李 明

湖南城建職業(yè)技術學院，湖南 湘潭 411101

電子文件是紙質文件發(fā)展到一定程度為適應檔案信息化發(fā)展的一種新型的信息記錄形式，它給人們的工作、生活帶來了極大便利的同時也因其自身信息安全性、穩(wěn)定性等因素削弱了電子文件的法律效應，電子文件法律效力的認可度明顯低于紙質文件法律效力。

一、電子文件法律效力的影響因素

(一)影響電子文件法律效力的內在因素

一方面，來自于電子文件內容的原有屬性問題。電子文件內容本身易修改(同一份電子文件也可在各種不同儲存設備中儲存，因而其內容本身被修改的可能性大)、內容形式易于變化(電子文件的格式、軟件的升級等技術手段均可以引起電子文件內容形式的變化)、內容字跡可變更性(電子文件的內容字跡是可以隨意變更的，在法律認證的文件的原始唯一性上，而電子文件是很難從字體、字號、版式上辨別其原有屬性);另一方面，來自于電子文件的應用管理方式。電子文件由于存儲載體的不確定(電子文件由于其可以隨意將內容復制粘貼任意儲存變換載體形式，因而其原始屬性難以保證)、電子文件所處環(huán)境的不確定(電子文件所處環(huán)境也存在很多不安全因素，如存儲設備故障、病毒侵入等因素均可能破壞電子文件內容的原有屬性)、電子文件管理制度與方法的不完善(電子文件作為一種新型的信息記錄形式，其管理制度與方法仍存在很多的弊端，至今我國尚未形成一套完善的電子文件標準化管理方法)。

(二)影響電子文件法律效力的外在因素

通常情況下，電子文件法律效力低于紙質文件法律效應，這不僅與電子文件的原有屬性與特點有關，而且與信息行業(yè)的發(fā)展(電子文件本身安全風險的降低有賴于信息行業(yè)技術的革新發(fā)展與進步)、相關法律法規(guī)的規(guī)范(在影響電子文件法律效力的外在因素中，法律的規(guī)范與政策的支持是非常重要的，但法律支持電子文件的法律效力也要建立在政策支持，電子文件各項法規(guī)、管理均規(guī)范化的前提之下，只有當電子文件管理各方面都規(guī)范合理了，電子文件在法律上的效力才會得到進一步認可)、人們對電子文件的接納程度(當提到文件，人們往往第一時間想到的卻僅僅是紙質文件，大多數(shù)人只認可紙質文件，并將“紙質文件作為信息記錄的主要載體”)等外在因素有關。

二、強化電子文件法律效力的措施

(一)加強信息技術的創(chuàng)新與實踐，確保電子文件的真實與完整

對于電子文件來說，保證其本身內容的真實與完整是至關重要的，這也是保障電子文件法律效力的根本之道，這就需要加強元數(shù)據等信息技術的創(chuàng)新與實踐。(1)利用元數(shù)據與背景信息的管理，確保電子文件的原有屬性。元數(shù)據能夠忠實記錄電子文件的形成等整個管理過程，不僅可以確保其文件的原有屬性，也可以判斷電子文件在進行法律認定時與其原始信息內容是否一致。而通過對背景信息的管理，能夠監(jiān)控電子文件的整個業(yè)務活動流程，確保電子文件在各項工作中的正常記錄與存儲。因此，結合元數(shù)據與背景信息的實際功用，我們可以充分利用對元數(shù)據和背景信息的管理來確保電子文件法律效力。(2)加強電子文件的應用管理，確保電子文件的正常運行。及時為電子文件配備合適的系統(tǒng)環(huán)境，能有效避免系統(tǒng)的不兼容，在系統(tǒng)升級或更新時提前做好電子文件的格式轉換、存儲、歸檔、加密、解密等工作。(3)加強信息安全技術創(chuàng)新與實踐，確保電子文件的安全。需加強信息安全技術的創(chuàng)新與實踐，采取有效的安全技術保障措施，以防范黑客攻擊、病毒入侵，加強反病毒軟件、防火墻等技術的研究。

