顧克震

【摘 要】本文以電子信息技術的發(fā)展為背景，以企業(yè)財務管理軟件ERP為研究視角，通過分析ERP等信息技術對我國企業(yè)會計數據的影響，以及ERP 環(huán)境下會計信息存在的問題和潛在風險，探討了在當前環(huán)境下ERP等信息技術如何進一步實現高質量的會計數據的共享。

【關鍵詞】ERP；財務管理；信息技術；共享；質量

一、概述

隨著IT技術的發(fā)展，電子計算機信息技術在我國企業(yè)的發(fā)展中，尤其是在企業(yè)財務管理的發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用，企業(yè)的財務管理軟件也從最初的用友單機版到網絡NC版最終發(fā)展到目前的ERP管理軟件，這些管理軟件能夠利用信息化條件將企業(yè)海量的數據提煉為公司高層管理人員決策使用的信息，不僅大大提高了會計信息的有用性和及時性，而且為企業(yè)的發(fā)展提供了更加準確和合理的發(fā)展依據。隨著ERP等信息技術的深入發(fā)展和運用，對會計信息質量和會計數據的共享性等也提出了更高的要求。

二、ERP會計信息系統(tǒng)所隱含的風險

1.技術性風險

企業(yè)在ERP等信息技術環(huán)境下，主要是利用計算機技術和相關財務軟件等進行會計信息管理。在實際運用中勢必會遇到技術性風險。ERP等會計信息系統(tǒng)在設計初始，首先是出于對其功能的考慮，其次才是系統(tǒng)的整體安全性。這種設計原則本身就“有待商榷”?？v使功能再完善，倘若數據丟失，最終還是會給企業(yè)造成難以挽回的不可估量的損失。此外，ERP會計信息系統(tǒng)在設計初始，可能在權限設置、編碼過程等方面存在缺陷和bug漏洞。技術層面的不嚴謹容易給不法分子造成“可乘之機”。再者，ERP會計信息系統(tǒng)的使用有時需建立在聯(lián)網的基礎上，這就使其在運行過程中需時刻提防網絡病毒的侵襲。

2.信息傳遞風險

企業(yè)的正常運營由多個環(huán)節(jié)構成，比如，生產、采購、銷售等。每個環(huán)節(jié)的具體運作均需其他環(huán)節(jié)提供必要的信息。而在這種信息提供過程中，勢必會存在一定的信息傳遞風險。采購環(huán)節(jié)是企業(yè)運營的首要環(huán)節(jié)，相關人員需根據財務信息與供應商信息進行采購系統(tǒng)的信息錄入。而在這種具體的信息錄入過程中，就會存在很多風險。比如，人員錄入風險。數據的錯誤將直接影響后續(xù)系統(tǒng)的處理，甚至導致整個系統(tǒng)難以準確對賬。

3.內部控制風險

內部控制是目前我國各類企業(yè)的關注重點和實施重點。內部控制的首要原則是不相容職務相分離。該原則是企業(yè)實施內部管控的基礎與前提。職責分離不僅能有效預防員工的徇私舞弊行為，還能從根本上杜絕企業(yè)的財務造假等現象。但是，在ERP會計信息系統(tǒng)的設置與實施中，存在一定的職責模糊和職位設置不合理的兼容問題。容易使員工接觸到不該接觸的信息，甚至能夠隨意修改信息。企業(yè)內部資料存在被盜取的風險。而一旦重要信息泄露，將對企業(yè)造成難以估量的損失。

三、ERP會計信息系統(tǒng)給企業(yè)數據分析與共享帶來的問題

1.會計數據的準確性和安全性有所欠缺

對會計數據進行加工之后所得到的信息被稱為會計信息。因此，會計信息的真實性取決于會計數據的真實與否。在ERP會計信息系統(tǒng)的應用下，會計數據的采集與錄入需多部門共同完成。雖然在很大程度上減少了會計人員的工作量，而且確保了會計數據的統(tǒng)一性，但是，由于這些數據來源于不同部門，財務人員無法對原始數據進行真正掌握，從而使得數據的準確性難以被保證，繼而導致會計信息存在錯報風險。

2.財務人員素質不達標，影響會計信息的真實性

在ERP會計信息系統(tǒng)的應用下，財務人員除了需具備必要的財務工作能力之外，還需具備一定的IT知識和計算機操作能力。不僅如此，隨著企業(yè)的日益發(fā)展與完善，以及內外部經濟環(huán)境的變化、管理模式的革新，不僅使財務人員的傳統(tǒng)工作性質和工作崗位有所變化，而且對財務人員的專業(yè)勝任能力提出了更高的要求。倘若財務人員的能力與素質達不到應用要求，那么不僅會計信息的真實性會受到影響，ERP會計信息系統(tǒng)的實施也將有可能被阻礙。

3.會計信息極有可能被泄露

在整個ERP 系統(tǒng)中，會計信息是共享的。各個部門均可依據自身需要提取相應數據。這在為企業(yè)帶來操作便利和提高及時性的同時，卻也為會計信息的泄露帶來可能性。從企業(yè)內控的角度來看，則有可能造成會計信息被泄露的風險，或者被別有用心的人所利用，從而為企業(yè)帶來損失。

