羅莉亞

摘 要：本文以電子文件的邏輯歸檔模型為基礎(chǔ)，以工程設(shè)計文件流轉(zhuǎn)程序為依據(jù)，研究建立工程設(shè)計電子文件的形成、采集、鑒定、歸檔、保管、利用和技術(shù)維護的非線性流轉(zhuǎn)模型，并對各程序模塊的基本功能進行了分析與定位，研究其實現(xiàn)的條件和要素。

關(guān)鍵詞：工程設(shè)計；電子文件；非線性；模型；功能

1 工程設(shè)計電子文件管理現(xiàn)狀

從20世紀80年代起，工程設(shè)計領(lǐng)域經(jīng)歷了從手工設(shè)計繪圖到計算機輔助設(shè)計繪圖的重大變革，越來越多的工程設(shè)計院運用計算機、網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代信息技術(shù)手段參與日常辦公，使得工程設(shè)計文件也從單一的以紙質(zhì)為載體變?yōu)榧堎|(zhì)與電子兩種形式并存。[1]伴隨著這種工作方式的轉(zhuǎn)變而產(chǎn)生的大量電子文件，對設(shè)計院的檔案管理工作帶來了新的巨大挑戰(zhàn)。

目前，大部分設(shè)計院處于傳統(tǒng)檔案管理模式和電子文件管理的磨合期，以筆者工作單位為例，第一，由于對工程設(shè)計電子文件的產(chǎn)生、采集和流轉(zhuǎn)過程缺乏控制和規(guī)范，設(shè)計的CAD圖紙變更頻繁反復(fù)、審校核把關(guān)不嚴、對設(shè)計文件元數(shù)據(jù)采集不及時，導(dǎo)致后期項目人員歸檔時無法判斷一個工程設(shè)計電子文件的版本準確和圖紙完整，也造成歸檔文件整理質(zhì)量不高，使檔案材料的歸檔率、準確率、完整率均達不到檔案管理標準化、規(guī)范化的水平。[2]同時檔案室只能對歸檔電子文件獨立刻盤管理，割裂了其與紙質(zhì)檔案之間的聯(lián)系。第二，由于對電子文件存在著概念模糊、認識不深等問題，各設(shè)計事業(yè)部對工程設(shè)計電子文件的歸檔方式、歸檔時間、歸檔的完整性和準確性檢驗沒有明確的職責分工，各設(shè)計人員也只管畫圖了事，缺乏設(shè)計文件管控意識。第三，在生產(chǎn)系統(tǒng)中的設(shè)計電子文件在某些方面缺乏前端控制，與檔案管理脫節(jié)，造成了生產(chǎn)系統(tǒng)中需要歸檔的設(shè)計電子文件不利于日后檔案管理要求和利用需求，需要重新著錄、整理分類。這種管理方式使設(shè)計電子文件缺乏相應(yīng)的有效性和依據(jù)性，從而缺失了使其作為檔案來管理的最基本、最重要的信息作用。

因此，工程設(shè)計電子文件的管理不能再固守傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案模式，而必須根據(jù)設(shè)計電子文件的產(chǎn)生方式、流轉(zhuǎn)形式、依載的信息平臺和新的信息管理要求，放在整個設(shè)計院信息化建設(shè)的整體背景條件下考慮，以不同于紙質(zhì)設(shè)計文件材料線性的流轉(zhuǎn)模式來管理，這也有利于提高工程設(shè)計電子文件的保管質(zhì)量和利用效率，是適應(yīng)電子文件管理需求的必然選擇。

2 工程設(shè)計電子文件的非線性流轉(zhuǎn)和邏輯歸檔模型

工程設(shè)計電子文件的非線性流轉(zhuǎn)模型是根據(jù)設(shè)計電子文件保管和利用的需求，將其管理過程劃分為形成采集、鑒定、歸檔、保管、利用和技術(shù)維護等若干緊密聯(lián)系的環(huán)節(jié)，使其形成一個相互依賴、相互影響的鏈條。它與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式最大的區(qū)別在于它不拘泥于管理程序和系統(tǒng)模塊的限制，只要有各生產(chǎn)事業(yè)部和管理部門的用戶提出利用要求，就可以在任何模塊隨時提供利用和技術(shù)維護。其原理如圖1所示：

