湯建華

醫(yī)療設(shè)備檔案管理流程分析

湯建華

為了優(yōu)化醫(yī)療設(shè)備檔案管理流程，本文從醫(yī)療設(shè)備檔案的形成出發(fā)，對(duì)從醫(yī)療設(shè)備的申購到安裝至報(bào)廢的整個(gè)的管理流程進(jìn)行系統(tǒng)的分析，發(fā)現(xiàn)規(guī)范、合理的管理流程不僅能確保設(shè)備檔案的完整齊備，還能提升信息和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，具有較高的應(yīng)用價(jià)值。

醫(yī)療設(shè)備；檔案管理；流程

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，基于互聯(lián)網(wǎng)的醫(yī)院管理系統(tǒng)開始應(yīng)用于醫(yī)院的日常管理中，顯著地提升了醫(yī)院的管理水平。大多數(shù)綜合性醫(yī)院都實(shí)現(xiàn)了病房、住院、門診、藥劑以及財(cái)務(wù)的信息化管理，但醫(yī)療設(shè)備檔案管理還有待加強(qiáng)。本文分析三甲級(jí)大型醫(yī)院的設(shè)備檔案管理流程，現(xiàn)報(bào)道如下。

1 醫(yī)療設(shè)備檔案的形成

（1）建立設(shè)備檔案的歸檔制度階段：通常情況下，設(shè)備檔案的歸檔制度建立在設(shè)備使用部門、檔案部門、設(shè)備管理部門充分協(xié)商的基礎(chǔ)上。在院長的牽頭組織下，本院成立了醫(yī)院大型醫(yī)療設(shè)備管理委員會(huì)，院長任會(huì)長，科室負(fù)責(zé)人、專業(yè)人員任會(huì)員，并把設(shè)備檔案管理歸類到醫(yī)院醫(yī)療的質(zhì)量目標(biāo)管理中[1]。（2）購置前準(zhǔn)備階段：在設(shè)備購置之前，醫(yī)院大型醫(yī)療設(shè)備管理委員要對(duì)各科室提出的購置申請(qǐng)進(jìn)行系統(tǒng)的分析和論證，把同類產(chǎn)品價(jià)格、性能等詳細(xì)數(shù)據(jù)報(bào)告給醫(yī)院決策部門，直至決策部門做出選擇。（3）購置階段：經(jīng)上級(jí)和主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意采購申請(qǐng)后進(jìn)入購置階段，在購置階段主要是辦理各種批文、手續(xù)以及進(jìn)口設(shè)備有關(guān)技術(shù)商務(wù)文件。為了方便后期的查找和管理，要對(duì)購置階段所涉及到的原始憑證進(jìn)行集中管理，比如論證報(bào)告、標(biāo)書、中標(biāo)通知書、購置清單、發(fā)票、驗(yàn)收單、科室申購報(bào)告、培訓(xùn)單、設(shè)備參數(shù)、報(bào)價(jià)單、院長辦公會(huì)紀(jì)要、合同等，無論新舊檔案都進(jìn)行數(shù)字化處理，以建立一個(gè)詳實(shí)、高效的數(shù)據(jù)庫[2]。（4）設(shè)備開箱驗(yàn)收階段：只有在使用部門、檔案部門、設(shè)備管理部門的參與見證下，才能進(jìn)行設(shè)備的開箱驗(yàn)收，并對(duì)合格證、說明書、全套隨機(jī)技術(shù)資料、開箱記錄、操作手冊(cè)、裝箱單等進(jìn)行檢查，確保各項(xiàng)手續(xù)文件齊全完整，并在驗(yàn)收完畢后進(jìn)行歸檔處理。對(duì)于需要借閱的操作手冊(cè)，在編碼編頁完成后方可借閱，避免出現(xiàn)缺頁的現(xiàn)象，確保檔案資料的完整性。（5）安裝調(diào)試階段：儀器設(shè)備驗(yàn)收意見報(bào)告、安裝調(diào)試報(bào)告記錄、測(cè)試數(shù)據(jù)，以便設(shè)備能盡快投入使用。（6）使用階段：在使用過程中產(chǎn)生的維護(hù)日志、零配件購置記錄、維修備忘錄、保養(yǎng)記錄等，以便后期的維護(hù)管理。（7）設(shè)備報(bào)廢處理階段：可對(duì)部門相關(guān)的檔案進(jìn)行銷毀或留存，銷毀的主要是與醫(yī)院主要業(yè)務(wù)關(guān)系不大的相關(guān)設(shè)備的檔案，留存主要是與醫(yī)院主要業(yè)務(wù)相關(guān)且能作為歷史見證的檔案[3]。

