沒(méi)有規(guī)定行政管理人員的工作標(biāo)準(zhǔn)，工作結(jié)果的好與不好難以比較。一些行政管理人員將工作不出大差錯(cuò)作為對(duì)待自己工作的要求，沒(méi)有動(dòng)力追求更高質(zhì)量更高效率地完成工作任務(wù)。不明確的工作標(biāo)準(zhǔn)必然導(dǎo)致不完善的考評(píng)制度?？荚u(píng)體系的不完善容易使行政管理人員養(yǎng)成“不干不錯(cuò)，多干多錯(cuò)”等明哲保身的消極習(xí)慣，他們往往注重完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，很少甚至不會(huì)主動(dòng)考慮如何采用先進(jìn)的管理辦法提高效率。

行政管理人員在工作中重經(jīng)驗(yàn)管理，輕科學(xué)管理。行政管理人員常常抱怨每天忙碌不已，但卻感覺(jué)沒(méi)有什么收獲，產(chǎn)生這種問(wèn)題的原因之一是缺乏科學(xué)的管理方法。首先行政人員每天忙于應(yīng)付日?，嵥榈墓ぷ鲀?nèi)容，卻對(duì)每天每周每學(xué)期的工作缺乏計(jì)劃和總結(jié)反思；其次行政人員每天陷入瑣事急事之中，對(duì)于事情不區(qū)分輕重緩急，常常導(dǎo)致每天一直忙于處理緊急而不重要的事，而重要但不緊急的事情沒(méi)有有效完成，時(shí)間管理意識(shí)和方法有待提高。

（三）高職行政管理人員的系統(tǒng)化培訓(xùn)及個(gè)人持續(xù)學(xué)習(xí)滯后

目前針對(duì)行政管理人員的培訓(xùn)項(xiàng)目總體較少，且主要集中在高職教育理論、政策的探討。面向教師的培訓(xùn)有國(guó)家級(jí)培訓(xùn)、省級(jí)培訓(xùn)及下企業(yè)實(shí)踐，培訓(xùn)類型及內(nèi)容均很廣泛，而作為要求具備會(huì)說(shuō)、會(huì)寫(xiě)、會(huì)溝通、會(huì)操作的行政管理人員，卻缺乏相應(yīng)的專門(mén)的系統(tǒng)化的培訓(xùn)，如公文寫(xiě)作能力培訓(xùn)、文件歸類能力培訓(xùn)、禮儀知識(shí)培訓(xùn)、溝通技巧培訓(xùn)等等。即使一些學(xué)校不定期開(kāi)展了校內(nèi)培訓(xùn)工作，但也往往是不分類別和層次的粗枝大葉式，理論宣講太多，務(wù)虛太多，不能結(jié)合實(shí)際，不注重素質(zhì)能力的培養(yǎng)和知識(shí)的更新。

高職院校行政管理人員自主學(xué)習(xí)意識(shí)不強(qiáng)抑制了其專業(yè)化的發(fā)展。首先是缺乏持續(xù)學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，工作后忽視自我的成長(zhǎng)和提高，缺乏用發(fā)展的和長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光看待工作對(duì)人的要求；其次是由于高職院校行政管理人員處在相對(duì)穩(wěn)定和安逸的壞境，缺乏內(nèi)外部競(jìng)爭(zhēng)，使得行政人員的危機(jī)意識(shí)較弱，沒(méi)有壓力和動(dòng)力改進(jìn)工作方法和提高自身的知識(shí)和技能；最后行政人員中一般女性比例高于男性，白天忙于工作，下班后又被家事所累，沒(méi)有精力和時(shí)間為自己充電。

四、高職院校行政管理人員專業(yè)化發(fā)展對(duì)策探究

（一）優(yōu)化學(xué)歷、職稱結(jié)構(gòu)，提升高職院校行政管理人員整體素質(zhì)

