李鑫

摘 要：檔案，是各類單位或個(gè)人在社會活動中直接形成的供檢查保存的各種形式的歷史記錄。本文介紹了傳統(tǒng)檔案材料的形式與管理情況、電子檔案材料的形式與管理情況，并對比分析了電子檔案與傳統(tǒng)檔案之間的關(guān)系，提出了在未來相當(dāng)長的時(shí)間內(nèi)，將會出現(xiàn)電子檔案與傳統(tǒng)檔案并存的檔案管理工作時(shí)代，在這個(gè)時(shí)代內(nèi)電子檔案的應(yīng)用比例將會越來越多的結(jié)論。結(jié)合我省電子檔案管理工作的現(xiàn)狀，分析了我省與先進(jìn)省份在電子檔案管理工作中的差距與不足，針對差距與不足提出了進(jìn)一步加強(qiáng)我省電子檔案管理工作水平的建議和思考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；電子檔案；傳統(tǒng)檔案；對比；發(fā)展趨勢

隨著人類社會的不斷進(jìn)步和發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)的普及對人類社會的各項(xiàng)活動產(chǎn)生了極其深遠(yuǎn)的影響，電子文件檔案隨之產(chǎn)生?，F(xiàn)如今，電子檔案的形成與應(yīng)用已非常普遍，如何正確認(rèn)識電子檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作的關(guān)系，以及如何進(jìn)一步加強(qiáng)我省電子檔案管理工作水平是一個(gè)不斷改進(jìn)、創(chuàng)新的課題。

一、傳統(tǒng)檔案與管理

檔案，是各類單位或個(gè)人在社會活動中直接形成的供檢查保存的各種形式的歷史記錄。檔案形成的目的有兩個(gè)方面：其一是有意識的進(jìn)行檔案的收集整理，是按照檔案法的要求和檔案管理工作的程序在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成的人事檔案、會議記錄、憑證票據(jù)、錄影錄音、圖片、紙質(zhì)文件等檔案材料的收集、整理分類、保管與統(tǒng)計(jì)工作；其二，是為了解決、處理現(xiàn)實(shí)問題而產(chǎn)生的隨機(jī)事件的相關(guān)檔案材料的收集、整理分類、保管與統(tǒng)計(jì)工作。檔案的存儲時(shí)間，有長期永久存儲和長期（16年——50年）存儲、短期（15年以下）存儲。傳統(tǒng)檔案材料的形式多種多樣，有人事檔案、會議記錄、憑證票據(jù)、錄影錄音、圖片、紙質(zhì)文件、實(shí)物等。傳統(tǒng)檔案材料以紙質(zhì)材料為主，包括人事檔案、會議記錄、憑證票據(jù)、文件、契約、相片等。

二、電子檔案與管理

電子檔案材料，與傳統(tǒng)檔案材料不同，材料是依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)的電子WOED、電子EXCL、電子軟件的信息集成、電子影音影像與圖片。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，目前在檔案界已經(jīng)不同程度的開展電子檔案管理相關(guān)工作，是這科學(xué)技術(shù)發(fā)展對檔案管理工作的影響趨勢所在。從電子檔案材料的保管內(nèi)容來看，與傳統(tǒng)檔案材料的內(nèi)容是統(tǒng)一的，是傳統(tǒng)檔案材料的另一種信息載體。但是，其保管的形式發(fā)生了改變，其占空空間小、保管對環(huán)境條件的要求低、便于檢索和統(tǒng)計(jì)是其相對于傳統(tǒng)檔案材料的優(yōu)勢所在。

三、傳統(tǒng)檔案與電子檔案的關(guān)系

隨著無紙化辦公趨勢的發(fā)展，電子檔案材料在檔案管理中應(yīng)用的比例勢必越來越大。但是，傳統(tǒng)檔案材料還有其歷史真實(shí)性的特點(diǎn)必然短期內(nèi)不可能被電子檔案完全取代。也就是說，在未來相當(dāng)長的時(shí)間內(nèi)，將會出現(xiàn)電子檔案與傳統(tǒng)檔案并存的檔案管理工作時(shí)代，在這個(gè)時(shí)代內(nèi)電子檔案的應(yīng)用比例將會越來越多。

