劉瑜

(江蘇建筑職業(yè)技術(shù)學院 財務(wù)處,江蘇 徐州 221116)

中小型企業(yè)內(nèi)部會計控制存在的問題及對策探討

劉瑜

(江蘇建筑職業(yè)技術(shù)學院 財務(wù)處,江蘇 徐州 221116)

企業(yè)要實現(xiàn)現(xiàn)代化管理,必須明確企業(yè)內(nèi)部控制,特別是內(nèi)部會計控制目標.內(nèi)部控制制度已經(jīng)成為建立現(xiàn)代化企業(yè)制度的核心內(nèi)容之一.以某中小型企業(yè)為例,對其內(nèi)部會計控制存在的問題進行了分析探討,并依據(jù)內(nèi)部會計控制理論和方法,提出了中小型企業(yè)加強內(nèi)部會計控制的有關(guān)對策.

中小型企業(yè);內(nèi)部會計控制;管理職責;信息反饋;內(nèi)部監(jiān)督

內(nèi)部會計控制是企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分,是由組織的計劃與直接同財務(wù)記錄及保障資產(chǎn)可靠性有關(guān)的所有程序和方法組成,一般包括審批和授權(quán)控制、保管記錄與經(jīng)營或資產(chǎn)保管的任務(wù)相分離、對資產(chǎn)的實物控制和內(nèi)部審計等控制手段.其內(nèi)容主要為:貨幣資金、實物資產(chǎn)、對外投資、工程項目、采購與付款、籌資、銷售與收款、成本費用、擔保等經(jīng)濟業(yè)務(wù)的會計控制[1].內(nèi)部會計控制的方法主要有:不相容崗位職務(wù)相互分離控制、授權(quán)審批控制、會計系統(tǒng)控制、預(yù)算控制、財產(chǎn)保全控制、風險控制、內(nèi)部報告控制、電子信息技術(shù)控制等.內(nèi)部控制制度已成為建設(shè)現(xiàn)代化企業(yè)制度的核心內(nèi)容之一.而中小型企業(yè)多為私人家族經(jīng)營,在內(nèi)部會計控制方面存在著諸多問題,嚴重制約了企業(yè)的發(fā)展.鑒于此,本文以江西省贛州市的江山公司為例,對中小型企業(yè)內(nèi)部會計控制所出現(xiàn)的問題及其對策進行一些探討.

1 江山公司內(nèi)部會計控制存在的問題

江山公司是一家傳統(tǒng)的中小型企業(yè),公司管理層多為家族成員.其內(nèi)部會計控制主要存在以下問題:

1)所有權(quán)與經(jīng)營權(quán)高度集中,法人治理結(jié)構(gòu)不規(guī)范,內(nèi)部管理職責不明確.在管理方面,該公司未設(shè)立股東大會、董事會、監(jiān)事會,公司所有權(quán)和經(jīng)營權(quán)高度集中,缺乏授權(quán)批準控制,公司的管理者多為董事長的親屬或朋友,造成公司難以管理,內(nèi)部管理紊亂,權(quán)責分工不明確,因而導(dǎo)致會計信息質(zhì)量不高,容易出現(xiàn)徇私舞弊現(xiàn)象.筆者曾對該公司員工是否愿意對現(xiàn)有管理模式改革進行問卷調(diào)查,統(tǒng)計結(jié)果表明:同意公司進行改革的職工中,管理層占50%,基層員工占25%;不同意改革的職工中,管理層占50%,基層員工占75%.由此可見,公司管理層有一半人員有改革的愿望,而基層員工則大多習慣舊有的管理模式,管理方式上缺乏創(chuàng)新.同時,該公司財會人員素質(zhì)偏低,缺乏高級財務(wù)管理人員,財務(wù)部設(shè)有財務(wù)經(jīng)理1名,會計2名,出納1名,財務(wù)經(jīng)理只取得初級會計職稱,業(yè)務(wù)與管理水平一般,出納人員未取得會計從業(yè)資格,不符合會計基礎(chǔ)工作規(guī)范的要求,在一定程度上給企業(yè)的資金管理帶來較大的安全隱患.在企業(yè)管理中,明確管理職責是確保工作有序開展的重要前提,也是規(guī)范化經(jīng)營的重要內(nèi)容.非明確化的內(nèi)部管理將嚴重阻礙企業(yè)的運營效率和員工潛能的發(fā)揮.雖然該公司內(nèi)部管理模式較為單一,但職責的規(guī)定較模糊,如對于某些職位的界定僅籠統(tǒng)地稱“負責完成統(tǒng)計工作”等,易造成下層員工的工作與上層管理人員設(shè)想不一致,從而導(dǎo)致員工與領(lǐng)導(dǎo)者之間產(chǎn)生矛盾.

