吳衛(wèi)成

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及多媒體技術(shù)的發(fā)展，某些高校以計(jì)算機(jī)為中心，將現(xiàn)代辦公設(shè)備與通訊技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有機(jī)結(jié)合，自動(dòng)化管理高校中的日常事務(wù)及信息資源共享等，形成一種高效、科學(xué)的辦公形式：辦公自動(dòng)化。利用辦公自動(dòng)化可以優(yōu)化管理制度、提高工作效率，做到智能化、無紙化辦公等。

1.高校辦公自動(dòng)化的意義

1.1提高工作效率、構(gòu)建科學(xué)管理：通過辦公自動(dòng)化，高校辦公資源得到有機(jī)整合，辦公相關(guān)流程簡易化，易于操作。自動(dòng)化系統(tǒng)通過建立一個(gè)多功能平臺(tái)，不僅能滿足不同工作人員的不同業(yè)務(wù)分工需要，還能保證公共資源更快、更好地得到共享。高校辦公自動(dòng)化利用智能化工作流程控制及相關(guān)監(jiān)督功能，更科學(xué)地提高內(nèi)部各學(xué)院、部門之間的協(xié)同工作能力，從而提高工作效率。

1.2公開透明辦公，工作成本降低。高校許多信息通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)上公開發(fā)布，工作流程的各環(huán)節(jié)系統(tǒng)自動(dòng)備份，將高校的正常工作及管理流程透明化、科學(xué)化、公開化。高校辦公自動(dòng)化將紙張的使用率降到最低，極大地降低辦公成本。以我校設(shè)備處簽訂合同為例：一份合同的簽訂需要經(jīng)過中標(biāo)單位修改，學(xué)校設(shè)備處、紀(jì)委、審計(jì)部門審核批示等步驟，這些步驟可以通過電子文檔的傳閱、審批、修改完成，最后打印出最終稿，極大地避免紙張浪費(fèi)，節(jié)約辦公成本。

2.高校辦公自動(dòng)化存在的問題

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日新月異及高校新型辦公設(shè)備的大量投入，高校辦公自動(dòng)化正以飛快的速度向前發(fā)展，但現(xiàn)在還處于發(fā)展初期階段，因此還存在一些問題。

2.1高校辦公自動(dòng)化水平存在一定問題。某些高校教職工對新辦公設(shè)備、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)比較陌生，不愿意嘗試、學(xué)習(xí)，仍使用傳統(tǒng)辦公方式。特別是一些中高年齡階段的辦公人員很少使用計(jì)算機(jī)處理日常業(yè)務(wù)，有些辦公人員只會(huì)簡單的文檔編輯、打印等單機(jī)操作，無法共享優(yōu)越的網(wǎng)絡(luò)資源。因此，如果不促進(jìn)辦公人員先進(jìn)通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)，高校辦公自動(dòng)化發(fā)展進(jìn)程將受到極大影響。

2.2傳統(tǒng)辦公與辦公自動(dòng)化銜接問題。辦公自動(dòng)化是以傳統(tǒng)辦公形式為基礎(chǔ)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加以改進(jìn)，逐步取代傳統(tǒng)辦公模式。某些高校認(rèn)為實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化就是徹底摒棄以往一切傳統(tǒng)辦公形式，辦公自動(dòng)化與傳統(tǒng)辦公兩種形態(tài)不能同時(shí)存在，只有選擇其一。某些高校盲目追求全新的辦公理念、走形式主義，沒有新舊辦公理念的過渡階段，最終導(dǎo)致辦公資源浪費(fèi)、效率低下。

2.3辦公自動(dòng)化建設(shè)過程中存在“重硬件、輕軟件”的問題。有些高校領(lǐng)導(dǎo)在辦公自動(dòng)化建設(shè)中大量投入高配置的硬件設(shè)備而忽視與之相配合的軟件部分。硬件設(shè)備的過多投入導(dǎo)致高校中存在“重復(fù)投入”及“部分閑置”的現(xiàn)象。軟件開發(fā)、采購、升級的忽視將直接影響辦公自動(dòng)化的管理及運(yùn)行效果，同時(shí)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全性及可靠性相應(yīng)存在一定的隱患，極容易出現(xiàn)系統(tǒng)癱瘓、數(shù)據(jù)丟失、保密信息泄密等現(xiàn)象。因此，高校的投入應(yīng)該軟硬結(jié)合、合理統(tǒng)籌。

