□代 偉

檔案管理工作是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性的工作，是由專業(yè)人員對(duì)檔案進(jìn)行管理并服務(wù)于檔案利用者的活動(dòng)。它有較長的發(fā)展史，隨著信息時(shí)代的到來，經(jīng)歷了由紙質(zhì)檔案向電子檔案的管理方式的轉(zhuǎn)變。在轉(zhuǎn)變過程中，由于技術(shù)升級(jí)、管理方式與理念等的轉(zhuǎn)變速度不同步，檔案管理工作面臨著較大的挑戰(zhàn)，需要檔案管理工作者對(duì)檔案信息進(jìn)行更透徹的分析與處理，加強(qiáng)檔案管理工作的建設(shè)，使檔案信息發(fā)揮更大的社會(huì)價(jià)值。

一、檔案管理工作面臨的問題

(一)存在數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。目前，電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)主要包括磁盤、磁帶、光盤等［1］，這些存儲(chǔ)介質(zhì)能夠?yàn)殡娮訖n案的存儲(chǔ)提供便捷，但同時(shí)也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，其本身具有一定的壽命，限制了檔案信息的存儲(chǔ)時(shí)間，另外在使用過程中也會(huì)發(fā)生磨損等問題，使數(shù)據(jù)面臨缺失的風(fēng)險(xiǎn)。

(二)未建立完善的管理制度。良好的管理制度能使得檔案信息長期、安全地保存與使用，但目前仍存在著不少信息泄露與缺失的現(xiàn)象，這說明管理制度方面有些滯后，沒能建立起完善的檢測、維護(hù)制度，需要加強(qiáng)力度進(jìn)行完善并建立相應(yīng)的法律體系進(jìn)行保障。

(三)管理思維與方式滯后。檔案信息量大，使得管理工作十分復(fù)雜，在管理過程中遇到問題時(shí)，原因往往撲朔迷離，無從下手，過度探求原因浪費(fèi)時(shí)間，需要轉(zhuǎn)變思維方式，遇到問題時(shí)更多地探索解決之道，這就要求對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，改變落后的管理方式。

二、促進(jìn)檔案管理工作建設(shè)的措施

(一)轉(zhuǎn)變思維方式。目前，在檔案信息開發(fā)過程中，檔案人員遇到問題時(shí)往往以探究問題出現(xiàn)的原因?yàn)樗季S出發(fā)點(diǎn)，這樣會(huì)浪費(fèi)時(shí)間與精力，而且這種思維方式不適用于在檔案開發(fā)或管理過程中解決實(shí)際問題。因此，對(duì)于檔案管理工作的建設(shè)，檔案人員除了要學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)理論知識(shí)，更要學(xué)會(huì)改變思維方式，化探究原因?yàn)樘剿鹘鉀Q方案，這樣會(huì)使得檔案建設(shè)工作更高效。另外，檔案人員要以客觀思維方式處理檔案信息，切忌個(gè)人的主觀判斷，保證檔案信息的科學(xué)性與合理性。

(二)建立合適的檔案管理制度。檔案對(duì)于檔案利用者而言是相當(dāng)重要的，檔案人員有責(zé)任將其妥善保管及管理。隨著信息時(shí)代的到來，檔案信息也越來越發(fā)揮著其價(jià)值，對(duì)檔案管理的要求也相應(yīng)有所提高。為保證檔案信息的安全性、真實(shí)性，需要加大力度完善制度，對(duì)通訊設(shè)備、服務(wù)器等網(wǎng)絡(luò)上允許并支持檔案管理機(jī)構(gòu)的內(nèi)部系統(tǒng)以及數(shù)字化信息檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的定期維護(hù)等制定管理制度;為提高經(jīng)濟(jì)效益，需要加強(qiáng)檔案人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)及成本控制意識(shí)，加強(qiáng)各類檔案管理部門之間的溝通與交流，保證檔案工作的合理運(yùn)行。此外，還要健全相關(guān)法律，防止檔案信息的泄露與濫用。

(三)“雙管齊下”，確保檔案完整性。當(dāng)前，電子檔案的數(shù)量逐年遞增，電子檔案在一定程度上可以減輕工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高檔案信息的搜索與提取速度，節(jié)省人力物力。加強(qiáng)電子檔案的管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量，使使用者更便捷地提取信息，還可以迅速地實(shí)現(xiàn)信息的篩選。電子檔案存儲(chǔ)的信息更多樣化，包括圖片、聲音、文字、影像等，加強(qiáng)管理，能夠滿足用戶更多樣化的需求。但是，電子檔案存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，在管理過程中需要格外謹(jǐn)慎，因此對(duì)于一些特別重要的文件、信息可以選擇性用傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存方式進(jìn)行管理，并對(duì)紙質(zhì)檔案采取相應(yīng)的維護(hù)措施，這樣“雙管齊下”，最大限度地節(jié)約資源與保證檔案的完整及安全。

(四)加強(qiáng)技術(shù)開發(fā)與管理方式升級(jí)。檔案數(shù)字化已成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，它不僅具有社會(huì)價(jià)值，還具有經(jīng)濟(jì)價(jià)值。相對(duì)于電子檔案的發(fā)展需求速度，檔案的管理方式與技術(shù)開發(fā)速度較慢，遠(yuǎn)不能滿足人們的需求，因此加強(qiáng)檔案管理工作的建設(shè)，必須重視技術(shù)與管理方式的升級(jí)，加大技術(shù)的開發(fā)，培養(yǎng)相應(yīng)人才，轉(zhuǎn)換管理方式，實(shí)現(xiàn)需求的最大化滿足。

三、結(jié)語

檔案是一項(xiàng)重要的社會(huì)資源，為社會(huì)、國家?guī)砹司薮蟮膬r(jià)值，正確有效的管理可以使其具有不可估量的意義。對(duì)于檔案管理工作的建設(shè)，需要在不斷探索的過程中進(jìn)行創(chuàng)新，可以保留傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)良方式，并在此基礎(chǔ)上運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行管理，不僅可以提高管理效率，還能夠保證信息的完整性與安全性。另外，在思維方式與管理方式上進(jìn)行革新也有利于檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，使其更好地滿足當(dāng)今人們對(duì)信息的需求。

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［4］T·庫克，李音.銘記未來——檔案在建構(gòu)社會(huì)記憶中的作用［J］.檔案學(xué)通訊，2002，2

［5］趙春暉.淺談當(dāng)今檔案數(shù)字化建設(shè)［J］.黑龍江科技信息，2007，20

［6］宋巖.檔案數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢［J］.肇慶學(xué)院學(xué)報(bào)，2005，6