2 醫(yī)療設(shè)備檔案管理流程的工作方法

（1）建立相應(yīng)規(guī)章制度。為了確保醫(yī)療設(shè)備檔案管理的順利實(shí)施，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)制定《醫(yī)療設(shè)備檔案管理辦法》。（2）確定歸檔范圍和原則。通常情況下，歸檔范圍和原則由醫(yī)院的業(yè)務(wù)內(nèi)容所決定。本院醫(yī)療設(shè)備檔案歸檔范圍：論證報(bào)告、標(biāo)書、中標(biāo)通知書、購置清單、發(fā)票、驗(yàn)收單、申購報(bào)告、培訓(xùn)單、設(shè)備參數(shù)、合同、院長辦公會(huì)紀(jì)要、報(bào)價(jià)單等。我院醫(yī)療設(shè)備檔案歸檔原則：5萬元以上醫(yī)療設(shè)備，一個(gè)設(shè)備對(duì)應(yīng)一份檔案；5萬元以下設(shè)備，一類設(shè)備對(duì)應(yīng)一份檔案。價(jià)值不高但精密度要求高的設(shè)備，建立特殊檔案，一個(gè)設(shè)備對(duì)應(yīng)一個(gè)檔案，比如精密儀表、計(jì)量儀器等[4]。（3）堅(jiān)持“四同步”管理。為了確保設(shè)備檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率，要確保檔案員或兼職檔案員同步參與到合同訂立、重大維修、設(shè)備論證、開箱驗(yàn)收中。（4）確定醫(yī)療設(shè)備檔案的組卷原則。方便后期利用和查找是醫(yī)療設(shè)備檔案的組卷原則，通常情況下由設(shè)備管理部門檔案員根據(jù)設(shè)備檔案的內(nèi)容、載體和形成規(guī)律對(duì)歸檔材料進(jìn)行組卷，并把整理好的設(shè)備文件材料按歸檔年度向院檔案科移交[5]。（5）建立科學(xué)的借閱制度。在醫(yī)療設(shè)備最初的安裝、使用階段，隨機(jī)的安裝手冊(cè)、說明書等技術(shù)性資料最常被借用，而科學(xué)的借閱制度不僅能方便設(shè)備檔案的借閱，還能確保檔案的完整性和安全性。本院的借閱制度是先歸檔后借出，有時(shí)也會(huì)借閱相關(guān)檔案的復(fù)印資料，先歸檔后借出能督促員工及時(shí)歸檔，確保檔案的安全；復(fù)印資料能提高科室使用檔案的周期，放緩檔案的磨損。（6）建立有效的監(jiān)督機(jī)制。本院的設(shè)備檔案管理直接由院長領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)行嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)科室的帳、卡、物以及相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行定期或不定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題責(zé)令其進(jìn)行整改，并把檢查結(jié)果與科室的績效考核成績掛鉤，并在月工資和年終評(píng)獎(jiǎng)中體現(xiàn)出來。（7）建立設(shè)備檔案信息庫。對(duì)于30萬以上的設(shè)備，我院每月都會(huì)對(duì)其使用效率進(jìn)行分析，并由專門的設(shè)備檔案管理人員把相關(guān)的信息數(shù)據(jù)錄入電腦中，建立數(shù)據(jù)庫，方便以后的查閱和管理[6]。（8）設(shè)備檔案信息的全程收集。從設(shè)備采購申請(qǐng)到安裝與驗(yàn)收至設(shè)備報(bào)廢的全過程都應(yīng)進(jìn)行檔案信息的收集，為后期的設(shè)備的采購、安裝、使用提供數(shù)據(jù)支撐。

