李東寧

（寧夏大學(xué)，寧夏 銀川 750021）

近年來，伴隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，生活節(jié)奏的日益加快，對于可提高工作效率和強(qiáng)化管理的辦公自動化系統(tǒng)的需求越來越多，并要求其具有功能全面性。同樣，隨著教育信息化發(fā)展的迫切需要，為全面提升高校管理服務(wù)水平，并促進(jìn)其他各項事業(yè)發(fā)展,各高校在計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的支持下，紛紛引入辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。辦公自動化系統(tǒng)以科學(xué)的系統(tǒng)理論為基礎(chǔ)，以行為科學(xué)為主導(dǎo)，綜合運(yùn)用信息技術(shù)，從而實現(xiàn)基于網(wǎng)絡(luò)的辦公自動化，這其中工作流技術(shù)對辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)發(fā)揮了重要的作用。

一、工作流技術(shù)概述

1993年，工作流管理聯(lián)盟(Workflow Manage-ment Coalition，WFMC)成立，對工作流作出如下定義:工作流是指一類能夠完全自動執(zhí)行的經(jīng)營過程，根據(jù)一系列過程規(guī)則，將文檔、信息或任務(wù)在不同的執(zhí)行者之間進(jìn)行傳遞與執(zhí)行。也就是根據(jù)特定的規(guī)則和邏輯關(guān)系，把工作流程中的各環(huán)節(jié)工作組織起來，并依據(jù)計算機(jī)模型予以表示與計算。簡單來說工作流技術(shù)就是將工作流程轉(zhuǎn)化為計算模型，使業(yè)務(wù)過程的部分或整體在計算機(jī)應(yīng)用環(huán)境下實現(xiàn)，從而提高工作效率，降低工作時間，減少工作成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。

基于工作流技術(shù)，工作流管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。工作流管理聯(lián)盟給出的關(guān)于工作流管理系統(tǒng)的定義是：工作流管理系統(tǒng)是一個軟件系統(tǒng)，它完成工作流的定義和管理，并按照在計算機(jī)中預(yù)先定義好的工作流邏輯推進(jìn)工作流實例的執(zhí)行。隨著計算機(jī)軟硬件技術(shù)的發(fā)展，特別是Internet和Intranet的迅速發(fā)展，工作流管理系統(tǒng)呈現(xiàn)出大型化的趨勢，逐漸應(yīng)用于各個企業(yè)與高校之中。

二、工作流技術(shù)對高校OA系統(tǒng)建設(shè)的意義

辦公自動化這一概念主要是指在辦公環(huán)境中運(yùn)用計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等一系列自動化設(shè)備而達(dá)到解放人力、提高辦公效率的目的。隨著信息技術(shù)的發(fā)展及在辦公領(lǐng)域應(yīng)用的不斷拓展深入，辦公自動化的內(nèi)涵也逐漸拓展，成為利用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，尋求各種信息產(chǎn)生、貯存和檢索的途徑，從而有效地利用各種信息資源，提高工作效率，輔助決策。辦公自動化系統(tǒng)（Office Automation，OA系統(tǒng)）是指一切可滿足于企事業(yè)單位的、綜合型的、能夠提高單位內(nèi)部信息交流、共享、流轉(zhuǎn)處理的，實現(xiàn)辦公自動化和提高工作效率的各種信息化設(shè)備和應(yīng)用軟件。

高校作為知識、科技、智力和人才集中的重要基地，在信息化時代的召喚下，各種應(yīng)用系統(tǒng)已經(jīng)廣泛使用。這些系統(tǒng)的應(yīng)用，在很大程度上提高了工作效率、降低了管理運(yùn)行成本、規(guī)范了工作流程、方便了師生，在高校深化內(nèi)涵發(fā)展、提高教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)科研水平、提升管理水平、改善學(xué)習(xí)生活環(huán)境等方面發(fā)揮了重要而積極的作用。可以說，網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化的水平和程度已經(jīng)成為高校開放意識、內(nèi)涵建設(shè)、辦學(xué)水平和管理能力的重要體現(xiàn)。這其中OA系統(tǒng)是較早得到廣泛應(yīng)用的系統(tǒng)之一。工作流技術(shù)對高校OA系統(tǒng)建設(shè)具有十分重要的意義。

首先，增強(qiáng)了OA系統(tǒng)的權(quán)威性與嚴(yán)肅性。工作流技術(shù)通過嚴(yán)格的過程規(guī)則，不僅最大限度地還原了實質(zhì)的工作流程，同時規(guī)范了辦公業(yè)務(wù)流程，明確了承辦單位、責(zé)任人員，在最大程度上避免了人為隨意性，克服了系統(tǒng)使用前常常發(fā)生文件送錯部門，文件越級報送，文件處理速度緩慢等問題。此外，還明確了各類文件文本的格式規(guī)范，對事務(wù)處理公開透明,對于OA系統(tǒng)建設(shè)起到關(guān)鍵作用，是OA系統(tǒng)在具體運(yùn)行過程中權(quán)威性與嚴(yán)肅性的基礎(chǔ)。

