文/梁淑儀 廣州市萬(wàn)德投資管理有限公司 廣東 廣州 511442

淺淡房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式

文/梁淑儀 廣州市萬(wàn)德投資管理有限公司 廣東 廣州 511442

隨著我國(guó)對(duì)房地產(chǎn)建設(shè)的政策越來(lái)越嚴(yán)格，各項(xiàng)管理制度不斷地在完善，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案也受到檔案管理部門(mén)的重視與肯定。那么，如何讓房地產(chǎn)企業(yè)檔案更好的發(fā)揮它應(yīng)有的作用呢？本人結(jié)合自身的檔案工作經(jīng)歷與管理經(jīng)驗(yàn)，談?wù)剻n案管理的創(chuàng)新與服務(wù)模式。

房地產(chǎn)企業(yè)；檔案管理；創(chuàng)新；服務(wù)模式

做好房地產(chǎn)企業(yè)檔案的工作，檔案管理的創(chuàng)新與服務(wù)是重要而關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。創(chuàng)新與服務(wù)模式是有別于傳統(tǒng)的管理經(jīng)驗(yàn)，但也必須是依附在傳統(tǒng)管理的基礎(chǔ)之上，區(qū)別是在于我們用起來(lái)怎樣才可以更得心應(yīng)手，以及更適合房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理。本人認(rèn)為可以從以下幾方面來(lái)進(jìn)行探索與實(shí)施！

一、設(shè)置企業(yè)檔案管理部門(mén)的要求

檔案管理部門(mén)在企業(yè)的整個(gè)體系來(lái)看，一般是不會(huì)直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的，鑒于這個(gè)特點(diǎn)，大多數(shù)企業(yè)的各業(yè)務(wù)部門(mén)也不是特別的重視。那么，要想更好地解決檔案管理這個(gè)問(wèn)題，就得首先要企業(yè)的總經(jīng)理有檔案管理的意識(shí)，在設(shè)置檔案管理部門(mén)時(shí)，應(yīng)由隸屬于總經(jīng)理直接管理的部門(mén)來(lái)管理，在企業(yè)業(yè)各業(yè)務(wù)部門(mén)設(shè)定一位兼職檔案員，并把兼職檔案員收編于檔案管理部門(mén)管理，經(jīng)過(guò)這樣的設(shè)置所起的作用是最好，最直接的。接收檔案后，在整理的過(guò)程中，可發(fā)現(xiàn)企業(yè)存在的問(wèn)題，并可及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)反映，并進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化。

二、設(shè)定企業(yè)檔案的文件密級(jí)

設(shè)立企業(yè)的文件密級(jí)，可以加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理，規(guī)范文件密級(jí)的管理工作，對(duì)密級(jí)文件進(jìn)行有效控制，防止文件泄密行為的發(fā)生。企業(yè)檔案的密級(jí)，可以參考國(guó)家的相關(guān)規(guī)定來(lái)設(shè)定，但建議不能與國(guó)家的密級(jí)等級(jí)“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”的文字表達(dá)方式一致，可根據(jù)房地產(chǎn)企業(yè)自身的特點(diǎn)，自行設(shè)立密級(jí)標(biāo)識(shí)。如：“企業(yè)絕密”、“企業(yè)機(jī)密”、“企業(yè)秘密”，或“AAA級(jí)”、“AA級(jí)”、“A級(jí)”，或“公司A級(jí)”、“公司B級(jí)”、“公司C級(jí)”等等，形式可多樣化。

文件密級(jí)管理制度可由檔案管理部門(mén)制定并推廣實(shí)施。在制定的過(guò)程中，需明確以下幾點(diǎn)：各部門(mén)的職責(zé)與分工，文件密級(jí)如何分類(lèi)，文件密級(jí)由誰(shuí)定立，文件密級(jí)怎樣標(biāo)識(shí)等等。在企業(yè)形成的每一份文件當(dāng)中，需要定密的，在擬寫(xiě)或接收時(shí)就需要確定文件密級(jí)，并作出標(biāo)識(shí)；若沒(méi)有任何標(biāo)識(shí)的，則視作無(wú)密文件處理歸檔。

