宋灼蓉

(黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院, 湖北 黃岡 438002)

高校檔案的鑒定與管理

宋灼蓉

(黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院, 湖北 黃岡 438002)

摘要：高校檔案管理之目的在于使高校凡屬來去文件、稽往證今之事，通過一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)狞c收、整理、分類與編案、保管典藏、檢調(diào)、清理等系統(tǒng)管理辦法，以作業(yè)體系，制定內(nèi)容全面、權(quán)責(zé)分明的管理制度，提高管理水平。各高校須加強高校檔案管理工作，保證文件方便查閱、有序存放、妥善保管,嚴(yán)防泄密、毀損和散失。

關(guān)鍵詞：高校檔案；高校；管理

中圖分類號：G647

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：志碼：A

文章編號：編號：1008-7966(2015)04-0156-02

收稿日期:2015-05-09

作者簡介：宋灼蓉(1969-)，女，檔案室館員，從事檔案管理研究。

所謂檔案，根據(jù)美國檔案人員學(xué)會(Society of American Archivists，簡稱SAA)出版的辭典“A Glossary for Archivists, Manuscript Curators,and Records Managers”的定義，是指由某人或某機構(gòu)在處理業(yè)務(wù)時所產(chǎn)生或接收的文件，并因其具有持續(xù)性之價值，而被匯集與保存；傳統(tǒng)上，該詞指的是較狹義的說法，是指具有持續(xù)性價值的非現(xiàn)行文書。

由此可知，檔案的產(chǎn)生機構(gòu)，包含了各公私機構(gòu)與個人或家庭等單位；而本文所指的高校檔案，則指檔案的產(chǎn)生機構(gòu)為私人機構(gòu)或企業(yè)機構(gòu)者[1]。高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。

一、高校檔案的價值與功能

謝倫伯格(Schllenberg)認(rèn)為檔案具有主要價值與次要價值，而高校檔案，既是檔案的一種，因此亦具有同樣之價值與功能，其內(nèi)容如下：一是行政價值：用以支持檔案產(chǎn)生者持續(xù)進(jìn)行、每日例行的行政事務(wù)的價值，如人事檔案皆可供高校主管人員在行政及管理決策上之參考，并可提升工作效率。二是法律價值：單位的法律職責(zé)及保障法律權(quán)利的價值。三是財務(wù)價值：用以建立高校的財務(wù)責(zé)任與可信度的價值，可借此作為公共關(guān)系之建立。四是次要價值：如證據(jù)價值與信息價值，亦即有關(guān)該高校的組織與功能之證據(jù)及檔案內(nèi)容所提供之信息價值。此種次要價值，可提供作為歷史研究及高校研究之依據(jù)[2]。

高校檔案具有三個方面的重要作用：一是決策參考作用。二是事項憑證作用。三是史料研究作用。

二、檔案的鑒定原則

(一)全面性、整體性之原則

高校檔案的形成和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的狀況是密切相關(guān)的，而整個企業(yè)的活動過程和國家的經(jīng)濟發(fā)展亦息息相關(guān)，在鑒定時，必須全面地分析相關(guān)的數(shù)據(jù)，而不能單就某一部分的數(shù)據(jù)來斷定其保存價值；而有些高校也許因經(jīng)濟的激烈競爭而破產(chǎn)倒閉，但其產(chǎn)品和科研檔案對同類型之企業(yè)可能有參考利用價值，而其經(jīng)營檔案也有可能又對其他企業(yè)有反面的借鑒利用價值。因此，不能因為企業(yè)倒閉而簡單地判斷其檔案已失去保存價值，應(yīng)以全面性、整體性之原則來考慮。

(二)歷史性之原則

任何檔案都是歷史的沉積，高校檔案亦不例外。因此，在分析高校檔案時，不能簡單地用現(xiàn)在的眼光去看待以往的檔案，以避免忽略或錯誤的判斷其應(yīng)有的價值，而必須將檔案置于所形成的歷史環(huán)境中，去具體分析檔案的內(nèi)容和形式，以及檔案文件的相互關(guān)系，并結(jié)合現(xiàn)實需要和未來需要去考慮檔案的價值。

(三)動態(tài)性、發(fā)展性之原則

高校檔案具有時效性和擴展性的功能。現(xiàn)在有用的檔案，隨著時間的推移，將來有可能無所用處；而現(xiàn)在尚未用上的檔案，將來則有可能有用。在現(xiàn)今競爭激烈的企業(yè)環(huán)境下，企業(yè)的外界環(huán)境和生存條件變化速度和幅度都非常之大。因此，判斷檔案的價值與作用時，要有發(fā)展的眼光，既要看到當(dāng)前的作用，亦要預(yù)估未來的需要。

三、高校檔案鑒定程序

有些國家設(shè)有高校檔案館搜集典藏檔案，如美國、德國、丹麥等。如系此類專門之高校檔案館，因檔案來源較廣，因此，在鑒定之程序上，較為復(fù)雜。以下即以美國明尼蘇達(dá)歷史學(xué)會(Minnesota Historical Society，簡稱MHS)在高校檔案上之鑒定方法為例，說明該檔案館對于高校檔案鑒定過程。