2)缺乏內(nèi)部會計控制意識,內(nèi)部會計控制體系不完善.由于公司領(lǐng)導(dǎo)層對內(nèi)部會計控制認識不到位,使得內(nèi)部會計缺乏控制,即使建立了相關(guān)制度,也未得到有效執(zhí)行.在部分公司管理者的觀念中,內(nèi)部會計控制的意義只是停留在企業(yè)成本控制、會計資料完整性控制、資產(chǎn)安全性控制層面上.同時,因為公司的規(guī)模小,產(chǎn)業(yè)形式單一,公司管理者認為實施完整的內(nèi)部會計控制體系成本太大,導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部會計控制體系的建立存在重重阻礙.而公司領(lǐng)導(dǎo)則更重視經(jīng)營,內(nèi)部會計控制管理理念薄弱,既缺乏對企業(yè)內(nèi)部會計控制建設(shè)的指導(dǎo),也忽視了內(nèi)部會計控制體系的建立與實施,甚至沒有建立公司財產(chǎn)保全制度[1].內(nèi)部會計控制制度的相對落后,給公司管理帶來諸多漏洞.如在采購管理中出現(xiàn)多購、錯購、低值高價,數(shù)量不足、賬實不符,庫存居高不下等現(xiàn)象,反映出在管理過程中缺乏約束和監(jiān)督;而從采購控制多為事后控制,導(dǎo)致管理混亂則反映了公司未能實行授權(quán)審批控制,沒有制定嚴格的授權(quán)批準與業(yè)務(wù)經(jīng)辦、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與會計記錄、會計記錄與財產(chǎn)保管等不相容職務(wù)相互分離控制制度.

3)信息反饋機制不完善,監(jiān)督體系不健全.快速準確的信息反饋有助于內(nèi)部會計控制的有效實施,建立暢通的信息溝通渠道和信息反饋系統(tǒng)是中小企業(yè)進行內(nèi)部會計控制的保證.雖然該公司組織結(jié)構(gòu)簡單,管理層次少,溝通渠道較為暢通,但是信息的反饋機制并不完善,如圖1所示.公司上下級之間缺乏交流,各部門協(xié)調(diào)性差,導(dǎo)致內(nèi)部會計控制的實施情況、實施中的問題及需要的改進得不到及時有效地反饋,違法違章行為得不到處罰與糾正,使內(nèi)部會計控制失去意義.由此可見,公司如果缺失內(nèi)部報告控制制度,勢必影響管理人員獲得與責任和權(quán)限有關(guān)的信息,阻礙相關(guān)人員交流的渠道.另外,會計監(jiān)督是我國經(jīng)濟體系的重要組成部分,在維護市場經(jīng)濟秩序,保障經(jīng)濟法律、法規(guī)、規(guī)章貫徹執(zhí)行方面發(fā)揮著重大作用.內(nèi)部會計監(jiān)督制度是指為了保護單位資產(chǎn)的安全、完整,提高會計信息質(zhì)量,確保有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章制度及單位經(jīng)營管理方針、政策的貫徹執(zhí)行,避免或降低風險,提高經(jīng)營管理效率和效果,實現(xiàn)經(jīng)營管理目標而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序.完善加強內(nèi)部會計監(jiān)督制度,可以提高企業(yè)經(jīng)營管理效率,防止舞弊,控制風險.然而江山公司并未設(shè)置單獨的內(nèi)部會計控制監(jiān)督機構(gòu),往往依賴于會計機構(gòu)和會計人員自我監(jiān)督,企業(yè)外部的監(jiān)督畢竟有限,從而導(dǎo)致內(nèi)部會計控制流于形式[2].

