王擁

【摘要】就目前而言，很多企業(yè)片面地追求企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，忽視了企業(yè)文書(shū)處理的工作，在文書(shū)處理工作中出現(xiàn)了人員配備不足、權(quán)利職責(zé)不清晰、文書(shū)處理流程不完善、缺乏有效的規(guī)范等問(wèn)題，殊不知如果這些問(wèn)題得不到合理的解決不但會(huì)影響到企業(yè)的行政管理，甚至?xí)o企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。本文主要論述了企業(yè)文書(shū)工作的重要意義及存在的問(wèn)題，并結(jié)合自己多年從事文書(shū)處理工作的經(jīng)驗(yàn)提出了一些解決策略。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；文書(shū)處理；問(wèn)題；解決對(duì)策

一、企業(yè)文書(shū)處理工作的重要意義

企業(yè)文書(shū)處理工作看似微不足道，不能直接提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，殊不知企業(yè)文書(shū)處理工作是企業(yè)行政管理工作的重要組成部分，它存在于企業(yè)日常管理工作的方方面面。做好企業(yè)文書(shū)處理工作可以為企業(yè)各部門工作的順利開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，提高企業(yè)的整體管理水平，從而推動(dòng)企業(yè)的快速發(fā)展。筆者認(rèn)為企業(yè)文書(shū)處理工作的重要意義主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

（一）企業(yè)文書(shū)處理工作是企業(yè)內(nèi)部之間以及企業(yè)與外部之間溝通的橋梁

企業(yè)文書(shū)種類甚多，按照行文關(guān)系可分上行文如請(qǐng)示、報(bào)告，平行文如通知、函，下行文如命令、決定、通報(bào)、批復(fù)等，涉及企業(yè)內(nèi)部各部門與外部相關(guān)部門。因此，對(duì)內(nèi)，文書(shū)處理能夠?qū)ι蠀R報(bào)工作、反映情況，對(duì)下傳達(dá)精神、部署工作，使得上情下達(dá)、下情上達(dá)，起著承上啟下的關(guān)節(jié)作用；同時(shí)能協(xié)調(diào)各部門關(guān)系，處理涉及多個(gè)部門的復(fù)雜工作，起著紐帶作用。對(duì)外，良好的文書(shū)處理能與外部單位進(jìn)行無(wú)礙溝通，維持融洽的合作關(guān)系，提升企業(yè)形象。

（二）文書(shū)處理工作對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策與事項(xiàng)落實(shí)具有重要作用

文書(shū)處理工作通過(guò)多渠道收集、及時(shí)篩選對(duì)企業(yè)管理有價(jià)值的信息，如法律法規(guī)、時(shí)政方針等，并區(qū)分輕重緩急的事務(wù)，使領(lǐng)導(dǎo)能夠從日常事務(wù)中脫離出來(lái)，集中精力處理重大事務(wù)。同時(shí)，所提供的處理方案和有力建議，能幫助領(lǐng)導(dǎo)更加科學(xué)有效地制定決策。此外，文書(shū)處理工作還能通過(guò)對(duì)已決策的事情進(jìn)行協(xié)調(diào)、督辦、催辦，對(duì)已發(fā)布的制度方針等進(jìn)行落實(shí)、檢查與反饋，促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作的有序運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）文書(shū)處理工作的好壞在一定程度上代表著企業(yè)形象的好壞

企業(yè)文書(shū)處理工作是企業(yè)內(nèi)部之間以及企業(yè)與外部之間溝通的橋梁。一份格式規(guī)范、用詞準(zhǔn)確、邏輯性強(qiáng)、裝幀良好的文書(shū)，在一定程度上能夠代表公司的“臉面”，能展現(xiàn)出企業(yè)規(guī)范化、制度化的良好形象，肯定會(huì)獲得人們的好感與贊譽(yù)，有可能為企業(yè)帶來(lái)意想不到的支持與榮譽(yù)，幫助企業(yè)開(kāi)拓新的市場(chǎng)。

二、目前我國(guó)企業(yè)文書(shū)處理工作中存在的問(wèn)題

由上可知企業(yè)文書(shū)處理工作的重要意義，但是很多企業(yè)由于片面追求生產(chǎn)效益等卻忽略了企業(yè)文書(shū)處理工作，致使企業(yè)文書(shū)處理工作中出現(xiàn)了很多問(wèn)題。這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）企業(yè)對(duì)文書(shū)處理工作不夠重視，人員配置不合理

很多企業(yè)，因沒(méi)有認(rèn)識(shí)到文書(shū)處理工作的重要性，或者正處于發(fā)展中，組織機(jī)構(gòu)不完善，沒(méi)有配置足夠的、能夠滿足企業(yè)管理需要的文書(shū)處理人員，而多安排其他崗位人員兼職該工作。兼職人員因缺乏經(jīng)驗(yàn)，不熟悉文書(shū)處理程序，或者不具備專業(yè)的文書(shū)處理水平，在擬稿、收發(fā)、承辦等方面往往處理隨意，全憑經(jīng)驗(yàn)辦事，不能滿足管理要求，使文書(shū)處理工作不能發(fā)揮應(yīng)有作用。

