李剛

摘 要：在社會(huì)福利的管理工作中，檔案管理工作是其基礎(chǔ)也是重要環(huán)節(jié)。收集工作是社會(huì)福利檔案管理的起始環(huán)節(jié)，與其他各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相比，它處于一種特殊地位。特別是在簡化檔案整理工作、強(qiáng)化檔案利用工作、突出館（室）藏特色的今天，檔案的收集工作已變得越來越重要。

關(guān)鍵詞：社會(huì)福利；檔案；收集

1 引言

社會(huì)福利，即針對(duì)特殊人群專門設(shè)定的社會(huì)救濟(jì)。而社會(huì)福利檔案管理是對(duì)社會(huì)福利院專門進(jìn)行審核、審批等管理的服務(wù)性工作，用于對(duì)文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等進(jìn)行保存和記錄。檔案管理工作是社會(huì)福利院的重要環(huán)節(jié)，也是最基礎(chǔ)的工作。一旦檔案管理中出現(xiàn)問題，直接涉及到職工、院民的自身利益，因此，檔案管理工作關(guān)系到特殊群體的切身利益，其地位不容忽視。

社會(huì)福利一般包括現(xiàn)金援助和直接服務(wù)?，F(xiàn)金援助通過社會(huì)保險(xiǎn)、社會(huì)救助和收入補(bǔ)貼等形式實(shí)現(xiàn)；直接服務(wù)通過興辦各類社會(huì)福利機(jī)構(gòu)和設(shè)施實(shí)現(xiàn)。主要內(nèi)容有：醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)、文化教育服務(wù)、勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)、住宅服務(wù)、孤老殘幼服務(wù)、殘疾康復(fù)服務(wù)、犯罪矯治及感化服務(wù)（見矯治社會(huì)工作）、（見感化教育）、心理衛(wèi)生服務(wù)、公共福利服務(wù)等。服務(wù)對(duì)象包括老年人、殘疾人、婦女、兒童、青少年、軍人及其家屬、貧困者，以及其他需要幫助的社會(huì)成員和家庭等。服務(wù)的形式有人力、物力、財(cái)力的幫助，包括國家、集體、個(gè)人興辦的社會(huì)福利事業(yè)的收養(yǎng)、社區(qū)服務(wù)、家庭服務(wù)、個(gè)案服務(wù)、群體服務(wù)等。

2 社會(huì)福利檔案收集工作的內(nèi)容和重要性

收集工作是社會(huì)福利檔案管理的起始環(huán)節(jié)，與其他各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相比，它處于一種特殊地位。特別是在簡化檔案整理工作、強(qiáng)化檔案利用工作、突出館（室）藏特色的今天，檔案的收集工作已變得越來越重要。

2.1 社會(huì)福利檔案收集工作的內(nèi)容

檔案的收集工作，就是按照黨和國家的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各機(jī)關(guān)、個(gè)人手中和散失在其他地方的檔案分別集中到各有關(guān)機(jī)關(guān)檔案室和各級(jí)各類檔案館的工作。從廣義上講，檔案收集工作的內(nèi)容主要包括三方面：一是對(duì)本機(jī)關(guān)需要?dú)w檔檔案的接收工作。機(jī)關(guān)各部門辦理完畢的文是檔案室檔案的主要來源，建立健全機(jī)關(guān)內(nèi)文件材料的歸檔工作制度是機(jī)關(guān)檔案部門開展檔案收集工作的主要途徑；二是對(duì)各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)具有長久保存價(jià)值的檔案的集中和接收工作。接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)的檔案，特別是接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案，是各級(jí)國家綜合檔案館收集工作的經(jīng)常性任務(wù)；三是對(duì)歷史檔案的接收和征集工作。歷史檔案是指中華人民共和國成立前，各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位以及著名人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案，包括革命歷史檔案、民國檔案和歷代王朝的檔案。接收、征集歷史檔案是檔案館豐富館藏的重要手段。

2.2 社會(huì)福利檔案收集工作的重要性

檔案的收集工作是檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)，社會(huì)福利檔案收集工作的重要性，概括起來有以下兩點(diǎn)：

（1）社會(huì)福利檔案收集工作是社會(huì)福利檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)

社會(huì)福利檔案的收集工作是社會(huì)福利檔案管理工作的起點(diǎn)。一般情況下，檔案部門管理的檔案不是由檔案部門自身產(chǎn)生和形成的，而是通過開展收集工作，檔案部門將各個(gè)部門形成的具有保存價(jià)值的文件接收過來，并經(jīng)過長期積累形成的。因此，從全部檔案業(yè)務(wù)工作的程序來看，收集工作是第一個(gè)環(huán)節(jié)，它為社會(huì)福利檔案工作提供了實(shí)際管理對(duì)象。有了檔案，檔案室才能開展整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等各項(xiàng)工作。收集工作做不好，就沒有齊全完整的檔案，也不會(huì)有健全的檔案工作。

