朱金花

摘要：本文以高職院校檔案管理工作中所存在的問題為突破口，分析高職院校實(shí)施檔案管理信息化的可行性，進(jìn)而闡述信息技術(shù)在高職院校檔案管理工作中應(yīng)用的具體體現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù) 高職院校 檔案管理 可行性

隨著高校信息化的不斷發(fā)展，高校的檔案管理工作也要朝著檔案信息化方向發(fā)展。檔案信息化建設(shè)需要依賴信息技術(shù)的支撐，通過先進(jìn)的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理手段、方式以及管理人員素質(zhì)的提升，優(yōu)化高校檔案管理結(jié)構(gòu)，提高檔案管理工作效率。

1 當(dāng)前高職院校檔案管理的現(xiàn)狀

高校檔案管理工作關(guān)系到高校的日?；顒?，提高檔案管理信息化是我國高職院校構(gòu)建數(shù)字化校園的重要內(nèi)容，也是提高高職院校檔案管理水平的重要途徑。雖然高職院校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息技術(shù)與檔案管理工作的融合，但是據(jù)目前高職院校的檔案管理工作現(xiàn)狀看，仍然存在不少的問題：

1.1 信息技術(shù)與檔案管理工作的融合度不高。雖然許多高職院校都構(gòu)建了檔案管理的信息化，但是通過對檔案管理工作的實(shí)效分析，信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中的深度不夠：首先高職院校的檔案管理平臺缺乏互動性環(huán)節(jié)，由于實(shí)施電子文件的數(shù)字化處理，導(dǎo)致高校信息平臺會出現(xiàn)大量的文字信息，而對于數(shù)字信息由于沒有對其進(jìn)行深入的分析，導(dǎo)致無法了解檔案信息需求者的要求，不利于高職院校檔案管理的轉(zhuǎn)型。比如學(xué)生通過檔案管理系統(tǒng)平臺查閱相關(guān)檔案信息時(shí)，只能按照該系統(tǒng)的要求輸入相關(guān)的信息，由該系統(tǒng)自動篩選出符合要求的相關(guān)信息，而如果該系統(tǒng)查詢不到相關(guān)信息后，其卻不能將這些情況進(jìn)行自動反饋；其次當(dāng)前高校所應(yīng)用的電子檔案文件格式存在某些方面的局限性，這樣導(dǎo)致檔案信息需求者在查詢相關(guān)資料信息時(shí)，需要將相關(guān)的文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換才能閱讀，這樣大大影響用戶的使用率。

1.2 高校檔案信息化建設(shè)所需要的基本設(shè)施不完善。高職院校實(shí)施檔案信息化建設(shè)必須要依靠完善的硬件基礎(chǔ)設(shè)施和相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，但是根據(jù)當(dāng)前高校的信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析，高職院校的檔案信息化建設(shè)所需要的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)都存在問題：一是高職院校的硬件設(shè)施不完善。高職院校的信息化建設(shè)需要高職院校投入更多的資金用于構(gòu)建相應(yīng)的硬件設(shè)施，同時(shí)還要提供一定的場地構(gòu)建信息運(yùn)行中心，這些相對苛刻的條件會導(dǎo)致高職院校購置檔案信息硬件設(shè)施的主動性降低，例如筆者對四川省10所高職院校的檔案信息建設(shè)情況進(jìn)行問卷調(diào)查發(fā)現(xiàn)：大部分的高職院校都構(gòu)建了檔案信息化管理系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理，但是該系統(tǒng)的使用率普遍不高，分析其原因很大一部分與高職院校的基礎(chǔ)硬件設(shè)施不完善有關(guān)，很多學(xué)校雖然購置了相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但是掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備比較短缺。因此設(shè)備結(jié)構(gòu)的不完善影響檔案信息化建設(shè)。二是高校檔案數(shù)據(jù)庫之間缺乏統(tǒng)一的管理平臺，信息共享性比較差。高職院校檔案管理會因?yàn)闄C(jī)構(gòu)部門的不同而不同，比如對學(xué)生的檔案管理由學(xué)生處負(fù)責(zé)、對教師的人事檔案管理則由人事處負(fù)責(zé)，而對教學(xué)工作的安排則由教務(wù)處負(fù)責(zé)，這些不同內(nèi)容的檔案，因?yàn)樗麄兯褂玫能浖煌?，而?dǎo)致不同信息檔案的共享性不高，影響檔案信息的使用。

