孟健

摘 要：該文分析當前高校學生檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)狀，探討高校學生檔案管理存在問題的原因，如相關(guān)規(guī)范制度的不完善、檔案意識的薄弱等，并提出了改善高校學生檔案管理的積極對策。

關(guān)鍵詞：高校 學生檔案 管理

中圖分類號： R19 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）03（b）-0164-01

高校學生檔案是大學生在校期間學習、生活及各種社會實踐的全面記錄，能比較全面地、客觀地、歷史地反映出每名學生的成長歷程，科學、合理地利用和管理學生檔案，對于學生管理、學生就業(yè)、選拔人才以及高校教學質(zhì)量的提高和保障教學秩序都具有重要作用。

1 高校學生檔案管理現(xiàn)狀

（1）管理機構(gòu)不統(tǒng)一。2008年9月教育部和國家檔案局聯(lián)合頒布了《高等學校檔案管理辦法》，首次明確將“學生類”檔案與其他十類檔案一同納入高校檔案實體管理體系。然而，在實際工作中，由于學生檔案的產(chǎn)生部門多，內(nèi)容復(fù)雜，高校專職檔案人員數(shù)量較少，學生檔案管理工作尚不能由檔案部門獨立完成。目前，學生檔案管理在實際運作中分屬于學生管理部門、學校各院系、或是教務(wù)部門、檔案部門，各高校由于實際情況不同，在學生檔案的管理中，各部門所承擔的任務(wù)，角色輕重各有不同。

（2）管理方式不規(guī)范。學生檔案的流動性強，它不歸高校檔案部門長期或永久保存，因此不少高校并不重視學生檔案工作。此外，上級檔案行政部門的評估工作通常也不涉及學生檔案，這就使學生檔案管理工作缺少規(guī)范化、標準化指導(dǎo)。

①材料收集不齊全。學生類文件材料的歸檔范圍包括高等學校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。然而，在實際工作中，高校接收到的新生檔案材料內(nèi)容參差不齊，究其原因，新生來自于全國各地，各省市對學生檔案的標準要求不同，導(dǎo)致新生檔案內(nèi)容多寡的地區(qū)差異。學生在校期間，學生檔案雖然由學生部門或檔案部門保存，但材料的收集、整理工作涉及學校的多個部門，由于一些高校尚未制定學生檔案管理的相關(guān)制度規(guī)范，造成學生材料的收集沒有統(tǒng)一的標準，一些社會實踐、畢業(yè)論文等反映學生能力的材料沒有歸入檔案。

②“棄檔”現(xiàn)象普遍存在。近年來畢業(yè)生回母校查詢個人檔案、補辦學籍檔案等情況非常多。究其原因，一些畢業(yè)生在臨近畢業(yè)時由于沒有找到合適的工作，往往會將檔案留在畢業(yè)院校，按有關(guān)規(guī)定，學?？纱鸀楸９軝n案1年～2年，過期后會根據(jù)學生原戶口所在地將其檔案寄往當?shù)厝瞬攀袌?，也有一些學校沒有將檔案寄出，將其存放在學校的某個部門。很多畢業(yè)生不知道自己的檔案究竟在哪兒，因為沒有及時轉(zhuǎn)遞檔案或是找不到檔案，造成工齡斷檔或是無法晉級等，給個人帶來很大麻煩。

（3）管理手段落后。目前，各高校學籍檔案的數(shù)字化管理已全面展開，而學生檔案的數(shù)字化建設(shè)則相對滯后，各高校還沒有統(tǒng)一的大學生檔案管理應(yīng)用軟件，大部分高校仍采用傳統(tǒng)的手工操作。學籍檔案雖然是學生檔案中最重要的部分，但是學生的社團活動、社會實踐、發(fā)明專利等體現(xiàn)學生能力和個性的紙質(zhì)檔案卻無法進行數(shù)字化檢索和利用，只能通過人工查找，不僅效率低，而且容易造成檔案的損壞和丟失。

2 高校學生檔案管理存在問題的原因

（1）制度規(guī)范不完善。當前，我國大部分高校檔案管理水平不高，沒有健全和完善的管理制度。多數(shù)高校尚未制定學生檔案的管理規(guī)范及制度、學生檔案管理的工作流程等，制度規(guī)范的不完善造成學生檔案材料內(nèi)容不完整、不規(guī)范，常常會出現(xiàn)檔案材料漏、亂、錯、假的情況，為學生將來就業(yè)、職稱晉升、考評等方面帶來一定影響。