設(shè)計電子文件邏輯歸檔的整體過程是指設(shè)計電子文件形成部門將存儲文件的邏輯地址通知檔案室，使檔案室能夠通過網(wǎng)絡(luò)直接查閱和控制該文件。邏輯歸檔后的設(shè)計電子文件信息可以全部在檔案管理系統(tǒng)中顯示和檢索利用，設(shè)計電子文件生成在什么位置，歸檔之后其物理地址保持不變。根據(jù)設(shè)計院的生產(chǎn)流程、文件流轉(zhuǎn)和出版程序，筆者將工程設(shè)計電子文件非線性流轉(zhuǎn)模型建立在其邏輯歸檔模型基礎(chǔ)上，其具體的邏輯歸檔模型如圖2所示：

以設(shè)計院生產(chǎn)系統(tǒng)中產(chǎn)生的設(shè)計電子文件為例，采用邏輯歸檔的設(shè)計電子文件的初步整理、編號以及和元數(shù)據(jù)進行封裝都是同步進行的，也就是說，這些活動是由系統(tǒng)并行開展的，首先要由各設(shè)計事業(yè)部賦予設(shè)計電子文件以歸檔標識，通過出版系統(tǒng)審核出版（即完成紙質(zhì)化過程），檔案室在接收到與其對應(yīng)的要歸檔的紙質(zhì)文件后，通過條碼掃描（條形碼或者二維碼），數(shù)據(jù)庫會自動將設(shè)計電子文件歸檔信息（包括元數(shù)據(jù)）的邏輯地址通過院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)提供給檔案室，檔案室再將歸檔電子文件加上分類號、檔號等相應(yīng)的檔案信息，再進入檔案管理數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一進行管理。

為了保證設(shè)計電子文件的原始性和元數(shù)據(jù)的完整準確，應(yīng)盡量減少各設(shè)計事業(yè)部門和管理部門非法操作的可能性，因此，筆者設(shè)想需在設(shè)計電子文件的運行層和歸檔管理層之間提供“綠色通道”，對于那些已經(jīng)完成歸檔鑒定而待歸檔的設(shè)計電子文件，在其向有關(guān)部門發(fā)送的同時也無條件地從“綠色通道”自動添加推送信息進入臨時歸檔交接庫，隨時準備由設(shè)計人員完成歸檔的最終操作。這段緩沖區(qū)域可以給待歸檔電子文件以時間檢驗，設(shè)計人員可以隨時檢驗，避免因CAD圖紙或文本文件的出版錯誤而增加不必要的變更和無用功。

這種邏輯歸檔的方式，一方面可以使檔案室掌握需要歸檔的設(shè)計電子文件，其著錄信息、存儲地址及相關(guān)的數(shù)據(jù)背景鏈接都會自動保存到檔案數(shù)據(jù)庫中，方便設(shè)計人員的查詢和利用；另一方面，雖然其設(shè)計事業(yè)部門仍可以方便地使用該文件，但是其權(quán)限受到了很大的限制，不能進行修改、刪除等操作。需要注意的是，我們還需要規(guī)范設(shè)計電子文件歸檔的格式，同時為了防止網(wǎng)絡(luò)癱瘓時文件的丟失以及對生產(chǎn)利用帶來的不便，檔案室還要對于邏輯歸檔的設(shè)計電子文件采取備份和定期物理歸檔措施。

3 工程設(shè)計電子文件非線性流轉(zhuǎn)模型的功能分析

一般來說，職能部門自身創(chuàng)建的電子文件一經(jīng)生成，便由文件創(chuàng)建者直接采集下來。一般又分為兩種類型，一是原生性電子文件；二是模數(shù)轉(zhuǎn)換來的電子文件。[3]本文只要探討設(shè)計院生產(chǎn)系統(tǒng)中直接形成的設(shè)計電子文件。