1.3 檔案信息的安全性不高。實(shí)施檔案管理信息化，雖然為信息需求客戶提供了便利，但是由于網(wǎng)絡(luò)上存在很多不安全的因素，導(dǎo)致高職院校的檔案信息被泄露。高職院校的檔案管理人員由于受到技術(shù)因素的限制，他們在使用檔案信息時(shí)因?yàn)椴欢冒踩夹g(shù)防范措施而導(dǎo)致信息泄露的事件非常多。

2 信息技術(shù)在高職院校檔案管理中應(yīng)用的可行性分析

隨著我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高職院校的檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展戰(zhàn)略已經(jīng)擺上了高職院校重要的議事日程中，利用信息技術(shù)管理檔案工作已經(jīng)成為高校建設(shè)工作的重要內(nèi)容，因此信息技術(shù)在高職院校檔案管理中具有切實(shí)可行的應(yīng)用：

2.1 高職院校管理者對檔案信息化建設(shè)的重視程度不斷提高。信息化建設(shè)已經(jīng)成為高職院校自我發(fā)展的重要內(nèi)容，高校管理者已經(jīng)意識到校園信息化建設(shè)的重要性。檔案信息不僅是反映高職院校發(fā)展建設(shè)的重要資料，也是為高職教育提供服務(wù)的重要渠道。構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)能夠提升檔案信息的使用效率，從而更好地為高職院校的師生提供服務(wù)，促進(jìn)高職教育的發(fā)展，因此高職院校管理者對檔案信息化建設(shè)的重視程度越來越高，這就為信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用提供了組織保障。

2.2 信息技術(shù)的不斷發(fā)展為檔案信息化管理提供了技術(shù)支撐。隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中所帶來的效益被越來越多的人所認(rèn)可，進(jìn)而就會促使高職院校采取注重信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。信息技術(shù)在檔案管理應(yīng)用的進(jìn)步與發(fā)展體現(xiàn)在：一是檔案信息管理系統(tǒng)的軟件功能越來越完善。當(dāng)前高職院校的檔案信息管理系統(tǒng)的內(nèi)存越來越大，有效的避免了因?yàn)閿?shù)據(jù)存儲量過大而造成的運(yùn)行效益過慢的問題。二是高職院校的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)越來越完善。高職院校的校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)功能越來越完善，為檔案管理信息管理平臺的運(yùn)行提供了重要的保障。三是高職院校信息資源共享的要求促使高職院校發(fā)展檔案管理信息化。隨著高等教育的不斷發(fā)展，高校教育資源的共享是未來發(fā)展的主要趨勢，為此需要高職院校要為資源共享構(gòu)建相應(yīng)的平臺。

2.3 高職院校檔案管理人員的信息技術(shù)水平不斷提高。隨著高校對信息化建設(shè)要求的不斷提高，高職院校檔案管理人員的信息技術(shù)水平也在不斷地提高，首先高職院校加強(qiáng)了對檔案管理人員應(yīng)用信息技術(shù)應(yīng)用能力的教育培訓(xùn)，高職院校每年都會組織檔案管理人員進(jìn)行一次或者數(shù)次的信息技術(shù)培訓(xùn)。二是檔案管理人員的創(chuàng)新意識也在不斷提高。高職院校檔案管理人員對檔案管理信息化的認(rèn)識在不斷的提高，他們已經(jīng)意識到檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義，因此基于現(xiàn)實(shí)因素的考慮，檔案管理人員從自我職業(yè)生涯考慮，他們也在不斷的提升自我的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3 信息技術(shù)應(yīng)用到高職院校檔案管理中的途徑