3.高效辦公自動(dòng)化建設(shè)存在的問題

高校辦公自動(dòng)化在我國還處于建設(shè)發(fā)展時(shí)期，要將這一系統(tǒng)工程更快更完善地發(fā)展下去必須解決建設(shè)過程中出現(xiàn)的各種問題，在建設(shè)實(shí)施中解決上述問題的方法如下。

3.1適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，改變觀念，提高認(rèn)識及辦公自動(dòng)化水平。高校要發(fā)展、創(chuàng)新，必須認(rèn)識到辦公自動(dòng)化在現(xiàn)代高校中的重要性和必要性。高校領(lǐng)導(dǎo)層要將提高學(xué)校工作效率、建設(shè)節(jié)約型校園作為一項(xiàng)重要任務(wù)來抓，全校要解放思想、與時(shí)俱進(jìn)，擺脫傳統(tǒng)觀念的束縛，學(xué)習(xí)新的辦公理念，掌握新的辦公技術(shù)。通過定期集中學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，建立一支穩(wěn)定的、具有較高辦公自動(dòng)化技術(shù)水平的隊(duì)伍，辦公自動(dòng)化穩(wěn)步向前發(fā)展。辦公自動(dòng)化水平的提高，讓高校工作人員可以隨時(shí)隨地地辦公，休息時(shí)間同樣可以處理各種緊急事務(wù)，辦公場所不再局限于傳統(tǒng)辦公室，減少路途奔波時(shí)間，提高工作效率。

3.2高校辦公自動(dòng)化是一項(xiàng)長期工程，在建設(shè)過程中不能盲目地“趕潮流”，自動(dòng)化辦公發(fā)展初期在很長一段時(shí)間內(nèi)需要將傳統(tǒng)辦公模式與辦公自動(dòng)化相結(jié)合，兩種辦公形式并行發(fā)展。辦公自動(dòng)化取代傳統(tǒng)辦公手段將是一個(gè)長期的過程，只有搞好這兩種辦公形式的銜接，最終才能實(shí)現(xiàn)高校辦公手段的變革。以我校院辦公文為例，公文前期修改階段可以通過電子文檔傳閱、修改，最后只有紙質(zhì)文件經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字確認(rèn)后公文才會(huì)生效，公文后期存檔同樣以紙質(zhì)文件形式存檔。目前我校還沒有承認(rèn)電子簽章、電子存檔的有效性，因此現(xiàn)行的辦公手段是將電子文檔與紙質(zhì)文檔相結(jié)合。

3.3高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的軟件與硬件建設(shè)相輔相成、相得益彰、缺一不可。辦公自動(dòng)化的硬件部分主要包括：辦公信息的輸入、輸出，信息傳輸與存儲(chǔ)設(shè)備，信息處理設(shè)備，其他輔助設(shè)備等；軟件部分包括：OA工具軟件及平臺(tái)軟件、應(yīng)用軟件等。辦公自動(dòng)化硬件的合理投入能保證系統(tǒng)技術(shù)的先進(jìn)與領(lǐng)先，而軟件的開發(fā)、資源庫的升級等更是自動(dòng)化系統(tǒng)穩(wěn)步發(fā)展的保證。“軟件開發(fā)”在辦公自動(dòng)化建設(shè)中應(yīng)該擺在首要位置，只有開發(fā)出適用的、高效的辦公自動(dòng)化軟件，使之與相應(yīng)的硬件相結(jié)合，才能建設(shè)出一個(gè)健康、成熟的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)工程。

4.高校辦公自動(dòng)化建設(shè)的展望

辦公自動(dòng)化建設(shè)是一項(xiàng)長期的、必然的工作，是提高高校辦公效率的重要手段，是數(shù)字化校園建設(shè)的必然要求。高校辦公自動(dòng)化將向著辦公智能化、集成化、多媒體數(shù)字化方面發(fā)展。隨著計(jì)算機(jī)、多媒體技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化智能辦公將成為以后高校辦公自動(dòng)化的發(fā)展方向，我們要有計(jì)劃、分步驟地建設(shè)辦公自動(dòng)化工作，提高學(xué)校的辦公效率，為學(xué)校全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化而努力奮斗。

參考文獻(xiàn)：

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