(二)加強法律法制建設，提升電子文件的法律效力

電子文件的法律效力最終還應專門的法律來對電子文件進行界定，加強電子文件的法律法制建設。(1)加快電子文件的立法工作，確認電子文件的法律效力。目前，我國僅發(fā)布了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》國家標準，該標準規(guī)定了在公務活動中產生，具有保存價值電子文件的形成、積累、歸檔、保管、統(tǒng)計、利用的一般方法，對電子文件的管理應用提供了較為詳實的參考。2003年頒布的《電子簽章條例》也首次確認了電子文件與電子簽章的法律效力，而2005年正式頒布實行的《電子簽名法》則成為了“中國首部真正意義上的信息化法律”，對電子簽名做出了法律明文規(guī)定，也為電子文件管理法制化提供了基本依據。在《檔案法》中也明文規(guī)定國家檔案館所保管的電子文件具有法律效力是可行的，但專門針對電子文件的立法還未有出臺。(2)修改完善現(xiàn)行法律法規(guī)，提升電子文件的法律效力。目前我國已有法律法規(guī)規(guī)定的傳統(tǒng)證據類型中，還未有完全認定電子文件的法律效力，這與當時制定這些法律法規(guī)的時代發(fā)展和科學技術水平的有關，而根據現(xiàn)在的情況來說，完全可以結合實際工作在已有立法的基礎上對相關法律法規(guī)進行修訂和完善，明確電子文件的法律地位，并制定法律法規(guī)相配套的切實可行的電子文件相關法規(guī)及細則。

(三)合理有效整合資源、加大投入與宣傳，加強電子文件的法制建設

電子文件的法制建設離不開檔案的信息化建設，無論是檔案、信息平臺的建設還是基礎數(shù)據庫等建設，都需要大量的人力、物力、財力的投入。(1)加強政府對電子文件的法制管理與重視程度，加大對電子文件的資金投入力度。(2)合理有效整合資源，加強社會化合作。有效吸收優(yōu)質資金投入到電子文件的法制建設中來，拓寬資金來源渠道，提升電子文件的社會與經濟效益。(3)加大對電子文件的編研工作。加大對電子文件的開發(fā)與利用，根據對電子文件相關產業(yè)的需求構建獨特的電子文件相應產品，將電子文件的法律效力與電子文件的知識產權有效結合。同時，加強相應的理論與實踐應用研究，為電子文件的法律效力提供論證依據。(4)重視專技人員的培養(yǎng)，促進技術的交流與共享。拓寬專技人員的培養(yǎng)領域，采用多渠道培養(yǎng)具有綜合職業(yè)能力與法律化、信息化的專業(yè)復合型人才，同時，不斷促進各部門間的技術交流與共享以達到優(yōu)勢互補。(5)加強電子文件法律法規(guī)的相關宣傳力度，提高民眾對電子文件的利用與認可程度，提高電子文件的法律效力。

(四)加強跨區(qū)域部門間合作與授權，推進電子文件的法律認證體系建設

當前，電子文件實現(xiàn)法律效力主要通過兩種方式，一種是通過文件制發(fā)單位按照法定程序來確保電子文檔的法律效力，另一種是通過授權第三方(如檔案館等公共機構)賦予電子文件的法律效力。在過去傳統(tǒng)的紙質文件時代，若當事人要取得完全有法律效力的文件就必須取得發(fā)文單位的主管簽名并加蓋公章，這種方式不但手續(xù)繁瑣而且效率低下，也容易受到人為因素干擾，而隨著信息技術的發(fā)展加強跨區(qū)域部門間合作與授權則能夠改變這種局面。權利相關認證部門可通過簽署法律形式認證文件將已具有法律效力的官方電子文件授予檔案館等公共機構的第三方，民眾只需要對公共機構中的電子檔案進行查詢，由該第三方機構對電子文件進行認定后即可確認其法律效力，這樣既簡化了電子文件法律認定的工作流程又避免了人為干擾維護了法律公正。隨著互聯(lián)網的發(fā)展，民眾已可以足不出戶通過電子簽章等技術的支持在政府的信息公開網站查閱就獲得到關乎自身利益的具有法律效力的信息。因此，各區(qū)域部門間應加強合作與授權，構筑法律的電子政務平臺，整合各類信息資源，促進電子政務信息的公開與共享，通過法律的電子政務平臺的認證授權，確保電子文件的法律效力，推進電子文件的法律認證體系建設。

［1］王向東.國外電子文件管理咨詢服務研究［J］.檔案學通訊，2010(2):66-70.

［2］陳勇，張文茜.論電子文件證據的法律效力［J］.浙江檔案，2012(10):11-13.

［3］馮惠玲.電子文件風險管理［M］.北京:中國人民大學出版社，2008.

［4］向立文.電子文件風險管理機制的構建［J］.檔案學通訊，2009(2):66-69.

［5］王少輝.論電子文件法律證據效力的影響因素和保障對策［J］.檔案學研究，2003(4):27.