（2）社會(huì)福利檔案收集工作的質(zhì)量決定了社會(huì)福利檔案管理工作的質(zhì)量

收集工作的質(zhì)量直接決定了檔案工作的質(zhì)量。通常，人們?cè)诤饬恳粋€(gè)單位檔案管理水平的高低時(shí)，首先要查看檔案室收集的檔案文件材料是否齊全完整。如果收集及時(shí)，檔案材料完整系統(tǒng)、鑒選得當(dāng)，就能為檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)奠定良好的基礎(chǔ)，從而能夠集中力量對(duì)檔案進(jìn)行深入研究，并廣泛開展檔案的利用工作。相反，如果檔案收集得少，或者只收集了一些殘損零亂和使用價(jià)值不大的檔案材料，不僅會(huì)給整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等各環(huán)節(jié)工作在很大程度上造成無效勞動(dòng)，而且也不能為社會(huì)各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。

3 社會(huì)福利檔案收集工作的要求

3.1 歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，并符合長期保管的質(zhì)量要求

保證歸檔文件材料的齊全完整是貫穿社會(huì)福利檔案收集工作的始終的基本要求。就一個(gè)機(jī)關(guān)而言，檔案的齊全完整是指歸檔文件材料能夠全面、真實(shí)地反映本單位的面貌。具體說，歸檔文件材料在種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)等方面都應(yīng)保持齊全完整。對(duì)于社會(huì)福利文件材料，特別是公文，每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一份文件等要完整成套。

3.2 歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)精煉準(zhǔn)確，并反映立檔單位的主要職能

各個(gè)單位在日常工作中會(huì)形成和使用大量文件，其中具有查考、憑證價(jià)值、需要整理歸檔的文件只是一部分。為了防止出現(xiàn)“有文必檔”的現(xiàn)象，社會(huì)福利部門與檔案部門對(duì)收集到的文件材料必須按照鑒定原則和檔案保管期限表的規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際審慎地進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地確定文件的存毀，使反映單位重要事件、重大活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料都能夠接收到檔案部門。

3.3 檔案部門要加強(qiáng)收集工作的調(diào)查和指導(dǎo)

檔案收集工作實(shí)際上是要解決檔案形成的分散性與管理的集中性之間的矛盾。為使各部門形成的文件能夠按要求移交到檔案室集中保管，檔案部門在收集工作中必須重視調(diào)查，掌握應(yīng)歸檔文件的分散、流動(dòng)、管理和使用等方面的信息。特別是對(duì)業(yè)務(wù)部門形成的文件，檔案人員要在全面了解本單位基本職能的基礎(chǔ)上，深入、細(xì)致地掌握各部門的主要職能活動(dòng)及其形成的文件材料情況，準(zhǔn)確劃定收集的范圍和收集重點(diǎn)，確保歸檔文件齊全完整。

4 社會(huì)福利檔案的綜合管理的意義

檔案是當(dāng)時(shí)當(dāng)事直接使用的文件資料轉(zhuǎn)化來的，并非事后不使用另行編制的，檔案記錄了單位當(dāng)時(shí)活動(dòng)的狀況，其中包括行使行政職權(quán)的法律依據(jù)，處理行政事務(wù)的過程與結(jié)果，以及管理活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)，它可以成為使人信服的歷史證據(jù)，它是任何單位連續(xù)工作必須查考的憑據(jù)。社會(huì)福利和社會(huì)事務(wù)工作需接待大量咨詢?nèi)藛T，此管理方法能迅速地查找到咨詢?nèi)怂璧馁Y料；為同類單位提供資料借鑒也是提高服務(wù)質(zhì)量的表現(xiàn)。如，我市各地都在興建福利院，福利院的項(xiàng)目申報(bào)是大同小異，我們?yōu)楹笊陥?bào)的單位提供借鑒先申報(bào)單位的資料。

5 結(jié)語

隨著我國社會(huì)福利事業(yè)的不斷發(fā)展，社會(huì)福利檔案管理工作也在不斷提升中。社會(huì)福利檔案管理應(yīng)以科學(xué)發(fā)展觀的形式，不斷提升管理模式，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的管理，拓展管理領(lǐng)域，為我國的社會(huì)福利事業(yè)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]李沂濱；淺談民政社會(huì)救助檔案的管理體制與原則[J]；辦公室業(yè)務(wù)；2012年17期.