許明蓉

怎樣提高檔案信息化的開發(fā)與利用

許明蓉

信息技術(shù)的飛快發(fā)展，使得檔案的信息化開發(fā)與利用成為了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的重要環(huán)節(jié)。對信息化的檔案資料進行分析，可以為企業(yè)的發(fā)展提供很多具有參考價值的信息，所以檔案的信息化開發(fā)與利用，對于企業(yè)的發(fā)展有著重要的意義。與此同時，提高檔案的信息化開發(fā)與利用，成為每個檔案信息開發(fā)管理者所需要承擔(dān)的責(zé)任。所以，本文以現(xiàn)階段檔案信息化的開發(fā)與利用存在的問題為切入點，提出了關(guān)于怎樣提高檔案信息化的開發(fā)與利用的對策。

檔案信息化開發(fā)與利用存在的問題

1.檔案信息化開發(fā)與利用的意識不強

就目前而言，很多企業(yè)尚未進行檔案的信息化開發(fā)與利用。導(dǎo)致這種情況發(fā)生的原因是，這些企業(yè)尚未形成檔案信息化建設(shè)的觀念，在檔案信息化開發(fā)與利用方面也沒有較強的意識。首先，由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案信息化開發(fā)與利用的意識不強，導(dǎo)致企業(yè)沒有為檔案的信息化建設(shè)投入足夠的資金，從而無法完成檔案的信息化開發(fā)與利用。其次，由于企業(yè)員工的檔案信息化開發(fā)與利用的意識不強，停留在檔案的收集、整理、立卷及保管工作，導(dǎo)致了企業(yè)的檔案管理仍然比較被動，從而使檔案信息沒有得到充分的開發(fā)和利用，阻礙了企業(yè)檔案的信息化建設(shè)。

2.檔案信息化開發(fā)與利用的設(shè)備不足

檔案的信息化建設(shè)離不開計算機軟硬件的使用和相關(guān)設(shè)施的建設(shè)，同樣，檔案信息化開發(fā)與利用也離不開這些設(shè)備。但是就目前而言，企業(yè)在檔案信息化開發(fā)與利用方面的設(shè)備投入尚且不足，一方面，檔案信息的開發(fā)需要強大的技術(shù)支持，所以檔案的信息化開發(fā)對相關(guān)設(shè)備都有較為嚴(yán)格的要求。但是就大多數(shù)企業(yè)來說，檔案的信息化開發(fā)使用的都是企業(yè)現(xiàn)有的設(shè)備。類似于計算機、寬帶和交換機等設(shè)施在類型上存在著較大的差異，由于設(shè)備之間的不匹配而導(dǎo)致的信息傳遞緩慢，會造成檔案的信息化處理效率低下。另一方面，由于每個企業(yè)的情況不同，所以企業(yè)檔案信息化的開發(fā)與利用應(yīng)該根據(jù)企業(yè)本身的需求，采用相應(yīng)的開發(fā)管理軟件，并且要保持軟件的更新和完善。但是就我國的大多數(shù)企業(yè)來說，尚不具有開發(fā)適合企業(yè)自身的檔案信息化開發(fā)與利用的軟件的能力[1]。

3.檔案信息化開發(fā)與利用的專業(yè)人才缺乏

就以往的檔案管理來說，檔案管理人員從事的都是檔案的收集、整理和保管的工作。但是隨著檔案的信息化建設(shè)，檔案信息化開發(fā)與利用需要的是具有專業(yè)管理能力的人才。信息化的檔案管理人員不僅需要具備較強的檔案專業(yè)知識，還需要具備利用計算機進行檔案信息分析和處理的能力。所以對于新時期的檔案信息化開發(fā)與利用來說，需要一支具有檔案信息化建設(shè)能力的人才隊伍。但是就目前而言，大多數(shù)企業(yè)仍然沿用之前的檔案管理人員來進行信息化的檔案管理，缺乏進行檔案信息化開發(fā)與利用的專業(yè)人才。

4.檔案信息的利用沒有形成資源共享

檔案信息的開發(fā)是為了使檔案信息在一定的范圍內(nèi)形成資源共享，從而使企業(yè)的檔案信息得到充分的利用。而企業(yè)各部門作為檔案信息化開發(fā)的參與者，同時也是檔案信息的重要使用者，卻并沒有使部門的檔案信息得到充分的開發(fā)，也并沒有將開發(fā)的全部檔案信息提供給企業(yè)的其他部門。由于企業(yè)各部門與檔案部門的銜接性較差，所以檔案信息還沒有形成資源共享，使得企業(yè)的檔案信息沒有得到充分的利用[2]。