三、制定企業(yè)檔案管理分類(lèi)方案

制定企業(yè)檔案管理的分類(lèi)方案，是加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，充分發(fā)揮檔案的作用，更好地為企業(yè)的各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案管理分類(lèi)方案的設(shè)定，需要完成以下幾個(gè)步驟：1、全面了解整個(gè)企業(yè)所有已形成的文件，以及隨著企業(yè)的發(fā)展?fàn)畲?，將?lái)可能會(huì)形成的文件。2、根據(jù)國(guó)家已確立的檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)自身的特點(diǎn)，擬定企業(yè)文件的歸檔范圍、歸檔時(shí)間及保管期限。3、設(shè)立檔案類(lèi)型、分類(lèi)原則、分類(lèi)方法、檔號(hào)結(jié)構(gòu)等細(xì)則。4、檔案的分類(lèi)方案制定后，向各業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行意見(jiàn)征求，在不改變檔案管理的原則下結(jié)合實(shí)際的問(wèn)題進(jìn)行修改并完善。

分類(lèi)方案在正式實(shí)施過(guò)程中，需要各種與檔案相關(guān)的流程配合操作，如：檔案移交流程、檔案利用流程等。首先，需要對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)的兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)；其次，到各業(yè)務(wù)部門(mén)現(xiàn)場(chǎng)對(duì)收集、整理、移交、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)作指導(dǎo)；最后，就是檔案管理部門(mén)如何更合理地對(duì)所接收的檔案進(jìn)行歸檔管理。

四、啟動(dòng)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)

當(dāng)企業(yè)發(fā)展到一定程度時(shí)，所形成的檔案數(shù)量也是驚人的。為了能更方便、更快捷、更直接地利用企業(yè)檔案，那么，啟動(dòng)檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)必然的趨勢(shì)?，F(xiàn)代化的管理，離不開(kāi)電子化的操作，挑選一個(gè)適合企業(yè)發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)，所表現(xiàn)出來(lái)的強(qiáng)大功能，是傳統(tǒng)手工管理的一個(gè)劃時(shí)代的體現(xiàn)，猶如錦上添花，如虎添翼。

五、完善企業(yè)檔案利用與服務(wù)模式

檔案利用與服務(wù)是企業(yè)檔案工作重要而關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，做好檔案利用與服務(wù)工作，是企業(yè)檔案管理部門(mén)和檔案工作者的重要職責(zé)。

所謂的檔案利用，是利用者以查閱、借閱、復(fù)制等方式使用檔案的活動(dòng)。在建立企業(yè)檔案利用制度時(shí)，是需要根據(jù)上文所提到的文件密級(jí)來(lái)確定檔案審批的流程。文件密級(jí)越高，重視程度則越大，審批流程越需謹(jǐn)慎。同時(shí)，檔案的利用制度里，需要體現(xiàn)以下幾方面：1、利用部門(mén)與檔案管理部門(mén)的職責(zé)與分工；2、檔案利用形式的確立，不同的形式，所走的流程不一樣；3、檔案的歸還與續(xù)借流程；4、檔案利用過(guò)程中的維護(hù)；5、檔案利用效果的登記等等。

所謂的檔案服務(wù)，從狹義來(lái)講，則主要指企業(yè)檔案管理部門(mén)以室藏檔案信息資源為基礎(chǔ)，以滿(mǎn)足利用者某方面需求為目的，通過(guò)一定的方式和途徑主動(dòng)為利用者提供服務(wù)的工作。在檔案的服務(wù)中，檔案管理部門(mén)是主體因素。檔案服務(wù)是由檔案管理部門(mén)提出的一種與傳統(tǒng)檔案利用工作不同的新理念，需主動(dòng)開(kāi)展各種檔案服務(wù)，如：檔案的展覽、公布與開(kāi)放檔案、編輯出版檔案文獻(xiàn)匯編或檔案參考資料、開(kāi)展與媒體的合作等等。此舉措既能提高企業(yè)自身的企業(yè)文化，又能提高企業(yè)的知名度，并強(qiáng)化員工對(duì)企業(yè)的向心力。

綜合以上幾方面，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理將會(huì)進(jìn)入一個(gè)創(chuàng)新與先進(jìn)并舉的管理模式，本人也會(huì)在檔案工作中不停地探索與創(chuàng)新，堅(jiān)持各項(xiàng)檔案管理原則，更好地保證檔案管理的與時(shí)俱進(jìn)。