學(xué)歷和職稱結(jié)構(gòu)調(diào)整是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，但對(duì)于提高高職院校行政管理人員專業(yè)化發(fā)展具有重要促進(jìn)作用。首先，學(xué)歷的高低在一定程度上影響著行政人員的思維方式、工作方法和工作效率。鼓勵(lì)部分優(yōu)秀行政人員有計(jì)劃地提高學(xué)歷，攻讀與崗位工作內(nèi)容相關(guān)的專業(yè)，同時(shí)提高引進(jìn)的行政人員的學(xué)歷要求；其次，明確的職稱晉升渠道有助于行政人員不斷向既定的目標(biāo)發(fā)展。明晰行政人員的職稱晉升渠道，對(duì)行政人員職稱申報(bào)給予詳細(xì)的指導(dǎo)和支持；最后促進(jìn)年輕行政人員的快速成長(zhǎng)，實(shí)施“老帶新”的助青成長(zhǎng)政策，促使年輕人盡快適應(yīng)工作環(huán)境，掌握工作方法；同時(shí)增強(qiáng)“老”行政人員的服務(wù)意識(shí)，改善服務(wù)態(tài)度和理念，要清醒意識(shí)到自己是服務(wù)于教師和學(xué)生，而不是管制他們。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，實(shí)施職業(yè)資格證書(shū)制度，改善考評(píng)制度

制度建設(shè)是行政人員專業(yè)化發(fā)展的基石，行政人員專業(yè)化的發(fā)展需要相關(guān)制度的引導(dǎo)和保障。高校行政管理作為一種職業(yè)，須有嚴(yán)格的準(zhǔn)入制度。實(shí)行職業(yè)資格證書(shū)制度是高校行政管理人員的職業(yè)準(zhǔn)入制度。高職行政管理人員需要在崗前進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，修完規(guī)定的課程或獲得相應(yīng)學(xué)分，考試通過(guò)后才可獲得高校行政管理人員職業(yè)資格證書(shū)。

目前的考核大多流于形式，并未真正評(píng)價(jià)出行政人員的工作業(yè)績(jī)。高職各行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)自己的職務(wù)特點(diǎn)，制定較為詳細(xì)的、具有科學(xué)性、操作性、實(shí)效性的考核標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)價(jià)指標(biāo)。改善行政人員考核層次過(guò)于簡(jiǎn)單的問(wèn)題，加大考核結(jié)果的區(qū)分度和影響力。過(guò)程評(píng)價(jià)要與結(jié)果評(píng)價(jià)相結(jié)合，注重行政人員日常工作的考核。公平公正的考評(píng)制度，促使做出突出貢獻(xiàn)的人員得到認(rèn)可，使優(yōu)秀的行政管理人員脫引而出。

（三）加強(qiáng)高職行政管理人員的培訓(xùn)工作，提高自主學(xué)習(xí)能力

為了提高培訓(xùn)的有效性，針對(duì)高職行政管理人員的培訓(xùn)應(yīng)注意以下三個(gè)方面：第一，培訓(xùn)應(yīng)有計(jì)劃性、系統(tǒng)性、目標(biāo)性。行政管理人員的培訓(xùn)計(jì)劃必須結(jié)合高校資源條件和管理人員素質(zhì)基礎(chǔ)，考慮人才培養(yǎng)的超前性及培訓(xùn)效果的不確定性，并在此基礎(chǔ)上確定管理人員培訓(xùn)的目標(biāo)，選擇培訓(xùn)內(nèi)容及培訓(xùn)方式。 第二，培訓(xùn)內(nèi)容多樣化。高職院校行政管理人員需要具備多種素質(zhì)和能力，因此培訓(xùn)內(nèi)容還應(yīng)涉及公文寫(xiě)作、文件歸檔、管理方法、禮儀知識(shí)和人際溝通等多種素質(zhì)和能力的提升。第三，培訓(xùn)形式豐富化。培訓(xùn)形式應(yīng)根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)對(duì)象進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，盡量采取講座與小組討論相結(jié)合、游戲等的方式，使學(xué)員參與培訓(xùn)過(guò)程。

行政管理人員要樹(shù)立自主學(xué)習(xí)的意識(shí)，利用業(yè)余時(shí)間充實(shí)自己，不斷提高自身專業(yè)化水平。學(xué)習(xí)科學(xué)管理、目標(biāo)管理、時(shí)間管理等管理方法，提高工作效率。行政管理人員為自己的工作確定長(zhǎng)遠(yuǎn)的和近期的目標(biāo)，遠(yuǎn)離安逸區(qū)，規(guī)劃每天的工作，明確責(zé)任和任務(wù)。加強(qiáng)時(shí)間管理方法的學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)如何應(yīng)對(duì)工作中的干擾，改善拖沓的壞習(xí)慣，賦予工作任務(wù)優(yōu)先級(jí)，制定周密計(jì)劃等等。行政管理人員應(yīng)注意從知識(shí)、能力等方面提高自身的修養(yǎng)和水平，提升自身核心價(jià)值和專業(yè)化水準(zhǔn)。

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