5.檔案信息化開發(fā)與利用的安全性不高

在進行檔案信息化開發(fā)與利用時，最不可忽視的問題就是檔案信息的安全性。計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在為人們的工作和生活帶來便利的同時，也給人們的信息安全帶來了一定的威脅。而對于企業(yè)來說，一些如科技成果專利和商業(yè)機密等方面的檔案信息一旦被泄露，就會給企業(yè)的生存帶來巨大的威脅?，F(xiàn)今社會，商業(yè)機密泄露的事情屢屢發(fā)生，有的甚至?xí)o企業(yè)帶來滅頂之災(zāi)。但是就目前而言，企業(yè)在檔案信息化開發(fā)與利用方面的安全性不高，一是因為我國的法律尚未進行檔案信息化的問題描述，檔案信息化在檔案法律中尚處于“真空”狀態(tài)。由于法律缺失，企業(yè)檔案信息化建設(shè)還沒有得到法律上的保護。二是無論是在技術(shù)方面還是人員管理方面，企業(yè)檔案信息化開發(fā)與利用在安全方面仍然存在著諸多隱患[3]。

如何提高檔案的信息化開發(fā)與利用

1.提高檔案信息化開發(fā)與利用的意識

隨著信息時代的到來，為了加強企業(yè)檔案的信息化開發(fā)與利用，要對企業(yè)人員進行檔案信息化建設(shè)知識的培訓(xùn)，從而提高企業(yè)檔案信息化開發(fā)與利用的意識。首先，要對企業(yè)的管理階層進行檔案信息化開發(fā)與利用的重要性的講解，從而提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)的認識，加大對檔案信息化開發(fā)與利用的資金的投入，全面完善企業(yè)檔案的信息化建設(shè)，進而提高檔案信息化開發(fā)與利用。其次，要對企業(yè)的各個部門和所有員工進行檔案信息化建設(shè)的宣傳，使每個部門和員工都認識到檔案信息化建設(shè)的重要性，從而使企業(yè)的所有員工參與到檔案的信息化開發(fā)與利用中，進而加強檔案信息化開發(fā)與利用。總之，提高檔案信息化開發(fā)與利用的意識，才能從根本上加強企業(yè)檔案的信息化開發(fā)與利用。

2.完善檔案信息化開發(fā)與利用的設(shè)備投入與管理

為了保證企業(yè)檔案的信息化開發(fā)與利用，企業(yè)需要完善檔案信息化開發(fā)和利用的相關(guān)設(shè)備的投入與管理。首先，企業(yè)要為檔案信息化開發(fā)與利用提供匹配度較高的硬件設(shè)施，使得檔案信息的開發(fā)效率較高，從而提高企業(yè)檔案的信息化開發(fā)與利用。其次，對于有實力的企業(yè)來說，可以根據(jù)企業(yè)自身情況來進行檔案信息化管理軟件的開發(fā)，從而使企業(yè)的檔案信息得到充分的開發(fā)和利用。而對于中小型企業(yè)來說，一方面，可以與軟件公司合作，對軟件公司描述自身情況，要求軟件公司按照自己的要求完成檔案信息化管理軟件的開發(fā)。另一方面，企業(yè)可以嘗試多種檔案信息化管理軟件來進行企業(yè)檔案信息的開發(fā)和利用，從而找到適合企業(yè)自身情況的檔案信息化開發(fā)與利用的軟件。再者，企業(yè)一定要做好檔案信息化開發(fā)與利用的設(shè)備管理，從而使設(shè)備一直處于良好的工作狀態(tài)，進而為提高企業(yè)檔案的信息化開發(fā)與利用做出一定的貢獻。總之，完善檔案信息化開發(fā)與利用的設(shè)備投入與管理，可以有效的提高企業(yè)的檔案信息化開發(fā)與利用。