3.1 加強(qiáng)檔案意識，力求“三個(gè)到位”，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案信息化建設(shè)。將信息技術(shù)應(yīng)用到高職院校檔案管理中，前提就是要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，樹立“信息化”管理的檔案意識，強(qiáng)化檔案管理人員對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識。同時(shí)高職院校也要加強(qiáng)對檔案信息化管理的宣傳，在宣傳中抓落實(shí)，力求三個(gè)到位：一是高校管理者、檔案管理人員認(rèn)識到位。高校管理者不僅要把它當(dāng)作高校管理工作的重要內(nèi)容來抓，而且還要把其當(dāng)作高職院校長期發(fā)展的戰(zhàn)略來對待。二是高職院校的建設(shè)資金要到位。高職院校的檔案信息化管理建設(shè)需要消耗大量的資金，檔案信息化建設(shè)不僅前期需要大量的資金，而且在后期的維護(hù)上也需要大量的資金和人力資源，因此需要高職院校針對檔案信息化建設(shè)設(shè)立檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)資金。三是管理到位。要通過建立規(guī)范的檔案管理工作流程，明確檔案管理人員的具體職責(zé)，并且將工作內(nèi)容落實(shí)到具體的人，實(shí)現(xiàn)檔案信息規(guī)范化管理。

3.2 依托云技術(shù)構(gòu)建檔案信息資源共享平臺?；谠朴?jì)算的檔案信息化管理系統(tǒng)主要由基礎(chǔ)硬件設(shè)施和云管理平臺以及云檔案管理應(yīng)用程序所構(gòu)成?；A(chǔ)計(jì)算設(shè)備主要包括計(jì)算節(jié)點(diǎn)、網(wǎng)絡(luò)交換器以及各種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等；云平臺管理系統(tǒng)則是實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)硬件設(shè)施功能的集成；檔案管理云應(yīng)用程序主要是面向檔案信息用戶，對檔案進(jìn)行相關(guān)操作管理的軟件。通過構(gòu)建云計(jì)算檔案管理平臺可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，提高了高職院校不同部門檔案信息封閉的缺陷，同時(shí)有效的避免了高職院校重復(fù)構(gòu)建信息管理系統(tǒng)的弊端，大大降低了高職院校的檔案信息化建設(shè)成本支出。

3.3 加強(qiáng)檔案信息安全性保障體系。信息技術(shù)在檔案管理工作中具有高效、快捷的特點(diǎn)，但是同時(shí)也帶來一些有關(guān)安全的漏洞和不足，例如在建立檔案信息化的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案中的信息丟失或者泄密的情況；或者對于版本更新不兼容、不可讀、儲存載體容易損壞等問題，都會給學(xué)校帶來無法估計(jì)的損失。所以在實(shí)際的管理中，學(xué)校一定要對可能發(fā)生的意外做好充分的準(zhǔn)備，要利用計(jì)算機(jī)的加密功能對不同級別的檔案資料進(jìn)行加密，以及對不同檔案設(shè)置使用權(quán)限的設(shè)置；對于檔案資料的利用與保密要做到一個(gè)合適的度，既要保證機(jī)密的安全也要方便于操作和使用。

3.4 提高檔案管理人員應(yīng)用信息技術(shù)的能力。將信息技術(shù)應(yīng)用到高職院校檔案管理中的前提就是要提高檔案管理人員應(yīng)用信息技術(shù)的技能，如果他們沒有較強(qiáng)的信息技術(shù)應(yīng)用能力，那么無論怎么樣的檔案信息管理系統(tǒng)都不能發(fā)揮它的效應(yīng)，因此高職院校的檔案管理人員一定要從自身技能發(fā)展入手，積極參加高職院校組織的各種技能培訓(xùn)活動，提高對計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用能力。同時(shí)高職院校也要重視對高素質(zhì)人才的選撥，有計(jì)劃地引進(jìn)檔案專業(yè)的畢業(yè)生特別是具有計(jì)算機(jī)等專業(yè)知識和技能的應(yīng)用型、復(fù)合型人才，盡可能地把一些政治素質(zhì)好、工作責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力過硬的人配備在檔案工作崗位上。

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