圖1 公司信息反饋Fig.1 Enterprise message feedback

2 加強公司內(nèi)部會計控制的有關(guān)對策

1)完善企業(yè)法人治理結(jié)構(gòu),合理分配企業(yè)管理職責.建立現(xiàn)代化的管理模式是目前中小企業(yè)改革的方向,江山公司需要建立現(xiàn)代化企業(yè)制度,設(shè)立股東大會、董事會、經(jīng)理層、監(jiān)事會,并且形成一種相互監(jiān)督,相互制約的治理機制,實現(xiàn)企業(yè)所有權(quán)與經(jīng)營權(quán)相分離,做到職責統(tǒng)一.更重要的是,公司管理者需要制定出一套符合企業(yè)內(nèi)情的內(nèi)部會計控制制度,合理分配各部門職責,做到不相容職務(wù)相分離,建立有效的授權(quán)審批責任制度.江山公司原有的組織結(jié)構(gòu)是金字塔型結(jié)構(gòu),領(lǐng)導(dǎo)人高居塔尖,以制度化和法規(guī)化嚴格構(gòu)建等級制度,講究層級結(jié)構(gòu)、逐級上報,基層員工自主空間不大,且上下級溝通不暢.基于金字塔型組織結(jié)構(gòu)存在諸多不利于公司發(fā)展的問題,筆者設(shè)計了新型公司組織結(jié)構(gòu),如圖2所示,公司設(shè)股東大會、董事會、監(jiān)事會,董事會設(shè)董事長一名,副董事長一名,由董事會選舉產(chǎn)生,董事會對股東大會負責,所作的決議必須符合股東大會決議.監(jiān)事會在股東大會的領(lǐng)導(dǎo)下,與董事會并列設(shè)置,對董事會和總經(jīng)理行政管理系統(tǒng)行使監(jiān)督的內(nèi)部組織.董事會下設(shè)審計部門負責對風險管理、控制和治理程序進行評價,提高其管控和治理效果.總經(jīng)理下設(shè)生產(chǎn)副總、銷售副總、財務(wù)總監(jiān)、采購副總負責協(xié)助總經(jīng)理管理公司日常生產(chǎn)經(jīng)營活動.

圖2 新型公司的組織結(jié)構(gòu)Fig.2 Organization structure of modern enterprise

2)提高管理者內(nèi)部會計控制意識和員工素質(zhì).要想建立有效的內(nèi)部會計控制體系,首先需要提高管理者的認識和理念.公司管理者應(yīng)當充分認識內(nèi)部會計控制的重要性,認真學習相關(guān)的法律法規(guī),強化內(nèi)部會計控制意識,完善會計基礎(chǔ)工作規(guī)范,積極引導(dǎo)、參與、監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部會計控制工作的實施.公司要從會計工作入手,制定嚴格的授權(quán)批準與業(yè)務(wù)經(jīng)辦、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與會計記錄、會計記錄與財產(chǎn)保管等不相容職務(wù)相互分離控制制度.合理規(guī)范崗位分工,明確職責內(nèi)容,制定有效合理的規(guī)章制度,建構(gòu)完整的內(nèi)部會計控制體系.并確保各項控制制度之間相互銜接,口徑一致[3].

企業(yè)的經(jīng)營活動離不開全體員工的參與與配合,企業(yè)應(yīng)當建立員工培訓(xùn)機制,切實提高員工的素質(zhì),使員工樹立企業(yè)責任意識,養(yǎng)成愛崗敬業(yè),誠實守信的道德情操.提高財務(wù)人員素質(zhì)的途徑可參見表1.

表1 財會人員素質(zhì)提高途徑Tab.1 paths of improving qualities of financial and accountancy personnel

3)建立有效的信息反饋機制,完善企業(yè)監(jiān)督體系.建立信息管理系統(tǒng)是實施內(nèi)部會計控制重要的內(nèi)容.在內(nèi)部會計控制中,要以信息系統(tǒng)控制整個生產(chǎn)過程、服務(wù)過程的運作,以信息的反饋來不斷地修正已有的計劃,依靠信息實施內(nèi)部會計控制.同時要建立有效的信息反饋機制以及內(nèi)部報告控制制度,實行電子信息技術(shù)管理,規(guī)范信息傳遞方式和時間,確保信息能夠及時、準確地傳遞給企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員[4].圖3反映了公司信息反饋機制的運行情況.