3.1 設(shè)計電子文件的形成與采集。在非線性流轉(zhuǎn)模型中，形成采集模塊的主要功能是記錄和收集設(shè)計電子文件形成過程中所產(chǎn)生的相關(guān)元數(shù)據(jù)及其背景信息，使其與文件本身緊密結(jié)合，采集的結(jié)果也就是完整意義上的設(shè)計電子文件的形成。總的來說，經(jīng)過上述過程，工程名稱、工程編號、圖號、項目經(jīng)理、設(shè)計人員、參與人員、校核人員、審核人員、復(fù)核人員、審定人員、生產(chǎn)部門、創(chuàng)建時間、編制日期、版本版次、專業(yè)、格式信息、電子文件名稱等內(nèi)容信息都會自動捕獲，隨后在設(shè)計電子文件流轉(zhuǎn)的過程中不斷追加或修改其元數(shù)據(jù)，豐富設(shè)計圖紙和報告的背景信息。

3.2 設(shè)計電子文件的鑒定。在設(shè)計電子文件的流轉(zhuǎn)過程中，設(shè)計電子文件的各階段處理人員都要對設(shè)計圖紙和報告進行鑒定，體現(xiàn)在：一是專業(yè)負責人和項目經(jīng)理對CAD圖紙以及報告等電子文件進行進一步核查和質(zhì)量狀況鑒別，剔除失去保存價值的版本和內(nèi)容；二是審核和校核人員對不完整、不準確的部分采取措施進行補救，如，圖簽、報告的簽名頁、說明等，以保證電子文件的完整與準確；三是對電子文件價值的大小，進行不同檔次的劃分，按照規(guī)定對設(shè)計電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗，并由項目經(jīng)理和部門負責人簽署審核意見，檢驗和審核結(jié)果應(yīng)和歸檔設(shè)計電子文件一同交予檔案室。

3.3 設(shè)計電子文件的歸檔。歸檔模塊的主要功能是設(shè)計電子文件的管理職責由設(shè)計部門向檔案室的全面移交，其主要任務(wù)是確定設(shè)計電子文件的歸檔范圍、歸檔方式等。如筆者工作的設(shè)計院的設(shè)計文件材料屬于“邊設(shè)計邊歸檔”的情況，對紙質(zhì)文件而言，一方面這可以確保需要歸檔的文件材料能夠及時歸檔，但由于設(shè)計人員不判斷待歸檔文件的價值以及是否已經(jīng)歸過檔，只要一經(jīng)出版就歸檔保存，造成了館藏冗余；另一方面，生產(chǎn)系統(tǒng)中的設(shè)計電子文件不能夠及時處理，且設(shè)計電子文件不斷修改，版本更新非?？?，在生產(chǎn)系統(tǒng)中也無法體現(xiàn)出來，造成了生產(chǎn)系統(tǒng)中的電子文件和館藏的紙質(zhì)文件割裂的情況。

但在非線性流轉(zhuǎn)模型中，設(shè)計人員可以實時控制設(shè)計電子文件的走向，可以多方面地和審校核人員、專業(yè)負責人溝通，通過條形碼或二維碼的方式，確定電子文件的對應(yīng)性，保持其和出版紙質(zhì)文件的聯(lián)系，不會造成與文件版本不一致的情況；同時，檔案管理人員可以實時監(jiān)控設(shè)計電子文件的流轉(zhuǎn)情況和出版情況，適時提醒專業(yè)負責人和項目經(jīng)理是否需要鑒定歸檔，確保設(shè)計電子文件階段完成后能夠及時歸檔。

3.4 設(shè)計電子文件的保管。設(shè)計電子文件的保管是非線性流轉(zhuǎn)模型中的一個重要模塊，其基本功能是努力克服和限制損毀設(shè)計電子文件的各種不利因素，維護設(shè)計電子文件的完整、準確、系統(tǒng)和安全，其中最重要的一條原則就是備份。