3 討論

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)院設(shè)備管理的一部分，對(duì)于醫(yī)院日常事務(wù)的開展具有積極的作用：指導(dǎo)和監(jiān)督設(shè)備的購置；服務(wù)服務(wù)醫(yī)院中心工作的開展；為醫(yī)療或經(jīng)濟(jì)糾紛提供有效法律憑證。醫(yī)療設(shè)備價(jià)格昂貴、采購過程復(fù)雜，尤其是需省衛(wèi)生廳批準(zhǔn)的乙類大型設(shè)備，而檔案管理能為設(shè)備的購置提供信息支撐，為設(shè)備管理委員會(huì)討論、設(shè)備論證申請(qǐng)、招標(biāo)、可行性研究分析提高參考依據(jù)，為決策層的最終決策提供有力證據(jù)，最大限度地發(fā)揮檔案的指導(dǎo)和監(jiān)督作用，避免不必要、無效的購置，為醫(yī)院節(jié)省資金支出[7]。進(jìn)行設(shè)備檔案管理的最終目標(biāo)是為了服務(wù)醫(yī)院中心工作，保證各醫(yī)療設(shè)備的正常運(yùn)行，方便醫(yī)院中心工作的順利開展。比如，當(dāng)一個(gè)醫(yī)療設(shè)備出現(xiàn)故障后，如果讓廠家來修，不僅會(huì)有費(fèi)用支出，維修周期也較長，而設(shè)備的檔案管理儲(chǔ)備了完成的信息，醫(yī)院醫(yī)學(xué)工程師根據(jù)檔案的技術(shù)信息就可以很快修復(fù)醫(yī)療設(shè)備，不僅節(jié)省了一大筆維修資金支出，還積累了一定的技術(shù)儲(chǔ)備。進(jìn)行設(shè)備檔案管理的另一目的是為醫(yī)療或經(jīng)濟(jì)糾紛提供有效法律憑證。在科技昌名、技術(shù)先進(jìn)的今天，誤診和漏診也不是完全能避免的，一部分是由主管因素造成的，一部分是由醫(yī)療設(shè)備造成的。而設(shè)備檔案管理能出具原始憑證，劃清責(zé)任，幫助患者維護(hù)自己的權(quán)益[8]。如果在正常使用的過程中，醫(yī)療設(shè)備發(fā)生故障而廠商不愿意提供服務(wù)或服務(wù)不合符原先的約定時(shí)，醫(yī)院可向有關(guān)部門出具法律憑證，維護(hù)自身的合法權(quán)利?？傊?，要不斷完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理流程的工作方法，發(fā)揮檔案管理的最大作用，提高醫(yī)院整體的管理水平。

[1] 陳宏文.醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的探討[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2007, 28(3)：46-47.

[2] 童斌.醫(yī)療設(shè)備維修管理的幾點(diǎn)問題與對(duì)策[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備, 2010,31(1)：91-92.

[3] 章潔,史維新.淺談當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點(diǎn)及對(duì)策[J].檔案與建設(shè),2011(10)：67-68.

[4] 劉偉.加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理提高設(shè)備的使用效益[J].中國醫(yī)療設(shè)備,2010,25(9)：75-76.

[5] 曾冬梅,張正軍.精益管理在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中的應(yīng)用[J].中國醫(yī)療設(shè)備,2013,28(2)：63-64,57.

[6] 朱學(xué)君.醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作實(shí)踐與體會(huì)[J].現(xiàn)代醫(yī)院,2010, 10(3)：134-136.

[7] 劉延祥.現(xiàn)代醫(yī)療設(shè)備科學(xué)管理模式的思考[J].當(dāng)代醫(yī)學(xué),2008, (18)：27-29.

[8] 高揚(yáng),趙昕峰.淺析醫(yī)療設(shè)備管理和設(shè)備維護(hù)[J].當(dāng)代醫(yī)學(xué),2013, 19(33)：12-13.

10.3969/j.issn.1009-4393.2015.10.009

廣西 541001 廣西桂林醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院設(shè)備科 （湯建華）