◎安 丹

文書檔案管理中存在的問題及對策研究

◎安 丹

文書檔案管理是企事業(yè)單位管理的重要組成部分，也是衡量一個(gè)單位管理水平高低的標(biāo)準(zhǔn)之一?，F(xiàn)代科技的快速發(fā)展，對文書檔案的管理提出了更高要求，如何做好新時(shí)期的文書檔案管理工作，使文書檔案管理緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，為公司的發(fā)展保駕護(hù)航，是當(dāng)前企事業(yè)單位需要重視并解決的問題。

文書檔案管理 存在問題 對策研究

一、文書檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義

文書檔案管理是我國企事業(yè)單位管理內(nèi)容的一個(gè)組成部分，它記載了企事業(yè)單位過去一段時(shí)間甚至很長時(shí)間內(nèi)珍貴的文獻(xiàn)資料和發(fā)展成果，這些第一手的資料維護(hù)和保存著企事業(yè)單位歷史的真實(shí)性，使后面的工作人員有據(jù)可查，有史可循，對于提高工作效率也具有重要的作用。文書檔案管理工作雖然看似平凡，但文書檔案管理的好壞對領(lǐng)導(dǎo)層的管理決策、企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略數(shù)據(jù)等有著直接的影響，對于協(xié)助企業(yè)向更好的方向發(fā)展、提升競爭力有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、文書檔案管理存在的問題

1.文書檔案管理的規(guī)范程度低，檔案檢索方法落后。我國當(dāng)前大中型企事業(yè)單位的文書檔案管理普遍存在規(guī)范程度過低的問題，例如檔案的編號、卷宗的名稱、卷宗的分類、卷內(nèi)目錄等都不規(guī)范，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，存在很隨意的情況。大多數(shù)單位檔案的檢索形式還是人工檢索，存在檢索效率低下，費(fèi)時(shí)費(fèi)力的問題。

2.管理層對文書檔案管理不夠重視，工作人員管理意識淡薄。很多企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)把精力都放在經(jīng)營工作上，對于文書檔案管理工作根本就不重視，從思想意識上沒有認(rèn)識到文書檔案管理對于公司長遠(yuǎn)發(fā)展的意義所在。工作人員對文書檔案管理的認(rèn)識也僅僅限于對文件資料簡單的收集和保存，沒有制定規(guī)范化管理?xiàng)l例，借閱手續(xù)也存在很大漏洞，例如有的部門人員借檔案資料的時(shí)候不簽字，借完后也不歸還，時(shí)間長了，檔案管理人員都記不清是哪個(gè)部門借的了，結(jié)果檔案丟失的現(xiàn)象就會發(fā)生。這些現(xiàn)象都給檔案管理造成很大損失，而文書檔案管理由于不能給公司創(chuàng)造現(xiàn)金經(jīng)濟(jì)回報(bào)，在公司處于被忽略的邊緣地帶，所以很多工作只是停留在口頭上，沒有落實(shí)到實(shí)際工作中。

3.文書和檔案管理溝通銜接之間的問題。我們平時(shí)雖然把文書檔案管理放在一起來說，但實(shí)際工作中，文書和檔案管理都是采取分體式的管理模式，這樣有利于二者的分工。文書工作包括文件的收集、登記、承辦、整理等內(nèi)容，文書工作的過程是檔案形成的過程，檔案管理工作是在文書工作的基礎(chǔ)上進(jìn)行鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、借閱等服務(wù)。文書工作將企事業(yè)單位中具有保存價(jià)值的文件資料經(jīng)過整理，按照規(guī)定的格式定期向檔案管理部門歸檔。文書工作對于檔案的質(zhì)量有著決定性的影響，有的單位二者不進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，導(dǎo)致文書工作與檔案管理工作配合不默契，工作存在誤差。

三、如何做好文書檔案管理的幾點(diǎn)建議

1.提高對文書檔案管理工作的重視程度，加強(qiáng)文書工作和檔案工作的和諧統(tǒng)一。企事業(yè)單位的管理層高度重視，是做好文書檔案管理工作的前提條件。領(lǐng)導(dǎo)要對文書檔案管理工作充分重視、關(guān)心和支持，加大對檔案設(shè)施的投入，使文書檔案管理工作走向規(guī)范化和現(xiàn)代化。文書工作人員要有較強(qiáng)的檔案意識，在平時(shí)的工作中，時(shí)刻想到是否需要進(jìn)行歸檔，把好文件資料的質(zhì)量關(guān)，例如嚴(yán)禁用圓珠筆、紅墨水、復(fù)寫紙等起草或批閱文件，做到紙張的大小、文字的字體和格式的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。及時(shí)對收發(fā)的文件進(jìn)行登記，不要造成缺漏，特別是領(lǐng)導(dǎo)講話和會議材料等，做到及時(shí)收集和整理，為檔案資料的齊全做好準(zhǔn)備工作，在文書處理的過程中，努力實(shí)現(xiàn)檔案和文書工作的和諧統(tǒng)一。

2.提高文書檔案管理人員的責(zé)任意識，加強(qiáng)各部門之間的協(xié)調(diào)。文書檔案管理人員要有高尚的職業(yè)道德和很強(qiáng)的責(zé)任意識，文書工作接觸面廣，在單位中起著上傳下達(dá)和左右溝通的作用，所以要注意自己的言談舉止，養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣，在傳閱、轉(zhuǎn)辦、承辦公文的時(shí)候，要做到仔細(xì)和準(zhǔn)確，以高度的責(zé)任心確保文件資料的安全。文書檔案管理工作人員要與各部門多溝通，經(jīng)常到業(yè)務(wù)部門了解一下情況，及時(shí)獲取相關(guān)的信息，主動圍繞檔案管理工作展開信息資料的收集，使具有價(jià)值和歷史資料的檔案能得以歸檔保存。

3.提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)，加強(qiáng)現(xiàn)代化手段的應(yīng)用。文書檔案管理人員要不斷提高自己各方面的素質(zhì)，堅(jiān)持活到老學(xué)到老的理念，自覺認(rèn)真地學(xué)習(xí)新知識，努力提高自己的業(yè)務(wù)水平。最好能進(jìn)行專業(yè)的文書檔案管理方面的培訓(xùn)，制定一套較為系統(tǒng)和科學(xué)的管理方式，熟悉本行業(yè)本單位的業(yè)務(wù)內(nèi)容，拓寬專業(yè)知識面，提高分析問題和解決問題的能力。檔案管理自動化能大幅提高辦公效率，使文書檔案管理工作變得十分便捷有序，同時(shí)，還能實(shí)現(xiàn)信息資源的充分交流與共享，使文件傳遞快速并且安全。檔案管理自動化運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，可以提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)的實(shí)時(shí)調(diào)動，極大地提高了檔案資料的利用率、查全率和查準(zhǔn)率。通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件資料的傳遞，也有效避免了檔案丟失的問題。

（作者單位：保定市路燈管理處）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）