對于一些非重要的檔案材料，完全可以用電子檔案來進(jìn)行管理，無紙化辦公，依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和檔案管理軟件，簡化辦公程序，方便快捷。對于一些重要的文件，需要長期保管或永久保管，傳統(tǒng)檔案材料的安全性和長久性就表現(xiàn)出不足，因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案材料隨著時(shí)間的推移會發(fā)生磁性消失、字跡老化、變色、潮濕發(fā)霉、蟲鼠破壞、火災(zāi)水害等問題，一旦檔案材料破壞就永久的喪失了檔案材料，給檔案管理工作帶來徹底的破壞。為了增加檔案保管的安全性和長久性，可以使用傳統(tǒng)檔案材料與電子檔案材料并存的方式來開展檔案管理工作。電子檔案可以存儲在計(jì)算機(jī)硬盤內(nèi)，移動硬盤內(nèi)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化資源庫內(nèi)，便于備份，能夠永久保存。

隨著檔案管理工作的系統(tǒng)化推進(jìn)，依靠檔案管理推進(jìn)工作過程進(jìn)一步科學(xué)化的局面將會出現(xiàn)，因此在這樣的工作背景下，可能不再是現(xiàn)有傳統(tǒng)檔案材料，之后使用傳統(tǒng)檔案材料進(jìn)行電子檔案的備份和復(fù)制，未來可能是建立系統(tǒng)的檔案管理規(guī)范和管理流程，先有電子檔案材料的應(yīng)用構(gòu)成現(xiàn)實(shí)有效后，方有重要文件的紙質(zhì)化備份。

四、我省電子檔案管理的形勢與分析

依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和檔案管理軟件的平臺，目前檔案管理工作網(wǎng)站已經(jīng)普及，并初步實(shí)現(xiàn)了部分電子檔案材料的網(wǎng)絡(luò)化交接、檔案信息公開、檔案材料查詢、檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)預(yù)約等功能。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，我省檔案管理工作網(wǎng)站與先進(jìn)省份相比，在經(jīng)費(fèi)投入、基礎(chǔ)建設(shè)、發(fā)展規(guī)模、技術(shù)成果應(yīng)用等方向還存在一定的差距，需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作網(wǎng)站的科技研發(fā)與推廣。

具體來說，要橫向聯(lián)合各個(gè)檔案館，縱向聯(lián)合具備學(xué)術(shù)科研能力的高校，圍繞電子檔案管理工作建設(shè)需要的問題，聚合力解決問題。圍繞相關(guān)軟件和網(wǎng)站的功能建設(shè)和特色發(fā)展，圍繞各單位之間的檔案建設(shè)資源共享，圍繞檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程交接功能的改進(jìn)，圍繞電子檔案的安全防控，圍繞電子檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)等問題積極開展科研攻關(guān)與技術(shù)成果推廣。其中，最基礎(chǔ)性的工作內(nèi)容是實(shí)現(xiàn)電子檔案的“儲存”功能以及電子檔案的“檢索”功能以及電子檔案的辦公“交接”功能。

五、結(jié)束語

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及發(fā)展和無紙化辦公的廣泛應(yīng)用，一種新型的檔案載體——電子檔案，其應(yīng)用與發(fā)展趨勢，勢不可擋，它的出現(xiàn)打破了傳統(tǒng)檔案的弊端，是傳統(tǒng)檔案管理工作的發(fā)展和補(bǔ)充。我們要重視電子檔案管理工作的意義，明確建設(shè)方向與建設(shè)重點(diǎn)，不斷推進(jìn)我省電子檔案管理工作水平的提升。

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