3.培養(yǎng)具有檔案信息化開發(fā)與利用能力的人才

企業(yè)檔案信息化開發(fā)與利用是一個復(fù)雜性和技術(shù)性較高的工作，所以，培養(yǎng)具有檔案信息化開發(fā)與利用能力的人才，是企業(yè)進行檔案信息化開發(fā)與利用的基礎(chǔ)。首先，企業(yè)要做好進行檔案信息化開發(fā)與利用的管理人員的選拔，選擇具有專業(yè)檔案知識、計算機知識和數(shù)據(jù)分析處理能力的復(fù)合型人才。與此同時，企業(yè)可以提高薪資標(biāo)準(zhǔn)，從而吸引更多的人才來進行檔案的信息化開發(fā)與利用[4]。其次，企業(yè)要定期對檔案信息化開發(fā)與利用的管理人員進行考核，從而督促管理人員不斷的完善自己，順應(yīng)公司發(fā)展，做好檔案信息化開發(fā)與利用的工作。再者，企業(yè)要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，為他們提供更為先進的檔案信息化開發(fā)與利用的方法，從而提高他們進行檔案信息開發(fā)和利用的能力。總之，培養(yǎng)具有檔案信息化開發(fā)與利用能力的人才，才能為企業(yè)的檔案信息化開發(fā)與利用提供一定的基礎(chǔ)。

4.建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫

為了使企業(yè)的檔案信息得到充分的利用，使企業(yè)檔案信息在一定范圍內(nèi)形成資源共享，就需要建設(shè)企業(yè)自身的檔案信息數(shù)據(jù)庫。首先，各個部門要將部門檔案信息輸入數(shù)據(jù)庫，而檔案管理人員則根據(jù)部門提供的檔案信息進行整理。其次，檔案管理人員要在計算機中建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，需要建立相應(yīng)的檔案收藏目錄，并根據(jù)企業(yè)自身的情況，將企業(yè)內(nèi)部資料進行分門別類，并對檔案進行編號，建立搜索關(guān)鍵詞，從而方便員工進行檔案信息的檢索。再者，檔案管理人員要對數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限進行設(shè)定，從而使企業(yè)檔案信息在一定的范圍內(nèi)實現(xiàn)資源共享。最后，檔案管理人員要根據(jù)企業(yè)情況定期對檔案信息進行整理，從而提高企業(yè)檔案的信息化開發(fā)與利用?？傊?，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，可以更好的幫助檔案管理人員進行檔案的信息化開發(fā)與利用。

5.為檔案信息化開發(fā)與利用提供一定的安全保障

想要提高檔案信息的開發(fā)與利用，就必須為檔案信息化開發(fā)與利用提供一定的安全保障。首先，政府應(yīng)該對現(xiàn)有的法規(guī)條例進行完善，從而為企業(yè)檔案的信息化開發(fā)與利用提供一定的法律保護。其次，企業(yè)要做好檔案信息系統(tǒng)的安全防護。一方面，要購買先進的病毒防御軟件，來提高檔案系統(tǒng)的安全性。另一方面，要做好檔案信息系統(tǒng)的漏洞監(jiān)測，及時做好系統(tǒng)補丁的安裝，從而防止企業(yè)的檔案信息系統(tǒng)遭受到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊。再者，一定要做好企業(yè)檔案管理人員的管理，完善對檔案管理人員的道德素質(zhì)教育，從而防止人為泄露企業(yè)檔案信息的現(xiàn)象發(fā)生。另外，重要檔案信息的管理要有專人來進行，做到責(zé)任劃分于個人，從而為重要檔案信息的開發(fā)與利用提供一定的安全保障。總之，想要做好檔案信息化開發(fā)與利用，就要為其提供一定的安全保障。

結(jié)論

總而言之，隨著信息時代和網(wǎng)絡(luò)時代的到來，檔案的信息化建設(shè)為檔案信息資源的開發(fā)與利用提供了更多的機會。企業(yè)檔案管理者面對著檔案信息化開發(fā)與利用的挑戰(zhàn)，要對檔案信息化開發(fā)給予足夠的關(guān)注，結(jié)合好技術(shù)條件與設(shè)備條件，做好檔案的信息化管理和利用工作，從而為企業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻。因此，本文對怎樣提高檔案信息化的開發(fā)與利用問題進行的研究，對于企業(yè)的發(fā)展有著重要的意義。

（作者單位：廈門水務(wù)集團有限公司）

[1]李文琴,張瑞江.試論檔案信息資源的開發(fā)與檔案信息化建設(shè)[J].黑龍江交通科技，2009，01（01）

[2]金楠.淺析企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策[J].黑龍江教育學(xué)院學(xué)報，2011，09（30）

[3]黃鳳嬌.當(dāng)前企業(yè)檔案信息化建設(shè)中檔案信息的開發(fā)與利用[J].經(jīng)營管理者，2014,20（01）

[4]曲靜.信息化視角下企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用[J].東方企業(yè)文化，2014，04（01）