其次，提高了管理的有效性。通過使用OA系統(tǒng)，所有需要簽辦的公文均實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)，減少了過去的文件轉(zhuǎn)送、寄發(fā)的多個環(huán)節(jié)，對于緩解目前高校規(guī)模擴(kuò)張，很多高校均有多個校區(qū)，客觀上增加了管理環(huán)節(jié)與成本等問題，具有十分積極的作用，提高了文書處理的時效性和工作效率。借助工作流技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，OA系統(tǒng)在運(yùn)行過程中克服了時間與地域的限制，不一定局限于在辦公室處理公文，對于高校在假期中處理各種文件帶來了極大的便利。同時，對于文檔的處理，由于其在數(shù)據(jù)存儲、查詢、流程跟蹤等方面的優(yōu)勢，對管理效能的提升具有極大的促進(jìn)作用。

第三，促進(jìn)科學(xué)決策。隨著工作流技術(shù)的發(fā)展，除了實現(xiàn)無紙化辦公以外，逐步實現(xiàn)工作過程管理的自動化、智能化和整合化，可以靈便的實現(xiàn)數(shù)據(jù)整合和數(shù)據(jù)統(tǒng)計，消除信息孤島，既能實現(xiàn)OA系統(tǒng)內(nèi)部工作流之間的數(shù)據(jù)整合，又能實現(xiàn)OA系統(tǒng)工作流與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)整合。對于決策者、管理者來說，擁有充分而準(zhǔn)確的信息是做出科學(xué)決策的基本前提，因此，借助工作流技術(shù)，高校OA系統(tǒng)里所含有的大量信息可以幫助決策者、管理者做出科學(xué)有效的決策。

三、工作流技術(shù)在高校OA系統(tǒng)中的應(yīng)用

OA系統(tǒng)是工作流技術(shù)應(yīng)用的典型案例。工作流技術(shù)對于OA系統(tǒng)來說是作為一個核心的前提而存在的。工作流技術(shù)在高校OA系統(tǒng)中的應(yīng)用有以下幾個方面。

1.公文管理。在OA系統(tǒng)中通過工作流技術(shù)嚴(yán)格規(guī)定了制發(fā)文的流程，以某大學(xué)OA系統(tǒng)中學(xué)校發(fā)文為例，如下圖：

由圖可見，公文擬稿后，先交由該公文的主辦單位領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)審核同意，提交到學(xué)校公文管理進(jìn)行統(tǒng)一處理。在學(xué)校層面公文處理環(huán)節(jié)中，該公文需復(fù)核及學(xué)校辦公室審核，需要部門或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會簽的，提交會簽，不需要會簽的提交校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后該公文編文號，并提交最初的擬稿人校對，校對無誤后，進(jìn)行制文程序，按特定格式編輯成文，最后制作成文發(fā)送并存檔。

在工作流技術(shù)支持下，發(fā)文的全過程被嚴(yán)格地復(fù)制到計算機(jī)環(huán)境下，所有公文通過統(tǒng)一接口在人機(jī)之間進(jìn)行交互，公文的流轉(zhuǎn)在特定程序下進(jìn)行，一個環(huán)節(jié)緊扣一個環(huán)節(jié)，一般情況下不能隨意跳轉(zhuǎn)流程。正是這種嚴(yán)格的工作流保證了公文的嚴(yán)肅性，在很大程度上克服了傳統(tǒng)紙制公文制發(fā)過程中隨意更改內(nèi)容、隨意跳過中間環(huán)節(jié)直接由領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)等問題，對公文質(zhì)量的提高及權(quán)威性的樹立起到了積極促進(jìn)作用。

2.查詢與檔案管理。在工作流技術(shù)支持下，所有制發(fā)的文件除作為檔案歸口有關(guān)部門管理外，還形成了表單式的文件管理系統(tǒng)，支持各種統(tǒng)計與查詢操作，方便工作人員調(diào)閱有關(guān)信息。同時，除了可以查詢文件原文外，由工作流技術(shù)所形成的文件制發(fā)的全過程都可以進(jìn)行查詢，即可以查詢文件的具體流轉(zhuǎn)過程，由此可以確切知道文件流轉(zhuǎn)到了哪一個環(huán)節(jié)，需要哪個人或部門進(jìn)行有關(guān)操作，這種查詢對于文件的督查督辦工作尤為重要，有利于提高工作效率。

3.事物管理。在高校，包括會議管理、日程管理、來訪接待等等，其實都可以通過OA系統(tǒng)中的工作流管理系統(tǒng)來進(jìn)行。以會議管理為例，在OA系統(tǒng)中，工作流技術(shù)實現(xiàn)了會議的申請、審核、通知，會議表的查詢、查看、管理等等，這些都極大地方便了領(lǐng)導(dǎo)、工作人員及教職工對學(xué)校有關(guān)信息的了解。

隨著工作流技術(shù)的發(fā)展，高校OA系統(tǒng)的功能必將逐步完善，在與日常工作習(xí)慣與流程日趨吻合的基礎(chǔ)上，將進(jìn)一步實現(xiàn)更加科學(xué)化、精細(xì)化的管理，對于進(jìn)一步提高管理水平，實現(xiàn)高校內(nèi)涵發(fā)展將起到更加積極的作用。

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