圖3 公司信息反饋機制Fig.3 Message feedback mechanism of enterprise

如圖所示,營銷部負責對外部反饋信息的接收和管理,接到反饋后進行分析調(diào)查,確定問題的性質(zhì)及解決該問題的部門,并向這些部門發(fā)出信息反饋單,同時將該問題的相關(guān)情況向總經(jīng)理匯報;總經(jīng)理即進行全程跟蹤,在發(fā)生問題時進行協(xié)調(diào),直至問題解決;相關(guān)部門接到信息反饋單后及時處理該問題,需要其他部門配合應(yīng)主動請求,并將部門配合情況向總經(jīng)理反映,問題解決完畢后,向營銷部或相關(guān)部門提交《問題解決報告》;相關(guān)部門及時向總經(jīng)理通報問題的解決進展,并向總經(jīng)理報告解決結(jié)果;營銷部門接到報告后進行確認,若符合客戶要求,及時將解決結(jié)果通知客戶;經(jīng)客戶認可后,相關(guān)部門應(yīng)就本問題在相應(yīng)環(huán)節(jié)進行更正,預(yù)防其再次發(fā)生.

為加強企業(yè)內(nèi)部的會計監(jiān)督,保障內(nèi)部會計控制的正確進行,公司應(yīng)當設(shè)立獨立的審計機構(gòu),審計的職責包括會計業(yè)務(wù)、審計及審計管理.公司審計部門對董事會負責并在業(yè)務(wù)上接受監(jiān)事會指導(dǎo).公司內(nèi)部會計監(jiān)督制度需符合下列要求:第一,實施不相容職務(wù)相互分離控制,記賬員必須與經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項和會計事項的經(jīng)辦人員、審批人員、財務(wù)保管員的權(quán)限職責相互分離、相互制約;第二,有“三重一大”事項,應(yīng)實行集體決策和聯(lián)簽制度;第三,建立財產(chǎn)保全制度,即實行接近控制、定期盤點控制等,定期進行財產(chǎn)清查,明確清查范圍、期限和組織程序;第四,明確對會計資料定期內(nèi)部審計的方法和程序.另外,公司應(yīng)建立內(nèi)部報告控制制度,以保證管理人員獲得與責任和權(quán)限有關(guān)的信息,暢通相關(guān)人員的交流渠道;推進電子信息技術(shù)管理,促進實現(xiàn)內(nèi)部控制手段的電子信息化和對電子信息系統(tǒng)的控制管理[5].

3 結(jié)語

企業(yè)內(nèi)部會計控制是中小型企業(yè)加強管理的重要組成部分,對保證企業(yè)健康發(fā)展,充分發(fā)揮企業(yè)潛力,提升企業(yè)競爭力,抵御經(jīng)營風險具有重大意義.本文針對江山公司存在的問題進行分析,并對中小型企業(yè)加強內(nèi)部會計控制提出了相關(guān)對策.中小型企業(yè)只要結(jié)合實際,堅持采取有力措施加強內(nèi)部會計控制,調(diào)整公司管理制度,切實提高員工的內(nèi)部會計控制意識,健全監(jiān)督機制,規(guī)范管理,就一定會使企業(yè)逐步走向健康發(fā)展,不斷成長壯大.

[1] 魯芳.對企業(yè)會計內(nèi)部控制體系的構(gòu)思[J].現(xiàn)代商業(yè),2007(26):78.

[2] 李敏.內(nèi)部會計控制規(guī)范與監(jiān)控技術(shù)[M].上海:上海財經(jīng)大學出版社,2003:3-4.

[3] 董美霞.我國企業(yè)內(nèi)部控制評價研究[D].大連:東北財政大學,2009:1-5.

[4] 陶華.公司內(nèi)部會計控制建立和完善的研究[D].呼和浩特:內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學,2005:8-9.

[5] 呂淑星.企業(yè)內(nèi)部會計控制問題及其對策研究[J].當代經(jīng)濟,2009(1):18-19.

On problems in internal accounting control of small and medium-sized enterprises and countermeasures

LIU Yu
(Finance Department,Jiangsu Jianzhu Institute,Xuzhou,Jiangsu 221116,China)

Objectives of internal control,especially internal accounting control shall be clear to realize modern management of enterprises.Internal control system has become the core content of establishing modern enterprise system.Taking some small and medium-sized enterprise as an example,this paper analyzes and discusses problems in internal accounting control,and puts forward relative countermeasures to strengthen internal accounting control of small and mediumsized enterprises according to theories and methods of internal accounting control.

small and medium-sized enterprise;internal accounting control;management responsibility;message feedback;internal supervision

F 275

A

2095-3550(2014)04-0084-04

2014-06-28

劉瑜,女,安徽淮南人,會計師.

E-mail:1585723668@qq.com

(責任編輯:趙國淮)