（二）企業(yè)文書(shū)處理工作缺乏規(guī)范

很多企業(yè)沒(méi)有制定專門的文書(shū)處理制度來(lái)明確文書(shū)處理工作流程、責(zé)任部門與相關(guān)人員崗位職責(zé)，造成文件格式不規(guī)范、發(fā)文隨意；部門與相關(guān)人員職責(zé)不清，工作中互相推諉；重要事項(xiàng)無(wú)法及時(shí)傳達(dá)、接轉(zhuǎn)等問(wèn)題，影響了文件效力與企業(yè)形象，嚴(yán)重時(shí)甚至貽誤時(shí)機(jī)，給企業(yè)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)損失。

（三）企業(yè)文書(shū)處理工作人員整體素質(zhì)不高

一些企業(yè)因?qū)ξ臅?shū)處理工作重視度不夠，要求不嚴(yán)格，對(duì)文書(shū)處理人員，尤其是兼職人員缺乏必需的崗位培訓(xùn)，相關(guān)人員本身也缺乏學(xué)習(xí)、深造的積極性與主動(dòng)性，導(dǎo)致業(yè)務(wù)水平低下，甚至連基本要求都難以達(dá)到，如擬稿主題不突出，體式運(yùn)用錯(cuò)誤，文句不通順、表述不清楚；或者收發(fā)文流程不清，敷衍了事；或者沒(méi)有保密意識(shí)，重要文件隨意丟棄等，嚴(yán)重影響了辦文辦事的質(zhì)量。

三、解決企業(yè)文書(shū)處理工作中存在問(wèn)題的對(duì)策

文書(shū)處理工作無(wú)處不在，而且非常重要。如果不及時(shí)解決我國(guó)企業(yè)文書(shū)處理工作中存在的問(wèn)題，將會(huì)影響我國(guó)企業(yè)的整體發(fā)展。筆者認(rèn)為要解決我國(guó)企業(yè)文書(shū)處理工作中存在的問(wèn)題，應(yīng)做到以下幾個(gè)方面：

（一）加強(qiáng)企業(yè)對(duì)文書(shū)處理工作的重視

要解決我國(guó)企業(yè)文書(shū)處理工作中存在的問(wèn)題，首先應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)對(duì)文書(shū)處理工作的重視。領(lǐng)導(dǎo)層要為開(kāi)展文書(shū)處理工作配置必需的人力、物力等資源，從硬件上給予大力支持；執(zhí)行人員則要端正態(tài)度，認(rèn)真學(xué)習(xí)文書(shū)處理工作相關(guān)法律法規(guī)，熟悉處理流程，積極開(kāi)展文書(shū)處理的各項(xiàng)工作。

（二）建立規(guī)范的、切合企業(yè)實(shí)際需求的文書(shū)處理制度

文書(shū)處理制度的建設(shè)具有全局性、系統(tǒng)性，是提高辦文辦事效率、確保文件質(zhì)量與管理水平的根本保證。因此，企業(yè)必須建立一套嚴(yán)密的文書(shū)處理制度，用制度規(guī)范文書(shū)處理工作。在制度中，需要完善文件收轉(zhuǎn)、制發(fā)、傳遞、督辦等流程，明確相關(guān)部門、人員崗位職責(zé)與權(quán)限，確定文件歸檔范圍、類別、保存期限，設(shè)置保密權(quán)限，明確工作獎(jiǎng)懲措施等。但是，制度也不能一味追求形式上的全面、完整，而脫離了企業(yè)實(shí)際。要綜合考慮企業(yè)的發(fā)展水平、組織機(jī)構(gòu)配置、管理需要等方面，盡量簡(jiǎn)化流程、精簡(jiǎn)人員，避免造成不必要的資源浪費(fèi)。使人力資源配置最優(yōu)化，為企業(yè)發(fā)揮最大效力。同時(shí)，在工作中要注意隨時(shí)跟蹤制度實(shí)行情況，不斷改進(jìn)，保證制度的活力與可行性。

（三）加強(qiáng)對(duì)企業(yè)文書(shū)處理工作人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)文書(shū)處理隊(duì)伍建設(shè)

針對(duì)企業(yè)文書(shū)處理工作人員整體素質(zhì)不高的現(xiàn)狀，企業(yè)必須不斷加強(qiáng)對(duì)文書(shū)處理工作人員的培訓(xùn)加強(qiáng)文書(shū)處理隊(duì)伍建設(shè)。比如企業(yè)可以定期組織人員開(kāi)展專業(yè)培訓(xùn)與交流，督促其加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，切實(shí)提高文書(shū)處理水平。