從安全保管的角度出發(fā)，設(shè)計電子文件應(yīng)以統(tǒng)一格式標準存儲備份到符合保管期限要求的脫機載體上，同時應(yīng)編制電子文件檢索分類索引數(shù)據(jù)庫，從而保證數(shù)據(jù)庫中產(chǎn)生的電子文件信息數(shù)據(jù)的真實性、完整性、有效性和安全性，確保長期存儲數(shù)據(jù)的安全、準確遷移。由于在非線性流轉(zhuǎn)模型中，設(shè)計電子文件涉及的人員范圍廣泛，工程項目時間長，參與人員每年也有所變動，我們需要劃分權(quán)限、區(qū)分權(quán)責、靈活變動，減少人為的操作，對其保管需要投入比單純紙質(zhì)文件管理更多的耐心。

4 設(shè)計電子文件的利用和技術(shù)維護

設(shè)計電子文件的利用和技術(shù)維護模塊是非線性流轉(zhuǎn)模型的最終歸宿，在傳統(tǒng)檔案管理流程中，檔案的利用必須遵循固定的程序和流程，比如填寫借用或復(fù)制檔案申請單，需要逐級簽字方可查閱，尤其在大批量和反復(fù)曬圖利用中顯得手續(xù)繁瑣不便、不合時宜。但在非線性流轉(zhuǎn)模型中，通過對各事業(yè)部、各專業(yè)人員、各級別設(shè)計人員以及各管理層級人員訪問權(quán)限的設(shè)置，以上的任何一個模塊都可以基于實際的設(shè)計需求隨時、及時、有效、方便地提供信息服務(wù)。另一方面，此模塊會定期對生成和保存設(shè)計電子文件的軟硬件環(huán)境進行技術(shù)檢查和維護，對脫機載體進行介質(zhì)狀況的鑒定和檢查，保證設(shè)計電子文件的可讀和元數(shù)據(jù)的完整性，防止因載體的損害而導(dǎo)致信息的丟失。因此，它更加適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下設(shè)計電子文件的利用需求。

可以看出，對電子文件的收集、形成、積累、鑒定、歸檔等實行全過程控制與管理，才能保證檔案管理工作的準確性。[4]在非線性流轉(zhuǎn)模型中各環(huán)節(jié)并不是相互獨立的個體，實際上是一個相互影響、相互作用、相互聯(lián)系、相互滲透的有機體，設(shè)計人員的辦公方式、習(xí)慣、生產(chǎn)系統(tǒng)中電子文件的流轉(zhuǎn)程序、方式等都會對設(shè)計電子文件的產(chǎn)生打上烙印，并對檔案室的管理工作帶來深刻影響，這種烙印和影響一旦確定，則是長遠而不易改變的。

加拿大檔案學(xué)者特里·庫克認為：“前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規(guī)則進行系統(tǒng)分析、科學(xué)整理，把需要和可能在文件生成階段實現(xiàn)或部分實現(xiàn)的管理功能盡量在這一階段實現(xiàn)?！币虼?，除卻技術(shù)手段之外，對于設(shè)計電子文件的管理需要建立更合理的協(xié)同設(shè)計系統(tǒng)、簡化設(shè)計審校流程，使設(shè)計電子文件流轉(zhuǎn)流程、手段、方式更加合理化和無縫鏈接，確保符合歸檔電子文件的管理條件，而這些就不僅是檔案室一家所能解決的問題，更需要從上而下的、系統(tǒng)的、合理的工作方式和管理手段。

參考文獻：

[1]邱玉芳、胡千喬、金曉博.工程設(shè)計檔案數(shù)字化建設(shè)[J].水運工程，2013（10）. 56～59.

[2]林霞.港航勘察設(shè)計檔案信息化建設(shè)若干問題的思考[J].中國港口，2006（1）54～55.

[3]劉家真.電子文件管理理論與實踐[M].北京：科學(xué)出版社，2003.89

[4]高利華.水電工程設(shè)計檔案中電子文件管理的討論[J].浙江水利水電專科學(xué)校校報，2013（9）.16～18

（作者單位：中交第二航務(wù)工程勘察設(shè)計院有限公司 來稿日期：2014-12-02）