明尼蘇達(dá)歷史學(xué)會對于高校檔案鑒定過程主要分為下列幾大步驟：

1.從館藏政策觀點進(jìn)行定義、分析與調(diào)查。先界定所欲收藏檔案之范圍，可以地理區(qū)域、年代或類型來區(qū)分，再分析館藏內(nèi)容，進(jìn)而調(diào)查研究其他相關(guān)之檔案館及其館藏目標(biāo)。

2.從文件策略觀點決定文件范圍并與專家討論。了解有哪些文件或檔案可收藏，及研究有哪些相關(guān)的政府檔案或其他相關(guān)之資源可參考，并與主題專家、研究人員、檔案產(chǎn)生者及高校檔案人員討論。

3.從宏觀觀點列出檔案典藏之優(yōu)先級。從由上而下(Top-down)之方式界定各類型檔案搜集之優(yōu)先級標(biāo)準(zhǔn)，以對該州經(jīng)濟發(fā)展影響較巨者為主要考慮因素，并將過去之發(fā)展依年代區(qū)分為2-5時期，且列出這些時期之優(yōu)先級[3]。

4.從功能性分析之觀點界定功能和文件層級。定義每種類型檔案或高校之功能，并將與該功能有關(guān)之文件區(qū)分等級，每個等級所收之檔案詳細(xì)程度不一，從某高校的任何檔案都不收,到某高校的所有檔案都收，共有五個層級。

5.定期更新相關(guān)之館藏政策。為了使此鑒定方法維持可行性及有效性，至少每3~7年即定期更新一次。

四、高校檔案管理

根據(jù)國家教育部《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》的規(guī)定，高校檔案須由檔案館實行集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。檔案管理人員應(yīng)隨時將歸檔的資料，按順序建立文件并登記。文件應(yīng)注意存放地點之妥適。如有移交檔案管理單位存放之必要時，應(yīng)確實造冊并經(jīng)由檔案管理人員點交簽收；主辦人員辦理交接時，有關(guān)文件應(yīng)確實清點移交。

各高校文件之銷毀，應(yīng)依下列程序以每年辦理一次為原則。收到核準(zhǔn)銷毀公文后，制定銷毀計劃及銷毀檔案目錄，檢附核文件遇有遺失、損毀時，應(yīng)即陳報及登載完畢之簿籍檔案，于總決算公布之日后，依序整理裝箱列冊保管，并于箱外記載各類傳票起迄號數(shù)、賬簿名稱等及箱數(shù)，暫存檔案室以備查。凡已逾保管年限之各檔案應(yīng)辦理銷毀。

文件遇有遺失、損毀，報本府主計處核轉(zhuǎn)審計室審核之公文應(yīng)敘明事項如下：一是文件遺失、損毀原因。二是文件保管人員是否已盡善良管理人應(yīng)有之注意。三是對于公款是否遭受損害。四是依年度列報遺失、損毀之各種憑證、報告、賬簿及重要備查簿等文件清冊。檢附相關(guān)文件或照片等。

全校各單位的檔案員，在檔案形成以后，必須按有關(guān)規(guī)定向檔案館移交檔案。學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)收集和接收本館保管范圍內(nèi)對學(xué)校和社會有保存價值的不同載體的各類檔案。對國內(nèi)外與學(xué)校有關(guān)的其他具有保存價值的材料，可按征集、代管、捐贈的方式處理。

學(xué)校檔案館的全部檔案實行全宗管理，同一個全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。學(xué)校檔案館和各學(xué)院檔案室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作。學(xué)校檔案館應(yīng)定期組織檔案的鑒定和銷毀工作。學(xué)校檔案館和各學(xué)院檔案室應(yīng)定期對所存檔案和資料的保管情況進(jìn)行檢查，遇有特殊情況，應(yīng)立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門報告，及時處理[4]。學(xué)校檔案館和各學(xué)院檔案室應(yīng)研究和改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)，對已破損和字跡褪色的檔案，應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制。

保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須依照《中華人民共和國保守國家秘密法》及其實施辦法的規(guī)定并征得學(xué)校保密委員會的同意辦理，并設(shè)專柜、專人保管。

根據(jù)國家教育部《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》第十九條的規(guī)定，學(xué)校對科研成果、產(chǎn)品規(guī)劃與試制、基建工程、設(shè)備開箱等進(jìn)行鑒定、驗收時，必須有檔案部門的人員參加。有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)會同檔案部門對應(yīng)歸檔的文件材料加以審查、簽署意見。沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料的項目，不予驗收，不予上報成果。學(xué)校檔案館和各學(xué)院檔案室應(yīng)采用先進(jìn)技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn):

[1]孫兆偉.關(guān)于檔案信息化建設(shè)的兩點宏觀思考[J].江西電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2011,(8).

[2]俞建文.職業(yè)教育教研機構(gòu)的教學(xué)管理功能探討[J].山西青年，2011,(9).

[3]徐廣東.高校教學(xué)管理及存在的問題對策分析[J].黑龍江教育,2006,(9).

[4]陳兆祦.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)(第三版)[M].北京，中國人民大學(xué)出版社，2005:30-31.

[責(zé)任編輯:趙天睿]