（2）學生檔案意識薄弱。大學生檔案知識匱乏、檔案關(guān)注度低、檔案意識淡薄是普遍存在的現(xiàn)象，很多學生對檔案沒有形成正確的認識，對檔案管理法律法規(guī)、大學生檔案基本材料內(nèi)容和大學生檔案功能的認知相當有限，沒有把檔案同個人未來的工作、生活緊密聯(lián)系到一起，這也是造成“棄檔、丟檔”現(xiàn)象的原因之一。

（3）檔案管理人員責任心不強。隨著學生畢業(yè)，學生檔案將轉(zhuǎn)至工作單位或戶口所在地的人才流動服務(wù)機構(gòu)，實際保留在學校的只是學籍部分的內(nèi)容，因此很多檔案人員不太重視對學生檔案的管理。有些學校，在新生入學時將學生檔案送至檔案部門集中保存，待臨近畢業(yè)時突擊整理，很多檔案材料沒有及時歸檔，這勢必影響學生檔案的質(zhì)量，對學生將來就業(yè)產(chǎn)生不利。

3 改善高校學生檔案管理的對策

（1）完善相關(guān)制度規(guī)范。學生類檔案涉及的學生檔案材料內(nèi)容廣泛、復(fù)雜，為保證學生檔案的質(zhì)量，各高校檔案部門應(yīng)在《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規(guī)范》以及《高等學校檔案管理辦法》基礎(chǔ)上，結(jié)合學校的實際情況制定具體的實施細則，對學生檔案的收集、鑒定、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、利用等環(huán)節(jié)作出規(guī)范性的規(guī)定，增強檔案管理的可操作性，逐步實現(xiàn)學生檔案管理制度化、標準化，確保學生檔案歸檔材料規(guī)范、齊全、完整。

（2）提高師生的檔案意識。學校檔案管理部門應(yīng)采用各種措施通過各種渠道宣傳學生檔案的重要性，一方面輔導(dǎo)員要加強對學生檔案意識的教育，另一方面檔案機構(gòu)可以通過講座、培訓(xùn)、選修課等形式對學生宣講檔案的重要性，同時也可利用檔案網(wǎng)站、校園廣播、校報等校園媒介宣傳學生檔案的內(nèi)容、價值等，從而提高學生的檔案意識，使學生充分認識到學生檔案是人事檔案的前身，它在未來工作和生活中起著重要的憑證作用，無論是考研、出國、工作調(diào)動、轉(zhuǎn)正定級、工齡計算、職稱申報等都離不開檔案，檔案是自己權(quán)益的最好保障。

（3）加快學生檔案數(shù)字化建設(shè)。隨著計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，學生檔案數(shù)字化建設(shè)勢在必行。目前，學生檔案數(shù)字化建設(shè)主要是依托學校的網(wǎng)絡(luò)共享平臺，通過采集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，將學生在校期間的成績、獎勵、社會實踐、特長、獲得資格等信息進行數(shù)字化管理，及時予以補充和更新，同時對有關(guān)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，以實現(xiàn)學生檔案的網(wǎng)上查閱、畢業(yè)生電子檔案的快捷轉(zhuǎn)接等，學生本人可通過設(shè)定的名稱和密碼在校園局域網(wǎng)內(nèi)查閱瀏覽自己的檔案信息，學校也可利用電子檔案與用人單位溝通、推薦，憑借一站式的檔案查詢、利用服務(wù)最大程度地發(fā)揮畢業(yè)生檔案資源的作用。

（4）提高檔案人員素質(zhì)。學生檔案雖不是永久或長期保存的檔案，但它卻是人事檔案的前身，與學生的未來工作、生活息息相關(guān)。檔案人員應(yīng)有較高的思想政治素質(zhì)、職業(yè)道德和工作責任心，嚴格按照相關(guān)規(guī)章制度認真做好學生檔案管理工作。同時，檔案人員要鞏固專業(yè)知識，注重知識更新，不斷提升業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案管理理論水平，在理論學習和實際操作中，不斷發(fā)現(xiàn)新問題、探索新方法，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，擴大學生檔案服務(wù)范圍，深化學生檔案服務(wù)內(nèi)容，充分發(fā)揮學生檔案在其生活、就業(yè)等方面的作用。

總之，高校應(yīng)本著以人為本的服務(wù)理念，高度重視學生檔案管理工作，針對目前學生檔案管理的現(xiàn)狀和不足，積極探索對策，不斷提升學生檔案管理水平，以優(yōu)質(zhì)的學生檔案管理來促進學生就業(yè)。

參考文獻

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