四、企業(yè)在使用ERP等會計信息系統(tǒng)時需注意的事項

1.需確保輸入數據的準確性

目前，在ERP等信息技術的使用下，我國企業(yè)的財務工作普遍都采用電算化進行處理。財務軟件首先對原始數據進行加工處理，自動生成賬目、報表等。由于計算機目前并不具備自動識別數據準確度的功能，因此財務軟件最終輸出的數據的準確性在很大程度上取決于輸入數據的準確度。倘若財務人員前期所錄數據并不準確，那么計算機也將“將錯就錯”，最終得出錯誤結論。因此，在ERP等信息技術的使用下，確保輸入數據的準確性是基本要求。唯有如此，方能保證后期會計數據的準確性。

2.需設計具體操作人員的職能牽制

目前，我國各類企業(yè)都在強調內控的重要性，并紛紛將內控建設提上日程。因此，在ERP會計信息系統(tǒng)中，內控也是其重點。而內控的核心是人，因此，控制相關人員的職能，是ERP信息系統(tǒng)的重心。在實施會計信息化之前，每項經紀業(yè)務的處理都需由相應權限的人員進行簽章與審核。而在ERP電子信息技術條件下，所有業(yè)務處理均以電算化為主，人員職能的劃分發(fā)生了巨大變化。有些人員既負責數據錄入，有負責數據輸出和報送。因此，在ERP會計信息系統(tǒng)中，需設計具體操作人員的職能牽制，以避免使某些人員直接對ERP信息系統(tǒng)中的數據和程序進行“人為操縱”，從而發(fā)生舞弊風險。

3.需杜絕相關人員利用計算機犯罪

在ERP電子信息技術條件下，電子數據取代了傳統(tǒng)的手工數據。而且電子數據只記錄和存儲在電腦磁盤或光盤上，不同于手工會計環(huán)境下的紙質數據。因此，在ERP電子信息技術條件下，財務犯罪具有更大的隱弊性。相關人員一旦在系統(tǒng)中篡改數據，也將引起一連串的不良反映，給企業(yè)所造成的危害也更大。因此，在ERP電子信息技術條件下，還需杜絕相關人員利用計算機犯罪。

4.對內部控制提出了新要求

雖然ERP會計信息系統(tǒng)為我國企業(yè)的發(fā)展提供了便利和統(tǒng)一。但是，隨著電子信息技術的發(fā)展，ERP等會計信息系統(tǒng)在實際應用中也面臨著一系列新問題。目前ERP信息系統(tǒng)功能主要涉及網上銀行、網上支付、網上采購、遠程報賬、遠程報表、網上報稅、遠程審計、網上銷售等。這些模塊相互影響相互作用，并均能對企業(yè)的ERP信息系統(tǒng)產生深遠影響。因此，對這些模塊進行嚴格內控具有充分的必要性。而這便對企業(yè)的內部控制提出了新要求。

五、ERP 會計信息化條件下數據共享與分析的關鍵環(huán)節(jié)

1.加強對會計信息系統(tǒng)的重視程度

強調會計信息系統(tǒng)的風險防范，企業(yè)首先應當對信息系統(tǒng)有足夠的認識。企業(yè)的領導應當率先垂范，加強對于信息系統(tǒng)的認識和學習，了解到會計信息系統(tǒng)能夠做些什么，實施的效果是怎樣的，了解到會計信息系統(tǒng)無論是對于企業(yè)財務信息管理和日常經營管理，還是對于企業(yè)未來內部管理平臺的構建所起到的積極作用。同時，企業(yè)領導還應加強員工對于信息系統(tǒng)的培訓和學習，重視信息系統(tǒng)建設，為系統(tǒng)的順利運行營造良好的內部環(huán)境。另一方面，政府部門也應加強對于信息系統(tǒng)管理的認識，為系統(tǒng)的建設創(chuàng)造良好的政策環(huán)境，以保證系統(tǒng)運用的安全性，避免違法違規(guī)現象的產生。

2.提高信息的真實性和精確性

在信息化高速發(fā)展的今天，信息的傳遞是企業(yè)經營的重要一環(huán)。良好的信息傳遞可以提升企業(yè)的運轉速度，提高企業(yè)的信息化水平和市場把控能力，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經濟效益。如今，很多企業(yè)的信息傳遞水平還不夠理想，信息傳遞不夠及時或者準確性不足。鑒于此，企業(yè)應當提高對于信息傳遞質量的重視，加強信息化系統(tǒng)平臺的搭建，提高各部門之間、企業(yè)上下層之間的信息交流；另外，企業(yè)應加強對日常各個信息渠道的疏導和溝通，適當縮短信息傳遞的時間，保證所傳遞信息的真實性。日常工作中，財務信息應當及時錄入、準確錄入，保證信息分析的時效性，以便信息使用者做出科學的判斷。

3.加強企業(yè)的內控建設

前文已述，ERP會計信息系統(tǒng)的實施對企業(yè)的內控機制提出了新要求。作為現代企業(yè)的一種管理手段，內控機制在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著極為重要的作用。ERP信息系統(tǒng)的運用與實施，要求內控機制更規(guī)范、約束性更強。因此，企業(yè)應在實施ERP的同時，加強內控建設。具體措施如下：第一，嚴格依據不相容職務相分離的內控原則劃分崗位，并根據不同崗位設置不同級別的人員權限，以降低財務風險的發(fā)生；第二，嚴控能隨意進入ERP和修改數據的人員，盡量減少會計信息的泄露和被惡意篡改的風險。凡是能進入系統(tǒng)的人員，均應由系統(tǒng)進行人員登記和身份識別。

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